course introduction(1).ppt

BusinessCorrespondence BusinessCorrespondence 陆春平Lucp anna 经济管理学院国际经济与贸易系 LectureOneCourseIntroduction BusinessLetterWriting 1 CourseIntroduction WhatisBusinessCorrespondence 商务函电 是一门将英语与外贸业务相结合的课程 教学对象为已具有一定的英语水平 translation writing reading etc 和一定的国际贸易业务知识的商务英语或国际经贸专业的高年级学生 practice oriented CourseIntroduction Whattolearn Contents tableofcontents 本课程主要学习信例 大量学习外贸实务基本环节中有代表性的信例 翻译 撰写符合规范的各种英语函电 外贸实务基本环节有 建立业务关系 询盘 报盘和报价 还盘 订单 履行订单 保险 包装和运输 信用证的修改和展期 索赔和解决索赔等 CourseIntroduction Howtolearn 熟悉文体特征 linguisticforms linguisticfeatures 7 c s lexicalfeatures了解贸易环节 businesscycles FlowChart 掌握学习方法学习 模仿样式归纳 诵记句式操练 撰写形式 Lexicalfeatures 普通词语专业化offer document cover line good etc 外贸函电专业词语 习语 惯用语 Forone sfile inone sfavor etc 缩略语Tradeterms paymentterms others 古体语Herewith thereby therein Disciplines BepunctualTurnyourmobilephonesilentBeattentive activePreview ReviewGrading Therewillbeafinaltermtestwhichwillhaveaweightof70 therest30 willbegivenaccordingtoyourattendance classperformance homeworkandpresentation etc BusinessLetterWriting 1 ObjectivesWarming upQuestionsLayoutofaBusinessLetterFormatofaBusinessLetterAddressingtheenvelopeE mailExercises Objectives Uponcompletionofthisunit youshould befamiliarwiththelayoutsofbusinessletters knowtheformatsofbusinessletters knowhowtoaddresstheenvelope Return Warming upQuestions ListsomemeansofcommunicationyouknowDoesbusinessletterwritingdifferfromothertypesofwriting WhatisthestructureofanEnglishletter Meansofcommunication TelephoneFaxE mailLetterTelegraphTelex Return Writingtechnicalwriting business plainEnglish creativewriting novels poems literary generalwriting diary note Return SevenBasicParts 信头letterHead日期Date封内地址InsideAddress称呼Salutation正文Body结尾敬语ComplimentaryClose签名Signature Return Layout LayoutofaBusinessLetter 1 letterHead2 Date3 InsideAddress4 Salutation5 Body6 ComplimentaryClose7 Signature 8 参考号Ref No 9 经办人AttentionLine 10 事由Subject 11 附件Enclosure 12 抄送CarbonCopy 13 又及Postscript Return LayoutofaBusinessLetter Letterhead Letter head Heading 信头Generally aletterheadwillincludethecompanylogo company sname address telephonenumber faxnumberandemailaddress andthewebaddressifavailable 含义 是写信人的名称和地址 以及电话 传真号码 电子邮箱 网址及经营业务等 位置 一般商号都有已经印制好的信头 若没有 应将其打印在信笺的正上方或右上方 要求 先写公司名称 再写公司地址 地址应按从小到大的顺序写 e g SendaShoesCompany82JianGuoStreetDongchengDistrictBeijing100006 China Return LayoutofaBusinessLetter Date Dateline 日期 含义 是写信的时间 包括年 月 日 位置 日期通常位于 letterhead 下 要求 书写日期应注意 a 年份必须全部写出 不可用06代替2006 b 月份要用英文写全 也可采用普遍公认的简写 如Jan January c 日期可用序数词 1st 2nd 3rd 也可用基数词 d 年份前须加逗号 日期和月份间空格 e g 5thSeptember 2006 BritishEnglish September5 2006 AmericanEnglish ChinesewayAmericanwayBritishway 02 01 032002年1月3日2003年2月1日2003年1月2日 Return d 日期切忌全部用数字来写 e g 02 01 03 Return InsideNameandAddress 封内名址 含义 是收信人名称和地址 应与信封上收信人的名称和地址一致 目的是为了便于归档处理 位置 一般在 date 下 要求 先写公司名称 再写公司地址 地址按从小到大的顺序写 开放式标点符号e g Mr F Lawrence PresidentWholesaleSuppliesCo Ltd 481UniversityAve Toronto2 Canada LayoutofaBusinessLetter LayoutofaBusinessLetter Salutation 称呼 含义 是发信人 Addressor 对收信人 Addressee 的一种称呼 位置 位于 insidename address 下 要求 DearSirs BritishEnglish Gentlemen AmericanEnglish DearMadam Toalady Note sirs gentlemen都是复数形式 首字母要用大写 标点符号要对应 不要用DearGentlemen ifunsuretowhomyoushouldaddressaletter youshouldusethefollowingsalutation DearSirorMadam Whenaddressingagroupofpeople useoneofthefollowingsalutations LadiesandGentlemen DearSirsorMadams Gentlemen DearSirs ifallthereadersaremale Ladies DearMadams ifallthereadersarefemale Dear isfreelyusedinEnglish Return LayoutofaBusinessLetter BodyoftheLetter 信的正文 含义 是信的主体 是最重要的部分 位置 在 salutation 下 要求 信的正文最好划分为2 3个自然段 每段仅围绕一个话题展开 一般可以这样安排 Paragraph1 Take you intotheletter 以抓住读者注意的信息开头 或提及读者的需求或兴趣 或提出上一封信函开头 以 you 来陈述信文内容 Paragraph2 Take you and we intotheletter 谈及我们的疑问以及我们能够提供的信息和服务 Paragraph3 Expressyourhope 在信的末尾谈及我们希望收信人采取的行动或考虑的事情 或我们想要的结果 Return LayoutofaBusinessLetter ComplimentaryClose 结尾敬语 含义 用来礼貌地结束书信的一种表达方式 可理解为 谨上 敬启 位置 打印在 body 后 要求 通常和 salutation 相呼应DearSirs Yoursfaithfully Faithfullyyours Gentlemen Yourstruly Trulyyours Note 只有第一个单词的第一个首字母需要大写 称呼与结尾敬语的对应关系 Return LayoutofaBusinessLetter Company sname 7 Signature签名e g ELECTRONICSLTD HaroldJonesHaroldJonesmanager YoursignatureTypedsignature jobtitle Note 7个主要部分之间最好空出1 2行 Letterhead Date InsideName Address Salutation Body 段首无缩进 ComplimentaryClose signature Letterhead Date InsideName Address Salutation Body 段首有缩进 ComplimentaryClose signature Return Referenceline 8 ReferenceNumber 存档编号 参考号码 含义 存档编号有助于写信人存档 也便于写信人或收信人将该信与以往的信件联系起来 写法 e g YourReferenceNo ICBCSH06001OurReferenceNo CMBWH06003 位置 在 letterhead 和 date 之间 与日期有关 在日期之上 Return Attentionline 9 AttentionLine particularaddress 致收信人 含义 表示写信人希望信件到达公司时能够被直接交给某个人或者部门处理 写法 e g Attention ImportDept FortheAttentionoftheSalesManager Note Attention canbeshortfor Atten 位置 在 insidename address 和 salutation 之间 实际上 它是封内名址的一部分 Return 与封内名址有关 在其之下 10 SubjectHeading subjectline caption 事由 含义 是对信文内容的简要的提示性说明 可以被看成是信的正文的一部分 目的是使读者对信的基本内容一目了然 写法 e g Re YourOrderNo 123 位置 在 salutation 和 body 之间Note Oneletteronesubject Subjectline Return 与信文有关 在信文之上 11 Enclosure 附件 含义 信封里除信函本身外还有的东西 写法 e g Enclosure ProformaInvoiceEncl Asstated附件如文Enc 21Pricelist1Catalogue 位置 在 referencenotation 与 carboncopy 之间 Enclosure Return Carboncopynotation Return 12 CarbonCopyNotation 抄送 含义 告知对方信文抄送给的第三者 写法 cc orCC theBankofChinaXerox 影印件 ABCTradingCorporation 位置 在 enclosure 与 postscript 之间 靠左 postscript Return 13 Postscript 附言 含义 对信文追加的简短信息 写法 P S Thecataloguewillbesenttoyoutomorrow 位置 信的最末 靠左 FormatofaBusinessLetter 一缩行式 Indentedformat 封内地址和其他 如信头及签名等 需要分行的地方的后一行 都比前一行缩进二格或三格 信的正文 每一段的开始一行都缩进若干格 FormatofaBusinessLetter 二平头式 Blockformat 每一行都是从左边开始取齐 成一垂直线 FormatofaBusinessLetter 三混合式 Semi blockedformat 前两种格式的混合体 作者的地址 信的正文部分采用平头式 日期 结尾敬语及签名采用缩行式 Return AddressingtheEnvelope Return 缩格式举例 写信人名称地址 收信人名称地址 逐行右缩 齐头式举例 写信人名称地址 收信人名称地址 左端对齐 Return ElectronicMail ElectronicMail Whenwritingane mail youcanusethesamewritingtechniquesyouwoulduseforaletter YoushouldnotuseaninsideaddresssincetheformatisamemorandumwithTO FROM DATE andSUBJECT alreadystated Sowebeginwithsalutationwhenwritinge mails ElectronicMail Theelectronicmailboxshouldbecheckedatleastonceadayandresponsesshouldbeprompt preferablywithin24hours RemembertofillintheSUBJECToryourmailmaybedeletedasajunkmail Return Exercises FillintheblankswiththepartstheyrepresentMatchthefollowingwordswiththeirChinesemeaningsTranslatethefollowingjobtitlesWriteouttheentirewordsoftheabbreviationsofstreetaddressesArrangethefollowingintheproperformofaletter Return Exercises 1 信头letterHead2 日期Date3 封内地址InsideAddress4 称呼Salutation5 正文Body6 结尾敬语ComplimentaryClose7 签名Signature8 事由Subject9 附件Enclosurea参考号Ref No b经办人AttentionLinec抄送CarbonCopy Return Exercises 1 ByAirmailA亲收2 ExpressDeliveryB急件3 Registered RecordedC密件4 UrgentD快件5 ConfidentialE私人信件6 PersonalF挂号7 PrivateG航空 1 G2 D3 F4 B5 C6 A7 E Translatethefollowingjobtitles 副总经理2 销售代表3 销售员4 总经理5 厂长6 采购人员 DeputyGeneralManager2 SalesRepresentative3 Salesperson4 GeneralManager President5 Plant FactoryManager6 Purchasingstaff Translatethefollowingjobtitles 7 RegionalManager8 SalesManager9 Clerk Receptionist10 CEO ChiefExecutiveOfficer 11 BoardofDirectors