设置数据的有效性.doc

设置数据的有效性如果用户要确认工作表中输入数据的正确性，可以设置单元格中允许输入的数据类型（如文本、数字或日期等），以及有效数据的取值范围（如小于指定数值的数字或特定数据序列中的数值）。利用数据的有效性，可以在用户选定了限定区域的单元格或在单元格中输入了无效数据时显示自定义输入提示信息和出错提示信息。1. 设置数据的有效范围在默认状态下，输入单元格的有效数据为任何值。在实际工作中，用户不但可以定义输入单元格的数据类型，而且还可以设置有效数据的范围。要设置有效数据的范围，其具体操作步骤如下：（1）打开光盘中文件“素材cha01当月饮料销售情况统计表.xlsx”，选定要设置其有效数据范围的单元格或区域。（2）单击“数据”选项卡下“数据工具”组中的“数据有效性”按钮，在出现的列表中选择“数据有效性”选项，打开“数据有效性”对话框，系统直接切换到“设置”选项卡，如图1所示。图1 “设置”选项卡（3）单击“允许”下拉列表框右边的下三角按钮，在打开的下拉列表中选择允许输入的数据类型。这些数据类型的说明如下： 任何值 对输入的数据不作任何限制。 整数 设置输入的数值必须是整数。 小数 设置输入的数值必须是整数或小数。 序列 设置有效数据的序列。 日期 设置输入的数值必须是日期。 时间 设置输入的数值必须是时间。 文本长度 设置有效数据的字符数。 自定义 允许输入公式、使用表达式或引用其他单元格中的计算来确定有效输入。（4）本例选择“小数”选项，选择后的“设置”选项卡如图2所示。图2 设置有效数据的范围（5）单击“数据”下拉列表框右边的下三角按钮，在打开的下拉列表中选择所需的操作符（默认为“介于”），这里取默认的选项。（6）根据选定的操作符设置数据的上限或下限，或同时设置二者，可以为上下限输入数值、单元格引用或公式等。本例将单价的上限设为“2.1”，将单价的下限设为“2.8”。（7）单击“确定”按钮。提示：如果允许设置了有效数据范围的单元格中出现空值，或者在设置上下限时，使用的单元格引用或公式基于初始值为空值的单元格，则选中“忽略空值”复选框；如果要强调对空白单元格的限制，则清除该复选框。2. 显示提示信息当为单元格设置了有效数据范围后，在检查有效数据时，可以在输入数据前显示有关输入内容的提示信息，也可以在数据输入后显示出错提示，还可以同时显示这两种信息。通过显示提示信息，可以减小用户输入错误数据的概率。输入提示信息是在用户选定或单击单元格时进行显示的信息。该信息用来解释单元格中应输入什么样的数据。设置输入提示信息要设置输入提示信息，其具体操作步骤如下：（1）选定需要显示提示信息的单元格。（2）单击“数据”选项卡下“数据工具”组中的“数据有效性”按钮，在出现的列表中选择“数据有效性”选项，打开“数据有效性”对话框。（3）单击“输入信息”标签，打开“输入信息”选项卡，如图3所示。图3 “输入信息”选项卡（4）选中“选定单元格时显示输入信息”复选框。（5）在“标题”文本框中输入所需的文本标题，这里输入“单价”。（6）在“输入信息”文本框输入提示信息的文本，这里输入“雪碧的单价应在2.1到2.8元之间”。（7）单击“确定”按钮。完成对有效数据范围和提示信息的设置后，当选定该单元格时，会出现输入提示信息，如图4所示。图4 显示输入提示信息设置显示出错警告信息出错警告信息是在向单元格中输入了无效数据时出现的提示信息，该信息只能应用于已定义有效数据范围的单元格。要设置显示出错警告信息，其具体操作步骤如下：（1）选定需要显示出错警告信息的单元格。（2）单击“数据”选项卡下“数据工具”组中的“数据有效性”按钮，在出现的列表中选择“数据有效性”选项，打开“数据有效性”对话框。（3）单击“出错警告”标签，打开“出错警告”选项卡，如图5所示。图5 “出错警告”选项卡（4）选中“输入无效数据时显示出错警告”复选框。（5）单击“样式”下拉列表框右边的下三角按钮，在打开的下拉列表中选择所需的信息类型：“停止”、“警告”和“信息”。这3种样式都有一个图标与之相对应，其功能分别说明如下： 停止 当用户输入无效的数据时，显示出错提示信息，并在错误被更正或取消前禁止用户继续工作。它有“重试”和“取消”两个按钮，如图6所示。单击“重试”按钮，返回单元格进行修改；单击“取消”按钮，则保留原单元格中的数据。图6 “停止”样式出错警告信息 警告 当用户输入无效的数据时，显示含有文本“是否继续？”的警告信息。它有“是”、“否”和“取消”3个按钮，如图7所示。单击“是”按钮，将强行输入错误的数据；单击“否”按钮，返回单元格进行修改；单击“取消”按钮，则保留原单元格中的数据。图7 “警告”样式出错警告信息 信息 当用户输入无效的数据时，让用户保留已经输入的数据还是取消操作。它有“确定”和“取消”两个按钮，如图8所示。单击“确定”按钮，将强行输入错误的数据；单击“取消”按钮，则保留原单元格中的数据。图8 “信息”样式出错警告信息（6）在“标题”文本框中输入出错警告信息的标题。（7）在“错误信息”文本框中输入出错警告信息的内容。（8）单击“确定”按钮。提示：在“输入信息”文本框和“出错信息”文本框中，最多只允许输入255个字符。3. 复制有效数据的范围和信息当用户设置了某个单元格的有效数据范围和信息后，可以将该单元格的有效数据范围和信息复制到其他单元格中，其具体操作步骤如下：（1）右击已设置了有效数据范围和信息的单元格。（2）在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令。（3）单击目标单元格。（4）单击“开始”选项卡下“剪切板”组中的“粘贴”按钮，在出现的菜单中选择“选择性粘贴”选项，打开“选择性粘贴”对话框，如图9所示。图9 “选择性粘贴”对话框（5）单击“有效性验证”单选钮。（6）单击“确定”按钮。提示：在复制有效数据范围和信息时，如果目标单元格中包含不符合限制范围的数据，则已有的数据并不会被改变。4 查找具有有效数据范围和信息的单元格如果用户要查找工作表中每个具有有效数据范围和信息的单元格，或者查找所有具有相同有效数据范围和信息的单元格，可以使用Excel的“定位”命令来完成。查找工作表中每个具有有效数据范围和信息的单元格要查找工作表中每个具有有效数据范围和信息的单元格，其具体操作步骤如下：（1）选定工作表中的任一单元格。（2）单击“开始”选项卡下“编辑”组中的“查找和选择”按钮，在出现的列表中选择“定位条件”选项，打开“定位条件”对话框。（3）单击“数据有效性”单选按钮，再单击“全部”按钮。（4）单击“确定”按钮，即可找出工作表中每个具有有效数据范围和信息的单元格，它们以浅蓝色显示，如图10所示 图10 查找每个具有有效数据范围和信息的单元格查找所有具有相同有效数据范围和信息的单元格要查找所有具有相同有效数据范围和信息的单元格，其具体操作步骤如下：（1）选定工作表中某个具有某种有效数据范围和信息的单元格。（2）单击“开始”选项卡下“编辑”组中的“查找和选择”按钮，在出现的列表中选择“定位条件”选项，打开“定位”对话框。（3）单击“数据有效性”单选钮，再单击“相同”单选钮。（4）单击“确定”按钮，即可找出工作表中所有具有相同有效数据范围和信息的单元格，它们以浅蓝色显示。5. 删除单元格的有效数据范围和信息如果用户不再需要某些单元格的有效数据范围和信息，可以将其删除。其具体操作步骤如下：（1）选定要删除有效数据范围和信息的单元格。（2）单击“数据”选项卡下“数据工具”组中的“数据有效性”按钮，在出现的列表中选择“数据有效性”选项，打开“数据有效性”对话框。（3）单击“设置”标签，打开“设置”选项卡。（4）单击“全部清除”按钮，再单击“确定”按钮。注意：单击“全部清除”按钮后，将会删除“数据有效性”对话框中“设置”、“输入信息”和“出错警告”3个选项卡中的所有设置。6. 审核单元格中的无效数据设置了有效数据范围的单元格，只能在输入数据时检查所输入数据的有效性，而当单元格中的公式对在设置之前已有的数据进行计算时，并不会显示出错信息。为了确保数据的正确性，用户可以利用Excel审核工作表的功能，核查已有的数据是否符合条件，以找出无效的数据。当审核工作表中的数据时，Excel将按照“数据”选项卡下的“数据有效性”按钮设置的限制范围，对工作表中的数值进行判断，并标记所有数值在限制范围之外的单元格。要审核工作表中无效的数据，其具体操作步