市场部费用报销管理制度.doc

市场部费用报销管理制度CY/C-005市场部费用报销管理制度一、 报销流程报销人根据原始凭证填写OA中销售专用的各类报销单部门经理根据差旅计划及拜访记录审查OA中报销单真实性、准确性，并对票据进行不少于20%的抽查。财务经理对OA中报销单内容及相关票据进行全面审查，遇有问题单据退回上级更改，并予以提示警告，确保100%准确。市场总监对OA中报销单内容进行全面审核，并对票据进行不少于20%的抽查，确保单据的100%准确。出纳根据审核无误、手续齐备的凭证付款二、 差旅规定及报销要求：1. 市场部人员使用OA中“差旅费用报销单（销售专用）”进行相关报销；2. 差旅补助标准参照薪酬制度I之销售经理薪资结构、岗位评级及绩效考核制度V2010中内容；3. 因公事外出，当天不能返杭，须在外住宿均算为出差，出差补助以天为单位，出差12点以前为一天，以后为半天；返杭时间12点前算半天，以后为一天。报销时须准确计算出差天数，严防出现多算、少算等现象；4. 差旅费用报销单在填写时，应准确注明“月”、“日”、“时”、“地点”等信息，在第一张差旅费用报销单上填写此次差旅的“通讯费”、“餐费”、“市内车费”（每项每天按20元标准计），杭州市内差旅补助为30元/天（每项每天按10元标准计）；5. 飞机票不得高于火车硬卧下铺价格报销，如有特殊情况需超额报销，则必须经副总经理赵永进的加签审批同意。三、招待、礼品类费用报销要求：1、 市场部在差旅过程中因公花费的业务招待费（如餐费、礼品费、旅游费、娱乐费、赠送物品等）必须事先发送短信至公司指定的短信平台报备，以此作为部门经理审核的主要依据之一。对于金额超过800元的申请，区域经理应提前请示部门经理，审核人可对所有申请费用向区域经理提出质询。未按规定及时报备的业务招待费用不予报销；2、 市场部在报销此类费用时，使用OA中销售专用的报销单，并分类进行填写，如差旅招待费用报销单(销售专用)、客户来杭招待费用报销单（销售专用）、礼品费用报销单（销售专用）、其他报销单（销售专用），报销凭证需要填写一张以上的，需在“申请名称”的最后注明序号（-1、-2、-3）以便分别。差旅招待费用报销单和客户来杭招待费用报销单在填写时，应准确注明“业务招待费（？公司？姓名？人数？招待内容）”，以上“人数”为含区域经理等在内的参与招待的总人数；3、 宴请招待不得铺张浪费、尽量避免宴请无关人员，所有消费均要求附消费清单。对于有正当理由且已提前通过电话向部门主管说明而无消费清单的，报销人员须在OA相应报销单对应记录的备注中注明“无清单”字样。部门经理审批时须在对应发票上签字以示许可，财务部门方可给予通过审批。 如下图：此处注明对于无正当理由且未提前通过电话向部门主管说明，而不提供消费清单的，不予报销；4、 对于无法取得原始票据（如为来杭客户购买回程车票等）情况，必须提供对应票据复印件，同时提供等额发票填写相应报销单，按报销流程办理报销手续。四、交通工具说明1、以火车时刻为准，白天乘车超过8小时、夜间（20：006：00）乘车超过6小时，可乘坐火车硬卧（动车组二等座车票属硬卧标准）。按标准可乘坐硬卧但乘坐硬座者，按硬座票价50补助给当事人；2、乘坐轮船可乘坐三等舱；3、乘长途汽车，白天超过8小时、夜间（20：006：00）超过6小时，可乘坐汽车卧铺。五、差旅过程及报销要求1. 公司全体人员向公司预支费用借款总额不得超出人民币8000元/人；2. 部门经理、市场总监在审核各种报销单时，对相应凭证应进行不少于20%的抽查，对于凭证不符合规范等不合格项应退还至报销人要求其重新填写申报，否则不予报销；3. 发票的内容须包括日期、商品名称、数量、单价、金额并盖有开具发票单位的发票章或财务专用章。经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，发票涂改、大小写不符、假发票以及未盖有财政监制章的发票一律不予报销；4. 在粘贴发票时，从前至后依次按照时间的先后顺序进行粘贴，要有连续性。在粘贴招待类发票时，应按照发票、对应清单的顺序粘贴，不得打乱次序；5. 出差人员返回公司后，应在3个工作日内办理报销手续，每季度的费用报销须在当季度内完成报销，超期者不予报销；6. 单次事件多人开支情况，须归口由一人报销；7. 对于差旅费用涉及发票遗失或不全部分的，不予报销；8. 员工出差应按最简便快捷的线路乘坐车船，不得绕行。若经部门经理批准顺道办理非公务事宜的，其相关费用均由个人自理，并在回公司后及时补办期间事假手续；9. 报销结束后，应将前期借款全部结清；10. 原则上差旅人员回公司后差旅费用未报销完毕的，不允许进行下一次差旅，如遇特殊情况，应经部门主管同意后方可进行；11. 流程中涉及到的审批人员，如遇出差或请假超过一天不在公司时，应将各自OA中的审批权限委托至同级或上级主管。待回到公司后，第一时间将委托代理关闭；12. 对于客户来杭，区域经理应提前通知部门经理，并将客户带至公司参观考察，由公司出面统一安排相应区域经理或合适人员陪同接待。未经公司同意，自行接待者，公司不承担相关费用；13. 报销流程中所涉及审批人员，有权对相关报销单据的合理、合法和真实性进行审核，若违反公司制度一律不予报销。七、处罚1. 对于报销凭证不按照规定粘贴的，审批人第一次发现给予退回处理，告知正确的处理方式，再次发现将给予报销人20元/次的处罚；2. 审批人员应对区域经理单据填写的准确性和规范性进行认真审核，并负有连带责任。第一次发现填写错误的，给予警告并退文；再次发现则给予20元/次的处罚；3. 对于弄虚作假等行为一经发现，按票据金额的5倍给予处罚，情节严重者予以除名。 本制度自2010年10月 01 日起执行，如其他制度与本制度有抵触或不符之处，以本制度为准。公司财务部对本制度具有解释权。阅读签名：赵永进： 占月明： 赵峰