如何做好一名助理(或内勤).doc

八、客户或者朋友等介绍的礼仪 ? 作为助理，上级经常会接见一些客户或朋友，作为上级的助理协助接见是很正常的事情，所以需要注意介绍时的礼仪： * 先介绍位卑者给位尊者： * 年轻的给年长的 ? * 自己公司的同事给别家公司的同事 ? * 低级主管给高级主管 * 公司同事给客户 ? * 非官方人事给官方人士 ? * 本国同事给外国同事 九、交换名片的礼仪 ? 作为助理，陪同上级会见一些客户或朋友，这是很正常的事情，所以需要注意交换名片时的礼仪： * 如果是坐着，尽可能起身接受对方递来的名片 ? * 辈份较低者，率先以右手递出个人的名片 ? * 到别处拜访时，经上司介绍后，再递出名片 ? * 接受名片时，应以双手去接，并确定其姓名和职务 ? * 接受名片后，不宜随手置于某个地方 * 经常检查皮夹 ? * 不可递出污旧或皱折的名片 ? * 男士名片夹或皮夹置于西装内袋，避免由裤子后方的口袋掏出 ? * 尽量避免在对方的名片上书写不相关的东西 ? * 不要无意识地玩弄对方的名片 * 上司在时不要先递交名片，要等上司递上名片后才能递上自己 的名片 十、端送茶水的礼仪 ? 作为助理，上级经常会见一些客户或朋友，端送茶水也是工作的一部分，所以需要送茶水的礼仪： 步骤1 准备好器具 步骤将茶水等用品放在托盘上 步骤先将托盘放在桌上再端送给客人 步骤奉茶水时客人优先 步骤留意奉茶水的动作 步骤拿起托盘退出会客室 如果没有托盘，则用双手端起茶水。给客户倒水要倒七分水，不能太满溢出来也不能太少看着不够喝。纸杯要用新的一次性杯子；来访者已进入上级办公室的，则进入办公室前一定要敲门。进去后双手端着杯子 ，（注意，手要握低一点，不能碰到杯口，这样客户会感觉您很注意卫生），然后走到客户身边稍微弯腰把水放在其旁边，放的时候也要两手放下，然后轻轻地转身出来带上门即可。 故事分享： 一个上了年纪的木匠准备退休了。 他告诉雇主，他不想再盖房子了， 想和他的老伴过一种更加悠闲的生活。 他虽然很留恋那份报酬，但他该退休了。可是，木匠的心思已经不在干活上了， 不仅手艺退步， 而且还偷工减料。 ? 木匠完工后，雇主来了。 他拍拍木匠的肩膀，诚恳地说： 房子归你了，这是我送给你的礼物。 木匠感到十分震惊： 太丢人了呀 要是他知道他是在为自己建房子，他干活儿的方式 就会完全不同了。 你就是那个木匠！ 每天你钉一颗钉子，放一块木板，垒一面墙， 但往往没有竭心全力。 终于，你吃惊地发现， 你将不得不住在自己建的房子里。 如果可以重来 但你无法回头 人生就是一项自己做的工程， 我们今天做事的态度 决定了明天住的房子 感恩惜福 祝各位亲爱的家人在合才王国的这个平台上 心 想 事 成！ 愿天下最美好的事情都发生在你和你的家人身上! * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 一、助理的定义： 助理既联系上下，又协调左右，既是政务的参谋，又是事务的“主管”，是上下级、部门/中心之间的纽带。助理应认识到自己所处的地位和所应发挥的重要作用，爱岗敬业，尽职尽责地履行自己的职责，富有成效地做好工作。 二、助理的分类（根据岗位级别来分）： 1、董事长助理 12、商务助理 2、总经理助理 13、执行总监助理 3、行政助理 14、策划助理 4、销售助理 15、美工助理 5、项目助理 16、咨询助理 6、财务助理 17、运营总监助理 7、人事助理 18、生产助理 8、采购助理 19、设计师助理 9、经理助理 20、培训助理 10、市场助理 等等 11、产品助理 在现实生活中平时接触比较多的助理职位有：董事长助理、总经理助理、经理助理、行政助理、人事助理、项目助理等等岗位 三、做一名好助理，主要应在以下8个方面努力： （一）要认清自己，处事有原则 找不准位置，也就找不准工作的立足点、切入点、着力点，工作起来也就找不着“感觉”。助理围绕着中心工作，上协助领导，下联系员工及部门，在处理事情过程中，把握好工作分寸，管理不巨细，参谋不决断，助手不揽权，不越权，不越位，不缺位，工作要到位。 另外，助理对于工作岗位上的事情，要有自己的立场，不能随波逐流。 举例 ；比如以前我在营销中心担任内勤时（其实换种说法也叫销售助理），是一个服务的角色，同时也是一个管理者的身份。当时定下了一个请假制度，制度中说如果需要请假，提前一天在ORT登记，并告知直接上级审核，审核通过后最后由营销内勤批准。但结果员工直接同直接上级请假，而未告知营销内勤，事后也没采取措施来处理。结果导致这种想象越来越严重。 通过此事件说明了，全力协助制度的执行落地，如果有人违法了这个制定，就按照规定处理，并把处理结果通告全部门，让其他员工以此为鉴！ （二）要耳聪目明，作好参谋工作 从大的方面说，当助手重要的在于搞好信息、决策、督查服务。及时地捕捉信息，准确地搞好反馈，积极地当好决策参谋。不仅要善于发现问题，还要认真分析问题，给领导解决问题提供决策参考。领导一旦采纳决策意见，还要制订决策备选方案。备选方案不能只是一种，要有多种方案，以便优中选优，“拍板定案”。决策制定后要采取得力措施抓落实，并及时搞好督促检查，搞好落实情况反馈。 这点非常重要，也是提升自我的好机会。在做营销内勤工作时，我除了把事务性工作做好，同时也是高管及整个团队的眼睛、嘴巴、耳朵等，一定要做到耳听八方，眼观四路，了解团队人员的现状。 比如：1）当发现团队中有人业绩不理想时，可以找他们谈心，了解情况，尽自己 的一份力量，同时把信息及你的建议想法一起及时反馈给他的直接上级，以便上级能更好的支持。 2）如果有了解到团队成员中发生喜事或者丧事，一定要及时问候，告知相应上级表示祝福和问候，体现出合才“家”的文化。另外，如果这件事情有涉及到其他部门，那第一时间反馈到相应的对接人，以便接下来的工作顺利进行。（例：合才的福利：婚事、丧事、生育等） 3）假如现有个客户C报名参加了某个课程，突然发现此客户C是销售人员A 和销售人员B都在跟进的，作为营销内勤怎么处理这件事情？ 方法：先了情况，然后再最初决策；了解情况时，分别找A和B单独分开谈话 （切记不能一起谈话），了解到如果确实是A和B同时在跟进的事情，处理一： 协商一起跟进，根据合才营销中心的分配机制，落实好分配的比例，达成一致； 如果此方法不成，那就处理二：客服CRM系统查询，客户记录的最初跟进人。 （所以平时每月定好时间点上交跟进的客户，录入到CRM系统，一是成为公司资源， 二是提供查询客户的依据。） 解决问题的思路： 1） 发现问题-分析问题-解决问题 2）发现问题-分析问题-解决问题-预防问题 3）发现问题-清楚目标-效果导向-原因分析-解决方法-行动计划-总结、预防 方法3是目前教练经常用的方法；过去是基于过去看未来，我们是要基于未来看过去。 效果导向是这个问题解决后给我们带来的意义和好处。最后，重点是要解决问题的行动计划，要落实到位！ （三） 要善于长袖善舞，作好各部门之间的“润滑油” 首先要协调好上下的关系。对上：要尊重而不盲从，服务而不奴婢，更不能违背原则盲从领导。陈云同志说，要“不唯书，不唯上，要唯实。”在实际工作中，不看领导眼色是不可能的，但要有分寸，要坚持原则，按章办事，不能惟命是从。待下：以礼，以诚，以情。不要盛气凌人，不搞瞎指挥、乱指挥，不欺下瞒上。再是协调好内外关系，外求支持协作，内求团结向上。 对于上级交代的事情需注意的：（不管是助理还是其他岗位的都适用） 1、去上级办公室，随时带上记录本和笔，且记录本要大气； 2、对于上级交代的事情，要重复一次，确认你理解的意思是否与上级一致； 3、在交代事情过程中，不管事情的对与错，先听从领导说的；说完后，如果有什么地方，你觉得有一些有利的意见，尊重上级然后表达下你的意见。因为有时上级可能考虑问题的出发点和你所想的有出入的； 4、对于交代的事情，在汇报时，一定要汇报结果，然后有需要的话再汇报一些细节； 5、在处理领导交代的事情中，不要等事情全部结束后才汇报，在进行中过程也需要汇报，如果在过程中有需要帮助的，或者难点及时提出来，以便得到更好的解决方案； 对与部门与部门的沟通：（核心-信息传递的快、准；部门之间的和谐） 1）先弄清楚，这个事情找哪个部门，找部门的哪个人。事情一定要找准部门，找准人；目的一是提高工作效率；二是避免部门之间的矛盾； 2）部门之间的沟通要顺畅、及时；因为我们是整个公司部门与部门的桥梁，担任信息传递的重要任务。 3）如果某件事情之前已与部门对接好，又因其原因发生变化，要第一时间告知对接人改变的结果，以免出现错误。（此点非常重要：很多时候在工作中，我们忽略了这点，比如开课，原定于6月7号培训室开课，因某些原因改地点了，如果你是此事的负责人，如果不告知其他部门的话，很可出现客户来了，没找准地点） 4）部门与部门之间的沟通协调要注意表达方式，如果表达不当，会造成部门之间的误会，这是公司上级不愿看到的现象。 5）如某件事情需要其他其部门的协助，在参与之前一定要先征得协助部门上级的同意。（这个协调如果是助理可以谈的那就助理去，如果是需要你的上级去的，那助理就温馨提醒上级做这个动作） 6）如果部门与部门之间的有些事每月对接点时间一样，那可以整理出一份清单，列好时间点和事项，给到部门的对接人方便工作地开展。 （四） 要高效快捷处理有关事务