行政管理师考试资料.doc

行政管理经历三个发展阶段：传统管理（19世纪末至20世纪20年代）、科学管理（20世纪20年代至50年代）、系统管理（20世纪50年代起）。行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能，并以管理为主干，以协调为核心，以服务为根本。行政管理内容包括：办公事务管理、行政后勤管理、文书档案管理、人事财务管理、安全保障管理。行政管理人员的素养：思想素质、心理素质、身体素质、能力素质、专业素质。印章是权利的象征和职能的标志，并具有三个作用：权威作用、标志作用、凭证作用。印章按其性质和作用可分为正式用章、专用章、套印章、钢印、手章、名章、戳记。介绍信的形式有两种：一种工作介绍信，按照统一格式印制，使用比较简单。另一种是用公用信笺书写的。行政费用是指维持企业正常运作必须开支的由企业行政部门负责管理的各类非生产性支出，包括：租赁费、物业管理费、低值易耗品购买、办公费、通讯费、会务费、差旅费、业务招待费、律师诉讼费、协会会费、车辆使用费、书报资料费、维修费、商业保险费、咨询费。企业行政费用一般归入财务会计科目的管理费用。行政管理费用的9必须：必须掌握费用构成（预算基础），必须登记费用台帐（一手资料），必须保持财务畅通（过程资料），必须获得全年数据（财务资料），必须获得人事数据（人员资料），必须掌握资产状况（财产资料），必须了解实际需求（需求信息），必须吃透领导意图（管理资料），必须掌握市场行情（市场资料）。戴明循环或称PDCA循环、PDSA循环，有时也被称为戴明轮或持续改进螺旋。戴明循环是一个可持续改进模型，他包括持续改进与不断提高的四个循环反复。既计划PIAN、执行DO、检查CHECK/STUDY、处理ACT。PDCA循环法是质量管理中的一种方法，运用PDCA循环法来预测、控制和考核费用，既符合经营管理工作本身的规律性，也具有讲究实效、解决问题的特点。一般来说，运用PDCA循环法来控制行政费用可分为四个阶段八大步骤。1、制定行政费用各项指标计划2、分析生产问题的原因3、找出影响企业行政费用上升的关键4、制定措施和计划5、执行阶段主要是执行措施和计划6、检查阶段主要是检查执行结果7、总结经验，巩固成绩，纳入标准8、遗留问题转入下期。法务事务管理工作意义在让精通法律和企业经营管理的人员参与到企业决策和管理过程中，保证企业的经营管理行为经常处于有利的法律地位。企业法律事务管理的原则1以事实为依据，以法律为准绳，即根据对事实的了解和对法律的理解处理法律事务，尽量不受其他因素的制约2以加强和完善企业内部经营风险控制和管理、预防法律风险为工作重点。3法律预防为主，法律救济为辅。4按照法律和企业规章制定的范围内，独立承担工作责任。6以企业利益为己任，诚实信用、勤勉尽责、严密审慎，依法维护企业合法权益。7严格保守企业商业秘密。8严格管理，热情服务。会务“不等同于”会议。会务从字面讲是会议服务，会务工作实际上是与会议相关的事务工作，可统称“会议秘书工作”，它包括秘书工作和行政事务工作两部分，重要会议还包括安全保卫工作。 会务工作特点：1商业性2服务性3被动型4事务性5综合性6保密性7时间性会务工作具体内容：一会议秘书工作：1会前准备2会中控制3会后跟进。二会务行政事务工作。三大中型会议的会务组织1会务组织前期筹备、会前响应、会务保障、会务清理阶段办公场地建设包括：办公室选址、租赁、装修、内部设计及布置等等。办公选址成本一般包括：租金、物业管理费、装修费、停车费、水电费、税费、回复原状费、折旧费用、运营成本和人力资本等。办公室内部设计有三种类型：封闭式、开放式、全景式。办公室其他硬件环境包括：绿化环境、空气环境、光线、颜色、声音、设备、安全环境等七项。5S起源于日本，是指在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效的管理，这是日本企业独特的一种管理办法，5S：整理、整顿、清扫、清洁、修养。办公自动化就是用信息技术吧办公过程电子化、数字化，就是要创造一个集成的办公环境，使所有办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。办公自动化功能：1建立内部通讯平台2建立信息发布平台3实现工作流程的自动化4实现文档管理的自动化5辅助办公6信息集成7实现分布式办公企业财产物资是企业固定资产、材料和低值易耗品的总称。财产物资管理是指企业经营过程中所需的上述各类财产屋子的采购储备、使用和保管所进行的计划、组织和控制。固定资产管理分为静态和动态而固定资产分为八类：房屋和建筑物，一般办公设备、专用设备、文物和陈列品、图书、运输设备、机械设备和其它固定资产。 固定资产是使用年限在一年以上，单位价值在2000元以上，并在使用过程中基本保持原来物质形态的资产。低值易耗品是不属于固定资产的物品，单位价值在2000元以下，耐用期在一年以上，在使用过程中基本保持原有物质形态不变的各类用品用具。加强财产物资管理：一提高物资管理人员素质，1提高业务素质2提高政治素质3提高综合业务处理能力。二完善固定资产管理制度1要严格固定资产投资及构建审批制度2建立健全企业财产管理的内部控制制度。三设置控制指标考评制度。 最常见的企业日常行政类文书有请示、报告、通知和函等. 请示是指向上级部门请求指示、批准时使用的文书.范例*请示 总经办： 最精我部门新近员工5名，为正常展开工作，欲添置 品牌 型电脑5台，每台价格为 元，累计总金额人 元。 妥否，请批示。 *部 *年月日 报告是指向上级机关(部门)汇报工作,或答复询问时所使用的公文. 报告的特点: 单向性,陈述性,事后性. 报告由标题、正文、落款三部分组成. 通知是指一种需要下级机关(部门)和人员知道及办理有关事宜而写成的公用文书. 按照通知的内容,可将其分成发布性通知、指示性通知、传达性通知、批示性通知、事项性通知、任免性通知以及会议通知共七类. 通知一般应包括标题、主送单位、正文几部分.最常见的形式为:”依据目的过渡事项要求.” 函是指不相属机关、单位之间商洽工作、询问和答复问题,或向有关主管部门请求批准时,经常使用的一种文书. 函通常可以分为两类,一种叫公函,一种叫便函. 函由标题、正文、结尾三部分组成. 企业财务预算报告是指反映企业预算年度内企业资本运营、经营效益、现金流量及重要财务事项等预测情况的文件. 正文应包括以下内容: 财务预算的内容、预算的期限、预算的审核、预算的监督、预算与实际情况差异的应对办法等.落款应包括企业名称、签署时间,并加盖公章. 公文发文字号由发文机关代字、发文年号和发文序号三部分组成. 公文是指在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,可根据需要使用决定、公告、通告、通知、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等体式的公文种类. 文书归档：一般可按性质和时间两项原则来处理.从性质而言即依照不同的密级来分类保管;而从时间来看,可分作短期保存、长期保存和永久保存三大类.通常一般的会议通知、会议纪要、报告等文书材料都属于短期保存的对象;而工作总结、工作规划、会议决议等则常属于长期保存的资料;对人事任免、机构设置、处分奖励、重大决议、历史沿革,以及资金使用情况等等则都属于永久性保存的资料. 人力资源: 在一个国家或地区中的人口总体所具有的劳动能力的总和,人力资源的本质是人所具有的脑力和体力的总和,可以统称为劳动能力. 人力资源管理: 是根据企业发展战略的要求,有计划地对人力资源进行合理配置,通过对企业中员工的招聘、培训、使用、考核、激励、调整等一系列过程,调动员工的积极性,发挥员工的潜能,为企业创造价值,确保企业战略目标的实现.是企业的一系列人力资源政策以及相应的管理活动. 对人力资源的获取(选人)、开发(育人)、保持(留人). 人力资源管理不是对人的管理,而是对知识、技能、态度的管理,即对人的能力的管理. 传统的人事管理与现代人力资源管理最大的区别在于: 人事管理把人视为蜡烛,不停地燃烧直至告别职业生涯;注重的是控制与管理人,属于行政事务式的管理方式,主要研究”人和事”,是对静态的”事”事务关注和管理.现代人力资源管理则是把人视为蓄电池,可以不停地放电、充电、强调人才的二次开发,强调实现企业价值和员工个人价值的双赢目标.它以”人”为核心,不把人作为一种工具,而是把人作为活的资源加以开发,人力资源被提到战略高度.现代人力资源管理注重人的心理与行为特征,使人、事、职效益最大化. 人力资源规划: 对组织所需的人员作数量、种类、质量上的规划. 员工保障与维护: 是为维持员工的工作能力与保障其权益的一系列措施和政策. 人力资源工作的展开实际就是围绕”5P”模式开展,即识人,选人,用人,育人,留人. 人力资源管理体系由六大模块组成: 人力资源规划,招聘选拔,培训开发,绩效管理,薪酬福利,员工关系.工作分析是人力资源管理的基础工作. 工作分析概述: 工作分析也称职位分析,是对企业中各项职务的工作内容、规范、任职资格、任务与目标进行描述和研究的管理活动和制定具体工作说明书的系统过程. 工作分析是一个过程: 它是通过选用合适的方法,全面收集与工作相关信息的过程. 工作分析法: 访谈法,问卷调查法,观察法,工作日志法,资料分析法,能力要求法,关键事件法. 工作分析信息的6W1H要素: 1WHO(谁来做): 谁从事该工作,资格要求2WHAT(做什么): 工作的内容3WHOM(为谁做): 客户是谁,发生的关系4WHY(为什么做): 工作目的5WHEN(何时做): 时间安排6WHERE(在哪里做): 工作进行的环境要求7HOW(如何做): 工作程序 工作说明书的内容: 表头,工作目的,工作描述,工作关系,权限与责任,任职要求,工作条件与环境 招聘是指组织为了发展的需要,根据人力资源规划和工作分析的要求,寻找、吸引有能力又有兴趣到本企业任职,并从中选出适宜人员予以录用的过程.招聘与选拔的核心就是通过选拔实现”人事”匹配. 招聘管理的流程: 需求分析,资源计划,岗位说明书;招聘计划;招聘;选拔;录用;评价. 通过对人力资源规划和目前人员状况的分析(可能人才变动状态,现有人才状况及企业发展目标),确定人力资源所需要增加的人才(数量及结构). 确定用人标准,使企业用人规范化: 素质,学习能力,专业技能 内部招聘: 内部媒体,组织成员引荐,档案记录 外部招聘渠道: 招聘广告,猎头公司,劳务公司,校园招聘,雇员推荐人员选拔流程：申请表格人员选拔（面试、笔试、心里测试）身体检查面试评价背景调查薪酬确认等。申请表格：求职人员的自我介绍（个人基本情况：姓名、性别、出生日期、身份证号码、住址、联系方式、身体状况；教育情况；工作经历；亲属情况；能力特长；期望或要求等）绩效：是指一个人、一个团体在履行岗位职责中取得的工作成绩和效果。我国传统的绩效是指：德、能、勤（工作态度）、绩。绩效考核：是通过科学的方法、标准和程序，对一个人、一个团队的业绩、成就和实际工作作出尽可能准确的评价。在科学的考核指标制定过程中，应该遵循SMART原则。Specific具体的，measurable可测量的，attainable可达到的，relevant相关的，time based时间限定的。培训是指组织为实现自身和员工个人的发展目标，有计划有系统的为员工提供学习机会或训练，使之提高与工作相关的知识、技能、能力以及态度等素质，以适应被胜利职位工作的人力资本的投资活动。培训主要有以下几种：在职培训、学校培训、企业内训、外派培训、其他类型培训薪酬管理原则：公平性、竞争性、激励性、经济性、合法性薪酬结构：基本工资：高差异和高刚性，奖金：高差异和低刚性，保险：成份较复杂，福利：低差异性和高刚性，津贴：种类较多。 员工关系管理从广义上讲，是在企业人力资源体系中，各级管理人员和人力资源职能管理人员，通过拟订和实施各项人力资源政策和管理行为，以及其他的管理沟通手段调节企业和员工、员工和员工之间相互联系和影响，从而实现组织的目标并确保员工、社会增值。从狭义上讲，员工关系管理就是企业和员工的沟通沟通管理，这种沟通更多采用柔性的、激励性的、费强制的手段，从而提高员工满意度，支持组织其他管理目标的实现。其主要职责是：协调员工与管理者、员工与员工之间关系，引导建立积极向上的工作环境。员工关系管理中最重要的就是劳动关系管理，“劳动关系管理”就是指传统的签合同、解决劳动纠纷等内容。劳动关系是指以劳动给付为目的劳动者与企业之间的关系。 劳务关系是指两个或两个以上的平等主体之间就劳务事项进行等加交换过程中形成的一种经济关系。 从劳动法律上的劳动要具备三个条件：履行法律上的义务；基于劳动合同关系，从事职业性的有偿劳动。劳动者的权利：就业权、劳动报酬权、休息权、劳动安全权劳动合同是一种协议，它是劳动者与用人单位之间确立劳动关系，明确双方权利和义务的协议。社会保险组成为：养老保险、医疗保险、失业保险、生育保险、工伤保险等。 劳动保护是指为保障劳动者在劳动过程中的安全和健康所采取的立法，组织和技术措施的总称。实行基本养老保险个人缴费制度以后，以实际缴费年限作为退休和计发养老保险待遇的依据，之前的连续工龄视同缴纳年限。竞业限制是企业对负有保守企业商业秘密的劳动者，在劳动合同中约定劳动者在终止或解除劳动合同后，在一段时间内不得到与本单位生产或者经营同类产品、从事同类业务的有竞争关系的其他企业任职，或者自己开业生产或者经营同类产品、从事同类业务的竞业限制期限，竞业限制制定二年。竞业限制具有三大特性：滞后性、经济补偿性、企业主动性 服务期是劳动合同当事人通过协商约定的劳动者为企业必须服务的期限。劳动合同的期限分三种：固定期限、无固定期限、以完成一定工作任务为期限的劳动合同。劳动合同的试用期是指在劳动合同的期限内，企业与劳动者为相互了解对方而约定的考察时间，它是整个劳动合同期限的组成部分，不同的合同期限可以约定不同的试用期。劳动合同期限不满三个月或订立以完成一定工作任务为期限的劳动合同不得设试用期，三个月以上不满一年的试用期不得超过一个月，一年以上不满三年的试用期不得超过二个月，三年以上的固定期限和无固定期限的试用期不得超过六个月。劳动合同的解除：1经劳动合同双方当事人协商一致，劳动合同可以解除。2企业可随时解除劳动合同，并不需要经济补偿的情况：因员工未能在30天内提供其被录用的相关资；员工被查实在应聘时向企业提供的个人资料是虚假伪造的；在试用期被证明不符合录用条件的；严重违反劳动纪律或劳动规章制度的；严重失职，营私舞弊，对企业利益造成重大损害的；故意泄露企业机密造成企业重大损失的；以以欺诈、胁迫的手段或者乘人之危，是企业在违背真实意思的情况下订立或变更劳动合同的；被依法追究刑事责任的。3企业可提前30天以书面形式通知员工或额外支付一月工资解除劳动合同的情况：员工患病或因工负伤，医疗期满后不能从事原工作，也不能从事由企业另行安排的工作的；员工不胜任工作，经培训或调整工作内容仍不胜任工作的；合同订立时所依据的客观情况发生重大变化（如项目结束或部门撤销等），致使无法履行合同，经协商不能就变更合同达成协议的。4需要裁员20人以上或者裁员不足20人但占据企业员工总数20%的，企业提前30日向全体员工说明情况，听取员工意见后并向劳动保障行政部门报告后，可以裁员的情况：依照企业破产法规定进行重整的；生产经营发生严重困难的；企业转产、重大技术革新或经营方式调整，经变更合同后，仍然需要裁员的。5企业不得解除劳动合同的情况：员工患职业病或因工负伤并被劳动鉴定委员会确认达到国家规定不得终止、解除劳动合同等级的；患病或非因工负伤，在规定的医疗期内的；实行计划生育的员工在孕期、产期、哺乳期内的。6企业对解除劳动合同的经济补偿范围和标准，应当按国家有关规定执行。劳动争议又称劳动纠纷，是指劳动关系双方当事人因实现 权利和履行劳动义务而发生的纠纷。劳动争议申请仲裁的时效期为一年。仲裁时效期从当事人知道或应当知道其权利被侵害之日起计算。企业