档案管理_档案管理基础知识概述

档案管理基础知识 黄晓霞 档案业务工作内容有六环节之说和八环节之说 六环节之说档案业务工作内容可分为 收集 整理 保管 鉴定 统计 提供利用 随着档案工作的不断发展 检索和编研逐渐成为独立的工作内容 把它们加上去 六个环节就变成八个环节 一 收集档案室作为集中管理本单位档案的内部机构 收集工作是基础 是关键 收集时一定要按照 归档制度 的要求 做到收集文件材料的齐全完整 收集的齐全完整是整个档案工作的前提和基础 做不到这一点 以下几个环节的工作做得再好 都是徒劳无功的 档案工作都是不合格的 齐全完整包括两个方面 档案门类的齐全完整 如文书档案 业务档案 基建档案 设备档案 科研档案 会计档案 声像档案 实物档案 电子档案等各门类档案都要建立起来 各门类档案中文件材料的齐全完整 如文书档案 除收文 发文的收集外 会议记录 本单位召开的会议文件 本单位人员参加的与本单位业务有关的会议文件 人事工作中形成的统计 登记表 台账 存根等 党务工作中形成的统计 登记表等 业务工作中形成的各类统计 登记表等等 凡是与本单位有关的有留存价值的都应该注意收集归档 为确保归档文件材料的齐全完整 档案工作人员在收集材料时要做到 十收 1 处理完毕的文件及时收 2 经常用的文件履行借阅手续定期收 3 本单位的发文在盖章时当时收 4 会议材料事先做好工作及时收 5 内部形成的文件材料掌握线索有针对性地收集 6 常规性的文件要逐项收 7 在机构人员变动时提前收 8 结合年节放假的安全保密大检查集中收9 归档整理前全面收集 10 在整理过程中发现文件不全要反复收 除文书档案外 业务档案在业务部门整理完毕之后的次年6月底之前进行收集 声像档案 包括照片 录音 录像档案在形成之后及时收集 基建档案在竣工验收后由总承包单位移交给档案室 设备档案在设备开箱时及时收集 装箱单 使用说明 合格证等 会计档案在会计部门保存一年之后向综合档案室移交 实物档案要在形成后及时收集 强调一点 各个单位的档案一定要实行集中统一管理 确因特殊情况要分室保存的 在管理上也一定要集中统一 即统一领导 统一制度 统一标准 统一要求 二 整理 略 三 保管主要三方面的内容 1 档案的库房管理2 档案流动中的保护3 档案保护的专门措施 1 档案的库房管理 1 档案橱具的排放 节约库房面积和空间 存取方便 排列整齐 横竖成行 整齐划一 避免阳光直射 注意通风 与窗户垂直 所有的档案橱具都要统一编号 从库房门口第一排开始 自左至右 自上而下编号 走S型 2 档案的存放 比较常用的是分类排架 先排文书 后排业务 基建 设备 科研 声像 实物等 有防磁柜的单位 声像档案 电子档案可以放在防磁柜里 3 档案存放地点索引 为了便于档案管理人员准确掌握档案的存放情况 能迅速地调阅档案而编制的索引 多为表格式 4 九防 防火 配备干粉灭火器 并定期更换干粉 安全使用电器设备 定期检查电器线路 库房内严禁吸烟 严禁明火装置 严禁存放易燃易爆物品 严禁堆放杂物 应安装火警报警装置 防盗安装盗警报警装置 安装防盗门窗 库房钥匙专人保管 及时关闭门窗 防虫档案橱具内定期放置防虫药物 有条件的档案室档案入库前应进行消毒杀菌处理 通风的窗户应安置纱窗 不定期检查虫霉 发现及时处理 防鼠档案库门下方加钉胶皮堵塞缝隙 放置杀鼠药物 库房内不要存放食物 防潮档案库房的相对湿度应控制在45 60 之间 日变化幅度不超 5 保存底片的胶片库的相对湿度应控制在35 45 库房内外要安设温湿度记录仪表 定时测记库房内温湿度 并随时予以调控 库房内应配备除湿机和空调设备 空调 除湿机定期检修保养 温湿度表定期校验 新库房竣工应经6 12个月的干燥后档案方可入库 防尘配备吸尘器 加密封门或过渡门 除防结合 档案入库前进行除尘处理 档案库房周围空地种植花草 搞好绿化 减少污染 定期打扫 保持库房内外的清洁 防高温档案库房的温度应控制在14 24 日变化幅度不超过 2 保存底片的胶片库温度应控制在13 15 温度过高时 应开启空调设备予以调控 防强光库房宜选用白炽灯作人工照明 照度不超过100勒克斯 如果选用荧光灯时 应对紫外线进行过滤 库房内不宜采用自然光源 有外窗时应选用厚质料深色窗帘进行避光 在任何情况下均应避免阳光直射 防磁建设专门的防磁库房配备防磁柜 2 档案流动中的保护档案在收进 移出 利用等流动过程中 都要注意安全保护 3 档案保护的专门措施档案室的修复和复制工作主要是字迹恢复 药物恢复 手抄 摄影 修复 修补 托裱 复制 复印 仿真等 四 鉴定档案鉴定工作有广义和狭义两种理解 前者包括鉴定档案的价值和真伪 后者单指鉴定档案的价值 今天主要讲述的是后者 工作内容有三项 一是文书部门和业务部门在归档时将不必要归档保存的文件剔除 二是确定文件的保管期限 三是档案室对保管期满的档案进行复查审核 认定无需保存的 即可销毁 销毁档案必须有严格的审批手续和监销制度 销毁档案程序 1 编制销毁清册 鉴定小组 在机关分管负责人的领导下 由档案部门和有关业务部门的人员共同组成 经过鉴定 对无保存价值的档案编制销毁清册 它是日后查找档案销毁情况的凭据 销毁清册的封面需设置全宗号 销毁档案的数量 鉴定小组负责人的签字及时间 批准人的签字及时间 两个监销人的签字及销毁时间等项目 清册中档案销毁登记表要设置序号 文件题名 所属年度 档号 应保管期限 已保管期限 文件页数 备注等栏目 准确揭示每一份销毁文件的内容和成分 供领导人审查 2 拟订鉴定报告 提出销毁意见 报告中对需销毁档案的数量及内容作简要介绍 并提出销毁意见 陈述销毁原因 3 机关负责人审批 4 未批准销毁的档案 要拿出继续保存 5 销毁 监销人在销毁档案前 应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案 销毁后 应当在销毁清册上签名盖章 并将监销情况报告本单位负责人 情况特殊的专门档案 销毁时还要遵照有关规定执行 如会计档案的销毁工作 就要按照财政部和国家档案局于1998年联合下发的 会计档案管理办法 执行 具体程序是 1 由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见 编制销毁清册 2 单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见 3 销毁时 应由档案机构和会计机构共同派员监销 国家机关销毁会计档案时 应由同级财政部门 审计部门派员监销 财政部门销毁会计档案时 应由同级审计部门派员参加监销 五 统计我国档案工作的统计体系分四层 1 全国档案工作基本情况统计2 专业系统档案工作基本情况统计3 地方档案工作基本情况统计4 档案馆 室 档案工作情况统计 档案统计的内容 档案数量的统计 档案室室藏量 收进 移出 销毁档案数量等 档案业务管理工作质量情况的统计 归档率 完整率 准确率等 档案开发利用工作情况统计 借阅人数 借阅量 查全率 查准率 利用率 利用效果 通过利用档案产生的直接或间接的经济和社会效益 等 档案工作条件的统计 人员配备 人员素质 库房面积 设备配置等情况 六 检索档案检索工具是查找档案的手段 是开发利用档案信息的工具 常用的检索工具有 目录 案卷目录 全引目录 归档文件目录等索引 存放地点索引指南 专题指南 全宗指南等 全宗指南 全宗介绍 依据 全宗指南编制规范 DA T14 2012代替DA T14 1994 全宗指南的结构为段落式条目信息 由全宗指南名称 全宗来源简况 档案内容与成份介绍 检索查阅注意事项四部分组成 全宗指南名称全宗指南名称由全宗号 全宗构成者的名称 全称或通用简称 全宗指南 起止时间构成 并列成分之间用空格位分开 例 021临沂市档案局全宗指南1949 1990年 全宗来源简况列表登记下列依时间变化 记录和反映全宗来源背景的内容 其顺序为 a 全宗构成者形成和职能 b 全宗构成者所有曾用名称 c 全宗管理机构和全宗档案数量 d 全宗档案收集 征集 接收 移交 寄存数量 档案内容与成份介绍一般应使用综合概括的方法介绍 介绍内容包括 a 反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案 b 反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案 c 具有重要历史价值和地方特色的档案 d 涉及具有全国和国际意义知名人物的档案 e 馆藏年代久远和特殊载体的档案 档案内容与成分介绍一般应按全宗内档案的实际分类体系 文字叙述全宗构成者基本职能和主要活动的内容 并列举文种名称 a 以组织机构分类的档案全宗 分别简介机构基本职能和主要活动的内容 并列举文种名称 b 以问题分类的档案全宗 分别简介问题涉及的全宗构成者基本职能和主要活动的内容 并列举文种名称 c 以其它体系分类的档案全宗 应根据该全宗分类的特点结合问题简介全宗构成者基本职能和主要活动的内容 并列举文种名称 检索查阅注意事项检索注意事项包括以下内容 a 可使用的检索工具和已编制的参考资料的名称 b 机读目录 手工检索工具条目的数量 c 纸质档案数字化副本的画幅数量以及占全宗档案总数比例的情况 d 纸质档案缩微副本的数量以及占全宗档案总数比例的情况 e 非纸质档案副本的形式 数量以及占全宗档案总数比例的情况 查阅注意事项包括以下内容 a 档案的完整和完好程度以及遗失 销毁的情况 b 档案的分类与整理方法以及不同载体组卷 装订和保管的情况 c 档案的利用价值以及鉴定的情况 d 划分的保管期限种类以及各类保管期限档案的数量 e 档案内容向社会开放的情况 f 本全宗指南完成时间和编制者的情况 g 其它有关问题的说明 全宗卷依据 全宗卷规范 DA T12 2012代替DA T12 1994 全宗卷的定义 由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷 是管理全宗档案的重要工具 全宗卷的内容构成 8类 1 全宗 馆藏 介绍类 全宗指南 全宗介绍 大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料 2 档案收集类 档案接收和征集工作的办法 标准 档案 资料 交接文据及相关目录 档案来源和档案历史转移过程说明材料等 3 档案整理类 文件材料分类 保管期限和归档范围的规定 档案整理工作方案 整理工作说明和小结等 4 档案鉴定类 档案保管期限鉴定 档案开放鉴定 档案分级鉴定 档案销毁鉴定 珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度 组织 方案和标准 鉴定工作形成的报告 请示及批复 鉴定及销毁处置档案的目录 清册 等 5 档案保管类 档案保管工作制度 档案安全检查 档案破损情况调查与修复 抢救 重点档案保护 珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料 档案保管状况分析和工作总结 报告等 6 档案统计类 档案基础统计台账 档案工作基本情况统计报表 档案工作统计分析材料等 7 档案利用类 档案利用制度 检索工具编制情况 档案开放与控制情况 档案编研与出版情况 档案展览与公布情况 珍贵档案介绍 档案利用效果典型事例等 8 新技术应用类 应用现代技术管理档案的情况记录 工作报告及说明材料 档案信息化和数字化工作情况 电子档案 文件 创建和应用环境 硬件和软件 及数据格式说明等 全宗卷的整理文件材料装订 文件材料以件为单位进行装订 文件材料分类 属于同一全宗卷的文件材料 按以上讲的 全宗卷构成 中1至8条进行分类 文件材料排序 文件材料分入不同类目后 按形成时间顺序排列 新增文件材料插入相关类目 向后接续排列 文件材料编号 在文件材料首页上方的空白处进行编号 文件材料的编号由全宗号 类号 件号三部分组成 21 临沂市档案局全宗 全宗介绍类 第 件 编制文件材料目录 全宗卷中的文件材料 分类别 以件为单位 按照排列顺序编制文件目录 目录应著录项目包括 类目名称 件号 责任者 题名 日期 备注新增文件材料在相关类目中接续编制目录 文件材料装盒 全宗卷文件材料按照分类编号顺序装盒 文件材料较多 一盒装不下时 可按分类编号顺序装入数盒 保管单一全宗的档案室 全宗卷宜与档案一并保管 将全宗卷置于该全宗档案的卷首 也可以将全宗卷与书本式检索工具放在一起管理 档案室建立全宗卷 宜采用双套制 档案室向档案馆移交档案时 应同时移交与该批移交档案相