公司办公用品管理制度.doc

办公用品管理制度为了加强办公用品的管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与领用，本着节约和有利于工作的原则，根据我公司实际情况，特制定本制度。一、办公用品的分类按使用的性质分为一般消耗品和耐用消耗品两类一般消耗品包括：笔芯、铅笔、笔记本、记事本、固体胶、液体胶、胶带、回形针、大头针、订书针、复印纸、复写纸、便条纸、稿纸、封皮纸、易事贴、档案袋、透明袋、档案盒、印油、印泥、工具刀、拉杆夹、文件夹、文件框、装订夹、装订签、装订胶片、记号笔墨水、白板笔墨水、橡皮、双面胶、口取纸、创可贴耐用消耗品包括：圆珠笔、中性笔、记号笔、白板笔、荧光笔、卷笔刀、笔筒、修正液、计算器、订书机、打孔器、起钉器、直尺、长尾票夹、票据夹、山形票夹、剪刀、电池、印台、黑板擦、名片夹、U盘 二、办公用品管理部门（一）公司办公用品统一归口管理部门为人事行政部。人事行政部于每月月末的25号-30号完成公司下月办公用品购置计划，上交公司常务副总审批后由后勤中心采购。（二）人事行政部负责公司办公用品的采购计划、验收入库、保管、发放与统计等管理工作，同时各部门设立专门的办公用品管理员负责本部门办公用品的领用及保管，各部门经理对本部门的办公用品使用情况进行监督和管理。（附件：表1各部门办公用品管理员名单）1、公司各部门在每月20日之前日进行申购，并将办公用品申购表（附表1），报综合管理部相关负责人处。2、各部门申购办公用品时，需要部门负责人及相关分管领导进行签字。 3、所有行政人员及工程技术人员均可申领办公用品。4、新入职员工，在入职当天发放配套的办公用品，如在入职后一个月内辞职，必须将领取的办公用品全部退回。5、新入职行政人员，办公室发放的配套办公用品包括：中性笔、笔记本、文件夹等常用物品。6、公司本部各部门所需的办公用品统一由综合管理部采购，私自购买不予报销，各办事机构，由公司综合管理部统一采购，管理办法参照公司本部。 本制度所指的文具分为消耗品，管理消耗品及管理跑三种。消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮、夹子等。管理消耗品：签字笔、荧光笔、修正液、电池、直线纸等。管理品：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳、印泥等。 文具领用分为个人领用和部门领用两种。个人领用指个人使用保管的用品，如圆珠笔、橡皮、直尺等。部门领用指本部门共同使用的用品，如打孔机、订书机、打码机等。 消耗品可依据历史记录、经验法则设定领用管基准，并可随部门或人员的工作状况调整发放时间。 消耗品应限定人员使用，自第三次发放起，必须依旧品替换新品，但是纯消耗品不在此限。 管理品移交时如有故障或损坏，应依旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿、自购 文具的申请应于每月25日由各部门提交“文具用品申请单”交管理部统一采购，并于次月1日发放，但管理性文具的申请不受上述时间限制。 各部门设立“文具用品领用登记卡，由管理部统一保管，在文具领用时作登录使用，并控制文具领用状况。 文具用品严禁带回家私用。 文具用品一般由管理部向文具批发商采购，其中必需品、采购不易或耗用量大的物品，应酌情库存，管理部无法采购的特殊文具用品，可以经管理部同意并授权各部门自行采购。 新进人员到职时由各部门提出文具申请单向管理部领取文具用品，并列入领用卡，人员离职时，应将剩余文具用品一并交管理部。三、办公用品管理流程各部门办公用品管理员每月25日前填写部门办公用品申领单表2部门经理审批后勤中心每月5日前采购，临时急需的办公用品3日内采购人事行政部每月30日前填写 办公用品申请购置计划表表3临时急需的办公用品由申请部门填写采购申请单常务副总审批人事行政部登记入库各部门办公用品管理员领取办公用品，人事部发放新员工、公司副总级别以上人员办公用品，由人事行政部填写个人办公用品领取登记表表4，经登记后发放。（一）后勤中心根据办公用品购置计划明细、规格以及数量购买，在每月5日前将办公用品采购入库。办公用品入库时，人事行政部查看是有否有遗漏或与购置计划规格、数量不符时，人事行政部应及时与采购人员联系更换或补充。（二）临时急需的办公用品（价值大于200元），由所需部门填写采购申请单，常务副总批准后购置。（三）各部门办公用品管理员据表单如实发放所领取的办公用品，并将使用情况登记在册，人事行政部将进行不定期检查办公用品使用记录。办公用品的采购1、公司综合管理部根据费用预算，对公司各部门的办公用品申购表进行审核且汇总。2、公司各部门制定的办公用品申购表，汇总后制定采购计划报分管领导和总经理审批，后交到综合管理部办公用品专管人员处。3、公司综合管理部和财务部共同选择供货商，通过招标或比价的方式本着物美价廉的原则确定适合的供货商签订长期的供货协议。4、公司综合管理部每月对公司各部门产生的费用情况进行汇总分析，定期进行公示。 1 行政管理部负责公司办公用品、办公设备、低值易耗品、通信设备的采购、保管与发放，电脑及附属设备的购置与管理。 2 公司各部门将所需办公用品提前半个月报至行政管理部，行政管理部根据实际用量和库存情况制定购置计划，经总裁批准后购置。3 特需办公用品、低值易耗品和通信设备，须经主管总裁批准，由行政管理部负责购置，然后记入备用品保管账目。四、办公用品的发放及领用（一）个人办公用品的领用和发放1、新员工入职每人按岗位工作需要由人事行政部填写个人办公用品领取登记表表4，经登记后发放。2、公司副总级别以上人员办公用品，由人事行政部填写个人办公用品领取登记表，经登记后发放。3、除以上情况以外，其他人员不得以个人名义领用办公用品。（二）部门办公用品的领用和发放每月各部门办公用品管理员根据本部门已签批的部门办公用品申领单及上月使用记录在人事行政部领取办公用品。当月申领办公用品三次以上，需报各分管副总审批。（三）办公用品的领用规定1）耐用消耗品，重新领用时以旧换新，需携带原物品方可领取新办公用品，以旧换新的办公用品交各部门办公用品管理员处汇总，在新领取时统一交人事行政部。2）一般消耗品则不用依旧换新，可直接领取。3）按岗位工作需要需配备办公用品的新员工，每人限领签字笔一支、笔记本一本等必备办公用品。1、每月4-5日为统一发放所申购办公用品的时间，其它时间不予领取（特殊情况除外）。2、公司各部门领取办公用品之后，综合管理部开出库单，公司各部门开入库单。3、办公用品使用、领用要严格执行以旧换新制度，以最大限度地节省、节约，控制日常办公成本成本。1公司各部门应本着节约的原则领取、使用办公用品。 2 各部门应指定专人管理办公用品。 3 各部门应于每月28日前将下月所需办公用品计划报办公室。办公室于每月6日前一次性发放各部门所需办公用品。 4 采购人员须根据计划需要采购，保证供应。 5办公用品入库和发放应及时记账，保证供应。 6任何人未经允许不得进入办公用品库房，不得挪用办公用品。库房要做到类别清楚、码放整齐。 7 应加强库房管理和消防，防止失盗、失火。五、办公用品的使用及保管（一）办公用品保管1）办公用品的保养，主要由各部门自行负责，人事行政部将进行不定期检查，不得故意破坏办公用品。个人领用的办公品必须认真保管，因人为保管不当造成办公用品损坏需自行购买。2）凡离职人员在办理离职交接手续，填写离职交接单时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还，人事行政专员负责登记入库，如有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。3）备用办公用品由人事行政部统一管理，实行定期盘存制。盘存频率为每月一次，人事行政部每月10前抽出时间进行备用办公品的盘存。要求月初库存与期间采购、领用、月尾结余在数量上一致，若不一致必须查找原因及问题环节。人事行政部应定期检查办公用品的库存量，对日常必需品、不易采购品或用量大的用品应酌量库存，以备不时之需。 1 备用品仓库设专人负责。备用品入库需根据入库单严格检查品种、数量、质量、规格、单价是否与进货相符，按手续验收入库，登记入库，登记上账。未办入库手续，财务一律不予报销。 2 备用品保管实行“三清、两齐、三一致”，即材料清、账目请、数量清，摆放整齐、库房整齐，账、卡、物一致，做到日清月结。（三）复印纸管理1）凡需复印/打印的各种文件、资料，一次性复印/打印超过10页的，在人事行政部登记后方可复印/打印。（登记的内容有：复印/打印日期、复印/打印内容、张数、经办人、使用用途等。）2）若复印数量较多时，应先复印一份，确认复印效果合格再输入余数，以免浪费。如非特殊要求，尽可能使用二次纸，节约用纸，降低成本。3）人事行政部对复印纸进行统一管理，个人不得复印/打印与公司公务无关的私人资料，违者一经发现罚款50元/次。（三）传真机的管理1）公司保留两台传真机，由人事行政部统一管理，其他无关部门不得私自保留传真机。 2）传真统一由人事行政部存放的传真机接收。所有传真由行政专员填写收件登记簿，并将接收到的传真及时分发给收件部门和人员。3）重要传真接收可通知行政专员加急处理，无明确收件人和垃圾传真件，不予接收。涉及公司事务的原件在行政部留存，接受部门留复印件。 1做好出库管理在日清月结的条件下，月末必须对所有单据按部门统计，及时转到财务部结算。 2各部门设立耐用办公用品档案卡，由行政管理部定期检查使用情况，如非正常损坏或丢失，由当事人赔偿。 3 行政管理部门负责收回公司调离人员的办公用品和物品。 办公设备管理1、公司各部门所需的办公设备（电脑、传真机、电话机、桌、椅、档案柜等办公设备）由综合管理部统一购买。2、要求各部门所需的办公设备连同办公用品一并进行申购，由相关领导签字确认后，交予综合管理部，统一购买，其它时间不予申购。3、各部门在申购办公设备时，要在年度及月度预算范围之内申购。4、购买办公设备一样要以物美价廉为原则，由综合管理部与财务部派专人一同购买。5、公司各部门领取办公设备后，综合管理部开出库单，各公司、各部门开入库单。6、各部门将领取回的办公设备要及时编入固定资产盘点表，领用人登记，遵循谁使用谁负责的原则，严格按照固定资产管理制度进行管理。第六条 考核标准1、如未在规定时间内进行申购而影响本部门业务，责任由相关部门承担。2、各部门必须在规定的标准范围内申购，如超出范围由各部门负责人自行承担。3、各部门在其他部门复印、打印时必须进行登记。4、新入职员工如在一个月内辞职，综合管理部行政文秘必须负责将办公用品及设备收回，否则费用由相关部门承担。第九条 本制度由公司综合管理部负责编制和修改，由总经理批准。14表1：各部门办公用品管理员名单 序号部门岗位办公用品管理员备注123456789101112表2：部门办公用品申领单 申请部门： 经办人： 年 月 日编号名称规格单位数量是否领取