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高效工作管理 2007年8月28日主讲 胡波 拥有主动积极的心态清晰明确的目标学习成功者的经验用正确的方法做正确的事情 思考 为什么有人比我工作更出色 目标 途径 方法 一 目标管理 行为研究结论表明 人不会持续不断地做自己都不知道为什么要做的事情 哈佛大学的调查 目标的作用 1 给人的行为设定明确的方向 使人充分了解自己每一个行为所产生的效果 2 使自己知道什么是最重要的事情 有助于合理安排时间 3 能清晰地评估每一个行为的进展 正面检讨每一个行为的效率 4 能预先看到结果 稳定心情 从而产生持续的信心 热情与动力 有效工作目标的特征 明确具体可衡量可行性相关性时间性 制定个人工作目标前 请首先结合部门的年度目标 案例分析 千方百计催物料 将缺料影响降到最低 8月25日前优质 高效地完成技术支持 截止到8月31日 产量再创新高 8月15日前实现DSPU板来电显示功能 本月实现订货额4亿 同时异常机器出厂率控制在20 以下 责任人 张三 李四 王五 有效目标的特征 设定目标的7个步骤 将实现这些计划的行动列入每天的日程安排第七步 根据自己制定的计划立即采取行动第六步 将事情按照轻重缓急排列顺序第五步 实现目标要做的所有事情的任务清单第四步 将自己的目标设定一个最后的期限第三步 将自己的目标写下来 把目标变的清晰而具体第二步 确定自己的目标 明确自己想要什么第一步 为什么要做计划 练习 列出下一年你个人要实现的10个目标找出其中最重要的一个工作目标将目标进行分解 按照七个步骤制定行动计划 时间大盗有 打扰 电话或没有预约 重要性次序无所调整没有目标 次序和计划叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝个人缺乏组织能力缺乏自律会议资料不完整或有所延误文书工作和繁文缛节分不清责任和权力 二 时间管理 艾里克斯 缺乏明确的目标 拖延 缺乏优先顺序 想做的事情太多 而且做事有头无尾 缺乏条理与整洁 不懂授权 不会拒绝别人的请求 仓促决策 懒惰与心理消极 行动缓慢 主观原因 上级领导浪费时间 开会 电话 不懂授权 工作系统浪费时间 访客 官样文件 审批程序等 生活条件浪费时间 通讯 环境 交通 朋友闲聊 家住郊区等 客观原因 老王案例 精心计划是高效工作的基础 我们为什么要做计划 墨非定律 1 凡是可能出错的都会出错 2 每次出错的时候 总在最不可能出错的地方 3 不论您估算多少时间 计划的完成都会超出期限 4 不论您估算多少的开销 计划的花费都会超出预算 5 所以 在做任何事情之前 都必须先做一些准备的工作 1 精心计划 精心计划 工作的最高目标之一 就是让自己投入的心力 体力与情感有最大的回报 令人欣慰的是 制定计划时多花费一分钟 就能让你在行动中节约10分钟 花费十几分钟做每天的计划 可以让你为自己节约两个小时的时间和精力 你需要的计划单 每天计划 每周计划每月计划 步骤 准备纸笔列出任务清单 想起一件新的工作立刻加到清单上 根据轻重缓急来排先后的顺序在每天工作中将完成的任务划掉 10 90定律 工作前花10 的时间用于制定计划 在工作中将节约90 的时间 2 重要VS紧要 重要事情 你个人觉得有价值且对你的使命 价值观及首要目标有意义的事和活动 如果它成功地完成 你或别人将取得很大的收益 带来的收益越高 这项任务的重要程度越高 紧急事情 你或别人认为需要立刻注意的事和活动 如果不能按期完成 它对你或别人的价值会减少甚至消失 时间管理矩阵 你所在的象限 帕累托原则 去寻找用20 的努力就可得到80 的效果的领域 集中精力解决少数重要问题 而不是解决所有问题 在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作 意大利的著名经济学家维尔弗雷德 帕累托 普通人的时间安排 成功人士的时间安排 明确自己的价值观 设定目标 制定阶段性步骤 把握今日 最重要时刻 长期 中期 短期 3 自我领导 9页 13页练习 每周时间管理样表 老王的故事 4 使用ABCDE的方法来管理每天 ABCDE法是一种极为有效的设置优先时间的方法 适合每天使用 A是项目的非常重要事情 如果不只一项 可以A1A2 B项目是你应该做的 后果不严重 但是你不做会让别人麻烦C项目是做起来轻松愉快 地位却无足轻重的事情D是可以委派别人来做的事情E是完全取消的不做的事情 练习 将你明天的任务清单 用ABCDE的方法来练习 5 工作的关键点管理 你为什么能拿到薪水 公司需要你完成具体的工作 薪水和奖金是对你完成的数量以及质量的回报 我们每个人的工作可以分解为5 7个环节 我们需要把关键点找出来 找出自己在每个环节的优势和劣势 然后确认一种技能 你工作中最薄弱的那个环节 决定了你发挥自己能力的最大限度 带着这张清单 去拜访你的上司 和他讨论 请他给出中肯的评价确认 6 克服拖沓 克服拖沓最好的办法就是在做事之前将一切准备就绪 清理你的办公桌 将文件按照你需要的程度摆放 收起无用的文件和物品 准备工作所需要的资料 电脑程序 电子邮件地址 其他通讯的资料 为自己创建一个长时间工作舒适的办公环境 让自己的办公桌赏心悦目 良好的自我确认 自己是个效率很高的人 迅速进入状态 拿起资料立刻对自己说 让我们开始工作吧 逃避也是拖沓的主要原因认真的完成家庭作业 不断的学习 有时候觉得自己不胜任 是拖沓的主要原因 6 克服拖沓 创造性拖延 推迟掉对自己价值不高的 意义不大的活动 从而处理那些可以使工作和生活焕然一新的事情 留下来陪伴家人 读书 运动等 先难后易也可以防止拖沓 建议步骤 1 每天下班前将第二天所要做的事情列出来 2 用ABCDE的方法 结合20 80法则审视这张表格3 选择A 1对你最重要 意义最大的工作4 准备好这项工作你需要的每样东西 摆放整齐 以方便你在第二天一早立刻开始工作 5 彻底清理你的办公桌 这样就是这个重要的工作就乖乖的在桌子上等你了 6 约束自己早些起床 用宽松的时间到单位 精神百倍的坐在座位上 立刻开始 7 连续21天使用这个办法 直到成为一个习惯 6 克服拖沓 分步骤进行工作也可以很好的防止拖沓 只要你接手的工作让你觉得望而生畏 无从下手 就尝试下边的办法 方法一 按部就班将整体工作任务分解成阶段性目标 即可以使你把目标可操作化 同时 使你每完成一段 就感受到成就感和动力 方法二 打开缺口在你接手的工作中 找到一个出口 迅速动手 一般都是从自己擅长入手 会增加你的信心 7 给自己压力 将重要的工作的完成日期书面化 以提醒自己剩余的时间 并书写下列项目 适当的给自己一些压力 写出完成这个项目可以给自己带的五项好处写出不完成这个项目可以给自己带来的五项损失冥想完成后自己的心理感受和场景与压力共处 将压力化为动力 1 我做了什么根本不需要做的事 2 我做了什么能够由别人 并且应该由别人做的事 3 我做了什么耗时过长的事 4 我做了什么会浪费别人时间的事 8 以后要经常反省自己 你告诉我情况 我来决策你告诉我几个建议 我来选择你告诉我你希望如何做 我同意后你再做你告诉我如何去做 在我反对前 你可以继续下去你可以去做 但事后让我知道你是如何去做的你可以去做 不需要与我联系 9 授权的程度 决定授权项目 选择合适人选 解释授权项目 被授人列计划 讨论监控方法和关键点 授权监控 授权流程图 时间管理工具 年度目标规划月工作计划