燕山大学档案工作制度.doc

综合档案室负责主管、保存全校党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物等各类档案。1997年达到了科技事业单位档案管理国家二级水平。目前，我校综合档案室专职档案工作人员6人，全部具有专科以上学历，其中副研究馆员1人，中级职称2人，初级职称3人。现有档案用房500平方米，其中库房360平方米，复印、阅览室60平米，办公室80平米。现有五节档案柜150套、底图柜1套、照相机、数码相机各1架、复印机1台、传真机1台、打印机2台、宽行打印机1台、微机14台（其中终端8台）、移动硬盘1块、专用服务器1台、扫描仪1台、去湿机2台、刻录机1台、空调1台。学校档案工作实行部门归档制度，现有归档单位44个，兼职档案员56人。综合档案室坚持贯彻依法制档、科学建档、规范管档、丰富馆藏的指导思想和“三纳入”、“四同步”管理的基本原则，以中华人民共和国档案法及其实施办法、普通高等学校档案管理办法和归档文件整理规则等为指导，结合学校实际，先后制定、修订、颁发了燕山大学档案实体分类法、燕山大学档案工作规范等一系列档案工作规章制度，进一步明确了各处室和院系各部门分管档案工作的领导职责和专兼职档案工作人员的岗位职责，理顺了档案工作关系，规范了档案工作管理，基本形成学校档案工作有法可依，部门归档有章可循，档案工作依法开展的新局面。综合档案室目前保存轻工学校、东北重型机械学院、燕山大学三个全宗的档案。每个全宗下又分设党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物等不同类别，现库存档案4万余卷。档案室重视室藏档案的开发利用工作，编制了卷内目录、案卷目录、专题目录、文件汇编等查询工具，2004年又购置了升级版的档案管理系统，实现了网上查询。 几年来，综合档案室紧紧围绕学校工作重点，积极为教学、科研及管理工作服务，为迎接实验室评估、全国高校本科教学水平评估、学士学位授予权的评审等工作提供了系统的数据和材料，为师生员工及校友出具学历、成绩证明等提供了可靠的凭证和依据。在做好本职工作的同时，综合档案室人员坚持理论研究，提升整体水平，多次在省级以上刊物上发表档案学、图书馆学论文。在以后的工作中，综合档案室将一如既往做好档案开发利用工作，为学校各项工作和全校师生服务。 第一部分 服务指南第一章 档案实体分类一、编制说明（一）编制目的为使学校档案工作适应学校日益发展的需要，实现学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，加强学校档案和档案工作的科学管理，促进整体化业务建设，充分发挥学校档案的作用，更好地为学校各项工作服务，根据国家教委颁发的高等学校档案实体分类法，结合我校的具体情况，制定本分类法。（二）档案类目的划分与标识1、一级类目的划分与标识一级类目是学校档案实体分类的最高层位。根据学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十一个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：DQ党群主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。XZ行政主要包括行政职能部门（教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。JX教学主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。KY科学研究主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。CP产品生产与科技开发主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。JJ基本建设主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。SB仪器设备主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。CB出版主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。WS外事主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。CK财会主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。SX声像主要包括反映学校各项活动和历史发展的具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体（照片、录音带、幻灯片、影视胶片、缩微胶片、光盘、磁盘等）及其相配套的文字材料。一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“XZ”即“Xing Zheng”（行政）的简称。2、二级类目的设置和标识二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。二级类目的标识，采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、1399，但10、20等带“0”的数字不用。3、三级类目的扩展和标识在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上，由学校根据需要和可能自行决定是否扩展三级类目，其标识方法与二级类目相同。（三）档号的编制1、档号：是存取档案的代号，排架的依据，必须反映学校档案的分类体系和物理位置。2、档号编制的原则：必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一档案部门内的档案不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不能随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。3、档号结构、模式和标识：（1）档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。年度号由四位阿拉伯数字组成。分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，也可仅由一级类目组成。少数扩展到三级类目的，还应把三级类目代号包括进去。比如：“党委会议记录”的分类号，由一级类目组成的为“DQ”；由二级类目组成的为“DQ11”；由三级类目组成的为“DQ11XX”。案卷号同样有特定的含义，它是按所选择的分类号最下位顺序编码。由于案卷数量不同，案卷号可不限级数。（2）档号的模式。档号的模式规定为：年度号+分类号+案卷号。（3）档号的标识。采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间，用连接符号“”连结。例如：1990年内容是学籍管理的第23号卷的档案，可标为：1990JX1423。（四）档案的实体排架从维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限（即可不按过去永久、长期、短期三个保管期限分别排架的方法）。但编定档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，将永久、长期的排在前面，短期的排在最后。在按档号排架时，按一级类目年代纵向排列。例如：1996DQ11、1996DQ12、1996DQ1317的永久卷按二级类目的先后顺序排列，其次是1996DQ11、1996DQ12、1996DQ1317的长期卷，仍按二级类目的先后顺序排列，最后是短期。党群类排完排队行政类，方法同党群相同，即党群、行政类统一按先党群后行政，按一级类目年代纵向排架。其他各类均分别按一级类目年代纵向排架。如一年的教学类先排永久卷，次排长期卷，再次排短期卷。永久、长期、短期每个保管期内的案卷顺序按二级类目代号的先后顺序排列。二、档案实体分类方案表DQ 党群11 党务综合 分党委、总支、直属支部综合材料入此。12 纪检13 组织14 宣传教育15 统战民主党派材料入此。16 工会 妇女工作材料入此。17 团委 学生社团材料入此。XZ 行政11 综合 教职工代表大会和院、系、所等单位综合材料入此。12 人事师资培养材料入此。13 监察审计14 武装保卫15 总务16 档案、图书JX 教学11 综合 学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此。12 学科与实验室建设 专业设置入此。13 招生14 学籍管理 学生奖惩材料入此。15课堂教学与教学实践16 学位17 毕业生 毕业生信息反馈工作入此。18 教材注：在同一个二级类目下的同一个保管期限的文件材料，如：招生、毕业、学生成绩应按办学层次排案卷顺序号。KY 科学研究11 综合 科研经费管理、学术活动材料入此。12 科研项目13 科研成果奖励14 科研专利CP 产品生产与科技开发11 综合校办产业材料入此。12 产品项目 校办工厂产品材料入此。JJ 基本建设 11综合 12工程项目SB 仪器设备 11综合 12 仪器设备项目CS 出版 11 综合 12 报纸燕山大学报（校刊）入此。 13 刊物燕山大学学报、燕山大学教学研究刊物入此。WS 外事11 综合12 出国（境） 国际合作与会议材料入WS14。13 来校 外国留学生工作材料入WS15，国际合作与会议材料入WS14。14 国际合作与会议15 外国留学生工作CK 财会 11 综合 12 会计报表 13 会计帐簿 14 会计凭证 15 工资清册奖金，助学金入此。附：SX 声像12 照片13 录音带14 录像带15 幻灯片16 磁盘17 影视胶片18 缩微胶片19 光盘第二章 档案利用指南一、服务范围1、为学校的教学、科研、管理、后勤以及其他中心工作提供各种档案需求服务； 2、为全校教职工的工作、学习、生活等提供各种档案需求服务；3、为各位校友、毕业生的就业、升学、出国留学、移民、境外就业以及补办学历学位证书等提供咨询，出具相关学籍档案资料证明，翻译学籍档案成绩等；4、为广大师生提供历年所发各种文件的查阅服务；5、为社会各界、外国使、领馆、移民教育机构、外资企业等提供查证我校毕业生的学历、学位和其他在校情况以及开放档案的相关服务。二、服务流程（一）党群、行政类1、利用者出示本人证件或单位介绍信；2、利用者提出查档需求及具体要求，档案工作人员判断是否可以提供利用，利用有保密内容或归档单位有特殊要求的档案，须经学校主管领导批准；党委会记录、校长办公会、校务会议等重要会议记录一律不外借。3、由档案工作人员调卷、提供相关档案资料；4、查阅利用者在档案阅览室阅览，借阅利用者办理借阅手续，且必须在规定期限内归还；5、借阅档案者归还档案时，工作人员检查、核对所借档案，办理归还手续。（二）教学类1、教学档案一般不外借，只能在档案室内查阅或复印；2、查阅文件时，利用者出示本人证件或单位介绍信；3、查阅个人资料（如：往届毕业生的中英文成绩单、录简单等）时，代办者需带本人身份证和当事人身份证复印件或毕业证复印件（代办邮寄）；4、单位核查需来人带单位公函或介绍信办理；5、电话查询，需要把查询单位的公函或介绍信以及所要查的学生资料传真过来（传真；若需要邮寄，可把以上材料寄过来，待核实后签字盖章，再寄回去。（三）科研类1、查阅文件或综合材料时，利用者出示本人证件或单位介绍信；2、科研成果档案，课题组人员可直接查阅，其他人员必须经课题负责人同意方可查阅；3、科研奖状档案原件一律不外借，只能在本档案室查阅、复印或扫描。（四）基建类1、查阅文件或综合材料时，利用者出示本人证件或单位介绍信；2、基建工程资料、图纸等原则上不外借，只可在档案室查阅，利用者出示本人证件或单位介绍信。若必须借出，则须交有效证件和每卷500元押金。且在规定期限内归还，超期收滞纳金。（五）财会类1、会计档案不外借，一般应由会计查帐，利用者可在档案室阅览、复印；2、利用者出示本人证件或单位介绍信；3、利用者可到财务处获得所查帐目凭单号，然后到档案室查原始凭证。（六）其他类1、查阅文件时，利用者出示本人证件或单位介绍信；2、查阅利用者出示本人证件或单位介绍信。若必须借出，一卷需交100元押金。3、如有其他疑问，请拨打电询。 借阅人员要严守机密，不得随意泄露档案内容；未经允许不得摘抄、复印档案；凡摘录、复制档案，须经档案领导批准，档案人员认真核对，出具证明，加盖公章后才生效，并填写档案借阅和利用登记簿；查阅、利用者须对档案的安全、完整负责，不得遗失，要保持案卷清洁，不得污损、涂改、私自拆卷、复制转借。对于违反档案利用规定者，将依照中华人民共和国档案法追究责任。三、借阅须知（一）借阅期限利用档案一般在档案室阅览复印，确需借出时，须经档案工作人员同意并办理借出手续。借出档案及时归还，时间不得超出一周，因故不能按时归还，应向档案室说明情况，并办理续借手续；本科生论文最多不准超过15天，且借出的论文只提供副本，正本（原本）一律不外借；研究生论文一律不外借。（二）收费标准1、往届毕业生打印英文成绩单收费50元，复印中文成绩单及录检单收费20元，在校生减半。2、本校师生借阅本科生论文每本需交押金100元，逾期不归还，每超出1天，从押金中扣超期费5元。3、基建图纸档案的外借利用，需缴外借保证金500元，并限期归还，逾期不归还，每超出1天，从保证金中扣超期费5元，按期归还，且经验收无丢失或损坏者，保证金如数归还。第二部分 工作规范第一章 行政机构一、行政机构设置综合档案室隶属校长办公室编制序列，为科级建制。目前，专职档案工作人员6人，全部具有专科以上学历，其中副研究馆员1人，中级职称2人，初级职称3人。二、行政部门职责（一）主管校领导岗位职责1、组织全校性的宣传、贯彻、执行中华人民共和国档案法和上级关于档案工作的各项方针政策的活动；2、加强对学校档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体规划，并列入学校议事日程，督促分管部门，要求做好应做的工作；3、关心档案工作和档案室的建设，使档案工作与学校各项工作协调发展；4、定期研究档案工作中存在的实际问题，在经费、用房、设备、人员配置及档案干部的各种待遇等方面提供条件。（二）档案室主任岗位职责1、负责综合档案室的全面工作，建立健全各项规章制度； 2、负责对全校综合档案工作实行监督、检查、指导与评比； 3、负责制定全校综合档案工作的发展规划，工作计划并组织实施； 4、负责制定各门类档案业务工作规范； 5、负责对全校档案人员业务培训和学术交流活动；6、负责接待和处理来函、来访和对外联络； 7、完成上级档案行政管理部门和学校交办的工作。（三）专职档案员岗位职责1、负责指导、监督、检查和协助基层档案部门工作，做好档案材料的形成、积累、归档工作；2、负责档案的接受、整理、编目、保管、统计、利用、鉴定等业务工作； 3、完成学校交办的工作。（四）兼职档案员守则1、校内各部门（单位）从事档案管理工作的人员，可被聘为校兼职档案员。兼职档案员应热爱档案工作，积极参加业务培训、学习，不断提高档案工作水平。2、兼职档案员平时应注意收集归档文件材料，并根据燕山大学档案实体分类法与燕山大学档案工作规范，合理分类存放，便于利用和立卷归档。3、负责本部门（单位）文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，坚持做好平时立卷工作，保证归档文件材料的完整、准确、系统。对应归档的文件材料归档率应达100%。4、兼职档案员每年应在规定的时间内（次年的6月底之前），将应归档的文件材料整理立卷后，向档案室移交。随机材料整理完毕后，也可随时归档。5、兼职档案员应主动接受档案室的业务指导和监督检查。归档案卷要做到组卷合理，页号编写正确，装订整齐美观，符合规范和标准要求；案卷标题简明扼要，表达准确，案卷质量合格率应达100%。（案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种），一般写在卷面，不超过50字）6、卷内目录、备考表及案卷移交目录应填写清楚，与整理好的案卷一并交档案室，并办理交接手续。7、兼职档案员应积极宣传和执行中华人民共和国档案法和中华人民共和国保守国家秘密法，注意文件材料的安全和保密工作。8、完成学校档案部门委托办理的其他有关第二章 制度建设一、燕山大学档案人员服务公约（一）为社会各界及全校师生提供良好的咨询环境及服务。1、营造舒适的阅览环境，提供便捷的网上查询，不断丰富网上信息资源；2、保证档案资料保存完整、真实、准确，发挥档案资料的原始凭证作用。（二）不断提高档案工作人员综合素质，文明服务。1、树立用户第一，服务至上思想，发扬文明服务精神；2、爱岗敬业，坚守岗位，按时上下班，不擅自离岗；3、认真履行工作职责，主动服务、热情周到，态度和蔼、语言文明；4、接听电话时，必须说“您好，燕山大学档案室”；5、口头咨询时，必须用语亲切，语言精炼；6、接待来客时，必须起立，礼貌回答问题；7、对提问、咨询，必须认真负责解答，做到有问必答，回答明确；8、不能满足查询人要求时，必须致以歉意。二、燕山大学档案保管制度1、档案工作人员必须具有高度的责任感，熟悉保密制度、借阅制度和保管制度等各项制度，并认真贯彻执行。2、对接收入库的档案，认真清点无误后，要及时登帐，分类编号，按保管期限和排架要求整齐有序地存放在档案柜、箱内。未经装订的档案材料应妥善保管，不得乱放。3、根据入库档案编制案卷目录及各种检索工具。4、接收、保管、利用档案要按规定认真核对、签字、登记，对于借出的案卷必须登记，归还时当面清点无误，及时注销上架，做到帐物相符。5、未经批准，任何人不得将档案带出档案室，不得随意涂改乱划，不得私自摘抄和随便复印，需要修改补充时，必须有有关业务部门的批准手续，并在案卷备考表内写明修改原因和时间。6、做好档案统计工作，每年要按规定做好档案工作情况统计，并向上级有关部门呈报。7、定期检查档案保管情况，如发现有褪色、破损和变质的档案，要及时采取措施，进行修补和复制，并做好记录和统计，对已到期或超过保管期限的档案，经过鉴定批准及时销毁。8、库房内严禁堆放杂物，要注意保持清洁，注意防鼠、防虫、防潮、防晒等，经常通风，保持室内湿度适宜。9、室内禁止吸烟，严禁存放易燃物品。三、燕山大学档案保密制度1、档案工作人员应严格遵守保密法，增强保密观念，具有工作谨慎、守口如瓶的良好保密素养，杜绝失密、泄密事故，并定期进行保密纪律检查，做到常备不懈。2、档案工作人员应严格档案借阅制度，严格履行借阅手续，不循私情。档案只限在档案阅览室内借阅，如必须借出档案，要办理相关手续，并按规定期限归还，档案库房内非本科室人员不得入内，利用非公开档案由接待人员查阅目录工具。3、查阅有密级的档案材料，严格遵守保密法，必须履行批准手续，档案材料确需复印时，必须在档案室复印，未经批准，不准带出。4、未经批准任何人员不得私自将档案携带出档案室，也不得随意复印、摘抄，档案人员不得私自摘抄和传播具体档案内容。5、平时不需归档的重复文件不得作为垃圾处理，应统一送造纸厂处理或监督销毁。6、对泄密、遗失和破坏档案的人员，应按档案法、国家保密法的有关规定，视情节轻重依法处理。档案工作人员在工作中发现异常情况和失、泄密事件应及时向领导汇报，以作出相应的处理。四、燕山大学档案借阅制度1、利用开放档案，个人查阅本人学籍或成绩，凭本人有效证件均可查阅，对于一些特殊情况的查阅，档案室还提供信函或EMAIL的方式，往届毕业生查询成绩时，打印英文成绩单收费50元，复印中文成绩单及录检单收费20元，在校生减半。2、本校工作人员，因工作需要利用一般档案时，凭单位介绍信，到档案室办理借阅登记手续，方可查阅；利用有保密内容或归档单位有特殊要求的档案须经学校主管领导批准，党委会记录、校长办公会、校务会议等重要会议记录一律不外借。3、利用档案应在档案室内阅览，确因工作需要必须借出时，须经档案工作人员同意，并办理借出手续，借出档案应及时归还，时间不得超过一周，因故不能按期归还者，应向档案室说明情况，并办理续借手续。4、本校师生借阅本科生论文档案需持本人工作证或学生证到档案室办理借阅手续，对借出的论文，只提供副本，正本（原本）一律不外借，且每本需交押金100元，借阅期限最多不准超过15天，逾期不归还，每超出1天，从押金中扣超期费5元，研究生论文一律不外借。5、基建图纸档案的外借利用，须经档案室领导批准，并严格履行借阅手续，另缴外借保证金500元，并限期归还，逾期不归还，每超出1天，从保证金中扣超期费5元，按期归还，且经验收无丢失或损坏者，如数归还保证金。6、不论有无密级的科研成果档案，课题组人员可以直接查阅，其他人员需经课题负责人和有关部门领导同意方可查阅，并收取相应费用。7、档案室保管的档案原则上仅供本校使用，外单位及个人查阅档案需持单位介绍信，经立卷部门负责人同意和档案管理部门负责人批准，方可查阅，并按规定收费。8、借阅人员未经允许不得摘抄、复印档案，严守机密，不得随意泄露档案内容，利用者在浏览档案时应注意爱护档案材料，保证档案的安全、完整，不得遗失、勾画、涂改、增删、抽页、剪裁或污损等等，对于违反档案利用者，将依照中华人民共和国档案法予以处理。9、凡摘录、复制档案须经有关领导批准，档案管理人员应进行认真核对，出据证明、加盖公章后才生效。对较珍贵的档案和纸质材料较差的档案，不得摘抄、复印或扫描。档案室负责档案的复制（复印、扫描、翻拍等），并按规定收费。10、利用者用完档案后，应按要求填写档案利用登记表，对查阅完毕和归还的档案，工作人员应及时清点注销，检查无误后放回原处。五、燕山大学档案统计制度1、档案工作人员对保管的档案，每年应按档案大类和保管期限进行一次详细统计并分别汇总造册。2、对档案的利用情况（人次和卷数）进行登记，并统计汇总。3、严格档案移交手续，对每年收进的档案应分别进行登记并累计统计数字。4、每年统计一次档案鉴定销毁情况。5、年终档案工作人员要认真填写档案统计报表，要求数字准确无误，并向上级有关档案部门呈报。六、燕山大学档案鉴定销毁制度1、根据国家有关档案期限的规定，为方便管理，利用和优化档案资料，需定期做好档案的鉴定工作，对已满保管期限的档案进行鉴定。2、凡属我校档案，超过保管期限且无保存价值的档案材料，应及时予以销毁。3、已满期限的档案材料，必须进行鉴定，鉴定工作必须在分管档案工作的校长领导下，由档案部门和有关档案形成部门组成的鉴定销毁领导小组进行，决定延长保管期限或销毁，鉴定完毕须在清册上鉴定。4、鉴定工作的原则是依据国家有关保管期限的规定，以全面、历史的观点，既考虑现实作用，又预估其长远作用而确定。5、经过鉴定的案卷需编造清册、登记存毁意见。并向主管校长提交销毁档案的审批表及清册（一式两份）。6、销毁档案材料应送到造纸厂或烧毁，同时由档案室和文件形成部门共同派员现场监销，监销人员在销毁后须复核清定，并在销毁清册上签名盖章。7、销毁清册交档案室永久保存。七、燕山大学档案库房管理制度1、档案工作人员要遵守“以防为主，防治结合”的原则，做好档案库房管理工作。2、档案库房要保持通风，温湿度适宜，库房温度应控制在1824，相对湿度应控制在40%60%，并定时记录库房温、湿度。3、档案库房要保持清洁卫生，不允许堆放杂物。并做到“八防”：防火、防潮、防盗、防尘、防光、防虫、防鼠、防高温，为保障档案的安全和延长档案寿命，每年定期检查库房的“八防”情况。4、档案柜排列要整齐，库房内应绘制案卷存放柜的位置示意图，统一编号。5、案卷排列要整齐有序，归还的档案要及时正确地放回原处，定期核对，清点案卷，保证其完整、齐全、安全、整洁。6、库房和档案柜钥匙要严格管理，安全存放，库房门坚持人走上锁，不准随便委托他人代管。7、每天上、下班应进行检查，关窗锁门，切断电源，确保档案库房的安全。8、档案人员要对档案库房内的防火器材、报警装置等安全设施，定期进行检查，发现问题，及时处理。9、年终及节假日前对档案库房要进行一次安全保密检查，并做好记录，发现问题及时采取措施予以处理。10、非档案工作人员未经允许一律不准进入档案库房。第三章 实施细则一、党政类档案管理实施细则第一条 根据中华人民共和国档案法、高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范，结合我校具体情况，制定本实施细则。 第二条 学校各党政职能单位在党政管理活动中形成的各种载体的文件材料，具有保存利用价值的，处理完毕后，要立卷归档，集中保存以备查考利用。第三条 档案是历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富，我校的各类档案由综合档案室集中统一管理，以便于学校今后各项工作查考利用。各单位在工作中产生的文件材料，应立卷归档，按规定移交档案室集中保管，任何单位和个人不得私自保存，更不能随工作调动擅自带走或销毁。第四条 各文书处理部门都应建立健全文件材料立卷归档制度，应明确主管领导，配备兼职档案人员，及时收集、立卷，按时归档。第五条 档案室负责督促、指导、检查、帮助立档单位立卷归档，负责接收、整理、分类、鉴定、保管、提供利用档案和档案的统计工作。第六条 归档范围主要包括党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录；各党政部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。具体如下：1、上级机关颁发的各种指示、规定、办法、通知、批示和重要的文件、函件；2、学校的决议、决定、规定、办法、布告、公告、通知等；3、学校工作规划、计划、总结、简报等；4、会议记录、纪要、各种会议文件等；5、学校向上级机关的请示、报告及批复；6、学校历史沿革、大事记、机构变迁、更改名称、启用印章等文件；7、重要的人民来信来访及其处理结果；8、重要的来往信件、函件，重要的电话记录；9、收发文登记簿；10、各类人员编制、人员名册、各项统计报表；11、干部任免、奖惩手续；12、教职工录用、转正、定级、离职、退职、离退休、工伤、抚恤材料；13、教职工工资、福利工作；14、重要活动照片、题词、实物、纪念品等；15、其他有查考利用价值的文件材料；16、不归档的文件材料：（1）上级机关的文件材料，包括上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发的供参阅、不要求办理的文件材料； （2）上级机关征求意见未定稿的文件；（3）无查考利用价值的事务性、临时性文件；（4）重份文件；（5）未经学校领导审阅签发的未生效文件、草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；（6）校内各部门互相抄送的，不需要履行的文件；（7）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的来往信件；（8）为参考目的从各方面收集的文件材料；（9）本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料；（10）同级机关和非隶属机关的文件材料，包括参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；（11）下级机关的文件材料，包括下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料；越级抄送的一般性的、不需要办理的文件材料；下级机关抄报备案的一般性文件材料。第七条 归档时间可随时归档，最迟在每年的上半年，将前一年办理完毕的、需要归档的文件材料，按规定分类立卷，于6月底以前，向档案室移交。第八条 归档要求归档的文件材料，应该遵循其自然形成规律，保持文件之间的有机联系，分类立卷，使其既能正确反映本单位主要工作职能，又便于查找利用和鉴定。第九条 案卷质量要求1、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予以修整，字迹模糊或易褪变色的文件应予以复制，应去掉文件上的金属物。2、案卷分类清楚，卷内文件排列有序，一般应按照卷内文件材料的重要程度或时间顺序排列。应批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发件在前，被转发件在后。3、卷内文件有字迹和图表的画面应一面编写一个页号，空白面不编号，页号位置在每页文件材料正面的右下角、背面的左下角。4、填写卷内文件目录，卷内文件目录置于案卷中文件之前。（1）序号：卷内文件件号；（2）文件编号：文件的发文字号，没有文号不填写；（3）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者；（4）题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“”号；（5）日期：文件形成的时间，以8位阿拉伯数字标注年月日；（6）页号：卷内文件每页顺序号，同一卷内不能出现相同的页号；（7）备注：注释文件应说明的情况。5、填写备考表，备考表置于案卷中文件之后。（1）本卷情况说明：填写本卷文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。（2）立卷人：负责整理归档文件的人员姓名；（3）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名；（4）立卷时间：归档文件整理完毕的日期。第十条 档案保管、鉴定与销毁档案室应提供符合国家标准的档案库房。档案库房要求有防潮湿、防高温、防尘、防火、防光、防盗、防鼠等措施，配备必要的设备，制定并遵守档案安全制度、档案保密制度，保证档案不丢失、不损毁、不泄密。档案室对超过保管期限的馆藏档案，应根据档案保管期限表的规定，进行档案价值鉴定和销毁工作。档案价值鉴定工作，应在分管校长的领导下，由档案室和有关业务部门的人员组成鉴定小组进行，必要时组成档案鉴定委员会来进行。经过鉴定，对需要销毁的档案，应填写档案销毁清册，办理审批手续。销毁准销档案时，须实行监销制度。第十一条 归档手续归档时要简要说明归档情况，填写归档移交目录，核查清楚，交接双方签字。第十二条 借阅制度本校工作人员因工作需要利用一般档案时，凭单位介绍信或有效证件，办理借阅登记手续，即可查阅；利用有保密内容或归档单位有特殊要求的档案，须经学校主管领导批准；党委会记录、校长办公会、校务会议等重要会议记录一律不外借。利用档案一般在档案室阅览，确需借出时，须经档案工作人员同意并办理借出手续。借出档案及时归还，时间不得超出一周，因故不能按时归还，应向档案室说明情况，并办理续借手续。第十三条 本实施细则由档案室负责解释。第十四条 本实施细则自公布之日起实行二、教学类档案管理实施细则第一条 为了加强教学档案的整理立卷和归档工作，更好地为学校各项工作和社会服务，根据中华人民共和国档案法和有关法规，结合学校情况制定本实施细则。第二条 教学档案工作是教学管理的重要环节。学校教学档案实行预立卷制度，即实行由教务处、研究生院、学生工作处及各学院、系、部等教学管理部门立卷的制度。要求将档案工作纳入本单位发展规划、纳入工作计划、纳入工作人员考核范围；布置、检查、总结、验收教学工作及管理的同时，布置、检查、总结、验收教学档案工作。第三条 各教学立档单位明确一名负责分管教学档案工作（即兼职档案员），具体负责组织教学档案的收集、整理、立卷、归档、移交工作。对工作范围内形成的档案材料的完整性负有重要责任。第四条 归档范围JX11 综合1、上级下达的有关教学工作的文件材料；2、教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示规定；3、学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结；4、教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料；5、统计报表；6、学生运动会材料。JX12 学科与实验室建设1、上级有关科学、专业设置及实验室建设的文件材料；2、科学、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料；3、重点学科、专业、实验室建设材料；4、科学、专业、实验室建设计划、简报、总结材料；5、学科、专业、实验室建设统计报表。JX13 招生1、上级有关招生工作的文件材料；2、招生计划、规定、生源计划；3、新生录取材料；4、招生简章。JX14 学籍管理1、学生学籍卡片；2、新生名册；3、学生成绩单；4、学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）；5、学生奖励材料；6、学生处分材料。JX15 课堂教学与教学实践1、各专业教学计划、教学大纲；2、课程建设要求及安排，校历表，课表；3、社会调查、社会实践计划、总结及有关材料。JX16 学位1、上级有关学位工作的文件材料；2、学校学位评定条例、办法及计划、总结；3、学位委员会会议记录、决议；4、学位委员会授予各层次学位清册；5、本科生优秀学士学位论文；6、博士、硕士研究生论文及答辩材料。JX17 毕业生1、上级有关毕业生就业的文件材料；2、毕业生工作计划、简报、总结；3、毕业生供需统计、计划、合同；4、毕业生就业名册；5、毕业生注册名册；JX18 教材1、自编、主编教材及著作；2、各专业使用目录。第五条 归档要求1、手工书写，应用不褪色的黑色或蓝色钢笔，字迹要求工整清晰；2、每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录。对材料原有题名不要随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加；3、每一案卷不得超过200页；4、卷内材料情况说明，应填写在备考表内。若无说明，也应将立卷人、检查人姓名、时间填写上。检查人应是立卷单位负责人。第六条 归档时间可随时归档，但每年的6月底前，将上一年的档案全部归档齐全。第七条 案卷质量要求应按问题大致相同的规律组卷，其中批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。第八条 归档手续填写归档移交目录，交接双方签字。第九条 借阅制度教学档案一般不外借，只能在档案室内查阅或复印；查阅文件时，利用者出示本人证件或单位介绍信；查阅个人资料（如：往届毕业生的中英文成绩单、录简单等）时，代办者需带本人身份证和当事人身份证复印件或毕业证复印件（代办邮寄）；单位核查需来人带单位公函或介绍信办理；电话查询，需要把查询单位的公函或介绍信以及所要查的学生资料传真过来（传真；若需要邮寄，可把以上材料寄过来，待核实后签字盖章，再寄回去。第十条 本实施细则由档案室负责解释。第十一条 本实施细则自公布之日起实行三、科研类档案管理实施细则第一条 为加强学校科研档案管理，依据中华人民共和国档案法、科学技术档案工作条例，结合学校具体情况，特制定本细则。第二条 科研档案是指本校教学、科学技术活动中直接形成的具有保存价值的科技文件材料（包括文字材料、计算材料、图纸、影片、录音带、录象带、标本等）。第三条 档案是历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富，必须集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全、便于开发利用。科技处、各学院、重点实验室在教学、科研活动中形成的科技文件材料应立卷归档，按规定移交档案室集中保管，任何单位和个人不得擅自留存或销毁。第四条 科技处及各学院、重点实验室是科技文件材料的形成单位，都要建立健全立卷归档制度，明确主管领导，配备兼职档案人员，及时收集、立卷、按时归档。第五条 档案室负责督促、指导、检查、帮助立档单位立卷归档；负责接收、整理、分类、鉴定、保管、提供利用档案；负责档案统计工作。第六条 管理性文件材料在次年六月底以前归档，专题性、成套性档案在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档 ；报奖材料在报奖同时归档。第七条 归档范围1、科研综合管理、科研课题（科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用）等方面对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的科技文件材料。2、研究课题（项目）的依据性材料、实验过程中形成的数据、调查记录、原始性材料和成果性材料以及重要学术论文、报告、专著等有保存价值的科技文件材料。第八条 科技文件材料由科研文件材料形成部门和课题组立卷、归档，应该遵循科技文件材料的自然形成规律，保持文件材料之间内在有机联系，便于查找与利用。第九条 案卷质量要求1、将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理，视其材料多少，组成一题一卷或一题数卷。2、内容不可分的科研文件材料按以下要求排列；正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。3、接收档案必须填写移交清册，一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章同时移交保存数据的软盘。4、课题组负责归档前的鉴定工作，提出每个案卷的保管期限和划分密级。第十条 借阅制度科技处、本课题组可以直接阅读自己移交的档案。除此之外，须经科技处或该课题负责人同意，方可借阅或复印。查阅文件或综合材料时，利用者出示本人证件或单位介绍信；科研奖状档案原件一律不外借，只能在本档案室查阅、复印或扫描。第十一条 学校档案室提供符合国家标准的档案库房，保证档案的完整与安全。根据档案保管期限表的规定，做好鉴定和销毁工作。凡失去保存价值需要销毁的档案，必须填写销毁清册，档案室会同科技处进行鉴定，由主管校领导批准，方可销毁，销毁时要指定两人监销。第十二条 本实施细则由档案室负责解释。第十三条 本实施细则自公布之日起实行。四、产品类档案管理实施细则第一条 为了加强学校产品档案管理，依据中华人民共和国档案法、普通高等学校档案管理办法制订本细则。第二条 产品档案系指学校自行设计、试制、生产、经营和销售过程中直接形成的，对学校和社会有保存价值的文字材料、图纸、图表、录像带、样品或样品照片等。第三条 档案是历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富，必须集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全、便于开发利用。校办产业各单位在生产活动中形成的有保存价值的文件、材料应立卷归档，按规定移交档案室集中保管，任何单位和个人不得擅自留存或销毁。第四条 校办产业管理处是产品档案的形成单位，要建立健全立卷归档制度，明确主管领导，配备兼职档案人员，及时收集、立卷、按时归档。第五条 档案室负责督促、指导、检查、帮助立档单位立卷归档；负责接收、整理、分类、鉴定、保管、提供利用档案；负责档案统计工作。第六条 归档范围产品综合管理性文件，产品研制、产品生产试制与鉴定、产品生产、产品销售技术服务各阶段对学校和社会当前与长远具有参考和凭证作用的文件、材料。 第七条 归档时间管理性文件材料在次年六月底以前归档。产品研制、产品鉴定、产品生产类材料在产品正式投产后两个月内归档。第八条 归档要求1、归档的文件材料应该遵循文件、材料的自然形成规律，保持文件、材料之间内在有机联系，便于查找与利用。2、产品在投产过程中形成的档案可暂不装订或部分装订，装盒后编号上架，以利于档案的续补，待整个产品停产后全部装订。3、接收档案必须填写移交清册，一式二份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间，交接双方要签名盖章，并同时移交保存数据的软盘。4、校办产业管理处负责归档前的鉴定工作，提出每个案卷的保管期限和划分密级。第九条 借阅制度校办产业管理处可以直接阅查此门类档案。除此之外，须经校办产业管理处有关同志同意，对于有密级要求的案卷须有校办产业管理处介绍信，方可借阅或复印。第十条 档案室提供符合国家标准的档案库房，保证档案的完整与安全。根据档案保管期限表的规定，做好鉴定和销毁工作。凡失去保存价值需要销毁的档案，必须填写销毁清册，档案室会同校办产业管理处进行鉴定，由主管校领导批准，方可销毁，销毁时要指定两人监销。第十一条 本实施细则由档案室负责解释。第十二条 本实施细则自公布之日期实行。五、基建类档案管理实施细则第一条 为了进一步加强基本建设档案资料的管理工作，充分发挥基建档案资料在工程建设、规划、勘测、设计、施工、管理、科研、抗灾、战备、改建、扩建和维修等工作中的作用，使基建档案完整、准确、安全保管并有效利用，根据中华人民共和国档案法国家档案局、国家计委1988年联合颁发的对基本建设档案资料管理的暂行规定，结合我校基建工作和基建档案管理工作的实际情况，制定基建档案管理实施细则。第二条 基建档案是基建工作的真实记录，是基建项目工程从提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）的全部过程中形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的历史记录。它是学校基本建设工作的重要依据。第三条 归档范围包括基建文件、施工技术文件和竣工图三部分。完整、准确、系统地编制竣工图和整理出有关技术文件材料是各工程管理部门、建设单位、施工单位和设计单位的共同职责。基建档案工作要做到两个同步，即：档案工作一开始就与工程建设同步进行；竣工材料的积累、整编、审定工作与施工的进展同步进行。工程竣工验收时，要提交一整套合格的工程竣工档案资料，并作为竣工验收的必备条件之一。第四条 归档时间1、各项工程验收时，竣工档案不完整、不准确、不符合要求的，不予验收。竣工档案在工程验收合格后两个月内向档案室报送。2、按项目的工作阶段或子项目结束归档，停、缓建工程技术档案应在工程停、缓建后立即归档。3、归档的竣工资料，一式二份（一份交城建档案馆，一份学校档案室保存）。第五条 归档要求1、基建档案必须实行集中统一管理的原则，全校的基建档案由档案室集中统一管理。工程竣工档案，必须真实地反映工程竣工后的实际情况，具有永久和长期保存价值的文件材料必须完整、准确、系统，需签章的责任者的签章手续必须齐全。所归档的文件资料应为原始件，存复印件的需注明原始件的去向。今后编研、维修、改建、扩建、凭证利用，不论是否原件，均应具有法律效用。2、基建部门要由一名主管领导分管基建档案工作，并配备一名兼职档案员负责基建文件的收集、整理、立卷、归档工作。3、编制工程竣工档案，必须采用不易褪色的具有较长保管时间的黑色、蓝黑绘图、书写墨水，不得使用红色墨水、复写纸和一般圆珠笔等。竣工图要在新施工图纸上修改，必须图面整洁，反差明显，文字材料字迹要工整、清楚。凡是归档的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明准确。4、基建部门在每次工程概算总投资额中预留2%档案保证金（最高限额为伍万元），待施工单位将应归档文字材料归齐后予以拨付。第六条 归档手续1、基建档案归档时要简要说明归档情况，填写归档文件移交清单，一式二份，要核查清楚，双方签字各一份。 2、 移交手续