前台工作内容.doc

前台工作内容及礼仪一、 前台文员的工作职责：1. 转接总机电话：2. 协助文控室收发传真并转交给个部门，协助人事发放快递：3. 管理办公用品，对公司人员申请领用办公用品进行登记，发放。每月与财务，人事进行库存盘点工作，并将汇总表上报给主管一份；4. 承办员工考勤和外出登记，每天检查到岗情况，每天不定时检查员工有无中途离岗等等，违反考勤制度的，没有正规手续的，一律严格按制度执行：5. 协助人事办理人员离职，入职的相关手续：6. 快递的收发工作，并做好登记本人签字确认的相关工作：7. 及时下达领导的各类通知包括口头和电话通知：8. 信件和书刊的收发，并做好相关的登记工作：9. 会议结束后清理会议室：10. 协助好各部门组织公司活动等事宜：11. 协助各部门打印相关信息：12. 协助部门领导完成办公室日常事务等。二、 前台礼仪#来访者接待礼仪 公司前台是一个单位的脸面和名片，所以前台工作人员必须掌握公司前台接待礼仪，这对于塑造公司形象有着非常重要的作用。公司前台接待礼仪包括仪容规范、电话接待礼仪和来访者接待礼仪。 #来访者接待礼仪 前台在岗位上一般是坐着的。但遇到有访客来时，应立即起身，面朝向来访者点头、微笑致意：“您好，请问您找哪一位？”、“有预约吗”。知道找谁，确定预约后，请来访者稍等，并立即帮其联系。如果要找的人正在忙，可以请其稍等，用规范的仪态引领来访者入座倒水。如果等了好长时间，访客要找的人还在忙，要关照一下来访者并向其说明。不要扔在那里不管。 如果来访者知道找谁，但没有预约的，前台要打电话问问，告诉相关同事或领导助理、秘书。*单位的*来访，不知道是不是方便接待。出于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体处理，即使要找的同事或者领导亲自接，都可以当做是其他人接的电话，再询问。这样在来访者听来，即使电话那头没有答应接待，也不是他要找的人直接拒绝的，为下一步的处理留下余地。 如果来访者要找的人没有出来接，让其自己过去，前台应用规范的手势指引如何去，或者带来访者去。如果来访者要找的人办公室们即使是开着的，也要先敲门，获得许可后再请来访者进入，为来访者倒好茶之后，前台就要返回岗位。 #电话接待礼仪 前台接电话的声音要不急不慢，并终保持轻松、愉悦的声调，不得在电话中与来电者耍脾气，使性子或说粗口。接电话中，要勤说“请问”“对不起”“请稍等“之类的谦词。 在电话铃声第二或第三声时接电话，接电话首先要说“您好，*公司（如果公司名长可以用简称），忌以“喂”开头。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。对知道分机号或具体人的电话号码，可以礼貌的说“请稍等”，并马上转接过去。 鉴于前台每天都要接很多电话，为防止嗓子出现意外，要随时准备水，以滋润嗓子，随时保持良好的声音效果。 如果转接领导电话、对方又知道领导姓名，不知道分机号得话，要礼貌的询问，对方是谁，那个单位的。如果是广告，变相广告之类的电话，应该用礼貌的借口挡驾，或者转到相关部门处理。三、 前台文员服务规范#前台 造访：1、 客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎词，如站着则先于客人问话而致以问候或欢迎辞。单个人问候标准语如下“先生，您好“或”先生，早上好“小姐，您好“或”小姐，早上好“您好，欢迎来到*公司“来者是二人，标准问候语则为：“两位先生好”“两位小姐好”“先生，小姐，你们好”来者为三人以上，标准问候语则为：“各位好“或”各位早上好“或”各位下午好“大家好“或”大家早上好“或”大家下午好“对已知道客户或来访者的姓名的，标准问候语如下：“*先生好“*小姐好“ 2、a)引导客户或来访者到咨询厅就座，递上茶水，送上公司营销宣传资料： b)当场解答或电话联系相关业务接待人员出现，介绍时先介绍主人，后介绍客人：c)引领客户或来访者接触相关人员行走时走在客户或来访者侧前位置，并随时用手示意，途中与同事相遇，点头行礼，表示敬意：d)进入房间，要先轻轻敲门，听到回应再进。进入后，回手关门：e)如相关人员抽不出空回应，则安抚客户或来访者稍等： 3、当值前台为女性的，着装要整洁整齐，最好着职业套装，化淡妆：如男性的，着西装，打领带。 禁忌：头发脏且逢乱，穿拖鞋或穿皮鞋不穿袜子的，口腔不卫生的。四、 公司前台仪容规范：面带笑容，保持开朗心态，有利于营造和谐、融洽的工作气氛：保持身体清洁卫生，这不紧是健康的需要，更是文明的表现，有利于与人交往：头