公文写作_公文处理培训教材

公文处理 一 公文概述 2012年4月中共中央办公厅 国务院办公厅联合印发了 党政机关公文处理工作条例 中办发 2012 14号 对公文种类 公文格式 行文规则 公文拟制 公文办理 公文管理等均做了明确规定2012年7月1日国家质检总局 国家标准化管理委员会发布了 党政机关公文格式 GB T9704 2012 2012年9月省局下发文件 要求新格式从10月1日起施行 2015年 陕西省气象局公文处理实施细则 正在印发中 公文 即公务文书的简称 属于应用文 公文的概念 公文是党政军领导机关 企事业单位和群众团体行使法定职权用其处理公务事项并有较为固定的惯用格式的应用文 这个概念中包括的主要意思如下 1 公文的制发文者是具有法定职权资格的单位和机关 2 公文的是法定机关单位处理公务事项最重要手段和工具 3 公文在一定的历史时期有约定俗成规范的写作审美格式 4 公文是属于实用文体中应用文的写作范畴 公文的特点 1 鲜明的政治性和政策性公文是党和国家进行统治 管理和协调内外关系的重要工具 它代表着一定权力机关的政治意向和根本利益 所以具有鲜明的政治性和政策性 政策性 是各级机关的公文 必须贯彻党和国家的路线 方针 政策 有利于我们现代化事业 维护广大人民群众的根本利益 有利于维护经济社会健康发展 有利于维护人民群众的根本的利益 具体说 公文是我们在经济社会发展繁荣过程中 特别在实现现代化建设的进程中 党和国家解决人民群众当前在经济 政治 文化 社会 自然等问题的路线 方针 政策 通过公文 人民群众可以全面了解党和国家的中心工作 基本任务及长远规划 从而更加注重地团结在中央和各级领导的决策基础上 为建设现代化事业而努力工作 2 法定的权威性和行政约束力公文是党政军领导机关 企事业单位 群众团体的发文 它代表了该机关的意志 是该机关的喉舌 具有该机关单位特有的权威性和行政约束力 权威性是指对受文者具有强制性影响 公文的有效性决定于发文方法定的权威 法定单位制发机关颁布的法律 决定 意见 下发通报 通知 或者报送的请示 报告 传达制发机关的决策与政策意图 各级机关所发文在有效的时限 范围内 具有国家法律所赋予的权威性和约束力 不允许任意违背 做到有言必行 有章必循 违令必究 公文一经制发 有关的受文机关和人员就必须严肃认真地对待 行政约束力是指从法律意义上 是对于解决问题提供有效凭据 公文的内容能够客观真实地反映事物 解决问题的政策具有较强的精确性和不可随意更改性 各级机关所发文在有效的时限 范围内 具有国家法律所赋予的权威性和约束力 不允许任意违背 做到有言必行 有章必循 违令必究 3 特定的作者和一定的体裁格式公文的法定作者 是指依法成立并能以自己的名义行使职权和担负义务的单位机关或组织 撰写和制发公文不是个人行为 是所代表的是机关或组织 因此它的内容受法律 工作需要和领导人指定的制约 其法定作者制发公文的权利和名义受法律的保护 需要注意的是 在机关中起草公文的工作人员和签发公文的领导人都不能称为公文的作者 这里需要区别的是公文的撰稿者和作者不是同一个概念 一般的文章 谁写谁就是作者 作者和撰写者是同一个概念 公文的撰写者只是机关里承担写作任务的工作人员 领导人所代表的机关单位真正的作者 撰写者撰写完的草稿只有经过领导机关的审批后才可以正式定稿 撰写者不得擅自做主 公文的法定作者只能在自己的职权范围内公文 超越职权范围制发的公文一律无效 公文的体裁格式是长期以来人们在工作实践中形成的一定的审美形式 公文是一种高度程式化的应用文体 在长期实践中形成了一套独特的写作格式和用国家法规予以规定的制发体式 任何机关都不得另搞一套 各行其是 公文的拟制必须遵循规范化的体式 其目的是为了维护公文的法定效力和机关的权威性 也是为了实现公文工作的标准化 提高工作效率 4 文风朴实 严谨 和谐 有力公文是为了推动一定时间范围内工作而制定的 要体现经济社会的公平与正义 因次 要求公文撰写文风朴实 严谨 和谐 有力等 朴实 严谨 是要实事求是地反映客观实际事物 揭示事物的内在客观道理 表达处理问题的意见态度要明朗 选词要准确 用语要严谨 恰到好处 和谐 有力 是指公文内容与他文不要打架 或者自相矛盾 表而要前后一致 说明思想 制定政策 是否有利于工作健康发展 是否体现了人性化等 在表达上不能干巴 枯燥 缺乏表现力 可以适当运用一些文学的修辞手法 从而有效地表现所要表达的事物其中所说的道理 公文的分类公文的分类相当复杂 站在不同的角度 有不同的分类法 1 按发文的性质 可以分为发文 收文 2 按行文的方向 可以分为上行文 如请示 报告等 下行文 如决定 批复等 平行文 如函等 不相隶属机关文 以及通行文 如意见等 3 按公文的内容 可以分为指令性公文 如命令 决定等 报请性公文 如请示 报告等 知照性公文 如通知 通报等 商洽性公文 如函等 记录性公文 如纪要等 4 按公文的办理时限要求分为 特急 加急 一般等 5 按机密程度分为 绝密公文 机密公文 秘密公文和普通公文 6 按公文的规范程度和约束力分为 规范性公文和非规范性公文 7 按公文的载体分为 传统纸质公文和电子公文 8 按照公文的性质和内容可以分为三大类 法定公文 事务公文和专业公文 1 法定公文 法定公文是指党和国家最高权力机关以法规文件公布的公文文种 现行法定公文主要是中共中央办公厅 国务院办公厅2012年4月16日联合发文公布的 党政机关公文处理工作条例 公文写作与处理办法及文种15 2 事务性公文 事务公文是指党和国家最高权力机关规范的法定公文以外各个机关单位处理日常事务通用的公文 如计划 总结 条例 规定 公示 简报 调查报告 领导讲话稿 公约 介绍信 个人鉴定 思想汇报 干部考察材料等 3 专业公文 专业公文是具有专门职能的机关在专业的领域中形成 使用的书面材料 具有专指内容 特定格式 主要是指工商财贸 如经济合同 经济协议书 司法纪检 如起诉书 判决书 笔录 外交军事 如国书 照会 护照 白皮书 备忘录 交通运输 文教卫生等首脑机关规范的行业性使用公文 1 领导和指导作用公文是上级机关对下级机关进行领导和指导的重要工具 上级机关通过制发公文 传达党的路线方针政策 颁布国家的法律法规 组织开展各种公务活动 责成下级机关严格按照所发公文的要求 采取切实有效的措施予以贯彻落实 指导作用的具体表现 上级机关制发的公文不一定都具有指令的性质 有的只对本行业 本系统的业务工作指出原则性的指导意见 要求下级机关结合本地区 本部门的实际情况 创造性地贯彻执行 指导作用 2 规范和约束作用在政党机关公文中 有相当一部分具有法规的性质 如条例 规定 办法等 这类公文是一定范围内人们行动的准则或行为的规范 具有明显的规范和约束作用 一旦制发生效 就必须遵照窒执行 不得违反 公文的作用 3 宣传和教育作用党政机关制发的许多重要公文 在作出工作部署 提出贯彻要求的同时 往往要分析国际国内形势 阐明党的理论 路线 方针 政策和国家的法律法规 对广大干部群众进行宣传教育 以便统一思想认识 增强贯彻执行的自觉性 一些公文 如表彰性或批评性的通告 本来就是为了达到宣传教育的目的而制发的 其宣传教育作用更为突出 4 联系和沟通作用党政机关 企事业单位 人民团体或其他法定的社会组织 都要通过制发公文联系和商洽工作 传递和反馈信息 介绍和交流经验 正是在各种纵向 横向的联系和沟通中 上情得以下达 下情得以上达 思想认识得以统一 各项工作能够正常而有序地开展 5 依据和凭证作用公文作为处理公务的专门文书 反映了发文机关的意图 具有法定的效力 是收发机关做出决策 处理问题 开展工作的依据和凭证 如上级机关制发的公文 决议 决定 条例 规定 指示 批复 通知 是下级机关组织开展工作的依据和凭证 下级机关制发的公文 报告 请示 意见 是上级机关制定决策 指导工作的依据和凭证 平级或不相隶属机关制发的公文 函 是彼此之间交流情况 商洽工作的依据和凭证 二 公文处理 主要讲一下近期要印发的 陕西省气象局公文处理实施细则 陕西省气象局的公文定义 是陕西省气象局在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 公文处理 拟制 办理 管理等 是相互关联 衔接有序的工作 公文处理原则 坚持实事求是 准确规范 精简高效 安全保密的原则 省局办公室是公文处理的管理部门 主管省局的公文处理工作并指导全省气象部门的公文处理工作 要求 省局办公室及各内设机构应配备专兼职文秘人员 具体负责公文处理工作 文秘人员应忠于职守 作风严谨 严守纪律 具有一定的公文处理知识 并保持相对稳定 省委办公厅法规处 陕西省气象局适用的公文种类主要有 一 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 二 通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 三 通知 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 发布部门规章 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免和聘用人员 四 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 公文种类 五 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 六 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 七 批复 适用于答复下级机关的请示事项 八 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 九 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 十 会议纪要 适用于记载 传达会议情况和议定事项 公文格式 公文格式规定了党政机关公文用纸 数据表现形式 各要素 格式标准等内容 使党政机关公文表现形式趋于统一和规范 公文用纸 统一采用国际标准A4型纸 其成品尺寸为 210mm 297mm 定量为60g m2 80g m2胶版印刷纸或复印纸 页边与版心尺寸为 公文用纸天头为37mm 订口为28mm 版心尺寸为 156mm 225mm行数和字数 一般每面排22行 每行28个字 并撑满版心 特定情况可以作适当调整 字体和字号 如无特殊说明 公文格式各要素一般用3号仿宋体字 特定情况可以作适当调整 文字的颜色 如无特殊说明 公文中文字的颜色均为黑色 条例 规定 公文一般由份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件 抄送机关 印发机关和印发日期 页码等18个要素组成 新增了 印发机关 和 页码 去掉了原有的 主题词 文格式各要素划分为版头 主体 版记三部分 公文首页红色分隔线以上的部分称为版头 包含6个要素 份号密级和保密期限紧急程度发文机关标志发文字号签发人 版头 份号一般用6位3号黑体阿拉伯数字 编虚位补齐 即第一份公文份号可以编为 000001 不应编为 1 或 01 顶格编排在版心左上角第1行 密级和保密期限3号黑体字 顶格编排在版心左上角第2行 一般密级和保密期限之间可用 分隔紧急程度 一般用3号黑体字 顶格编排在版心左上角发文机关标志主要有2种形式 一是发文机关全称或者规范化简称加 文件 二字 二是发文机关全称或者规范化简称 发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm 发文机关标志推荐使用小标宋体字 颜色为红色 字号应不大于上级机关的发文机关标志 上报的公文需标注签发人姓名 居右空1字 与发文字号平行编排 签发人由 签发人 3个字加全角冒号和签发人姓名组成 签发人 用3号仿宋体字 签发人姓名用3号楷体字标注 如有多个签发人 签发人姓名按发文机关的排列顺序从左到右 自上而下依次均匀顺排 一般每行排2个姓名 回行时与上一行第一个签发人姓名对齐 最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并使红色分隔线与之的距离为4mm 与版心同宽的红色分隔线 一般使用0 35mm 0 5mm粗 公文首页红色分隔线 不含 以下 公文末页首条分隔线 不含 以上的部分称为主体 主体 9个要素 标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期和印章 附注 附件 主体 文中小标题层次序号依次可用 一 一 1 1 标注 第一层一般用黑体字 第二层一般用楷体字 第三层和第四层一般用仿宋体字标注 正文 如有附件 在正文下空1行左空2字位置编排 附件 二字 后标全角冒号和附件名称 附件如有顺序号 使用阿拉伯数字标注 如 附件 1 附件名称后不加标点符号 附件名称较长需回行时 应与上行附件名称的首字对齐 发文机关署名应当用发文机关全称或规范化简称 成文日期经机关负责人签发的公文 以签发日期为准 联合行文 以最后签发的机关负责人签发的日期为准 印章 单一机关行文时 印章端正 居中下压发文机关署名和成文日期 使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置 印章顶端应上距正文 或附件说明 1行之内 公章距离正文稍微有些远 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 可以采取调整行距 字距的措施加以解决 公章与正文不在同一页 错误的公章 公文末页首条分隔线以下 末条分隔线以上的部分称为版记 2个要素 抄送机关 印发机关和印发日期 页码位于版心以外 分隔线与版心等宽 首条分隔线与末条分隔线用粗线 0 35mm 中间分隔线用细线 0 25mm 版记 如有抄送机关 一般用4号仿宋体字编排在公文最后一页的下方位置 左右各空一字 抄送 二字后标全角冒号 冒号后标注抄送机关名称 回行时与冒号后的抄送机关名称首字对齐 最后一个抄送机关名称后标句号 几个常见错误 分清上行文 平行文 下行文 注意 上行文件一定要有签报人 平行文多用函 标题 排列回行时 要做到词意完整 排列对称 长短适宜 间距恰当 标题排列应使用梯形或菱形 不应使用上下长度一样的长方形或上下长 中间短的沙漏形 文中小标题层次序号依次可用 一 一 1 1 标注 第一层一般用黑体字 第二层一般用楷体字 第三层和第四层一般用仿宋体字标注 成文日期经机关负责人签发的公文 以签发日期为准 联合行文 以最后签发的机关负责人签发的日期为准 印章 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 可以采取调整行距 字距的措施加以解决 公章与正文在同一页 正确的排列中国气象局关于印发 中国气象局工作规则 的通知中国气象局关于全面推进气象现代化工作的通知中国气象局关于批准北京市气候中心等单位气候可行性论证机构确认延续的通知中国气象局关于批准北京市气候中心等单位气候可行性论证机构确认延续的通知中国气象局关于批准北京市气候中心等单位气候可行性论证机构确认延续的通知 中国气象局关于批准北京市气候中心等单位气候可行性论证机构确认延续的通知沙漏型 中国气象局关于批准北京市气词义不完整候中心等单位气候可行性论证机构确认延续的通知 中国气象局关于北京市气候中心长方形可行性论证机构确认延续的通知 错误的排列 公文的特定格式 公文的特定格式是相对于公文的通用格式而言的 是公文通用格式的补充 如信函格式 命令 令 格式以及纪要格式 其公文格式各要素的标注规则有别于前面所述的要求 但实际工作中这些特定格式的公文被广泛使用 信函格式 纪要格式 行文规则 一 行文总规则 一 行文应当确有必要 讲求实效 注重针对性和可操作性 这是行文的总规则 二 行文关系根据隶属关系和职权范围确定 一般不得越级行文 特殊情况需要越级行文的 应当同时抄送被越过的机关 可以越级行文的特殊情况主要有 遇有重大突发事件 包括重大自然灾害 重大事故灾难 重大公共卫生事件和社会治安事件等 直接的上级机关乱作为 或者违法违纪的 可以越级行文举报上级机关 省委办公厅法规处 二 行文关系根据隶属关系和职权范围确定 一般不得越级行文 特殊情况需要越级行文的 应当同时抄送被越过的机关 1 按照隶属关系和职权范围行文 隶属关系 是指一个机关隶属于另一个机关 职权范围 是法律法规确定的职责任务 管辖范围和行使权力的界限 领导关系 领导关系 是指有隶属关系的上下级机关之间的公文往来关系 上级机关可直接向下级机关发布指示性 指挥性 指令性公文 下级机关也应该向上级机关报告情况 请示工作等 指导关系 指导关系 是指同一组织系统内上级机关的部门与下级机关相应部门之间的公文往来关系 管理关系 管理关系 指党政机关的业务主管部门管理职权范围内的事项与其他部门 单位的公文往来关系 协作关系 协作关系 是指没有隶属关系的机关 单位 部门之间因工作上的相互联系 支持而形成的公文往来关系 这种行文关系一般适用商洽性公文文种如 函 等 而不适用指令性公文文种 省委办公厅法规处 二 向上级机关行文的规则向上级领导机关的请示 报告 意见应当遵循以下规则 一 原则上主送一个上级机关 根据需要同时抄送同级机关 不抄送下级机关 原则上主送一个上级机关 主要是为了明确主办机关的责任 防止推诿 扯皮 不抄送下级机关 是指向上级机关的 请示 报告 意见 等均不抄送下级机关 二 下级单位的请示事项 如需以本机关名义向上级机关请示 应当提出倾向性意见后上报 不得原文转报上级机关 三 请示应当一文一事 不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项 四 除上级机关负责人直接交办事项外 不得以本机关单位名义向上级机关负责人个人报送公文 各内设机构向省局请示工作 提出意见或建议 一般使用签报 签报 陕西省气象局机关内设机构在内部公务活动中 需书面请示 报告和商洽工作 可以使用签报 凡是可以采取口头形式请示 报告和商洽的事项 不使用签报 签报必须一事一报 不得几事一报 也不得一事多报 不得与发文同时使用 若签报中涉及相关的依据性文件 资料时 应将所涉文件 资料按签报提及顺序作为附件附后 当签报事项涉及其他部门职责时 签报拟稿部门应事先与涉及的部门进行协商 并将签报送相关部门进行会签 签报事项涉及部门应明确表示同意或不同意 对有异议的事项提出具体意见 陕西省气象局机关内设机构的签报 应主送局分管领导 除交办和批示的事项外 不得越级批报 签报作为机关内部文件 原则上不对机关外复印或转送 领导批示内容涉及总局直属单位 派出机构的 由签报起草单位负责传达 起草 审核 办理签报 应当使用电子政务平台签报管理系统 签报事项的具体办理人员在办理完毕本人职责范围内的事项并签署意见后 应及时将电子件点送需继续处理签报事项的人员 省委办公厅法规处 三 向下级机关行文的规则 一 主送受理机关 根据需要抄送相关机关 重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关 二 陕西省气象局各内设机构除办公室外不得对外正式行文 各内设机构在其职权范围内可以 函 及 陕西省气象局办公室文件 的形式向各市 县 区 气象局 站 各直属单位及相关部门行文 议事协调机构和临时机构不对外行文 陕西省气象局临时机构安排工作一般以函或者会议纪要的形式发送各成员单位 需向省局请示或者报告的重大问题 由临时机构办公室所在部门代章 涉及多个部门职权范围内的事务 部门之间未协商一致的 不得向下行文 擅自行文的 上级机关应当责令其纠正或者撤销 四 其他行文规则 其他行文规则 是指联合行文 部门之间行文 内设机构行文规则 联合行文 陕西省气象局与省同级的各厅局机关 市级人民政府可以联合行文 与行使行政职能的其他同级事业单位也可联合行文 机关各内设机构可以联合行文 部门之间行文 市气象局 直属单位与省局机关各内设机构之间商请解决问题 以 函 的形式 省局机关各内设机构在业务范围内与相关单位商洽工作 询问和答复问题等 以内设机构函的形式处理 不得使用内设机构函进行工作部署 审核批准 奖惩人员和检查评估等 除有关人员任免 奖惩 调动等事项外 部机关内设机构原则上不互相行文 公文拟制 起草 审核 签发 省委办公厅法规处 公文起草 一 关于公文内容方面的要求 一 符合国家法律法规和党的路线方针政策 完整准确体现发文机关意图 并同现行有关公文相衔接 公文起草必须做好同现行有关公文的衔接 一是同上级机关公文的衔接 做到令行禁止 二是同本机关公文相衔接 保证工作连续性和严肃性 二 一切从实际出发 分析问题实事求是 所提政策措施和办法切实可行 二 关于文风方面的要求内容简洁 主题突出 观点鲜明 结构严谨 表述准确 文字精练 省局各普发类文件一般不超过3000字 各内设机构的普发类文件一般不超过2000字 请示一般不超过1500字 报告不超过3000字 文种正确 格式规范 公文涉及其他部门职权范围内的事项 起草单位必须征求相关部门意见 力求达成一致 省委办公厅法规处 公文文稿审核 公文文稿审核是发文机关对公文进行审批和印发前 由办公厅 室 负责展开的把关 修改 校核工作 审核重点 1 把好发文关 1 从发文必要性角度把关 2 从精简公文角度把关 2 把好政治关 1 是否符合党的路线方针政策 2 是否完整准确体现发文机关意图 3 把好政策关 1 所提政策和办法是否切实可行 2 是否同现行有关公文相衔接 省委办公厅法规处 4 把好法律关在内容方面要着重审核 公文所规定内容与有关法律法规是否相互一致 公文中是否准确地引用 解释了法律法规规定 涉及法律法规执行问题的宣传 要求以及具体措施是否体现法律法规的本来含义 对于国家法律法规没有规定的事项 党政机关公文的规定是否与法律原则精神相一致 5 把好内容关 1 结构合理 2 材料准备 3 观点鲜明 4 判断正确 省委办公厅法规处 6 把好体式关主要看文种是否正确 格式是否规范 规则是否符合行文 一是规范性 二是准确性 三是全面性 7 把好文字关 1 字词使用是否规范 2 标点符号用法是否规范 3 人名 地名 时间 数字 段落顺序 引文等是否准确规范 省委办公厅法规处 公文签发 一 公文签发的定义和重要性 一 公文签发的定义及分类公文签发指由机关负责人依据权限或授权对公文文稿终审并签署核准印发意见 签发分为正签 代签 核签 会签数种 二 公文签发的重要性公文签发是公文产生效力的最终确认 公文签发是公文质量的重要保证 公文签发是机关负责人履行职责的重要体现 省委办公厅法规处 二 公文签发中的主要问题 一 随意签发 二 越权签发 三 不按程序签发 四 签发要素不全 五 签发格式不讲究 三 做好公文签发的基本要求 一 依权限签发 二 负责任签发 三 按程序签发 四 做好联合会签 五 按规范格式签发 省委办公厅法规处 三 常见公文写作 病文修改