企业培训_公文处理基本要求及常见问题解析

公文处理基本要求 及常见问题解析 让世界更畅通 2015年6月 中国交建公文处理培训材料之九 Contents 目录 公文处理基本要求 公文处理常见问题解析 Contents 目录 公文办理基本要求 公文处理遵循的规章 公文办理 公文是实施领导 履行职能 处理公务的具有特定效力和规范体式的文书 是传达贯彻党和国家方针政策 发布规章制度 指导 布置 商洽工作 请示和答复问题 报告 通报和交流情况等的重要工具 公文处理工作是指公文拟制 办理 管理等一系列相互关联衔接有序的工作 公文和公文处理工作 1 党政机关公文处理工作条例 中办发 2012 14号 2 党政机关公文格式 GB T9704 2012 3 中国交通建设股份有限公司公文处理办法 中交股办字 2012 732号 1 实事求是 准确规范 精简高效 安全保密 2 办公室主管公司的公文处理工作 并对所属单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查 3 各部门应当配备专职或兼职人员负责公文处理工作 负责公文处理工作的人员 应当忠于职守 勤勉高效 具备相关专业知识 各部门公文处理人员应当保持相对稳定 以保证公文处理工作的连续性 确需调换时 要做好工作交接 并报办公室备案 公文处理基本原则 收文办理 发文办理 整理归档 公文办理 签收 登记 初审 传阅 催办 答复 对收到的公文应当逐件清点 核对无误后签字 并注明签收时间 分办 对需要传阅的公文及时送传阅对象阅知或批示 办理公文传阅应当随时掌握公文去向 不得漏传 误传 延误 对紧急公文应跟踪催办 重要公文应重点催办 一般公文应定期催办 公文的办理结果应当及时答复来文单位 承办 起草 审核 签发 登记 编辑 用印 核发 复核 公文印制完毕 应但对公文的文字 格式和印制质量进行检查后分发 涉密公文应当通过机要渠道进行传递 校对 印制 已经领导签批的公文 印发前应当对公文的审批手续 内容 文种 格式等进行复核 公文一经履行签发手续即为定稿 具有正式文件的效用 需作实质性修改的 应当报原签批人复审 制作涉密公文 应标明密级和保密期限 注明发放范围 制作数量和编号 制作场所应符合保密要求 使用专用保密设备 公文确定密级前 应当按照拟定的密级先行采取保密措施 确定密级后 应当按照所定密级严格管理 绝密级公文应当由专人管理 公文的密级需要变更或者解除的 由原确定密级的单位或者其上级单位决定 涉密公文公开发布前应当履行解密程序 公开发布的时间 形式和渠道 由发文单位确定收发涉密公文 应履行清点 登记 编号 签收手续 传递涉密公文 要通过机要交通或机要通信部门 不得通过普通邮政 快递等渠道传递 绝密级以下的密级文件 市内可通过机要交换站交换 向驻外机构传递涉密公文 要通过外交信使传递 传达范围应当按照发文单位的要求执行 办理登记 签收手续 需要变更范围的 应当经发文单位批准 涉密公文管理 复制 翻印 汇编 摘录 引用机密级 秘密级及商秘级公文 应当符合有关规定并经公司领导批准 绝密级公文一般不得复制 翻印 汇编 摘录 引用 确有工作需要的 应当经发文单位或者其上级单位批准 复制翻印 汇编 摘录 引用的文件视同原件管理 复制件应当加盖复制单位戳记 翻印件应当注明翻印单位名称 日期 汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注 携带涉密文件外出或参加涉外活动 必须确因工作需要 经本单位主管领导批准 且采取保密措施 保存涉密文件 应选择安全保密的场所 配备保密设备 定期清查 核对清退或者销毁涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁 不具备归档和保存价值的公文 销毁涉密公文应当履行审批登记手续 经办公室 党委办公室 负责人批准后可以销毁 到指定场所由两人以上监销 确保不丢失 不漏销 个人不得私自销毁 留存涉密公文 涉密公文管理 Contents 目录 常用公文写作要求 一 行文规则 基本要求 行文应当确有必要 讲究实效 注重针对性和可操作性 行文关系根据隶属关系和职权范围确定 一般不得越级行文 特殊情况需要越级行文的 应当同时抄送被越过的机关 总则 向上级单位行文应当遵循的规则 所属单位的请示事项 如需以本单位名义向上级单位请示 应当提出倾向性意见后上报 不得原文转报上级单位 请示应当一文一事 不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项 除上级单位负责人直接交办事项外 不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文 不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文 受双重领导的单位向一个上级单位行文 必要时抄送另一个上级单位 原则上主送一个上级单位 根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位 不得抄送所属单位 向所属单位行文应当遵循的规则 办公室 党委办公室 根据公司或公司党委的授权 可以向所属单位 所属单位党委行文 其他部门不得向所属单位 所属单位党委发布指令性公文或者在公文中向所属单位 所属单位党委提出指令性要求 各部门职权范围内的事项 应由部门自行行文 各部门依据部门职责可以向所属单位的相关部门行文 涉及多个部门职权范围内的事务 部门之间未协商一致的 不得向下行文 上级单位向受双重领导的所属单位行文 必要时抄送该所属单位的另一个上级单位 主送受理单位 根据需要抄送相关单位 重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位 平行文应当遵循的规则 平行文主要指不相隶属单位之间 部门之间的行文 不相隶属单位之间 部门之间可以互相行文 一般以 函 行文 对不相隶属单位 部门之间的行文 不得有指令性内容 联合行文应当遵循的规则 同级党 政 工 团可以联合行文 属于各自职权范围内的工作 不得联合行文 党 政之间行文应当遵循的规则 同级党 政之间不能互相行文 党 政部门依据职权可以互相行文 使用签报应当遵循的规则 签报 须有主办部门主要负责人签字 如事项涉及其他部门职能 应会签有关部门 签报 不得同时分送两位以上公司领导审批 签报 作为公司内部文件 由办公室 党委办公室 统一登记 编号 呈公司领导签批 归档 起草 送审公文时 相关的 签报 应当随公文一并流转并存档 二 根据适应范围选择公文形式 基本要求 公文主要形式及其适用范围 文件式公文 传真文件 部门信函式公文 用于向上级单位呈报请示 报告和意见 传达贯彻国家路线 方针 政策 印发公司 公司党委制定的规章制度和规范性文件 作出重要工作安排 奖惩有关单位和人员 总部及所属单位有关人事任免 答复所属单位报请审批事项 通知重要事项 转发上级单位重要文件等 文件式公文 用于向不相隶属单位请求批准和答复审批事项 商洽工作 征询意见或答复问题 转发上级单位及其部门事务类文件 向上级单位有关部门报告事物类工作 向所属单位布置事务类工作等 信函式公文 用于各部门依据部门职责 对职权范围内的事项与部门之间商洽工作 征询意见或答复问题 向所属单位的相关部门布置事务类工作 征询意见或答复问题等 部门信函式公文 三 文种的使用应当根据行文目的和行文关系确定 基本要求 决议 决定 批复 函 纪要 二级企业 中国交建 中国交建部门 报告 文件式公文函 信函式公文 请示报告文件式公文 平级或不相隶属单位 函 意见 信函式公文纪要 所属企业 批复 决定 通知 通报 意见 文件式公文通知 通报 意见 信函式公文纪要 四 公文内容要全面 客观 真实地反映实际情况 符合党和国家的路线方针 政策 法律 法规及公文处理的有关规定 基本要求 五 行文要重点突出 主旨鲜明 条理清楚 层次分明 结构严谨 基本要求 六 文字简练 通畅 标点符号使用正确 恰当 人名 地名 数字 引用准确无误 基本要求 公文标题一般由发文机关 事由和文种三要素组成 其中 发文机关可视情况加以省略 但事由和文种是必备要素 某某铁路投标跟踪请战书 拟制公文标题要求 在标题拟定中应注意动宾搭配 关于哈大客运专线900吨架桥机购置的请示 关于某某办法修订的通知 拟制公文标题要求 公文标题要准确概括公文的主要内容 突出表达行文的主要目的 关于清算某某公司的请示 拟制公文标题要求 公文标题中一般不使用标点符号 特殊情况除外 拟制公文标题要求 转发文标题的拟制 中国交建关于转发 国资委关于转发国家安全总局 关于做好2008年夏季防汛工作的通知 的通知 的通知 拟制公文标题要求 2 公文的结构层次序数使用要求 一 一 1 1 3 公文中 时间 的表达要求 上年 明天 本月 上月以前 去年之后 2005 2008年 3 4月 2005 2008年度 3 4月份 4 公文中使用简称要求 规范 统一 1 公文中使用数字要求 其他要求 公文的语言要求 一 表达明确 即用词概念准确清楚 造句合乎语言规范 句与句之间逻辑关系紧密 二 表达准确 即根据不同的语言环境 正确使用精确词或模糊词语 使表述恰当准确 三 语言平实 即说明要浅显 议论要精当 要言之有物 言之有理 通俗易懂 应不矫饰 不打官腔 力戒说大话 说假话 说空话 在表述上 应多用叙述 说明等方式 多用论述性语言和朴实 平和的语言 一般不采用描写或抒情 少量使用议论 不用辩论性语言 四 用语得体 即按行文关系掌握好分寸 如上行文 语气要委婉 措词要平和 恰当使用敬语 谦语 平行文要注意礼貌用语 多用商洽性语言 下行文 应要求明确 语气坚定 五 用词庄重 即语言要端庄 郑重 严肃 认真 不带任何个人的情绪和感情色彩 要使用规范化的书面语言和公文的专用语 不使用略语 冷僻字和方言土语 可恰当使用某些文言词语 但一般不使用文言句式 叶叶 公文不一定是好文章 可是必须写得一清二楚 十分明确 句稳词妥 通体通顺 让人家不折不扣地了解你说的是什么 叶圣陶 公文的语言要求 向全国进军的命令 1949年4月21日 公文的语言要求 值招商局140华诞之际 获赠贺礼 隆情厚谊 殊深感谢 一直以来 承蒙支持 贵我双方结缘深厚 合作无间 期待今后能继续携手 共启新章 公文的语言要求 请示的一般写法请示一般由三部分组成 请示缘由请示事项结束语 一 请示 请示的一般写法 一 请示缘由 即请示事项的原因 背景 理由和依据 特别要写清楚请示事项的重要性 必要性 可行性 以引起上级单位的重视 请示 请示 基本建设项目立项请示申报材料主要包括 一 基本建设项目立项请示文件 内容主要包括 拟建项目的必要性和预计效益分析 项目的资金来源 集资 贷款 自有资金等 项目的地理位置 面积 建设周期 用途等 二 可行性研究报告 内容主要包括 建设用房的基本状况 项目建设的目的和依据 建设地点和用地情况 建设规模和总投资 资金来源 建设工期和进度 财务分析及评价 组织机构和劳动定员 环境保护等基本情况 请示的一般写法 二 请示事项 即写明请求上级单位给予指示或批准的具体事项 必要时 请示单位应向上级单位提出自己对解决问题的态度或意见 情况较复杂的还可提出几种方案 分别说明理由 供上级单位抉择 需注意的是 请求事项一定要明确 以便上级单位做出准确的判断和答复 请示 请示的一般写法 三 结束语 常用 妥否 请批示 以上当否 妥否 请审批 批复 或 特此请示 请批复 等结束语 请示 四种不同类型请示的写法请求批准的请示请求指示的请示请求解决问题的请示请求批转性的请示 请示 请求批准的请示请求批准的请示 是指下级单位拟做某件事 但批准权限在上级单位 需要上级单位批准 审定时拟写的公文 这类请示的拟写重点应放在申述理由 重要性 必要性和可行性上 要注意理由一定要充分 报批方案 请示事项 一定要明确 有关材料一定要齐全 完整 请示 请求指示的请示请求指示的请示 是指下级单位对上级单位有关政策 规定中未明确的问题或工作中遇到的难以把握的问题 请求上级单位予以答复或指示时拟写的公文 这类请示应把问题的焦点 难点 矛盾点及需请上级单位作出答复或指示的问题表述清楚 同时还应将本单位的有关意见一并报告 以便上级单位了解全面情况作出回复 请示 请求解决问题的请示请求解决问题的请示 是指下级单位在工作中遇到新情况 新问题 或因条件限制自身难以解决的有关问题 需要上级单位予以协调或解决时拟写的公文 这类请示重点要写好事由和请求解决的问题两部分 拟写时 事由要条理清晰 理由要充分 请示事项要合情合理 并有解决问题的设想和明确意见 必要时 可附代拟稿 请示 拟写请示应注意的事项一 注意行文规则 请示要一文一事 一般情况下不得越级请示 不多头主送 不报领导同志个人 不抄送下级单位等 二 陈述请示原因和理由时 一是理由要充分 二是应尽可能地联系全局说明请示事项的迫切性 重要性和必要性 三 请示事项要具体明确 同时还要提出本单位的处理意见 表明本单位对请示事项的倾向性 请上级单位批复时参考 四 注意行文语气 要言简意赅 语气委婉 言辞恳切 讲理由要开门见山 讲需求要明确具体 五 请示事项若涉及其他单位职能 应履行会签手续 必要时在文中对有关单位的会签意见予以说明 六 请示件应给上级单位留出研究决策的时间 特别紧急的事项 除突发事件及法律 法规另有规定或上级领导另有交代的以外 应在请示中说明紧急原因 请示 四种不同类型报告的写法汇报工作的报告反映情况的报告答复上级询问和交办事项的报告调研报告 报告 汇报工作的报告的写法基本情况 主要成绩 存在问题 经验体会和教训 下一步工作的意见和拟采取的措施 报告 反映情况的报告的写法首先要交代清楚时间 地点 提出问题或讲明情况 其次是叙述事件的发展过程 论述其性质及当时的态势 第三是分析存在的问题 提出处理意见和拟采取的措施 报告 答复上级询问和交办事项的报告的写法首先简要说明报告的缘由 即上级单位询问和交办的事项 其次介绍有关情况 叙述办理结果 第三是存在的问题和建议 报告 请示与报告的区别 1 行文功能不同 报告主要是汇报情况 反映问题等 请示则主要是请求批准 指示和解决问题等 2 处理方式不同 报告属阅件 可不回复 请示则属办件 需要办理批复 3 时间要求不同 报告一般是报告办理结果或有关情况 是事后的事 即所谓 事后报告 请示是事前的事 应事前行文 即所谓 事前请示 Contents 目录 公文处理常见问题解析 评价标准 9项标准 一 越级行文 扣2分 二 公文主旨不清 影响公文办理效率 扣2分 三 文种使用不正确 扣1分 四 主送单位不正确 扣1分 五 引文不规范 扣1分 六 附件问题 扣1分 七 明显文字错误 扣1分 八 文件