基于Oracle+UCM搭建企业内容管理和知识管理平台.doc

基于基于Oracle UCM搭建企业内容管理和知识管理平台搭建企业内容管理和知识管理平台 提交人 Oracle 售前顾问 提交日期 七月 8 2010 版本号 v1 0 第 1 页 Copyright 2010 Oracle Corporation All rights reserved 文档控制文档控制 变更记录变更记录 2 日期日期作者作者版本号版本号变更参考文件变更参考文件 March 17 2010 Eric QianV1 0 审阅审阅 姓名姓名职位职位 发行发行 拷贝号拷贝号姓名姓名地址地址 1 2 3 4 目 录 1基于基于ORACLE UCM的企业内容管理和知识管理内容管理平台核心功能的企业内容管理和知识管理内容管理平台核心功能 1 1 1内容的收集和录入 1 1 2内容的元数据管理 2 1 3内容的分类管理 2 1 4内容的版本控制 4 1 5内容审批流程 4 1 6内容访问权限控制 4 1 7自动格式转换 4 1 8图片和音视频等数字资产管理 5 1 9通过与ORACLE AUTOVUE的无缝集成 实现对图纸的在线浏览 标注和管理 6 1 10内容访问统计报告 7 1 11基于IRM模块 实现在文档分发和使用过程中的安全管控 7 1 12内容管理平台与外部系统的集成 7 1 12 1与桌面文件夹 Email和Office的集成 7 1 12 2提供开放的网站内容管理机制 Open WCM 与企业门户或网站实现内容发布 9 1 12 3提供Java和WebService等API与应用系统进行集成 10 2ORACLE方案优势分析方案优势分析 11 第 1 页 Copyright 2010 Oracle Corporation All rights reserved 1 基于基于Oracle UCM的企业内容管理和知识管理内容管理平台核的企业内容管理和知识管理内容管理平台核 心功能心功能 1 1 内容的收集和录入内容的收集和录入 当今很多企业的现状是 未经管理的文档通常散落在企业的各个角落 包括个人电 脑 部门文档服务器 个人邮件 部门 企业邮件库 纸面资料 应用系统等 有些资料 可能具有权限的基本控制 比如纸面资料可能有专门的档案管理人员进行管理 部门共 享文件夹通过利用windows的权限控制实现最基本的控制 部门内用户可以修改和添加文 档 其他部门用户受限访问文档 无权修改文档 也有很多资料没有基本的权限控制 更没有手段保证文档的完备性 安全性等 这些文档是知识管理中称为显性知识的部分 他们已经显式存在于企业中 并且会 继续增加 所需要做的工作仅仅是找到这些文档 建立一个内容服务管理平台把这些文 档统一集中存储管理 统一安全授权 本方案设计的系统可以支持以下多种录入方式 通过知识门户进行录入通过知识门户进行录入 内容管理平台为用户提供了易于使用的界面和简单的访问 方式 对于业务用户提供了基于IE浏览器的界面方式上传文档 标引文档 用户可 以选择上传单个或多个文档 内容服务管理平台能够自动识别多种格式 包括常见 的150多种文档格式 例如Office文档 PDF文档 HTML文件 文本文件等 通过桌面文件夹或邮件客户端通过桌面文件夹或邮件客户端 另一方面 为了方便地收集Office文档和邮件信息 平台还提供了针对MS Office和邮件客户端 MS outlook Lotus Notes 的整合工具 用户 无需通过IE浏览器访问系统 只需要在office工作界面中或者邮件客户端就可以快速 从内容管理平台打开文档 提交文档或者邮件到内容管理平台中 批量录入批量录入 对于历史累积的大量文档资料 Oracle提供了批量入库的工具 管理员 可以通过这个工具快速倒入大量文档 同时完成文档的标引和授权 企业应用系统通过内容服务器集成接口进行内容录入企业应用系统通过内容服务器集成接口进行内容录入 Oracle UCM提供了完善的应用集成接口 例如WebDAV CIS J2EE WebService等等 以便其他应用系统能够进行内容访问和内容录入 更新 Oracle文档管理平台可以设计多种知识提交流程 并且定义流程相关的角色和职责 第 2 页 Copyright 2010 Oracle Corporation All rights reserved 一旦业务用户提交文档后 通过预先设定的自动化流程 经过相关审批和知识专家的修 订 随后再存储入库 1 2 内容的元数据管理内容的元数据管理 文档元数据存储了文档的重要的属性信息 在导入文档的时候 Oracle可以自动识 别文档类型 并读取文档元数据信息 另外 在导入的时候 用户还可以通过手工录入 元数据信息 在项目中 根据用户的业务需要 一般都可以利用产品提供的接口开发应 用 实现更多元数据的自动导入 这样就减少了用户的手工干预 提高了效率 为了方便组织文档和用户搜索 我们有必要对企业的文档元数据进行定制 标准的 文档元数据通常仅仅包括 文档名称 文档描述 文档格式 文档大小 文档创建日期 文档作者 文档备注 这些元数据远远不能满足业务的需要 我们需要根据企业的业务需要对元数据进行 重新的定义和扩充 Oracle的文档管理系统支持对元数据进行完全的重定义 例如增加 文档分类 文档来源 文档审批日期等 当系统上线后 发现原有元数据定义仍然需要扩充的时候 Oracle文档管理系统可 以支持持续扩充定义而不会影响已有的数据 1 3 内容的分类管理内容的分类管理 Oracle内容管理提供强大的多维分类管理能力 可以根据业务需求制定企业分类树 如下图所示 第 3 页 Copyright 2010 Oracle Corporation All rights reserved 第 4 页 Copyright 2010 Oracle Corporation All rights reserved 1 4 内容的版本控制内容的版本控制 Oracle UCM提供了完善的版本控制能力 当文档捡入和更新时 可以自动 手动或由 程序设定新的版本号 多个版本共存 用户访问时 可设定访问最新版本或任意版本 1 5 内容审批流程内容审批流程 Oracle UCM提供了文档审批流程功能 包括了标准流程和即时流程 可以完成一般 审批流程 多专家会签等等功能 Oracle文档管理平台可以设计多种知识提交流程 并且定义流程相关的角色和职 责 一旦业务用户提交文档后 通过预先设定的自动化流程 经过相关审批和知识专家 的修订 随后再发布 1 6 内容访问权限控制内容访问权限控制 在知识库中 根据业务需要 可以限制用户对于不同文档的访问权限 使用不同的 角色分配用户 即工程师 设计人员 包括 是否可以察看 是否可以修改 是否可以删除 是否可以管理结构 另一方面 通常我们可以限定部门用户仅仅可以察看本部门知识库和公司知识库部 分内容 管理者可以察看所有知识 某些特定用户可以访问某些特定的分类下的文档 1 7 自动格式转换自动格式转换 Oracle内容管理内置自动格式转换引擎 可以将各种文档 甚至图片 音视频进 行格式转换 第 5 页 Copyright 2010 Oracle Corporation All rights reserved 1 8 图片和音视频等数字资产管理图片和音视频等数字资产管理 Oracle统一内容管理平台不仅可以统一管理影像和各种文档 还可以统一管理各种 图片 音频 和视频资产 可以管理的格式超过300种 基本涵盖了目前市面上所能可到 的主流格式 对图片 音频和视频这类数字资产 平台对其提供除了与一般文档相同的录入 元 数据 版本控制 安全控制 共享等方面的功能外 还有许多针对性地扩展功能 例如 对于图片 Oracle内容管理平台提供了格式转换的统一框架 用户可以根据需 要将原始图片转换成各种格式 各种大小和像素的图片 第 6 页 Copyright 2010 Oracle Corporation All rights reserved 又例如 对于视频文件 Oracle内容管理平台提供了格式转换的统一框架 用户可以 根据需要将原始图片转换成各种格式 各种大小和像素的视频 同时还可以按照要求生 成故事版 以方便用户浏览 1 9 通过与通过与Oracle AutoVue的无缝集成 实现对图纸的在线浏览 标的无缝集成 实现对图纸的在线浏览 标 注和管理注和管理 通过与Oracle AutoVue的无缝产品集成 Oracle UCM支持对CAD等工程设计图档的 有效管理 用户可以直接浏览CAD文件 或者为其进行标注 这些标注也会存入Oracle UCM 可以为后续用户检索访问 第 7 页 Copyright 2010 Oracle Corporation All rights reserved 1 10 内容访问统计报告内容访问统计报告 Oracle UCM提供了详细的访问报告 能够直观地显示各类监控和统计信息 例如 某个内容被哪些用户在什么时间阅读过 某个用户在某段时间内阅读了哪些内容 哪些 内容是热门的 经常被访问的 哪些内容是一段时间内从来没人访问的 1 11 基于基于IRM模块 实现在文档分发和使用过程中的安全管控模块 实现在文档分发和使用过程中的安全管控 Oracle UCM与IRM模块紧密结合 提供了在文档分发和使用过程中的安全管控 对企业安全文档进行加密分发 文档阅读人打开文档时进行使用权限确认 从而保证无 论文档存储在任何地方或在任何地方使用时 文档的安全性 防止非法查看 复制 打 印 更改 另存文档 加密文档使用过程可以进行跟踪 并提供详细的使用审计查询 1 12 内容管理平台与外部系统的集成内容管理平台与外部系统的集成 1 12 1与桌面文件夹 与桌面文件夹 Email和和Office的集成的集成 Oracle UCM另提供了与windows资源浏览器整合在一起的客户端 Desktop Integration Suite 使客户能够无需进入到文档管理系统就可以访问到里面的数 据 如图所示 还能显示出所选文档和图片的详细元数据 以便文档的查找和归 类 第 8 页 Copyright 2010 Oracle Corporation All rights reserved Desktop Integration Suite 还提供了与MS outlook和lotus notes邮件客户端的集 成 如下图所示 Desktop Integration Suite 还提供了与Office的强大集成能力 用户可以无需通 过浏览器访问Oracle UCM 直接使用WORD PPT等Office软件对Oracle UCM平 第 9 页 Copyright 2010 Oracle Corporation All rights reserved 台进行操作 包括签入 签出文件 查找文档 插入链接和内容 文档差异比对 等等 这样 企业内部用户可以很方便地完成文档编辑和保存到协同工作平台的 工作 最大程度地方便了用户的使用 1 12 2提供开放的网站内容管理机制提供开放的网站内容管理机制 Open WCM 与企业门户或网站与企业门户或网站 实现内容发布实现内容发布 Oracle的内容管理提供了所见即所得的在线编辑和发布工具 可以与企业门户平台或 一般网站实现网站内容管理 如下图所示 第 10 页 Copyright 2010 Oracle Corporation All rights reserved 1 12 3提供提供Java和和WebService等等API与应用系统进行集成与应用系统进行集成 Oracle UCM提供了丰富的集成开发接口 包括 Java WebService 与BPEL集成 实现与SOA的对接 提供JSR 168 portlet 命令行脚本 URL直接服务调用 第 11 页