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电子政务工程建设项目档案管理 国家档案局经科司王红敏 主要内容 一 电子政务工程建设项目档案的特点二 电子政务工程建设项目档案验收的组织 要求三 如何通过档案验收 第一部分 电子政务工程建设项目档案的特点 1 电子政务工程建设项目档案的概念 2 电子政务工程建设项目档案工作的性质 3 建设项目档案的功能 4 建设项目档案的作用 5 电子政务工程建设项目档案的特点 电子政务工程建设项目档案的概念 电子政务工程建设项目在立项 实施 竣工验收 运行维护等全过程中直接形成的有保存价值的历史记录 全过程 是指项目立项审批 实施 竣工验收 运行维护以及升级改造等各个阶段 保存价值 没有保存价值的文件不需归档 历史记录 文件种类 存储载体 建设项目档案工作的性质 是工程建设和管理的重要组成部分是专业性管理工作 建设项目档案的功能 知识储备功能依据凭证功能支撑服务功能 建设项目档案的作用 是项目建设的真实记录 是项目维护运行 升级改造 改扩建的参考和依据 是知识载体和无形资产 是国家对建设项目进行稽查 审计 监督 验收的重要依据 电子政务工程建设项目档案的特点 档案内容重要管理方式不同 第二部分 电子政务工程建设项目档案验收的组织 要求 1 为什么要进行档案验收 2 目前存在的问题 3 档案验收的组织 4 档案验收的内容 要求 1 为什么要进行档案验收 是建设项目竣工验收的重要组成部分是项目管理的需要是政府监管 社会监督的需要 2 目前存在的问题 问题 制度不健全 管理措施不到位 档案人员业务水平有待提高 档案管理水平与项目管理水平存在差距等结果 造成档案不完整 不准确 档案整理不符合相关标准 规定 3 档案验收的组织 验收机构 档案专家组人员构成 项目主管部门 档案行政管理部门 特邀专家 必要时可组织验收前的检查 指导 4 档案验收的内容 检查档案基础管理工作 建章立制情况 检查档案的完整性 准确性 系统性 规范性 竣工图的编制质量 签章 检查档案的安全性以及档案的保管条件 完整准确系统规范 完整 将项目建设全过程中应归档文件归档 各种文件原件齐全 准确 内容反映项目竣工时的情况和建设过程 图物相符 数据准确可靠 签字手续完备 完整准确系统规范 系统 按其形成规律 保持各部门之间的有机联系 分类科学 组卷合理 规范 档案的整理符合相关标准 安全性保管条件 安全 一是指档案实体的安全 二是指档案信息的安全 保管条件 防盗 防火 防高温 防潮湿 防光 防虫 防鼠等 第三部分 如何通过档案验收 一 宏观管理二 微观管理 宏观管理包括建设项目参建单位档案工作的制度建设 管理模式 管理措施 微观管理是指档案的实体管理 包括项目文件的收集 整理 归档和项目档案的移交 一 电子政务工程建设项目档案工作的宏观管理 1 制订项目档案规章制度2 制订项目档案管理措施3 明确建设单位及参建单位档案工作职责 1 制订电子政务工程建设项目档案规章制度 原则 可总可分制订内容 制订内容 总 档案管理办法分 档案分类标准 归档范围 保管期限 竣工文件编制要求 档案移交办法 利用档案制度等 制订内容 内 工程质量领导责任制 岗位责任制外 招投标制 监理制和合同管理制 2 制订电子政务工程建设项目档案管理措施 网络管理合同管理同步管理信息化管理 网络管理 一是档案工作人员网络二是档案资料流向网络 合同管理 在签订项目设计 施工及监理合同 协议时 应设立专门条款 明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理 归档责任 同步管理 项目文件的收集 整理 归档和项目档案的移交应与项目的立项准备 建设和竣工验收同步进行 信息化管理 档案信息化建设作为建设项目档案工作重要组成部分 也是检验单位管理水平高低的标志 3 明确建设单位及参建单位档案工作职责 建设单位 监理单位 设计单位 施工单位 项目建设单位 项目责任人 合理配备档案人员 经费 设备档案部门 对项目档案进行业务指导 协调项目档案移交工作 项目实施机构档案人员 制订规章制度 对参建单位进行指导 检查 对移交档案进行汇总 整理 向本单位档案部门移交项目档案 对项目档案保管 提供利用 监理单位 1 向项目建设单位提交项目监理档案 2 监督项目文件的完整 准确 审核 符合签署竣工文件 设计单位 向项目建设单位提交经整理立卷的设计文件 施工单位 向项目建设单位提交经整理立卷的竣工文件 含竣工图 二 电子政务工程建设项目档案工作的微观管理 微观管理 指档案的实体管理 包括 项目文件的收集 整理 归档和项目档案的移交 国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法 1 工作进展 2 内容 共五章 附 国家电子政务工程建设项目文件归档范围和保管期限表 参考标准 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 国家档案局令第8号 国家重大