ERP-项目管理-项目文档管理规范-V1.0.doc

南车青岛四方机车车辆股份有限公司南车青岛四方机车车辆股份有限公司 ERPERP 系统实施系统实施项目项目 文档管理规范文档管理规范 版本版本 1 01 0 项目文档管理规范项目文档管理规范 文件名 5c40fb2db846c79b163591e3f44 d8c5f pdf 版本 1 0 2 8 页 文档控制文档控制 文档名称文档名称项目文档管理规范 文档代码文档代码ERP 项目管理 项目文档管理规范 V1 0 文档描述文档描述青岛四方股份 ERP 及数据中心项目文档管理规范 版本信息版本信息 修改日期修改日期版本版本描述描述作者作者 2010 年 2 月 11 日 V1 0 创建易洪 项目文档管理规范项目文档管理规范 文件名 5c40fb2db846c79b163591e3f44 d8c5f pdf 版本 1 0 3 8 页 目目 录录 1 目标 4 2 范围 4 3 名词解释 4 4 职责分工 4 4 1文件管理员 4 4 2文件服务器管理员 BASIS组 4 5 文件命名规范 4 5 1要求上载的文件命名形式如下 4 5 2文档命名形式各组成部分的详细解释 5 6 文件的拟制 审核 审批 7 7 文件服务器管理 7 7 1文件夹地址 7 7 2文件交流方式 7 7 3访问权限 7 7 4文件备份 7 8 文件存放规定 7 项目文档管理规范项目文档管理规范 文件名 5c40fb2db846c79b163591e3f44 d8c5f pdf 版本 1 0 4 8 页 1 1 目标目标 为使 ERP 项目文档能够满足项目沟通 检索 知识积累的需求 特制订本规范 2 2 范围范围 本规范适用于所有需访问 ERP 项目专用文件服务器或需向其上载文档的人员 3 名词解释名词解释 项目文档 是指项目在组织运转过程中形成的规范性文书档案 是项目组织发布各项规定和规章 采取各种管理措施 请示和答复问题 指导 布置 商洽 协调工作 通报情况 交流经验的重 要工具 4 职责分工职责分工 4 1 文件管理员文件管理员 负责文档管理规范的制定及文件权限表的制定 负责上载文件 并保证文档管理规范的贯彻执行 双方项目经理 IBM 顾问和业务副组长在项目过程中担当此角色 4 2 文件服务器管理员 文件服务器管理员 BasisBasis 组 组 负责对存储文档的文件的维护和日常管理 负责文件目录的创建及权限设置 青岛四方 IT 部门的 相关人员担当此角色 5 文件命名规范文件命名规范 5 1 要求上载的文件命名形式如下要求上载的文件命名形式如下 系统 属性 模块 内容 版本 例如 ERP 业务流程 MM MM001 原材料采购 V1 0 DOC 项目文档管理规范项目文档管理规范 文件名 5c40fb2db846c79b163591e3f44 d8c5f pdf 版本 1 0 5 8 页 说明 此文件属于 ERP 系统的业务流程类文档 后面横杠后紧跟 MM 表明此文件涉及的内容为 MM 模 块 此文档的主题词是 MM001 原材料采购 表示此为流程编号为 MM001 的原材料采购流程 此文档的版本是第 1 0 版 ERP 业务流程 MM MM001 原材料采购 V1 0 属性 业务流程 模块 名 称流程代码 流程描述 提交文档的第一个版 本必须为 V1 0 5 2 文档命名形式各组成部分的详细解释文档命名形式各组成部分的详细解释 系统 按照项目定义 例如 ERP BW CRM 等等 属性 根据文件类别有以下可选择项目 分别如下 会议通知 见会议通知模版 会议纪要 见会议纪要模版 项目计划 记载项目各种计划的文档 业务流程 记载业务流程文档 系统配置 见系统配置模板 开发需求 见开发需求模板 开发说明书 见开发说明书模板 单元测试 见单元测试模板 集成测试 见集成测试模板 项目文档管理规范项目文档管理规范 文件名 5c40fb2db846c79b163591e3f44 d8c5f pdf 版本 1 0 6 8 页 用户验收测试 见用户验收测试模板 权限管理 见权限管理模板 系统切换 见系统切换模板 问题列表 记载项目过程中遇到问题以及解决过程 本项目采用专门的问题库进行管理 系统管理 记载 Basis 相关以及软硬件 网络等技术文档 培训课件 记载所有培训的课件及文档 培训考核 记载所有培训的考试文档 宣传材料 记载所有宣传性文档 项目汇报 其它相关 PPT 文档 项目管理 项目管理的相关文件 操作手册 见操作手册模版 项目模板 项目管理中提供的文件模板 其它资料 模块 填写文件内容所隶属的项目模块代码 CO FI MM PP SD QM PM HR PS BC 无代码表示项目管理文档 内容 表示文档的主题词 如果该文档有规定的编号 将编号加在主题词的前面 本项目中的业 务流程 操作手册 问题将有统一的编码标准 版本 用 VX X 表示 X X 是文章版本的序数号 本项目过程中文档的第一个发布版本规定为 V1 0 版本 项目文档管理规范项目文档管理规范 文件名 5c40fb2db846c79b163591e3f44 d8c5f pdf 版本 1 0 7 8 页 6 文件的拟制 审核 审批文件的拟制 审核 审批 项目组人员在文件拟制中需遵守文件命名规范 对项目组外发文需使用项目组文件头 经过项目 经理或其授权人签字后 由项目组文档管理员统一编号发出 7 文件服务器管理文件服务器管理 7 1 文件夹地址文件夹地址 本项目的的文件夹地址为 ftp 192 168 ERP 此地址可以上传和删除操作 ftp 192 168 此地址为浏览下载 ftp 192 168 ERP 目录用于本项目的整体文档管理 所有各阶段的中间文档 提交文档均 放入该文档的相关文件夹中 正在工作的临时文档不要放入该目录下 7 2 文件交流方式文件交流方式 日常项目组成员文档交流采用邮件系统进行 也可以采用 ftp 192 168 共用目录进行中间 文件 工作文件 临时文件的交换 公用文件夹中文件由拟稿人负责及时清除 7 3 访问权限访问权限 双方项目经理 IBM 顾问和业务组长有此目录的读 写权限 其他青岛四方项目组成员仅有访问 权 无此类目录的写权限 7 4 文件备份文件备份 文件服务器管理员负责项目文档的备份工作 每天至少备份一次 8 文件存放规定文件存放规定 对于项目相关文档 项目组人员必须及时存放 任何人若要存放文件必须严格遵从文件命名规范 上载文件格式规定 流程文件 全流程 必须包括 WORD 文档以及相关的 VISIO 文档 文字性文件采用 WORD