电算化会计与手工会计的区别.doc

电算化会计与手工会计的十大区别薛 鹏 摘 要:文章从手工会计和电算化会计的比较中,得出两者之间的十大区别,从而阐明电算化会计对传统手工会计的巨大影响。关键词:区别 手工会计 会计电算化中图分类号:F235. 99 文献标识码:A文章编号:1004 - 4914 (2004) 02 - 208 - 01会计电算化是运用电子计算机技术,对单位经济活动的全过程和经济活动的各个方面进行连续地反映、监督,提供会计数据信息,参与经济预测和管理决策的现代管理信息系统。实现会计电算化具有手工会计处理不可替代的优越性,会计电算化将对手工会计核算方法产生重大影响。下文着重从几个方面来阐述这两者的区别。一、簿记规则实现会计电算化后,手工的会计簿记规则将发生一些变化,具体表现在以下几个方面: (1) 账簿格式。手工会计的账簿格式都是千篇一律,对单位的个性化考虑很少,而电算化会计则可以将主动权交给用户,由用户根据会计制度的统一要求和单位自身的实际需要自行设计账簿格式。(2) 账簿装订方式。手工会计要求总账、日记账采用订本式,明细账采用活页式,而电算化会计采用的账页是折叠或卷带状,并由计算机自动打印。(3) 错账更正方式。手工会计对账簿记录的错误可采用划线法、红字法、补充登记法进行更正,而电算化会计为了能够留下审计线索只能采用后两种方法。(4) 账簿记录形式。手工会计都是以有形纸张作为账簿记录载体,而电算化会计是以磁性或光电材料作为账簿的记录载体。(5) 自动并账。当某一客户与某企业往来涉及到四个账户,应收账款、应付账款、预收账款、预付账款。在手工会计核算下,就必须逐一打开这四本账,而在电算化会计下,只要输入客户名称,电脑就可将与此客户相关的账户打开,并可以自动进行并账处理。二、会计核算过程手工会计核算下,每一步工作都要会计人员亲自去做,这就不可避免地存在着一些重复抄转、环节多、差错率高、数据共享性差、机械做账、人力和物力严重浪费的现象。而电算化会计下有许多核算环节都可以由财务软件自动完成,如:结转利润、计提折旧、结转成本、结转工资、登总账和明细账、编制报表等等,这样就可以大大提高会计工作效率、提高会计信息质量、减轻会计人员劳动强度、提高会计信息的准确度和及时性、深化会计职能。三、计算工具自从唐朝末期出现了算盘,我国的会计人员就与之结下了不解之缘。以至于在一定历史时期算盘成了会计人员身份的象征,每个从事会计工作的人员必须会打算盘。时至今日,算盘作为传统计算工具的代表,由于自身存在着一些无法克服的缺陷,这就必须需要一个新的计算工具来代替它。计算机的出现,以其高速、自动、准确、高效存储等特点在日益受到广大会计人员的青睐,再加上企业日益增加的信息处理的要求,传统计算工具明显不能适应需要,这时会计人员应及时更新知识,痛下决心甩掉算盘,用计算机去处理日常账务处理。而会计电算化就是以计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称,它的出现将历史地改变会计人员使用的计算工具。四、信息载体手工会计核算是以纸张作为其信息载体,由于纸张具有易篡改、易受损、易泄密、难保管、不便携带等缺陷,这就使得已实现会计电算化的单位纷纷采用磁性材料和光电材料进行会计信息的记录、查询、存储、交换。由于磁性材料和光电材料具有保密性好、调用查阅方便、数据可用率高、易保管等优点,正受到广大会计人员的青睐。五、会计工作组织体制手工会计工作组织体制是以会计事务的不同性质作为制定的主要依据,它一般划分为:材料核算组、工资核算组、资金核算组、成本核算组、固定资产核算组、综合财务核算组等。而电算化会计的工作组织体制则是以数据的不同形态和电算化系统实际运行的要求作为制定依据,它一般划分为:数据搜集组(以原始凭证作为原始数据,处理各项会计业务) 、凭证编码组(按事先规定的编码原则对凭证或需要处理的数据进行编码) 、数据处理组(包括数据的输入、处理、输出等工作) 、系统维护组(包括对系统软、硬件进行维护,以确保系统的正常运行) 。六、内部控制方式手工会计对记账凭证的控制主要是通过摘要内容、数量、单价、金额、会计科目等项目来完成。对账户的控制一般是从三套账簿的相互核对来完成。电算化会计由于账务处理程序和会计组织体制的变化,除原始数据的搜集、审核、编码由原会计人员进行外,其余的处理都由财务软件自身完成。而且这种控制要求更严、范围更广。七、会计人员内部分工模式实现会计电算化后,手工操作下的会计分工模式将被打破。根据会计电算化工作要求财务部门应配备以下人员: (1) 总会计师:负责会计业务工作。(2) 会计主管:负责管理会计日常工作。(3) 数据操作录入员:是指有权进入账务系统调用部分功能完成数据录入的人员,主要负责凭证的制作和录入。(4) 数据审核员:是指对录入数据和输出数据正确性审核工作人员,主要负责对凭证的合法性、正确性和完整性的审核。(5) 出纳人员:负责现金与银行的收支及银行对账等工作。(6) 系统管理员:是账务管理系统的管理人员,主要负责系统软、硬件的正常运行。(7) 系统维护员:负责硬件和软件设备的日常维护。(8) 档案管理员:负责会计档案和磁性介质的会计档案的保管工作。(9) 数据管理员:负责将已复核数据入账,入账后凭证账页打印输出,协助系统管理员做好数据备份、保密安全工作。八、审计线索审计线索对审计工作来说是极为重要的。由于会计信息处理的电算化,审计线索会发生很大的变化。在电算化会计系统中,从原始数据进入计算机,到财务报表输出,这中间的全部处理都集中由财务软件自动完成,各项处理再没有直接的责任人。在电算化条件下,凭证、账簿和报表是存放在磁性或光电材料上,这些介质上的会计信息是以机器可读的形式存在的,不再是肉眼所能识别的,可能被篡改而不会留下痕迹,有些还可能是暂存的。为此电算化会计系统设计时应考虑周全,在系统处理时能留下追索的审计线索,以便日后审计人员仍能跟踪审计线索,顺利地完成审计任务。九、记账凭证分类手工会计核算下,为了便于查阅、登账,每个单位都根据本单位经济业务类型和规模确定了适合本单位实际情况的记账凭证类型。目前许多财务软件也正在机械模仿手工,也把凭证类型分成几大类,事实上在电算化会计下,由于登账是由系统自动完成的,而且查阅凭证的方法很多(可以按凭证号、关键字、摘要、科目等等进行查阅) ,因此对记账凭证分类也就失去了原来的意义。一旦实现单一的记账凭证类型,不但能做到查找方便、快捷,而且省却了操作上的麻烦,提高了计算机的处理速度。十、会计分期手工核算下的会计分期的前提是假设企业的经营活动是可以间断的,并且可以划分为若干个相等期间。由于持续经营的观念被虚拟公司的出现而动摇,会计分期的观念是否存在?