新论岗位分工在内部会计控制中的运用.doc

论岗位分工在内部会计控制中的运用【内容摘要】：岗位分工是实现内部控制的有力保障。企业要健全和强化内部组织机构，它是企业经济活动进行计划、指挥和控制的组织基础，其核心问题是合理的职责分工。内部会计控制原则的内部牵制原则坚持要求不相容职务相互分离，确保不同部门与岗位之间权责分明、相互制约、互相监督。只有严格将岗位职责进行逐一分离，才能发挥相互监督、相互制约的作用。使权有所属、责有所归、利有所享，避免发生越权行为或争权夺利、相互推诿、相互扯皮等现象，实现内部控制的目标，维护社会主义市场经济秩序.【关键词】：内部控制 内部会计控制 岗位分工 内部控制包括内部管理控制和内部会计控制两个子系统。内部会计控制是为了提高会计信息质量、保护资产的安全、完整，确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。岗位分工是现代内部会计控制的核心内容和存在的主要基础。内部会计控制制度是指对岗位分工中会计业务、会计记录和会计报表的可靠性有直接影响的内部控制。岗位分工明确规定处理各种经济业务的职责分工和程序方法。企业要健全和强化内部组织机构，其核心问题是合理的会计岗位分工。一、了解岗位分工，明确会计岗位职责（一）岗位分工的内容岗位分工是指在会计机构内部按照会计工作的内容和会计人员的配备情况，将会计机构的工作划分为若干个岗位，并按岗位规定职责进行考核的责任制度。（二）会计岗位的具体分工根据企业的规模和经营管理的要求以及企业实际情况，会计岗位分工如下：1、会计主管，全面负责组织领导本企业的财务会计工作，开设总分类账及部分明细分类账；审核记账凭证；定期组织对账；负责筹资与投资的核算；编制会计报表并进行必要的财务分析。2、出纳岗位，负责办理货币资金的收付业务，建立银行存款日记账和现金日记账，并根据有关货币资金收付凭证逐日逐笔登记，每日结出金额。负责现金支票和转账支票的签发以及其他银行结算凭证填制。在主办会计监督下与银行对账。3、往来结算岗位，负责办理企业与各方面的往来结算业务。4、固定资产核算岗位，负责固定资产增减变动的核算，在建工程的核算以及固定资产折旧的计提，应建立固定资产、在建工程、累计折旧等明细，并根据有关凭证进行登记，定期与总分类账进行核对。5、成本会计岗位，负责组织生产成本核算，包括基本生产核算和辅助生产成本核算。6、费用核算岗位，负责期间费用的核算以及营业外收支业务的核算。7、稽核岗位，负责财务稽核和会计报告工作。根据业务的繁简和人员的多少，实行一人一岗、一人多岗或一岗多人，明确职责，各司其责，但管钱的不能管账，管账的不能管钱，出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账面的登记工作。通过岗位分工，能够从根本上有效地防范舞弊现象的发生。（三）制定会计岗位原则由会计工作的特性所决定，会计人员的岗位责任制必须遵循如下原则：一是合法性原则；二是全员性原则；三是全过程原则；四是不相容职务相互分离原则；五是成本效益原则；六是不断修订和完善的原则。所谓不相容职务是指那些如果由一个人担任，既可能发生错误与舞弊行为，又可能掩盖其错误与舞弊行为的职务。换言之，对不相容的职务，如果不实行相互分离的措施，就容易发生舞弊等行为。如物资采购业务，批准进行采购与直接办理采购即属于不相容的职务，若这两个职务由一个人担当，出现该员工有权决定采购价格、时间等，没有其他岗位和人员的监督、制约，就容易发生舞弊行为。二、掌握内部会计控制内涵，防范企业内控风险，加强企业内部管理（一）内部会计控制的内容内部会计控制由组织的计划和主要或直接与保障资产和财务记录的可靠性相关的所有方法和程序组成，一般来说包括批准和授权系统、保管记录和会计报告的人物与经营或资产保管的任务相分离、对资产的实物控制和内部审计等控制手段。内部会计控制包括资产保护、保证账目和财务报告真实性和完整性的有关方法、程序和组织规划。一个有效的内部会计控制制度应具有按管理部门需要来保证执行经济业务和完成工作的职责，以及保证制度正确实施的有效程序。（二）内部会计控制的方法1、不相容职业相互分离控制，主要包括：授权批准与业务经办、业务经办与会计记录、会计记录与财产保管、业务经管与稽核检查、授权批准与监督检查等；2、授权批准控制，是指单位在办理各项经济业务时，必须经过规定程序的授权批准；3、会计系统控制，其主要内容包括：建立会计工作的岗位责任制、按规定取得和填制原始凭证、设计合理的凭证格式、对凭证进行连续编号等；4、预算控制，预算由各预算单位组织实施，并辅之以对等的权、责、利关系；5、财产保全，主要包括接近控制、定期盘点控制等；6、风险控制，包括经营风险和财务风险两大类；7、内部报告控制，有利于保证管理人员获得与责任和权限有关的信息，畅通相关人员交流的渠道；8、电子信息技术，包括实现内部控制手段的电子信息化和对电子信息系统的控制。（三）内部会计控制制度内部会计控制制度是指那些对岗位分工中会计业务、会计记录和会计报表的可靠性有直接影响的内部控制。内部控制制度是单位会计基础工作的重要组成部分，是发挥会计监督职能的前提。企业单位制定内部控制制度的基本目的在于：保证组织机构经济活动的正常运转，保护企业资产的安全、完整与有效运用，提高经济核算的正确性与可靠性，推动与考核企业单位各项方针、政策的贯彻执行，评价企业的经济效益，提高企业经营管理水平。随着我国经济体制改革的不断深化和现代企业制度的建立和完善，人们迫切要求规范会计行为，提高会计信息质量，强化经营管理，控制经营风险。因此，企业内部会计控制制度，有利于企业会计基础工作，规范会计行为和管理行为，提高单位内部的管理水平，有利于规范会计工作秩序，提升企业整体管理水平。三、强化内部会计控制中的岗位分工（一）岗位分工是内部会计控制的一个重要组成部分岗位分工属于内部会计控制方法中不相容职业相互分离，是内部会计控制的一个重要组成部分。其主要特征是对有关责任进行分配，是单独的一个人或一个部对任何一项或多项经济业务活动无完全处理权，必须经过其他部门和人员的查证、核对。从横向来看，至少要经过两个相互之间没有隶属关系的部门或岗位，使一个部门的工作或记录受另一个部门的工作或记录的牵制，借以相互制约，防止或尽早发现问题。从纵向来看，至少要经过上下两级，是上级受下级的牵制、监督，各有顾忌，不敢随意妄为。岗位分工可以使每项经济业务的处理既不会被一个人所包办，也不会因多人经手而没有互相牵制、监督，造成损失，从而确保每项经济活动业务必须经过两个或两个以上的人员处理，达到相互监督、相互制约、纠错防弊的目的。（二）岗位分工是实现内部控制的有力保障企业要健全和强化内部组织机构，是企业经济活动进行计划、指挥和控制的组织基础，其核心问题是合理的职责分工。在一般情况下，处理每项经济业务的全过程，或者在全过程的某几个重要环节都规定要由两个部门或两个以上部门、两名或两名以上工作人员分工负责，起到相互控制的作用。授权进行某项经济业务的职务要分离；执行某项经济业务的职务与审核该项业务的职务要分离；执行某项经济业务的职务与记录该项业务的职务要分离；保管某项财产的职务与记录该项财产的职务要分离等。岗位分工是基于这样的假设，企业内任何一项业务不能由一个人单独操作，必须由两个以上的人来办理，而且经办人员只能在自己的职权范围内做出处理，即两个人无意识同犯一个错误的可能性很小，而一个人舞弊的可能性要大于两个人。这就形成一个互相交叉、互相制约、互相检查的内部控制过程。如果突破这个假设，不相容职务的分离就不能起到作用。内部会计控制应当保证单位内部设计会计工作的机构、岗位的合理设置及其职责权限的合理划分，坚持不相容职务相互分离，确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督，起到内部牵制的目的。四、强化内控基础，努力实现企业稳定经营，健康发展（一）我国企业内部会计控制的现状我国企业普遍认识到内部控制的重要性，但作为内部控制认识不够：侧重于企业外部环境的梳理，而忽视了内部各环节、各岗位的牵制；侧重于经营环节的程序控制，而忽视了企业整体的协调；侧重于内部控制制度的学习，而忽视了执行制度的人的素质提高；侧重于对货币、实物的控制，而忽视了企业文化环境的建设等。尽管是必需，但企业在内控建设方面的意识和积累毕竟还很薄弱，具体到推进企业内部控制的时候，往往会非常困惑。首先，当前中国企业对风险管理、对内部控制的认识还是比较浅显，要么理解成财务控制，要么理解成审计手段，很多企业都是在经营风险暴露之后才开始关注到这个问题。（二）内部控制弱化的主要原因内部控制弱化的主要原因为以下几个方面：1、控制环境基础薄弱。控制环境是内部控制的基础，直接关系到企业内部控制的执行和贯彻。它涵盖对建立、加强或削弱特定政策程序及其效率产生影响的各种因素，包括企业管理人员的品行、操守、价值观、素质和能力，管理人员的管理哲学、经营观念，以及企业各种规章制度、信息沟通体系、业绩评价机制等。控制环境基础薄弱的一个重要表现是未能很好的坚持岗位的合理设置及其职责权限的合理划分，以及不相容职务相互分离的基本原则。内部会计控制应当保证单位内部涉及会计工作的机构、岗位的合理设置及其职责权限的合理划分，坚持不相容职务相互分离，确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督、起到内部牵制的目的。反之，则达不到相互制约、相互监督，内部牵制的目的。2、企业内控部门责权不对称，内部控制和监督不力。这里说的内部控制主要是指内部会计控制。作为承担内部控制主要部门的财会、审计部门存在严重的责权不对称现象。内审部门形同虚设，内部审计作为内部控制的重要组成部分，是企业改善经营管理、提高经济效益的自我需要。但是，在我国企业的内部审计并没能真正履行其应有的职能。责权不对等。权力、义务与责任对等是内部控制的基本原则之一。而目前有关法规中明确内部控制机构既代表国家执行行政监督职责，又要为企业领导加强经营管理、提高经济效益提供服务。这种理论上的双向服务机制将内部控制机构经济责任和义务确定得大于其实际的功能和拥有的权力，只能把内部控制机构置于一个两难的境地。3、风险管理组织和体制不健全。缺乏包含决策、管理和具体执行层在内的完整的风险管理组织。内部审计限于财务报表审计和经济责任审计，缺乏对风险管理情况的检查和监督。缺乏系统的成套风险管理体制，识别影响企业达标的风险进行监控及管理。没有将风险管理的手段和内控程序融入到管理与业务的制度与流程中。五、加强内控措施，落实相关管控风险，完善管控方法(一)相关机构加强监管如果披露虚假会计信息，管理当局应承担相应的责任。因其有责任建立内部控制，并保证内部控制的有效运行。如果出现没有授权的经营活动，导致会计信息失真，就说明没有履行内部控制制度的责任，也应承担责任。同时要加大对会计师事务所的处罚力度，使得注册会计师更为谨慎执业，保持其执业的规范性和独立性，形成一种拒绝虚假会计信息的机制。(二)建立优化的组织机构和高效的运作程序优化的组织结构是指明确授权形式和授权对象及组织行为的分配，例如一个人只能有一个直接上司，明确谁该向谁负责。高效的运作行为则是指在规范前提下的高效，包括严格的授权、明确的责任，责任到人。（三）完善资源政策及激励约束机制一个好的人事政策和实务，能确保执行企业内部控制的人员具有胜任能力和正直品行。公司职员的胜任能力和正直性在很大程度上取决于公司的有关雇用、培训、待遇、业绩考评及晋升等激励政策和程序的合理程度。特别是要把工作的重点放在提高会计人员素质。严把用人关，对重要岗位的会计人员的配备和会计主管人员的选拔应全面考察其德、能、才、绩等综合素质。同时，要多层次、多方位地加强岗位和在职人员的培训，提高会计人员的业务素质，加强职业品德教育，形成以自我控制为主、自检纪律为主要手段的内部会计控制制约机制，使之不敢、不愿参与财务报告造假。（四）强化内部审计强化内部控制系统是需要被监督的，作为内控的监督最主要且重要的形式便是内部审计。应在企业内部建立一个不依附于任何职能部门的并且相对独立的内部审计机构，来统一管理企业的内部审计工作和协调外部注册会计师的审计工作，独立的行使审计监督权，并为改进内部控制提出建设性意见。内部审计机构的人员应由独立于业务会计人员之外的会计人员组成。在我国，内部审计的主要目标除了核查企业会计账目外，还包括对内部控制制度执行情况进行检查，监督单位内部各项规定的落实和执行情况，帮助管理当局监督和评估控制政策和程序的有效性，发现存在的问题并及时反馈，为改进单位内部控制提供建设性意见。（五）明确企业重要部门的不相容职务的分工1、明确财务部门的岗位分工，并进行岗位轮换，既能起制约作用，又能及时发现制度漏洞，不断完善管理和控制制度。2、明确存货和固定资产管理部门的岗位分工，切实保证企业存货和固定资产的安全与完整。3、明确采购、销售管理部门的岗位分工，保证经营过程中物资供应以及能够客观、及时的反映客户的意见和建议，不断完善工作。（六）控制企业授权批准授权批准的控制要求单位明确规定涉及会计及相关工作的授权批准范围、权限、程序、责任等内容，单位内部的各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任，经办人员也必须在授权范围内办理业务。企业要明确一般授权和特别授权的责任和权限，以及每笔经济业务的授权批准程序，并按照规定的权限和程序执行。内部会计控制不单纯是狭义的会计控制，还包括资产控制和为保护财产安全而实施的内部牵制，因此，各企业都要把内部会计控制作为单位管理的一种重要手段。明确企业内部各部门的性质与职责，明确各部门和人员应承担的责任，赋予其相应的权力，规定操作规程和处理手续，制定追究责任的措施和奖惩，使得权有所属、责有所归、利有所想，使内部会计控制在