公文写作_常用公文基础知识课件

常用公文基础知识 唐瑶 常用公文写作基础知识 常用公文写作知识和公文处理基础知识 一公文写作概述二通知三请示 报告 批复四函 会议纪要 通报五公文写作中常见问题例析 公文的定义 公文是各类机关 单位 在行政 业务等管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是实施管理和进行公务活动的重要工具 公文的特点 鲜明的政治性 政策性 强烈的权威性 约束性较强的时效性法定的作者 规定的收发文方式 知悉范围特定的体例格式 公文的主要作用 领导和指导作用规范和制约作用宣传和教育作用沟通和信息作用依据和凭证作用示范作用史料作用 公文的分类 按制发机关分 党 政 军 司法 企业 事业 社会团体 按行文关系分 上行文 下行文 平行文按机密程度分 国家秘密 绝密 机密 秘密 企业商业秘密 企业机密 企业秘密 普通按时限要求分 特提件 特急件 急件 平件按使用范围分 通用公文 专用公文按公文文种分 见公文文种 按传送介质分 纸 电子 办公网 传真 安全电子邮件 公文写作的基本要求 政治方面的要求1 观点必须正确 2 内容必须实事求是 3 政策思想要连贯 技术方面的要求1 结构严谨 层次分明 符合逻辑 2 语句通顺 3 语言准确 鲜明 生动 4 文字简练 5 标点符号使用正确 6 引文 数字 人名 地名 机关单位名称 事物名称准确无误 公文文种 中国共产党机关公文条例 中办发 1996 14号 列14种 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 国家行政机关公文处理办法 国发 2000 23号 列13种 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 正确确定和使用文种 必须按照公文统一规定 不能乱起名称要依据制文机关的权限 不可超越职权要依据行文关系 考虑到与收文机关的组织关系要考虑发文的具体目的与要求 通用公文一般由秘密等级 紧急程度 发文单位标识 发文字号 签发人 标题 主送单位 正文 附件说明 印章 成文时间 附注 附件 主题词 抄送单位 拟文部门 印发单位和印发时间等部分组成 公司函可省略主题词 拟文部门 印发单位和印发时间等部分 通用公文格式 公文格式 参照国家质量技术监督局 国家行政机关公文格式 GB T9704 1999 版头部分1 发文机关 2 秘密等级 3 紧急程度 4 发文字号 5 签发人 上行文 行文部分1 标题 2 主送机关 3 正文 4 附件 5 印章 6 成文时间 7 附注 版尾部分1 主题词 2 抄送机关 3 拟稿部门 4 会签部门 5 印发机关和时间 常用公文写作知识 通知 常用文种写作要点通知 使用最多的文种 适用于发布 印发 本单位的规章制度 批转下级单位的公文 转发上级单位和不相隶属单位的公文 传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 主送单位准确 清楚 严忌错漏 导言简洁清晰 高度概括 主文明确具体 针对性和可行性要强 文体结构 标题 由发文机关 事由 文种三部分组成 发文代字 年度 序号 主送机关 正文1 通知的事由2 通知的主体3 结尾部分 落款 省略 成文日期 会议通知 关于召开月度生产经营分析会议的通知公司定于6月15日召开公司座谈会 现将有关事项通知如下 一 会议内容各职能部门对5月份生产经营情况进行通报分析 二 参加人员各单位主要负责人三 会议时间6月15日上午9 00四 会议地点XXX公司综合办公楼综合部联系人 鞠景婷 电话 86684419 传真 86684422附件 参会回执单 印发本单位规章制度的通知 关于修订 XXX公司车辆管理办法 的通知各部门 为加强公司的车辆管理 经公司研究 对 XXX公司车辆管理办法 XXX 2003 2号 进行了修订 现将有关事项通知如下 请遵照执行 附件 1 车辆使用记录表表2 车辆加油表3 车辆维修表二 五年六月十七日 转发文件的通知 布置工作的通知 常用公文写作知识 请示批复 常用文种写作要点请示 使用范围较广 频率较高 适用于向上级单位请求指示 批准 种类 请求指示的请示 请求批准的请示 请求批转的请示写作要求 一事一文 主送单位一般只写一个 导言开门见山提出请示缘由 要充分有力 主文中心内容突出 事项集中 条理清楚 正常情况下 应事前请示 不越级请示 如提出2个以上方案 应有倾向性意见 在附注处注明联系人的姓名和电话 请示的内容结构 开头部分写请示的缘由 理由 背景 要求写得充分而又简明 主体部分写请求的事项 要求写得实际 合理 明确 简要 结尾部分写希望要求 要注意规范 可否 妥否 当否 请批示 是否可行 请批示 以上请示 望予审批等 关于协助办理XXX公司综合楼相关手续请示XX市XX区人民政府 在XX区政府的大力帮助下 座落于XX区商务二区中心的XXX分公司综合办公楼建设项目已顺利竣工 并于2007年11月26日正式投入使用 妥否 请批复 二 八年五月七日 常用文种写作要点批复 使用频率较高 适用于答复下级单位的请示事项 核实缘由的真实性 研究可行性 权衡利弊得失 有根据地表达意见 针对性强 态度明朗 答复明确 措辞严谨 语句庄重 请示内容较多的 可分条列项地答复 对不同意的事项 应说明不同意的理由 如需要 可从上级单位的角度强调一些事项 或提出希望 要求 号召 批复的内容结构 问题的引起 你单位 关于某某事项的请示 某某 2004 12号 收悉 做出明确的答复 即同意或不同意 市 区人民政府 政批 1998 第3号关于组建 集团的请示的批复 实业总公司 你公司 1998 1号文收悉 经区政府研究 同意你公司组建 集团 特此批复 市 区人民政府一九九八年六月二十九日 盖章 主题词 机构组建批复送 区财贸部 区经委 市 区人民政府办公室一九 年六月二十九日印发 常用公文写作知识 报告 报告的概念 种类繁多 工作量大 使用频率高 适用于向上级单位汇报工作 反映情况 答复上级单位的询问 报告是一种陈述性的上行文 报告是上级制定方针政策 指导工作 进行决策的重要依据之一 也是下级取得上级的理解 信任 支持 指导的重要途径 报告的写作要点 报告要注重时效 情况真实不弄虚作假 不文过饰非 有关事实和数据务必准确无误报告语言要简洁 篇幅要短小突出重点 层次分明 不夹杂请示事项 不与请示混淆 向领导提交较大篇幅或重要的报告时 最好同时准备说明材料 写作意图 背景等 报告的内容结构 三段式情况 做法 问题 意见 情况 问题 建议情况 原因 下步做法情况 原因 责任及处理意见 青岛电信落实省公司2006年工作会议精神情况报告省公司 全省2006年电信工作会结束后 青岛电信迅速行动起来 认真开展会议精神的贯彻落实工作 主要做法 一是采取层层学习和层层贯彻方式 二是通过理解 消化 分解 将会议精神实质融入到公司 2006年主要工作目标和思路分解落实计划 当中 使汤总讲话和工作会议精神落地生根 层层学习和层层贯彻 与报告近似的文书工作总结 单位或个人对某段时期 或某项工作 或某个任务结束后进行的回顾与检查 肯定成绩和经验 找出不足和教训 并从中归纳出某些规律性的东西 以促进和推动以后的工作 总结是对自身实践活动的本质概括和理性认识 通常使用第一人称的写法 以叙述 说明 议论等表达方式为主 绝大多数总结是为自身而写 或是为了向上级单位 领导同志 会议代表汇报 以求得指导 帮助 批准 导言 简单扼要地交待总结的问题 或介绍背景 或提示主要经验 成绩 效果 教训 正文 做法和体会 成绩和缺点 经验和教训 结尾 精炼简洁地表明以后努力的方向 或打算 措施 报告与总结的区别与联系 报告在表述方式上大量使用叙述 情况 事实的表述占绝大部分 只是少量使用一些议论文字 总结与一般报告相比更侧重与对规律的揭示 对问题的认识 常用公文写作知识 函会议纪要通报 常用文种写作要点函 应用范围广 使用频率高 公函 便函 适用于不相隶属单位之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 开头部分 简洁写明发函的缘由 中间部分 逐一写出询问 商洽 答复的具体事项及要求 结尾部分 区分情况写 此复 特此函复 特此函告 盼复 即请复函 请研究函复 等 文字表述 议论说理适度 语言朴实谦恭 公函包括标题 主送机关 正文 发文机关 日期等 标题一般由发文机关 事由 文种或者事由 文种组成 一般发函为 关于 事由 的函 复函为 关于 答复事项 的复函 正文一般包括三层 简要介绍背景情况 商洽 询问 答复的事项和问题 希望和要求 如 务希研究承复 敬请大力支持为盼 等 常用文种写作要点函 关于进行网间合作业务洽谈的函中国网通 集团 有限公司青岛市分公司 根据双方省公司共同签署的 中国网通 集团 有限公司山东省分公司与中国电信集团北方电信有限公司山东省分公司关于进一步规范市场经营行为的协议 鲁网监管 2005 495号 的指导精神 结合青岛通信市场经营状况 我公司希望贵我双方本着理性竞争 共同发展 互惠互利 诚实合作的基本原则 在相互理解的基础上 就市场合作和行为规范达成市公司层面的协议 以下省略 关于 关于配合做好卫通公司中心机房供电保障的函 的函复青岛市信息产业局 贵局五月十三日 关于配合做好卫通公司中心机房供电保障的函 青信产函 2008 32号 已收悉 收到函后 我公司非常重视 根据贵局要求 我们及时与青岛卫通公司 青岛供电公司高科园供电部进行了联系 以下省略 常用文种写作要点会议纪要 适用于记载 传达会议情况和议定事项 在会议文件 记录 基础上经过整理加工而成 忠实原意 所记事项准确无误 条理清晰 层次分明 详略得当 执行事项要有较强的可操作性 用第三人称语气叙述 固定格式 标题 会议基本情况 记载事项 版记 常用文种写作要点通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 介绍通报的事件或人物 将缘由 时间 地点 经过 后果等交待清楚 分析阐明其性质 意义或提出引以为戒 需要注意的事项 结尾写明所做出的决定或指示性意见 及提出有关要求或发出号召 特点 典型性 针对性 准确性 真实性 时效性 用词严谨 注重写实 掌握分寸 常用公文写作知识 公文写作中常见问题 事由 标题 重复表述 错 关于转发XXXX通知的通知 对 转发XXXX通知 例 转发省公司下发的 深入贯彻中央推进治理商业贿赂专项工作意见 标题 关于转发 深入贯彻中央推进治理商业贿赂专项工作意见 的通知文体混淆 错 关于XXXX请示的报告 分析 请示与报告属两种文体 不能混淆使用 主送 抄送 主送 只对单位 不对单位内部部门例1 上行文错 省公司网络部 区政府办公室 对 主送单位改为 省公司 崂山区政府 例2 下行文各市 区 分公司 市公司各部门 各单位 抄送 可抄送某单位 可抄送上级单位部门 不得对本单位内部门例1 错 公司发文 抄送维护中心对 公司发文 抄送省公司网络部注意 不能主送某单位 抄送同一单位内部部门 如 北方公司主送集团公司的文 不能抄送集团公司内部部门 行文 简称 对内部各级单位行文除印发本单位管理办法 实施细则等文件标题用非法定企业名称全称外 其余标题和内容中出现企业名称用非法定企业名称简称 例 1 关于印发 中国电信青岛分公司合同管理办法 的通知内容 本规定仅适用于青岛分公司 2 关于印发关于印发 青岛分公司2008年培训计划 的通知 年的表示一般应完整 不应简写 例如2005年不应简写为05年 正文中的援引 例见下页 援引别的文件 一般要同时援引文号 提到附件内容 一般应注明见附件 格式不规范 公司的标准格式 一 一 1 1 平行文 专用公文 对外函件 上行文 起草公文应注意的几个问题 考虑行文是否有必要 选择行文名义 公司 部门 选择载体 纸质 办公自动化 选择文种 决定 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要 便函 注意发文规则 公文格式 制作标题应精炼 准确 草拟正文应情况确实 观点明确 条理清楚 层次分明 文字精炼 用词恰当 标点准确 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