办公用品管理规定HR-2.doc

长沙绿之韵低碳环保科技有限公司文件编号lzy -HR-22018第A版第 12 页 共 12 页文件名称办公用品及物料采购管理规定文件类别 ISO9000体系文件 人事与行政管理文件修改说明： 新发行修改内容：修改理由：编制人：杨泽英编制部门：人力资源部编制日期：2017-11-15批 准文件控制印章部门职位签名日期生效日期：2018- -总经办董事长常务副总市场运营中心副总总助财务部总监主管文件修改记录NO版次修改章节修改人修改日期1A新发行2345678910111213141516171819202122232425办公用品及采购管理制度 一、目的为规范公司办公用品的申请、采购、领用、维护、报废等管理，特制定本办法。二、适用范围原则上适用于长沙绿之韵低碳环保科技有限公司有限公司。三、职责3.1行政部是公司办公用品及会议物资管理的归口部门，负责审批及监控各部门办公用品及会议物资的申购及使用情况，负责办公用品及会议物资的验收、发放和管理，负责统计各部门全年办公费用，负责建立物资、耐用品、电脑设备的台帐等工作。 运营部是公司市场产品与维修配件管理的归口部门，负责审批及监控公司销售产品及配件的申购及使用发放情况，与厂家对接负责产品与配件的验收、物流统计与出入库管理。 3.2 财务部门负责办公用品、产品、配件及物流费用的监管，负责监控耐用品、电脑设备的使用、转移及报废，负责对公司销售产品、售后配件、办公耐用品、电脑设备组织盘点，根据办公室建立的台帐，负责折旧价格或报废资产的确认。3.3 使用部门及个人负责各自办公用品的日常保养、维护及管理。四、办公用品的分类4.1耐用品4.1.1办公家俱类：各类办公桌、办公椅、会议椅、档案柜、沙发、茶几、电脑桌、培训桌（椅）、讲台、白板、投影布、保险箱及室内非电器类较大型的办公家俱等；4.1.2办公设备类：电话机、传真机、复印机、碎纸机、电视机、摄像机、幻灯机、计算器、（数码）照相机、（落地式、台式）电风扇、（柜式、挂式）空调、干手机、饮水机、台灯、音响器材及相应配件（机器设备配件）等。4.2低值易耗品4.2.1办公文具类：打印纸、铅笔、胶水、单（双）面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、签字笔、白板笔、萤光笔、涂改液、剪刀、钉书钉、复写纸、大头针、白板笔、印台、纸类印刷品等。文件夹、剪刀、美工刀、钉书机、计算器等用品必须以旧换新。4.2.2办公生活用品类：面巾纸、纸球、毛巾、茶具、烟灰缸、香水、洗涤剂、电池、茶叶、旷泉水等。4.3电脑及耗材4.3.1电脑设备：（台式、笔记本）电脑、打印机、扫描仪、条码机、服务器、绘图仪、U盘等。4.3.2电脑耗材：打印纸、油墨、晒鼓、磁盘、U盘等。五、大宗物资与常规物资集中采购 5.1实行定点采购，做到货比三家。由行政牵头，运营与财务参与协商确定定点单位。 5.2与协作单位签订合作协议，确定具体细节。六、采购规定（以下采购部指公司实施采购的任何部门都要遵循此规定）6.1新供应商引进基本原则：6.1.1新供应商的引进符合公司总体战略目标和要求；6.1.2新供应商的资格符合引进要求；6.1.3新供应商的引进能够丰富、完善、壮大、提升的商品分类结构；6.1.4新供应商的商品具有性能优势、价格优势、品牌优势、形象优势；6.1.5新供应商的商品能增强竞争优势；6.1.6新供应商能够、愿意与公司共同成长、发展；6.1.7新供应商的引进能够为带来利润；6.1.8新供应商的引进能达到制约同类商品供应商的目的；6.2新供应商引进基本要求：6.2.1供应商资格：6.2.2是中国境内的合法经营者，已取得国家工商行政管理局或指定机构颁发的营业执照和纳税证件；6.2.3供应商的注册资金在50万以上，有增值税发票；（这是公司发展的要求目标，采购的引进计划逐渐向此标准靠近。）6.2.4属于生产商、国内/区域性一级代理商、国内/区域性一级批发商、国内/区域性贸易商；6.2.5所供商品能够达到分类毛利标准且售价不高于市场或竞争者售价；6.3供应商开发步骤如图：1、寻找供应商，收集相应供应商资料4、与供应商进行沟通洽谈7、建立、更新合格供应商列表2、填写供应商基本信息表3、根据各相关资料，初步筛选供应商5、进行样品测试与鉴定，必要时到生产现场进行调查6、供应商调查评审，会签并提交评审结果6.4采购实施工作流程：6.4.1由采购依据成本降低计划、质量改善计划和新产品开发计划，及业务发展需要，收集市场资料，寻找潜在供应商：6.4.2采购对新供应商信息的采集的途径：6.4.2.1各种采购指南。6.4.2.2新闻传播媒体，如网络、电视、广播、报纸等。 6.4.2.3各种产品发表会。 6.4.2.4各类产品展示（销）会。 6.4.2.5行业协会。 6.4.2.6行业或政府的统计调查报告或刊物。 6.4.2.7同行或供应商介绍。 6.4.2.8公开征询。 6.4.2.9供应商主动联络。 6.4.2.10其他途径。6.4.3采购部门通过对供应商信息的采集与分析，主要调查供应商以下七个方面的内容： 6.4.3.1财务能力调查。 6.4.3.2生产设施调查。 6.4.3.3生产能力调查。 6.4.3.4成本调查与分析。 6.4.3.5管理能力调查。 6.4.3.6质量体系调查。 6.4.3.7态度调查。6.5采购部门开始与初步筛选后的供应商进行接洽，详细的了解供应商的实际情况，如质量、服务、交货期、价格等，并索取初始样品。6.6样品递交和确认：6.6.1首次采购的直接原材料和包装材料，按设计图纸或样品要求，需要供应商提供样品和制作样品承认书；其他物料，根据需要，要求供应商提供样品，由使用部门确认；需求部门提供的规格没有要求具体的品牌时，优先选择知名品牌知名度高、质量更可靠的产品。6.6.2新的原材料的样品确认由技研和品质进行。采购接到供应商的有关样品后，应填写样品确认单，连同样品和样品确认单一起交给技研和品质确认；已经用过的物料，需要转到其他供应商采购时，样品由品质确认。6.6.3技研应对材料样品按相应产品的设计要求和规格进行确认，并将确认结果记录于样品确认单上。如果样品确认不合格，则由采购通知供应商重新送样确认，或重新选择供应商。6.6.4如果采购的是需检疫的物料或环保物料，供应商在提供样品的同时，需要附检测报告和相关证明，由品质进行有关的确认，并将确认结果填写到样品确认单中。6.6.5如果样品确认合格，样品确认单和样品一份保留在品质，作为IQC检验依据，IQC贴样品卡对它进行统一管理；采购保留相应的样品确认单，可以进行批量采购。6.7供应商评审：采购组织建立供应商评审小组，对初步帅选后的供应商及初始样品进行评审，小组成员包括品质、技研、生产等相关部门人员。6.7.1根据所采购物资对公司产品的影响程度，公司将采购的物资可分为关键、重要、普通三个级别，不同级别的物资实行不同的控制等级。6.7.2对于提供关键与重要材料的供应商，在采购与供应商协商沟通后，供应商评审小组应到供应商生产工厂进行实地考察，判断其是否符合我公司的采购需求，并由采购填写供应商现场评价表，品质、技研、等签署意见，供应商现场评审的合格分数需达到70分及以上。6.7.3对于普通物资的供应商，无需进行实地考察。6.8物资比价：对供应商能力调查和现场考察评估后，采购要求供应商对供应的产品进行报价；采购通过与同类材料目前的市场价格作比较，填写物资采购货比三家审批表必要时要求供应商提供材料成本明细，评估其价格方面的竞争力。6 .9合格供应商的批准和管理：6.9.1经相关部门现场评估或经产品评估合格的供应商，由采购人员走“新增供应商资格审批”相应的工作流，经采购负责人、总经理审批，最终转到采购。（工作流中需将相关表格供应商现场评价表、样品确认单和物资采购货比三家审批表等表格以附件的形式关联上去。）6.9.2经批准的合格供应商名单作为采购下单的依据；同时分发到品质、财务各一份。6.9.3每一种材料需要两家或两家以上的合格供应商，以供采购部进行采购时选择。6.9.4对于惟一供应商或者独占市场的供应商，可直接列入“合格供应商名单”。6.10供应商绩效评价 6.10.1采购部门负责协同运营，每季度对各供应商进行一次综合评价。6.10.2定期综合评价的项目如下：来料合格率（品质负责）交货准时性（采购负责）市场投诉（品质负责）成本（采购负责）交货周期（采购负责）服务（采购/仓储负责）6.10.3评估服务态度，是否能积极配合公司的紧急订单，做有弹性的安排满足公司按时出货需要，及时处理不良品；同时及时准确和完整的提供发票、月结资料等。流程图，如下图供应商开发需求 资料收集供应商能力调查不通过供应商资料评估通过是否需样品确认是供应商提供样品填写样品确认单 否不合格样品确认合格否是否需现场评估是不合格现场评估结果合格供应商报价不接受报价确认取消接受采购部门做新增供应商资格工作流审批采购部门登录合格供方名单 七、办公用品的费用控制及申请、采购、领用流程7.1 办公用品的费用控制各部门本着实事求是，节约成本的原则，于每月底25日前填写办公用品请购单，按申请、采购、领用流程办理。7.2 办公用品的申请、采购、领用流程 7.2.1申购：使用部门填写办公用品请购单 部门主管审核 行政专员汇总 总裁助理审批 财务核实 行政专员实施采购7.2.2到货验收：供应商到货行政专员验货（申购部门协同） 合格清点通知入库不合格拒收或通知相关部门协商处理。 7.2.3领用：行政管理办公用品 领用人在办公用品领用登记单登记上签字行政管理发放 仓库管理非销售物资领用部门填写领料单主管审批仓库发货出库八、合同管理8.1实施订单合约采购的印刷品、集中采购办公用品、设备设施维修等都要签订合作合同（协议），合同一式三份，合作方一份、行政留存一份、财务一份作为结算依据。8.2前期洽谈首次签约要公司三人参与沟通协商达成统一。非续约的严禁单方面私自与合作方决定签约。九、附件 办公用品请购单、办公用品汇总请购单、办公用品领用登记单、个人资产登记表样品试用确认单物资采购货比三家审批表供应商现场评价表合格供应商名单九、实施与修订此规定由人力资源部制定，从2018年 月 日起执行。 办公用品请购单 附件一请购部门:请购人：预算总费用：序号名称数量单位规格预算价格备注行政审核/日期：批准/日期：财务审核/日期： 办公用品请购单 附件一请购部门:请购人：预算总费用：序号名称数量单位规格预算价格备注行政审核/日期：主管审批/日期：财务审核/日期： （ ）月份办公用品汇总请购单 附件二请购人行政专员请 购 内 容耐用品序号名 称数 量单 位金 额备 注12345678910电脑耗材1112131415161718192019常用办公用品21222324252627282930合计： 元行政审核审批办公用品领用登记单 附件三领用日期品名规格及型号单位数量用途领用部门领用人签名备注 SA个人资产登记卡 附