办公软件及其应用_WPS文字处理课程.doc

办公软件及其应用_WPS文字处理目录【案例1：模板在公文信函中的应用】：21.1 案例介绍：21.2 知识点：修改样式、建立模板、审阅及修订、文档的保护21.3 操作步骤：21.3.1 文档格式的设计21.3.2 保存模板41.3.3 载入模板并套用样式41.3.4 使用密码保护文档5【案例2：员工工作调查反馈表】62.1. 案例介绍：62.2. 知识点：窗体、控件工具箱62.3. 操作步骤：62.3.1. 创建调查表表格62.3.2. 利用窗体和控件制作调查表项目72.3.2.1. 添加“文字型窗体域”72.3.2.2. 添加“下拉型窗体域”92.3.2.3. 添加“复选框型窗体域 ”92.3.2.4. 添加文本框控件102.3.3. 保护窗体文档的设计122.3.4. 保护表单文档132.3.5. 填写员工工作调查反馈表13【案例3：长文档的排版成册】：153.1 案例介绍：153.2 知识点：多级编号、段落样式的关联、章节目录、页眉页脚153.3 操作步骤：153.3.1 多级编号的自定义功能153.3.2 自定义符号的样式更改173.3.3 大纲视图的作用183.3.4 内置段落样式的作用193.3.5 章节目录的添加与更新域213.3.6 设置个性化的页眉页脚23【案例4：邀请函在邮件合并中的应用】：264.1 知识点：数据源、邮件合并264.2 案例介绍：264.3 操作步骤：264.3.1 制作会议邀请函264.3.2 建立及设定数据源284.3.3 邮件合并3032【案例1：模板在公文信函中的应用】：1.1 案例介绍：我们在工作中经常会制作文档，各个公司对不同类型的文档有不同的格式要求。案例中通过对公文的格式设置并添加成模板方面的知识，提高学员熟练运用文档模板的能力。1.2 知识点：修改样式、建立模板、审阅及修订、文档的保护1.3 操作步骤：1.3.1 文档格式的设计由于模板可以保存文档中所有的格式与设置，当我们要为不同内容的文档设置相同的格式时，没有必要每次都对文档进行相同的操作。只要将示例文档保存成模板，当以后再次使用时，只需添加内容信息即可。本例中页眉、文档格式的具体设计方案如下：l 页面设置（页边距）上、下33mm,左28mm、右26mm，页眉15mm、页脚32mm。l 使用国际标准A4型纸线（210mm*297mm）,纸质文件左侧装订。l 标题用宋体二号字体加粗，正文用三号GB仿宋字体，首行缩进2个字符，格式中行距的最小值29磅。l 页码用4号GB仿宋字体标识，页码左右各放一条4号一字线，单页码居右空一字，双页码居左空一字。操作步骤如下：执行菜单栏中【文件】|【页面设置】命令，单击【页边距】，在“页边距”对话框中，设定所需要的页边距尺寸，“装订线位置”默认为“左”，如图1-1所示。单击【版式】，在“版式”对话框中，设定页眉、页脚尺寸。如图1-2所示。单击【纸张】，在“纸张”对话框中，在“纸张大小”中选择“A4”，并设置相应宽度和高度。如图1-3所示。执行菜单栏中【格式】|【样式和格式】命令，在页面右边的任务栏窗格中出现了“样式和格式”栏，单击【新样式】，在“新建样式”对话框中，“名称”栏中输入“公文标题”，“样式基于”栏中选择“标题”，“后续段落样式”栏中选择“正文”，在“格式”栏中选择“宋体”、“二号”、“加粗”、“居中”，选中“同时保存到模板”选项框，结果如图1-4所示。 图1-1页面设置 图1-2 版式单击左下角“格式”下拉框，单击“段落”，在“段落”对话框中，“行距”选择“固定值”，“设置值”为“29磅”，单击【确定】。 图1-3纸张图1-4新样式按照同样的方法，我们建立“公文正文”新样式，“名称”栏中输入“公文正文”，“样式基于”栏中选择“正文”，“后续段落样式”栏中选择“公文正文”，在“格式”栏中选择“仿宋_GB2312”、“三号”，选中“同时保存到模板”选项框。单击“格式”下拉框，单击“段落”，在“段落”对话框中，“特殊格式”中选择“首行缩进”，“度量值”选择“2字符”，“行距”选择“固定值”，“设置值”为“29磅”，单击【确定】。执行菜单栏中【视图】|【页眉和页脚】命令，在“页眉和页脚”工具栏上，单击“在页眉和页脚间切换”按钮。在“页眉和页脚”工具栏上，单击“页面设置”按钮，然后单击“版式”，在“页眉和页脚”中选择“奇偶页不同选项”，如图1-5所示： 图1-5页面设置图1-6保存模板单击【确定】，光标处于“奇数页页脚”处，按照我们的设计方案， 奇数页的页码为“居右空一字”，单击格式工具栏上的“右对齐”。在“页眉和页脚”工具栏上，单击“插入页码”按钮，此时在页脚插入了光标所在位置的页码，选中页码，设置“仿宋_GB2312”、“四号”。在页码的左右，分别执行菜单栏中【插入】|【符号】命令，插入一字线。将光标移到最右处，单击“空格”，空出一字的空间。按照同样的方法，在“偶数页页脚”插入页码，居左空一字。1.3.2 保存模板这样，我们就按照初定的设计方案将页面设置及页眉页脚设置完成了，此时，我们将示例文档保存成模板，以后，只要打开模板输入内容信息就可以了。执行菜单栏中|【另存为】命令，单击“保存类型”下拉框，选中“WPS文字模板文件（*.wpt）”,我们将文件保存在工作常用的路径下，此例中我们的保存路径是“templates.”，文件名输入“公文模板”，单击【保存】，如图1-6所示，就完成了文档模板的保存。1.3.3 载入模板并套用样式创建并保存模板后，在使用时我们可先载入模板文件，然后输入内容，再套用相应样式。此例中我们载入公文模板，并套用相应样式。具体操作步骤如下：在新建文档中打开“公文模板公文模板.dot”文件。输入文档内容后，执行菜单栏上【格式】|【样式和格式】命令，这样，在页面右侧出现了【任务窗格】，结果如图1-7所示。选中标题行内容“关于国庆节、中秋节放假的通知”，单击右侧【任务窗格】中的“公文标题”栏，此时，标题行内容将设置成相对应的样式。按照同样的方法，选中正文，单击右侧【任务窗格】中的“公文正文”栏，此时，正文内容将设置成相对应的样式，结果如图1-8所示。 图1-7任务窗格图1-8 样式应用1.3.4 使用密码保护文档对于一些重要的文档，是不希望被不相关的人随意看到的。为了加强文档的安全性，最简单的方法就是为文档设置访问权限密码，具体操作步骤如下：执行菜单栏上【工具】|【选项】命令，打开“选项”对话框中的安全性选项卡。分别在“打开文件密码”和“修改文件密码”文本框中输入所设置的密码，如图所示。这样，当其他人需要打开文档或者要修改文档时，都会有一个要求输入密码的提示，如果不知道密码就不可以对文档进行相应的操作。我们也可以单击“保护文档”，勾选 “只读”选项，这样可以保护文档内容不被修改。单击【确定】按钮，完成文档密码的设置。【案例2：员工工作调查反馈表】2.1. 案例介绍：在日常的工作和生活中，经常会遇到各种各样的表单需要填写，例如问卷调查表、事件登记表等等。在企业中，这样的表单就更多了。案例通过窗体及控件工具箱来创建一份电子表单。2.2. 知识点：窗体、控件工具箱2.3. 操作步骤：制作一份员工工作调查反馈表，先要草拟出整个反馈表的布局，如需要填写的项目，是否利用底纹、边框和一些其他特殊元素突出要强调的部分等。在有了外观的构思之后，便可以开始具体的操作了。2.3.1. 创建调查表表格在向表单中添加窗体和控件之前，首先要制作出一个表单，具体操作步骤如下：打开WPS应用程序，创建一个新的空白文档。在文档中输入标题“员工工作调查反馈表”，并将其字体设置为“华文楷体”、字号设置为“二号”、字形设置为“加粗”、并设置“居中”显示。输入调查表表头信息，将其字体设置为“宋体”、字号设置为“四号”、段落设置其特殊格式为首行缩进“2字符”。利用“常用”工具栏中的【插入表格】按钮，在“员工工作调查反馈表”的下方绘制一个表格。并将所需的内容添加到表格中去，如图2-1所示。 图2-1表格图2-2设置底纹为了使该调查表的区域划分更加清晰，利用Ctrl键选中“员工基本信息”、“调查内容”、“备注”所在行，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中执行【边框和底纹】命令，打开“边框和底纹”对话框中的“底纹”选项卡。在“填充”选项区域中，选择“深蓝”色，如图2-2所示。单击【确定】按钮即可完成其底纹的设置。保持行的选中状态，执行菜单栏上【格式】|【字体】命令，打开“字体”对话框，在“字体”选项卡中，将“字体颜色”设置为“白色”，单击【确定】按钮即可完成其字体颜色的设置。保持行的选中状态，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中执行【表格属性】命令，打开“表格属性”对话框中的“行”选项卡，将行高指定为“10毫米”，如图所示。 图2-3表格属性图2-4效果根据实际情况，再适当调整表格中其他行的高度。调整后的效果2-4如图。2.3.2. 利用窗体和控件制作调查表项目2.3.2.1. 添加“文字型窗体域”执行菜单栏上【视图】|【工具栏】|【窗体】命令，打开“窗体工具栏”，如图2-5所示。图2-5 窗体工具栏图2-6窗体域底纹把光标置于“年龄”右侧的单元格中，然后单击“窗体”工具栏中的【文字型窗体域】按钮，这样在光标所在的位置中就插入了一个“文字型窗体域”。如果文字型窗体域处于激活状态，在插入“文字型窗体域”的位置上会显示出域底纹，反映在文档中则是一小块灰色的标记，如图2-6所示。双击灰色标记，随即弹出“文字型窗体域”对话框，如图2-7所示。 图2-7域对话框图2-8帮助l 在“文字型窗体域”选项区域的“类型”下拉列表框中，选择要求输入的类型，有“常规文字”、“日期”、“时间”等。l 在“默认文字”文本框中输入要在插入的文字型窗体域中显示的文字内容。根据用户选择的类型不同，该文本框中要输入不同的内容。l 在“最大长度”下拉列表中，输入文字型窗体域中可以接受的字符的最大长度值。系统默认的是“无限制”选项，这样，以后将不对文本长度进行限制。l 在“文字格式”下拉列表框中选择需要的格式。其中有6种可选格式，即“大写”、“小写”、“词首字母大写”、“句首字母大写”、“半角”和“全角”。l 在“运行宏”选项区域中，可设置当光标移入该域和移出该域时Wps要招待的宏操作。l 在“域设置”选项区域中，可以设置书签名称、是否对该域进行计算以及是否使用填充。l 单击【添加帮助文字】按钮，可以打开“窗体域帮助文字”对话框。在其中输入选择该域后显示的帮助内容，如图2-8所示。此案例中，对应“年龄”我们要输入的是“数字”，因此，在“类型”中我们选择“数字”。单击【确定】按钮即可完成对文字型窗体域的设置。此时，如果单击“窗体”工具栏上的【保护窗体】按钮，窗体即刻处于保护状态。再单击“年龄”文字型窗体域，就会在“状态栏”中看到刚刚输入的帮助性文字，如图2-9所示。(7)同样的操作，将“填写日期”设置为日期型的文字型窗体域。 图 2-9提示2.3.2.2. 添加“下拉型窗体域”“下拉型窗体域”是比较常用的窗体域类型。这种类型的窗体域通过用于对固定选项进行选择的场合。本例设计的“员工基本信息”的“性别”一栏就可以使用下拉型窗体域，员工在填写表单时可以直接单击鼠标选定，不必进行输入，省去了重复输入的麻烦。具体的操作步骤如下：将光标置于“性别”右侧的单元格中，执行菜单栏上【视图】|【工具栏】|【窗体】命令，打开“窗体”工具栏，单击|【下拉型窗体域】按钮。双击插入的，随即弹出“下拉型窗体域”对话框，如图2-10所示。 图2-10下拉型窗体域选项图2-11复选框在“下拉项”文本框中添加下拉菜单中的选项。单击【增加】，在“下拉项”文本框中输入需要添加的第一个列表项“男”，再次单击【增加】，然后再输入另一个列表项“女”。当所有列表项添加完毕后，可以通过“上移”、“下移”这2个按钮来改变列表项的排列顺序。在“书签”文本框中输入该域的书签名称为“性别”，并选中“启用下拉列表”复选框。如图2-11所示。单击【确定】即可完成“性别”下拉型窗体域的设置。2.3.2.3. 添加“复选框型窗体域 ”在“员工工作调查反馈表”的“调查内容”中， 对于问题，我们设置的答案有“特别适合自己”、“适合”、“不适合”、“特别不适合”4个选项，可使用复选框型窗体域。具体的操作步骤如下：将光标置于答案单元格中，执行菜单栏上【视图】|【工具栏】|【窗体】命令，打开“窗体”工具栏，单击|【复选型窗体域】按钮，在建立好的窗体后输入“特别适合自己”。再单击该按钮，随后输入“适合”，直至完成。双击已添加的复选型窗体域，打开“复选型窗体域选项”对话框，如图2-12所示。 图2-12大小设置图2-13表单在“复选框大小”选项区域中，选中“自动”单选按钮，这样Wps将会自行调整其复选框的大小。若选择“固定”单选按钮，则以后复选框的大小不会随文本大小的改变而改变。单击【确定】完成设置。表单中的其他项目的制作可参考“年龄”、“性别”和“调查内容”所对应答案的表单域的设置，在这里就不一一赘述了。设置完成后的表单如图2-13所示。2.3.2.4. 添加文本框控件因为用户在输入“意见或建议”和“备注”时，所占用的篇幅有可能会比较大，因此为了页面的美观建议使用“控件工具箱”的“文本框”控件。“文本框”控件提供了文本的多行显示和滚动条功能，这样就不会破坏文本框的外形，也使阅读更加方便。添加“文本框”控件的操作如下：将光标停留在需要插入文本框控件的位置，即“意见或建议”右侧的单元格。执行菜单栏上【视图】|【工具栏】|【控件工具箱】命令，打开如图2-14所示的“控件工具箱”工具栏。 图2-14控件工具箱图2-15控件大小单击“控件工具箱”工具栏上的【文本框】按钮，此时页面上就会出现一文本框控件，用鼠标拖动它，调整其大小，如图2-15所示。在“文本框”控件上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中执行【属性】命令，打开“属性”对话框中的“按分类序”选项卡，如图2-16所示。对“文本框”控件的属性进行如下设置：将“MultiLine”设置为“Ture”; 将“ScrollBars”设置为“2-fmScrollBarVertical”。l “MultiLine”属性在一般情况下，文本框的文本只能单行输入，而且文本框中输入的字符最多为2048个。当文本框的宽度受到限制的时候，无法完整地观看文本内容。为了更方便地显示文本，文本框控件提供了多行输入功能，这是通过MultiLine属性来实现的。默认的MultiLine属性设置为“False”，当把MultiLine属性设置为“Ture”时，如果文本长度超过文本框宽度，文本可以自动换行。在文本框中输入的文本容量也大大增加了，可达32K字节。l “ScrollBars”属性如果文本本框可以显示所有文本，那么滚动条不出现。否则将按照具体设置出现滚动条。在这里将“ScrollBars”设置为“2-fmScrollBarVertical”，就是在垂直方向出现滚动条。“0-fmScrollBarNone”是不出现滚动条， “1-fmScrollBarHorizontal”是在水平方向出现滚动条，“3-fmScrollBarsBoth”是在水平和垂直两个方向都出现滚动条。 图2-16属性单击【关闭】按钮完成设置。此时，单击“控件工具箱”工具栏上的“退出设计模式”按钮，回到Wps编辑页面，在文本框中输入一些文字，当文本超过文本框显示范围时就会出现滚动条，如图2-17所示。图2-17文本框滚动条按照同样的方法，为“备注”添加“文本框”控件。2.3.3. 保护窗体文档的设计表单设计完成之后，需要把其整体结构保护起来，供日后他人填写。保护窗体的方法很简单，单击“窗体”工具栏上的【保护窗体】按钮，此时，除了含有窗体域的单元格，表单的其他地方都无法进行修改。这样就防止了用户在填写时对表单外观的擅自更改。但是，这种方式的保护并不彻底，他人仍然可以通过取消选中【保护窗体】按钮解除对该表单的保护。因此，如果想要更好地保护表单，可以对文档进行如下的设置。具体操作步骤如下：执行菜单栏上【工具】|【保护文档】命令，打开“保护文档”任务窗格。在“保护文档”的选项框中，选择“窗体域”选项，如图2-20所示。图2-20窗体在“新密码”和“再次输入”输入框中输入相同的密码后，单击【确定】按钮完成对文档的保护。此时，若其他用户单击【保护窗体】按钮解除对该表单的保护时，则系统将弹出“取消保护文档”对话框，用户只有输入正确的密码后才能取消文档的保护，如图2-21所示。图2-21保护窗体2.3.4. 保护表单文档设计完成用户调查反馈表后，一般需要将该文件保存为模板，以便使用时利用模板自动生成文档，然后直接进行填写即可。具体操作步骤如下：执行菜单栏上【文件】|【另存为】命令，在“文件名”文本框中输入保存表单的名称“员工工作调查反馈表”；在“保存类型”下拉列表中选择“WPS文字模板文件（*.wpt）”。单击【保存】按钮即可将当前的窗体表单保存为模板。2.3.5. 填写员工工作调查反馈表设计员工工作调查反馈表的目的是让用户填写设计的问题，用户可以通过“员工工作调查反馈表”模板生成新的文档，将反馈的信息填写在新文档中，操作步骤如下：执行菜单栏上【文件】|【本机上的模板】命令，打开“模板”对话框中的“常用”选项卡。选择刚刚保存的表单模板，并在“新建”选项区域中选中“文档”单选按钮。如图2-22所示。 图2-22调用模板图2-23选项单击【确定】按钮即可由模板创建一个新的调查表文档。在该调查表中填写有关信息后，可将填写完成的调查表进行独立保存。【案例3：长文档的排版成册】：3.1 案例介绍：我们的工作中经常要编写论文或总结等长文档，在编写过程中，我们要在长文档中添加章节号来表明文档的结构，并添加页眉页脚，文稿完成后我们为了整篇文档的完整性，要加入目录，这些工作在长文档的编排中显得非常重要，但若方法不当，却会事倍功半，令工作更显复杂。在本例中我们对文档排版高级应用有进一步的介绍，如自动添加章节号、利用大纲视图设置内置段落样式、生成章节目录及添加个性化页眉页脚等，在掌握了这一章的内容后，能让学员更得心应手地使用办公软件，达到事半功倍的功能。3.2 知识点：多级编号、段落样式的关联、章节目录、页眉页脚3.3 操作步骤：3.3.1 多级编号的自定义功能在编写长文档时，我们经常要使用到章节符号，很多用户都是通过键盘输入的方式，这种手动输入的方式即繁琐，又很可能造成错误，怎样通过自动生成的方式来提高办公效率呢？如图3-1所示，文章的章节号是自动生成的，而非手动输入，即提高了办公效率也使文档看上去非常整齐。具体的操作步骤如下： 图3-1自动编号图3-2“项目符号和编号”对话框新建文档，输入文档标题内容，设置相应段落样式。将光标置于插入章节号的位置，执行菜单栏上的【格式】|【项目符号和编号】命令，单击“多级编号”，选择你想要的多级编号格式，如图3-2所示，单击右下角【自定义】，结果如图3-3所示： 图3-3“自定义多级编号列表”对话框图3-4输入级别1内容在“自定义多级编号列表”对话框中，我们看到在“级别”栏分别有9级，级数依次降低，每一个级别相对应一类“编号格式”，在此例中我们对第1级的“编号格式”添加中文字，其余级别的内容不作修改。单击“编号格式”栏，在带有灰色底纹的数字的前和后，我们分别加上我们需要的“第”和“章”，单击【确定】，页面自动出现“第1章”字样，输入章节标题内容。结果如图3-4所示。单击回车键，将自动出现“第2章”字样，以此类推。图3-5 输入级别2内容若要自动产生“级别2”的“编号格式”，在本例中，在“第1章”后输入标题内容，然后回车，出现“第2章”字样，单击Tab键，“第2章”字样将自动下降一个级别，出现“级别2”的“编号格式”，结果如图3-5所示，输入“级别2”的标题内容，单击回车键，继续输入当前级别的相关内容，以此类推。前面我们已经学习了使用Tab键来下降级别，当我们输入完某一级别的自动符号后，若要上升一个级别时，在本例中，我们输入了“级别2”下的5项若干内容，单击回车键后出现了“1.6”的自动符号，如图3-6所示，此时我们只要利用快捷键Shift+Tab键，就能将“1.6”级别，上升为“第2章”，结果如图3-7所示： 图 3-6 级别提升图3-7效果3.3.2 自定义符号的样式更改自动生成的自定义符号，也可以更改样式，在本例中，我们若要更改“级别2”的自定义符号的样式，具体操作步骤如下：执行菜单栏上的【格式】|【项目符号和编号】命令，进入我们前面选择的“多级编号”的“自定义栏”，单击“级别2”，单击“字体”按钮，如图3-8所示： 图3-8自定义多级编号列表图3-9效果在“字体”对话框中，“字号”选择小四号，“字体颜色”选择红色，单击|【确定】按钮，结果如图3-9所示。3.3.3 大纲视图的作用要编辑长文档时，大纲视图是最佳的视图模式了。大纲视图分为9级，级别1为最高级，其余依次，降低在大纲视图中可以查看文档的结构，还可以通过拖动、折叠标题。要使用大纲视图，可执行菜单栏中【视图】|【大纲】命令，即可切换到大纲视图，菜单栏中增加了大纲工具栏，如图3-10所示。以此案例，我们看到在正文文本内容下，所有的标题结构是不能进行折叠或展开的，我们将标题设置成大纲级别，这样就能实现折叠或展开了，并且可以通过“文档结构图”来浏览长文档。操作步骤如下： 选中内容为“第一章”的标题行，单击“大纲工具栏”，选择“1级”，此时我们就可以看到在“第1章”的标题行最前面出现了一个“+”的符号。 图3-10大纲视图图3-11大纲级别选中内容为“轧制力计算”的标题行，单击“大纲工具栏”，选择“2级”，依次类推，我们将标题行内容设置成相应大纲级别，如图3-11所示。此时我们就可以看到在“1.1”的标题行最前面出现了一个“-”的符号，这表示在2级下面没有更小的级别了，若有更小的级别，此时在标题行前依然会是个“+”的符号。双击某一标题行前的“+”的符号，该级别下的所有内容即被折叠，再次双击该级别下的所有内容即被展开，同样，单击大纲工具栏上的也能实现大纲级别的折叠或展开。执行菜单栏中【视图】|【页面】命令回到页面视图，再执行菜单栏中【视图】|【文档结构图】命令，我们可以看到在页面左侧出现了以大纲级别为结构的视图方式，如图3-12所示，此时我们单击任一级别，就可进入相应级别的页面。图3-12文档结构图3.3.4 内置段落样式的作用在一篇长文档中，如果要逐一对文字进行设置将是一件工作量巨大的事情，需要通过菜单栏、工具栏、快捷键一项一项的设置。更麻烦的是为了要保障格式的统一，所作的设置就必须相同，但实际上经常会出现忘记了前面的某种格式的情况，以致于出错。使用Wps中的“样式”可以简化段落文字的格式编排，节省时间、提高工作效率，Wps携带的样式称为内置样式，所有段落格式都基于某种Wps内置样式。样式是应用于标题、文本、表格、超链接和列表的一套格式组合。Wps包含9种内置段落样式，执行【格式】|【样式和格式】命令，在任务栏中“标题1”至“标题9”分别代表了不同的字体及段落样式的设置，如图3-13所示。使用样式的优势大致归纳为以下几点：l 样式可以节省设定各种文档的时间。l 可以确保格式的统一性。l 改动文本格式更加容易。l 使用简单方便。 图3-13样式图3-14“自定义多级编号列表”在此案例中，我们将文档结构标题行设置成相应的内置段落样式，并统一更改“标题2”的内容，将字体更改为“华文新魏”。操作步骤如下：光标置于“第1章”标题行中，执行【格式】|【项目符号和编号】命令，单击“多级编号”，选择原来设定的自定义符号，单击右下角的【自定义】，在“自定义多级编号列表”对话框中，我们看到此时默认状态下为“级别1”，单击【高级】，在“将级别链接到样式”下拉框中选择“标题1”，如图3-14所示。在“自定义多级编号列表”对话框中，单击“级别2”，在“将级别链接到样式”下拉框中选择“标题2”，以此类推。设置完单击【确定】，如图3-15所示，结构标题行都已变成内置段落样式。执行【格式】|【样式和格式】命令，在任务栏中单击“标题2 ”，如图3-16所示。单击“标题2”右侧下拉三角形，选择“修改”，在“修改样式”对话框中，将“格式”中选择“华文新魏”，如图3-17所示，单击【确定】，这样，所有内置段落为“标题2”的字体统一被更改了。图3-15内置段落样式 图3-16修改样式图3-17效果3.3.5 章节目录的添加与更新域Wps在文档中生成的目录是分层次的，最多可以生成9级目录。在文档中加入目录最常用的方法就是根据文档中的标题样式生成目录。Wps可以识别这些标题样式，并用这些样式生成目录。在建立目录之前，必须要把列在目录中的标题按照内在的样式来安排。关于标题样式的编排在上一节已经作了详细的介绍，在此就不再赘述了。具体操作步骤如下：在文档的第1页插入“目录”2字，居中，光标放置在所要插入目录的位置。执行菜单栏中的【插入】|【分隔符】命令，在展开菜单中单击“下一页分节符”。光标置于“目录”处，执行菜单栏中的【插入】|【引用】|【目录】命令，在“索引和目录”对话框中的选择“目录”，如图3-18所示。图3-18索引和目录如果需要在目录中显示页码，则可以选中“显示页码”复选框；如果选定“页码右对齐”复选框，那么就可以在“制表符前导符”下拉列表中选择目录和页码之间的前导字符了。在此例中使用的是“虚线”作为前导字符。如果要指定显示的标题级别，可以在“显示级别”选项框中选择，或直接在其中输入所需要的级别。在此例中使用的是系统默认的显示级别，即显示层次为3层。单击【确定】，在页面的光标所在位置即可插入目录，如图3-19所示。当我们在长文档中手稿目录后，我们对文档的结构又做了新的调整，这时如果想对目录进行具体的修改是很困难的，因为整个目录是一个域，无法象修改普通文字那样进行编辑，这时我们就要用到更新域，具体操作步骤如下：将光标置于目录当中，单击F9，出现了“更新目录”对话框，如图3-20所示。若只调整原有目录内容的页码，选择“只更新页码”，单击【确定】，原有目录的页码即被更新。若要调整目录生成后所修改的目录的内容，包括文档结构的增加、删除或移动，选择“更新整个目录”，单击【确定】，那整个目录将被更新。 图3-19插入目录图3-20更新目录3.3.6 设置个性化的页眉页脚 作为长文档的页眉、页脚一般来说有两个好处，其一可以显示必要的文档信息，便于读者阅读和查找；另一方面又可以起到美化、装饰页面的效果。本例中页眉、页脚的具体设计方案如下：l 页眉中放置手册和章节名称，页脚中放置页码。l 首页的页眉不放置任何内容。l 奇数页放置段落样式为“标题1”的章节名称。l 偶数页不添加页眉。l 页脚目录采用英文页码，正文采用阿拉伯数字页码。具体操作步骤如下：执行菜单栏中的【视图】|【页眉和页脚】命令，进入“页眉、页脚”编辑状态，这时可以看到页面顶端有一个虚线框，还有“页眉”二字，同时还可以看到“页眉和页脚”工具栏，单击该工具栏上的【页面设置】，在“页面设置”对话框中单击“版式”。选中“首页不同”和“奇偶页不同”两个复选框，单击【确定】。这时会看到，在章节首页的页眉、页脚显示的分别是“首页页眉”和“首页页脚”；在奇数页的页眉、页脚显示的分别是“奇数页页眉”和“奇数页页脚”；在偶数页的页眉、页脚显示的分别是“偶数页页眉”和“偶数页页脚”。至此，首页、奇数页和偶数页的页眉、页脚已经区分开来。由于首页的页眉计划就是不添加任何的信息，所以可以不做任何设置。在奇数页页眉中，执行菜单栏中的【插入】|【域】命令，打开“域”对话框。在“域名”单击“样式引用”，在“样式名”中选择“标题1”，并复选“插入段落编号”，如图3-21所示。 图3-21“域”对话框图3-22页眉效果单击【确定】，再次执行菜单栏中的【插入】|【域】命令，打开“域”对话框。在“样式名”中选择“标题1”。单击【确定】，这样在所有有奇数页中就添加了章节名称作为页眉。添加页眉的效果如图3-22所示。光标置于目录页，单击“页眉和页脚”工具栏中的【在页眉和页脚间切换】，切换至页脚区域。然后再单击【插入页码】按钮，“居中”设置。单击“页眉和页脚”工具栏中的【设置页码格式】，在“数字格式”中选择英文的编号格式，单击【确定】。如图3-23所示。 图3-23数字格式图3-24链接到前一个光标置于正文第一页的页脚区，我们看到在页脚右上角有“与上一节相同”字样，单击“页眉和页脚”工具栏中的【同前节】，如图3-24所示此时，“与上一节相同”字样消失。如图3-25所示。 图3-25效果图3-26设置页码选中页脚中的“页码”，单击“页眉和页脚”工具栏中的【设置页码格式】，在“数字格式”中选择阿拉伯数字的编号格式，单击“高级”，在“页码编排”中选择起始页码的格式，在本例中，正文页码从1开始。如图3-26所示。单击【确定】，这样我们就实现了目录和正文不同的页码格式。【案例4：邀请函在邮件合并中的应用】： 4.1 知识点：数据源、邮件合并4.2 案例介绍：在日常工作中，公司经常要发送邀请函或信函之类的邮件给合作伙伴或客户，这类邮件的内容通常分为固定不变的内容和变化的内容，比如信函或邀请函的主体内容为固定不变的，而收信人的姓名、职务等就属于变化的内容。本案例将变化部分的数据存储在数据源中，通过邮件合并的功能，快速生成与数据源中变化数据所对应的邀请函或信函。这样既可以一次性发送给所有的客户，又可以让客户在邀请函或信函中只看到自己的姓名，使其感到您对客户的重视。4.3 操作步骤：4.3.1 制作会议邀请函会议邀请函不同于其他活动的邀请函，它往往代表一个企业的形象。因此，会议邀请函的制作不仅要美观大方，而且要大气、正规。建立邀请函主文档，本例以默认Wps文档页面设置。输入邀请函主体内容，如图4-1所示。 图4-1主体内容图4-2段落设置选中标题栏“邀请函”内容，单击“格式工具栏”，在字体中选择“宋体”，字号选择“二号”，“粗体”设置，单击【居中】设置按钮，执行菜单栏上的【格式】|【段落】命令，在“段落”对话框中，设置间距为“段前”0.5行、“段后”0.5行，并设置“行距”为1.5倍行距；选中“尊敬的姓名职务：”内容，按照同样的方法，将该行文字设置为“宋体”、“小二号”、“粗体”、“段前”0.5行、“段后”0.5行，并设置“行距”为1.5倍行距。选中邀请函主体内容“谨允许恭祝安好！”，设置字体为“宋体”、“四号”，执行菜单栏上的【格式】|【段落】命令，在“段落”对话框中，设置“首行缩进”为“2字符”。选中落款内容，设置字体为“宋体”、“四号”、“粗体”，设置 “右对齐”，利用键盘调整落款内容相对右居中， 结果如图4-2所示。下面来为邀请函添加页眉。执行菜单栏上的【视图】|【页眉页脚】命令，在“页眉页脚”栏内，执行菜单栏上的【表格】|【插入】|【表格】命令，在“插入表格”对话框中，设置“列数”为2，“行数”为1，单击【确定】。如图4-3所示。 图4-3添加页眉图4-4效果执行菜单栏上的【插入】|【图片】|【来自文件】命令，在打开的“插入图片”对话框中选择已经准备好的图片，将其插入到表格的左侧，并适当调整其大小和位置，在表格的右侧输入相关信息，单击“格式工具栏”，在字体中选择“宋体”，字号选择“小五号”。为“页眉页脚”与“正文”中的美观，在“页眉”的表格下面，我们单击“绘图”工具栏上的【直线】按钮，拖动鼠标绘制出一条直线，单击“绘图”工具栏上的【线条颜色】按钮，选择“深蓝”，单击“绘图”工具栏上的【线型】按钮，选择“2.25磅”，并适当调整其位置，结果如图4-4所示。为整个邀请函添加一个符合情景的图片，使邀请函看起来更加漂亮。在邀请函主体内容的左下角，单击“绘图”工具栏上的【矩形】按钮，拖动鼠标绘制出一个矩形框，右击矩形框，单击“设置对象格式”，如图4-5所示。 图4-5“设置对象格式”对话框图4-6图片在填充“颜色”下拉框中选择“填充效果”，单击“图片”，如图4-6所示，单击“选择图片”，在打开的“选择图片”对话框中选择已经准备好的图片，单击【确定】，在“设置自选图形格式”对话框中，设置填充“透明度”为80%，线条“颜色”为无线条颜色，单击【确定】。如图4-7所示，适当调整其大小和位置，最后完成的整个邀请函如图4-8所示。 图4-7设置填充图4-8效果4.3.2 建立及设定数据源在本例中，公司的客户名单全部保存在WPS表格中，这就是我们所说的数据源，如图4-9所示。下面的工作就是将WPS表格设定为Wps文档要进行邮件合并的数据，具体的操作步骤如下：在Wps中执行菜单栏中的【工具】|【邮件合并工具栏】命令，打开如图4-10所示“邮件合并”工具栏。通过该工具栏可以完成所有的邮件合并工作。 图4-9数据源此时“邮件合并”工具栏中