财务管理系统操作步骤.doc

一、设置基本科目数据对于一个财务管理系统来说，主要是保存相关会计科目的各种数据，然后通过这些基本数据计算各种报表，从而反映企业的财务状况。为此，在开发财务管理系统前，首先列出全部的会计科目，然后针对实际的数据输入基本数据并计算基本数据结果。如此，后续就可以依照这些数据制作各种财务分析报表了。设计目标如下。设置会计科目类别：插入一个工作表并制作会计科目类别表，然后通过“VLOOKUP()”函数将会计科目类别数据引用到“会计科目表”的“类别名称”列表内。计算现金流量数据：根据现金流量表在各个季度不同活动的基本数据，计算出不同活动的现金流出流入小计、现金流量净额以及现金及现金等价物净加额。1 设置会计科目类别本例先插入一个空白工作表，然后在此工作表上制作“会计科目类别”表，并设置相关的格式，接着通过“VLOOKUP()”函数将【会计科目类别】表的【类别名称】数据引用到【会计科目表】的【类别名称】列表内。请先打开“财务管理系统Xls”文件，然后依照以下步骤操作。(1)在此工作簿中插入一张空白工作表，更改工作表标签为【会计科目类别】，然后增大第1行单元格的行高为33.0；(2) 拖动鼠标选择Al:C1单元格，使其合并及居中，然后合并第2-8行的BC列为一列七行(3) 此时在单元格上输入会计科目类别表的数据，然后设置文本的格式，其中标题文本的大小为“12”，并加粗显示，而其他文本的大小则为“9”(4) 拖动鼠标选择B2:B8单元格，然后按下Ctrl+l快捷键打开【单元格格式】对话框，选择【边框】选项卡，接着在此选项卡上设置边框效果，最后单击【确定】按钮。(5)拖动鼠标选择A1:B8单元格，然后在编辑栏的名称框上为单元格设置名称为【会计科目类别】，然后使用快捷键shift+enter。(6) 此时返回【会计科目表】工作表，然后选择D4单元格，并在编辑栏上输入从【会计科目类别】表中引用“类别名称”数据的函数“=if（c4=”,”,vlookup(c4,会计科目类别,2)）”，接着单击【输入】。(7)j将函数复制到其他单元格 (8)返回【会计科目类别】工作表，然后选择【格式】/【工作表】/【隐藏】命令，将此工作表隐藏起来二、计算现金流量数据为了清楚呈现某一特定日期公司的财务状况，财务管理系统中加入现金流量报表是非常必要的。本例将在一个基本的现金流量表中，通过产生现金流量不同活动的基本数据，计算出现金流出流入小计、现金流量净额以及现金及现金等价物净加额的结果。依照以下步骤操作。打开【现金流量表】工作表，对四个季度的现金流进行计算，【练习时间】三、现金流量分析与预测制作现金流量表并计算出所有现金流量活动各种项目的数据后，接下来就可以利用这些数据对企业的现金流量进行详细的分析，其中包括现金流量活动的现金流量汇总、制作用于现金流量趋势分析的定比表，以及通过趋势线性方程法预测现金流量的状况。设计目标如下。制作现金流量汇总表：插入一个工作表并制作“现金流量汇总表”的表格，然后从现金流量表中获取数据，并进行分类汇总处理。 制作现金流量定比表：插入一个工作表并制作“现金流量定比表”的表格，然后从现金流量汇总表中获取数据，计算各个季度的现金流量趋势百分比。 制作现金流量预测表：插入一个工作表并制作“现金流量预测表”的表格，然后利用趋势线性方程的公式“Y=m+nX”计算下一个年度的现金流量预测值。1 制作现金流量汇总表本例将插入一个空白工作表，然后在此工作表上设计“现金流量汇总表”的表格，并从现金流量表中获取各个活动在不同季度的现金流量数据，接着对数据进行分类汇总处理，结果如图所示。(1)插入一张新的空白工作表，更改工作表标签为“现金流量汇总表”。(2) 利用鼠标拖动行号边框的方法，调整第1行单元格的行高和其他单元格的列宽，然后通过“合并及居中”单元格的方法，合并A1:E1单元格和A2:E2单元格，结果如上图所示。(3) 通过【单元格格式】对话框为A3:E10单元格设置边框，然后分别设置A3:E3.A7:E7、A4:A6、A8:A10单元格区域的底纹颜色，结果如上图所示。(4) 设置单元格的格式后，在单元格内输入基本的文本内容，并设置文本的格式，结果如上图所示。(5)-（10）在相应单元格上引入“现金流量表”工作表中的数据。 (11)拖动鼠标选择A3:E6单元格，然后选择【数据】/【分类汇总】命令，打开【分类汇总】对话框后，设置分类字段、汇总方式和汇总项，最后单击【确定】按钮即可。(12)使用步骤(11)的方法，为现金流出项目的现金流量数据进行分类汇总处理。2.制作现金流量定比表定比就是指选定某一年作为基准期，然后通过其余各年对基准期的比较，计算出趋势百分比数。由于这种方法计算的会计期间的趋势分比数都是以基准期为计算基准，所以能够明确地反映出现金流量项目不同会计期与基准期相比的结果。本例将插入一个新工作表，然后在此工作表上设计“现金流量定比表”的表格，接着以“第一季度”的现金流量为基准期同，通过定比的方法计算出各个现金流量项目其他季度的现金流量与基准期现金流量的定比值，结果如图所示。插入一张新的空白工作表后，更改工作表标签为【现金流量定比表】，然后写入相应文本、数据，如上图。3.制作现金流量预测表为了预测未来现金的需求，财务人员可以通过“现金流量汇总表”提供的数据，对四个季度的现金流量进行分析，并根据分析结果预測未来一年的现金流量趋势。对于现金流量的趋势预測，可以通过回归分析法、指数平滑法等方法来对现金流量数据进行趋势分析，并在此基础上预测未来现金流量的发展结果。本例将通过趋势线性方程对现金流量进行趋势分析。本例将新建一个工作表，然后再此工作表中设计“现金流量预测表”的表格，接着从现金流量汇总表中获取基本数据，并通过趋势线性方程的公式“Y=m+nX”计算出下一个年度的现金流量预测值，结果如图所示。=现金流量汇总表！B4=D8/E8=C8/4新建一个工作表，然后更改工作表标签为【现金流量预测表】，接着通过调整单元格行高和列宽以及合并单元格的方式设计表格布局，并输入相关的表格文本。四、计算与分析资产负债资产负债表是公司最主要的综合财务报表之一，它主要用来呈现某一特定日期公司的财务状况。这个时间点通常以一个会计年度的结算日为基准，它反映了这个时间点的公司财务。因为资产负债表主要反映公司的财务状况，因此通过资产负债表，可以了解公司在特定时期资产的总额及其结构，掌握公司拥有或控制的资源及其分布情况，例如有多少资源是流动资产、有多少资源是固定资产、所有者权益的股本等。本例将为各位介绍在财务系统中制作与分析资产负债表的方法。计目标如下。 制作资产负债表：插入一个工作表并制作“资产负债表”的表格，然后从总账工作表中计算期初和期末的资产金额，并通过“SUN()”函数计算流动资产、流动负债、固定资产和所有者权益的值，再计算资产、负债和所有者权益的合计值。 制作资产数据图表1.制作资产负债表本例将插入一个新工作表，然后在此工作表中设计“资产负债表”的表格，并使用“TODAY()”函数获取当前日期的数据，接着使用“SUMIF()”函数计算出各个会计科目的期初和期末金额，最后再计算流动资产、流动负债、固定资产和所有者权益的合计值，结果如图所示。插入一张新工作表后，更改标签为“资产负债表”，接着利用鼠标拖动边框的方法，调整相关单元格的行高和列宽，并对单元格进行合并及居中处理，结果如上图。(2)设置单元格相应区域边框和底纹颜色结果如上图。(3) 设置单元格的格式后，在单元格内输入基本的文本内容，并设置文本的格式。(4) 选择A2单元格，然后在编辑栏输入“=TODAY()”函数，让单元格获取当前日期的值。(5) 拖动鼠标选择关于流动资产、流动负债、固定资产、所有者权益项目中的“期初额”和“期末额”单元格，然后单击【格式】工具栏的【货币样式】，为单元格设置货币的数字格式。(6) 选择B5单元格，然后在编辑栏输入“=SUMIF(总账!B3:B40，”1111“，总账！D3:D40)”函数，并单击【输入】按钮，计算“货币金额”的期初额。(7)选择C5单元格，然后在编辑栏输入“=SUMIF(总账!B3:B40，”F43，”期末金额有亏损“，IF(C43F43，”期末金额有盈余“)”函数，并单击【输入】按钮回，以试算总账的期初额和期末额的平衡状态。2 制作年度损益表本例将先插入一个工作表并设计【年度损益表】的表格，然后通过“TODAY()”函数为单元格获取当前日期，接着使用“SUMIF()”函数计算本年度的收支与利润，以及它们与净利润的比例，结果如图所示。 (1) 打开练习文档后，选择【插入】/【工作表】命令，插入工作表后，更改工作表标签为【年度损益表】，接着利用鼠标拖动边框的方法，调整相关单元格的行高和列宽，并对单元格进行合并及居中处理，设计年度损益表的布局。(2)通过【单元格格式】对话框为如图所示的单元格区域设置边框和底纹颜色。(3)设置单元格的格式后，在单元格内输入基本的文本内容，并设置文本的格式，结果如图所示。(4)拖动鼠标选择B4:B16单元格，然后单击【格式】工具栏的【货币样式】，再次拖动鼠标选择C4:C16单元格，并单击【格式】工具栏的【百分比样式】，如图所示。(5) 选择A2单元格，然后在编辑栏上输入“=TODAY()”函数，并单击【输入】，为单元格设置获取当前日期的函数。(6)选择B4单元格，然后在编辑栏上输入“=SUMIF(总账试算平衡表!A:A，”1201“，总账试算平衡表！E：E)”函数，并单击【输入】，计算销售收入金额。(7) 使用与上一步骤相同的方法，为其他年度损益表科目计算本年数的金额。(8)选择B7单元格，然后在编辑栏上输入“=B4-B5-B6”公式，并单击【输入】，计算经营利润金额。(9)选择B10单元格，然后在编辑栏上输入“=B7-B8-B9”公式，并单击【输入】，计算营业利润金额。接着选择B14单元格，并在编辑栏上输入“=SUM(B10:B12)-B13”公式，再单击【输入】，计算利润总额。最后接着选择B16单元格，并在编辑栏上输入“=B14-B15”公式，再单击【输入】，计算净利润。(10)选择C4单元格，然后在编辑栏上输入“=ABS(B4)/ABS(B16)”公式，并单击【输入】，接着使用相同的方法，分别计算其他会计科目的比例值。六、制作财务系统界面为了方便财务管理系统的安全保障和操作上的便利，制作各种财务报表后，可以为系统设计主界面和登录界面，让管理员使用正确的账号和密码登录系统，并通过主界面打开各种财务报表。设计目标如下。 制作系统主界面：新增一个工作表，并在工作表中插入图片，然后为图片设置链接和宏，接着为各个财务报表设置返回主界面的链接，并设置工作表保护。 制作系统登录界面：通过Visual Basic编辑器设计用于登录系统的用户界面，然后加入验证账号和密码，以及退出系统的VB代码。1制作系统主界面本例将先插入一个新工作表，然后在工作表上插入主界面和标题图片，并为标题图像设置打开对应财务报表的链接，接着为个别标题图片指定宏，并新建宏的模块，最后分别为各个财务报表设置返回主界面的链接，并设置保护工作表和取消显示窗口选项。 (1)插入一张新的空白工作表后，更改工作表标签名称为“财务管理系统”(2)选择【插入】/【图片】/来自文件命令，打开【插入图片】对话框后，选择“index.png”图片，然后单击【插入】。(3) 使用与上一步骤相同的方法，在工作表中插入其他标题图片，并将这些图片放置在主界面图片上。(4)选择“总账”标题图片，然后在此图片上单击右键，并从打开的菜单中选择【超链接】命令，打开【插入超链接】对话框后，单击【本文档中的位置】按钮，接着选择“总账”选项，最后单击【确定】按钮， (5) 根据步骤(4)的方法，分别为其他标题图片设置到对应工作表的超链接(6) 因为【资产数据图表】不能通过超链接的方式打开，所以本步就需要为【资产数据图表】标题图片指定宏，右击“指定宏”。(7) 打开【Visual Basic编辑器】对话框后，在代码编辑窗口输入打开【资产数据图表】工作表的VB代码sheets（”资产负债表”）.select，然后关闭Visual Basic编辑器即可。(8) 选择“退出系统”标题图片3，然后在图片上单击右键，并从打开的菜单中选择【指定宏】命令，打开【指定宏】对话框后单击【新建】按钮，打开【Visual Basic编辑器】后，输入保存并关闭工作簿的VB代码thisworkbook.save/thisworkbook.close，最后关闭Visual Basic编辑器。(9) 返回Excel后，打开【会计科目表】工作表，然后合并F3:G3单元格，并输入“返回系统主界面”文本，接着在此单元格上单击右键，并从打开的菜单中选择【超链接】命令，打开【插入超链接】对话框后，选择链接目标为“财务管理系统”，最后单击【确定】。(10)使用步骤(9)的方法，分别为其他工作表设置返回主界面的超链接。需要注意，因为【资产数据图表】工作表没有单元格，所以本步骤暂时忽略为“资产数据图表”工作表设置超链接的操作。(11)打开【资产数据图表】工作表，然后将“返回主界面”的标题图片16插入到工作表上，并放置在图表右上角，接着使用步骤(8)的方法，为图片指定宏，并在VisualBasic编辑器中输入打开【财务管理系统】工作表的代码sheets(“资产负债图表”).select。(12)打开“财务管理系统”工作表，然后选择【工具】/【保护】/【保护工作表】命令，打开【保护工作表】对话框后，取消所有允许的操作，并输入保护密码“cbookpress”，接着单击【确定】，打开【确认密码】对话框后，在此输入相同的保护密码，最后单击【确定】按钮即可。(13)选择【工具】/【选项】命令，打开【选项】对话框后，选择【视图】选项卡，接着取消选择【窗口选项】栏的所有复选框，最后单击【确定】。2 制作系统登录界面本例将通过Visual Basic编辑器为财务管理系统制作一个用于登录的吊，并在窗体上插入标签、文本框和按钮控件，然后为“登录系统”按钮添加验证登录帐号与登录密码的VB代码，接着添加保存并关闭系统的代码，最后返回它保存工作簿。 (l) 因为上一小节为文档插入了宏，所以在打开练习文档时会打开【安全警告】对话框，此时单击【启用宏】按钮。打开文档后，选择【工具】/【宏】/【Visual Basic编辑器】命令/。(2) 打开Visual Basic编辑器后，选择【插入】/【用户窗体】命令，插入窗体后，调整窗体的大小/。(3) 选择用户窗体，然后单击工具栏上的【属性窗体】，打开【属性】对话框后，设置窗体的标题catiom为“财务管理系统”。(4)选择【属性】对话框的Picture选项，然后单击该选项的按钮，打开【加载图片】对话框后，选择loginGif图片，最后单击【打开】按钮。(5)此时单击工具箱的【标签】按钮A，然后在窗体上拖动鼠标绘制标签控件，接着在【属性】对话框中输入标签文本。(6)选择标签控件，然后设置标签背景颜色为“白色”，接着打开【字体】对话框，设置字形为为“粗体”，大小为“五号”，最后单击【确定】按钮。(7) 根据与步骤(6)相同的方法，在用户窗体上插入一个内容为“登录密码：”的标签控件，并将此控件放置在“登录帐号：”标签的下方。(8)单击工具箱的【文本框】按钮：划，然后在窗体上拖动鼠标绘制文本框控件，接着在【属性】对话框中设置文本框名称为“ID”，并设置前部颜色为“深蓝色”。(9) 使用与步骤(8)相同的方法，再次绘制一个文本框控件，并放置在“登录密码”标签右边，接着设置文本框名称为“pw”。(IO)单击工具箱的【命令按钮】按钮，然后在窗体上拖动绘制命令按钮控件，接着在【属性】对话框中设置名称为“login”、按钮文本为“登录系统”，再设置背景颜色为“非活动标题栏文本”。(11)