费用报销管理制度.ppt

费用报销管理制度 一 目的为完善公司费用报销制度规范 根据公司经营活动的特点 制订本制度 制度明确了公司各部门费用性开支报销业务的管理要求与操作规范 以规范费用报销业务的基本程序 二 范围本内部文件规范了公司费用报销业务 适用于发生报销费用的各相关部门及相关人员 三 相关程序及制度 一 费用报销的控制原则 事先报批 分级负责 层层把关 由各部门主管负责本部门人员费用报销的实质性 合理性的一级审查 由财务部对报销票据的合法性进行二级审查 由总经理进行最后的审核批准 二 费用的控制实行事先报批程序 由需要支付费用的部门或个人先行填写 用款申请单 采购部进行物料零星采购可凭经副总批示的采购申请单替代 用款申请单 用款申请单 应列明 费用的性质 用途 预计金额与支付预计时间 经办人等要素 三 费用发生过程中 经办人应充分取得费用的相关单据 包括 合约或协议 发票 与发票内容关联的详细清单 其中 购买商品接受劳务原则上应取得增值税专用发票 如未取得合法票据 或应取得增值税专用发票而未取得的 财务部有权退回单据不予报销 且因能取得而未取得增值税专用发票造成公司多交税款的损失 将对经办人员进行处罚 四 费用发生完毕后 经办本人应在两周内到财务部报销 经办人将收集到的费用单据加以整理归类 采用公司统一的 费用报销单 规范粘贴 粘贴过程中应区别费用性质 如 交通费 住宿费 餐饮费 招待费 办公费等 分类粘贴 便于归类计算和整理 粘贴单据应保证单据清晰 整齐 如出现单据混乱 内容无法辨认的 财务部有权退回 如有预借款 但超期未销账 财务应先从其工资中扣回 五 经办人在填写 费用报销单 时 将费用的发生原因 发生金额 发生时间等要素填写齐全 并签署自己的名字 费用报销单 的填写不允许涂改 尤其是费用金额 并要保证费用金额的大 小写必须一致 否则无效 六 经办人将填写完整 附件齐全的 费用报销单 用款申请单 等一起送交本部门主管进行审批 部门主管审查无异议后签字确认 部门主管作为经办人报销单据的 在单据齐全后直接送交财务部审核 七 财务部对报销单据进行审核 在财务经理最后审查无异议后 签署审批意见并签名后送交总经理审批 八 总经理审查后签署审批意见并签名后交出纳 出纳根据单据性质进行现金付款或冲销经办人借款 九 出纳对相关报销凭证进行最后一次全面的把关和审核 对不符合有关规定的凭证有权拒绝支付 经查单据不符属重大遗漏 过失的 应确认责任归属 十 费用报销流程 经办人 部门主管 会计 财务部经理 总经理或代理人 出纳 十一 管理制度概述报销业务基本程序 规范 详细业务规定参考本管理制度之附件 制度及附件制订 修改和解释权属于公司财务部 十二 本制度 含附件 经公司总经理审批签署实施 签署之日起执行 附件一 业务活动费报销规定附件二 个人借款规定附件三 车辆费用报销管理规定附件四 出差报销管理规定 附件一 业务活动费报销规定 一 关于业务活动费支出 各部门应严格实行 先申请 后执行 原则 部门或当事人因公需进行业务活动 先填报 业务活动申请单 相关业务在权责人审批确认后方可执行 特殊情况下 当事人可打电话进行口头申请 事后补单 二 申请单审批权限 业务申请预算金额支出不超过1000元的 由各部门主管直接审批 预算支出超过1000元的 由职位在总助 含 以上人员审批 总助及以上职位人员的业务招待费用由总经理审批 预算支出超过2000元的 由总经理审批 三 业务招待费发生后 当事人须及时报账 报账时加附 业务活动申请单 并填写实际支出明细 明细仅作内部核算使用 不对外 注明实际接待对象 时间 地点 参加人数 接待内容等 单据不符上述规定 财务部有权退回 如果特殊情况下实际发生的费用类别与票据显示的不相符 如无法取得发票 用其他发票抵的情况 需要注明不符的原因 并且用铅笔在报销单据上注明实际用途 用餐报销时需将点菜单附在餐饮发票后 如实在无法提供菜单的 需有刷卡单据或用餐点收款收据作为支持凭据 四 用餐标准参考 1 重点客户 1000元 餐以内 含酒水 重点客户清单由市场部提供 并每季度更新一份交给财务部备查 2 一般客户 500元 餐以内 含酒水 以上超过标准限额的部分 财务部有权不予报销 五 本规定为费用报销制度附件 其他条款参同报销制度 业务活动申请单填报日期 年月日 总经理审批 部门主管审批 一 借款条件 公司员工为采购物料或处理其他业务需借款时 填制借款单后 经部门主管 财务经理 总经理签批后 可暂向公司借款 公司员工因个人原因向公司借款 填制借款单后 经部门主管 总经理签批 最后经财务经理确认后交由出纳支付借款 个人原因借款 须由主任级 以上 主管提供担保 如未能还款 则由担保人负责还款 二 借款原则 借款实行 前清后借 前不清后不借 原则 特殊情况需经总经理批准后方可借款 三 还款期限 属于因公借款的 借款后两周内 必须到财务部门报销 冲抵借款 若超过一周未还款报销 财务部应发邮件告催借款人并抄送借款人所在部门经理 借款人经告催一周后仍未报销的 财务部有权在当月就借款余额的100 暂扣借款人工资 特殊情况经总经理审批后不限一周期限 但应确定还款报销期限 由财务负责跟踪确认 属于个人的借款的 由财务部根据总经理 副总经理批示的扣款期限给予扣款 四 个别业务 各部门因公处理个别业务 需由公司直接通过银行转账预付款项 后期再取得相关发票单据 对于预付账款 经办人员应该全程跟催发票 对于预付3个月以上未到票的 财务部应及时发邮件告催经办人员并抄送经办人员所在部门经理 跟催一周后仍未取得发票的 将逐月从经办人员工资中扣除预付款金额的20 直至发票取得为止 对于预付款支付后货物超过合同约定期限一个月后未收到的情况比照以上未收发票的处理 支付尾款的 原则上要求先取得发票原件 经总经理签批的业务除外 但经办仍有责任跟催发票到位 五 对于一些经常性需要使用现金的特殊岗位 可以给予一定数额的备用金 建立备用金档案 备用金在该员工在岗期间无须归还 作为周转用 如因业务需要再借款 借款金额应扣减备用金数额 六 本规定为费用报销制度附件 其他条款参同报销制度 附件二个人借款的规定 一 公司现拥有车辆主要为管理人员用车 行政通勤用车及营运货车 上述车辆所发生的燃油费 保险费 政府规费及其它与车辆相关费用由公司统一购买支付 二 除管理人员用车外 其他车辆所属主管部门为行政部 车辆使用期间 燃油 维修 养护及保险等费用 由行政部负责申报 三 行政部对每辆行政通行车固定费用进行预算统计 编制报表经副总经理签批 财务备存 发生相关费用报销时 财务根据留存档案进行审批 四 报销单据 经办人在申请燃油支出 应填制固定报表 报表列明上期油卡余额数 冲值金额 耗用燃油量 通行公里数 申请冲值金额 财务审核后在财务签名栏签字后退回行政部 车辆其他费用单据 进行报销时应加附经副总经理审批后的申请单 费用报销应提供正规发票 其中维修养护费用原则上应取得增值税专用发票 发票无详细维修养护内容的 应加附加盖公章的维修清单 财务对报销单据进行审核 发现单据不符合规定 应退回单据 五 行政部应制定固定客户的行车路线 标准公里数 每月根据其出车记录 核对行车里程 核对清单报财务审核 每月按车辆统计费用支出 编制报表 报表主要列明 每辆车辆当月燃油费 保险费 维修养护费 停车费等费用 经副总经理签审后 交财务备存 每辆车辆按每次加油 期初油卡余额数 本期加油数量 金额 行车公里数 期末油卡余额 报表以电子档发送至财务部备存 财务部对每辆车的出车情况 核对公里数是否吻合 六 管理人员用车 经由使用人每月报告行驶里程 耗油量 由行政部统计出报告并打印报财务部备案 七 本规定为费用报销制度附件 其他条款参同报销制度 附件三车辆费用报销管理规定 一 出差签核流程1 员工在出差前须填写 因公出差申请表 经主管领导审核批准后方可执行 出差核准权限 当日出差经直属领导核准 长途多日出差 职员经主管签批后由副总经理核准 主任级干部出差由副总直接核准 部门经理 含 以上人员经总经理核准 2 出差员工 总经理助理级以上人员除外 在出差前须到人力资源部办理考勤登记 3 因公出差需预支差旅费的 凭核准的 因公出差申请表 和 借款单 到财务部借支差旅费 4 出差期间因工作原因或其他因素需要延长出差时限的 须报请主管领导审核批准 并于出差结束后提供相关证明 证明经主管领导签批 二 出差费用标准及相关规定1 市内出差管理规定 员工在市内出差应填具 临时外出申请单 可乘坐公务车的员工加填 派车申请单 经主管签批后至行政部门派车 因公出差往返无公务车乘坐 可据实报销公共交通费用 原则上不予报销的士乘坐费用 特殊情况经副总经理签批除外 不过夜的出差 以在外时间出差误餐补贴20元 2 长途多日出差管理规定 长途出差费用分为 交通费用 食宿及个人杂费 业务交际费 其他因公费用 1 交通费用 根据出差性质 不超过公司规定标准的情况下 选择最经济的交通工具是公司所需求的 具体乘坐标准 经理级以上人员可选择乘汽车 火车及飞机等交通工具 主任级人员可选择乘坐汽车 火车 其他人员一般情况下限乘火车硬卧 汽车 根据经济性原则 在淡季如果能购买到低折扣的机票 费用能比其他交通工具低的 可不受以上级别限制 职员与上级领导一同出差 因实际情况可申请与上级领导乘坐相同的交通工具 申请应经总经理签批 交通费用实行实报实销制 其中包括因公携带行李产生的拖运费 交通工具参考 经济性原则 同时兼顾效率 附件四出差报销管理规定 2 食宿费及个人杂费规定按出差自然天数实行定额包干 即按规定标准支付定额费用后 员工不再报销食宿 市内交通费及个人杂费食宿标准参考 3 业务活动费用 出差期间因公需进行业务交际活动 应参同我司 业务活动费报销规定 出差前已计划相关交际活动的于出差前填写业务活动申请单经主管领导签批 出差期间因公临时确定交际活动的应通过电话申请 并于出差返回后补单 业务交际费用报销参同 业务活动费报销规定 4 其他因公费用 出差期间因公发生邮递 运杂 办公等其他费用支出 经批准 可凭票据实报销 5 出差期间不支付加班费 出差超过15天的视为长期外派可住员工宿舍 工资按原工资领取外 另给予外勤补贴 部门经理400元 月 主任级250元 月 业务员150元 月 员工100元 月 不再给予出差包干费 三 出差支出报销 结算1 出差员工应于出差返回后一周内到财务部办理报销事宜 因故需延期报销应经总经理 副总经理签批 报销