企业培训_excel基础讲解

EXCEL基础讲解 启动excel新建excelexcel界面介绍退出excel 1认识excel 1 1启动Excel方法一 双击已有Excel文件图示来启动Excel MicrosoftExcel是一套功能完整 操作简易的电子计算表软体 提供丰富的函数及强大的图表 报表制作功能 能有助于有效率地建立与管理资料 启动Excel2010 方法二 执行 开始 所有程序 Microsoftoffice MicrosoftExcel2010 命令启动Excel 1 2新建excel表格 一 直接在桌面空白处 右击 新建 MicrosoftExcel工作表二 在已有的Excel中 点击文件 新建 空白工作薄三 找到 开始 所有程序 Microsoftoffice MicrosoftExcel2010 左键点击不放 直接拖到桌面上即可 此为快捷方式 Excel界面介绍启动Excel后 可以看到如下界面 快速存取工具列 功能页次 功能区 工作表页次标签 工作表 显示比例工具 关闭excelExcel的工作环境介绍的差不多了 若想离开Excel 只要按下主视窗右上角的 关闭 钮 或是按下 文件 页次 在按下 退出 钮 就可以结束Excel了 按此 关闭 钮 按此 退出 钮 按此钮关闭工作表 如果曾在Excel视窗中做过输入或编辑的动作 关闭时会出现提示存档信息 按需求选择即可 这也是保存excel的一种方法 编辑工作表公式应用数据处理 2基本操作 编辑工作表 手动输入数据在新的工作表中 单击一个单元格 即可直接输入数据 值得注意的是 若单元格本身有数据 这会被替换 若双击一个单元格 则进入单元格里 可以修改原有数据 自动填充数据若需要快速输入多行或者多列相同的数据 可以鼠标放在单元格的右下角 当出现黑色十字形式时 按住鼠标左键不发 向下或者向右拖拽即可完成填充 当然也可使用 填充 命令完成 选择单元格 选择相邻几个单元格 可以直接按住鼠标左键不放 拖拽到相应单元格即可 选择不同单元格 按住Ctrl键不放 点击需要的单元格即可 选择整行或者整列 要选取整行或整列 在行编号或列编号上按一下选择整个工作表 按下左上角的 全选按钮 即可一次选取所有的单元格 为工作表重新命名 双击Sheet1表 使其呈选取状态 或者直接右击 重命名 Exccl会以Sheet1 Sheet12 Sheet13 为工作表命名 但这类名称没有意义 当工作表数量多时 应更改为有意义的名称 以利辨识 假设我们要在工作表1输入各项商品的销售统计数量 所以可以将它重新命名为 销售数量 输入 销售数量 再按下键 工作表就重新命名了 设定页次标签颜色 除了可以更改工作表的名称 工作表名的颜色也可以个别设定 这样看起来就更容易辨识了 例如我们要将 销售数量 这个页次卷标改为红色 右击 选择此命令 删除工作表 对于不再需要的工作表 可以直接右击 删除 复制 剪切和选择性粘贴 当工作表中要重复使用相同的数据时 可将单元格的内容复制到要使用的目的位置 节省一一输入的时间 相邻的单元格之间也可用填充功能实现 快捷键复制 Ctrl C剪切 Ctrl X粘贴 Crtl V 复制 被复制的内容还在 且可以不停的复制 一直有效 终止于下次复制 剪切 被复制的内容在粘贴之后将不存在 且有效性只有一次 插入复制 在工作表中插入复制的内容 挤走单元格原来的内容 选择此钮 选择此项 选择性粘贴 公司的数据导出来的格式默认都是文本格式 无法加减 需改成数字格式 方法 复制一个空白单元格 然后选中所在列 右击 选择性粘贴 运算 加 确定即可 新增行单击要插入位置后面的行标 选择一行单元格 单击右键弹出快捷菜单 选择插入命令 或者选择 开始 菜单里的插入按钮 单元格的新增与删除 删除行 列在要删除的行或列上单击右键 在弹出的快捷菜单中选择 删除 命令即可 或者选择 开始 菜单里的删除按钮 新增与删除空白单元格新增空白单元格假设要在B2 D2插入3个空白单元格 则先选取要插入空白单元格的B2 D2 切换至 开始 菜单的单元格区域下的 插入 按钮 执行插入单元格命令 或者 直接右击 插入 删除空白单元格同理 选取要删除的单元格 右击 删除 根据自己需要 选择相应效果 设定单元格的样式此功能可以设置字体大小 颜色 单元格填充颜色及单元格类型 边框等 设定单元格对齐方式 方向 合并居中与自动换列功能 设定单元格资料的水平及垂直对齐方式要调整储存格资料的对齐方式 最快的方法是选取储存格 然後切换到 开始 页次 按下对齐方式区的工具钮来设定 设定垂直的对齐方式 设定水平的对齐方式 设定单元格合后居中及自动换行选中两个或多个相邻的单元格 点击合并后居中按钮点击自动换行之后 若单元格长度不够 自动换行 调整单元格的行高和列宽 可以直接在 开始 格式 下选择调整可以将鼠标定位行号或者列标中间 直接拖拽即可选择一行或列 右击 选择行高或者列宽 直接输入数字即可 排序和筛选 排序 对一列或多列中的数据按升序或者降序进行排列对于对多列数据进行排序 需要选择所有列 然后点击自定义排序 选择所要排列的关键字 筛选 筛选过的数据仅显示那些满足指定条件的行 并隐藏那些不希望显示的行 若在 开始 菜单下未找到此功能 可在 数据 菜单下找到 查找和替换 此功能可以非常快速的帮我们定位到需要查找的数据 并可以替换 快捷键为Ctrl F 插入表格和图表 点击数据源的任意单元格 然后在 插入 单元格下 点击表格 即可使区域变成表格 当然 如果不想使用表格 可以在 设计 菜单下 转换为区域 当转换成表格之后 会出现一个 设计 的菜单栏 其下有对表格进行设置的各种功能 此菜单栏只有当点击表格的时候才会出现 图表 工作表中的数据若用图表来表达 可让数据更具体 更易于了解 Excel内建了多达70余种的图表样式 你只要选择适合的样式 马上就能制作出一张具专业水平的图表 请切换到 插入 页次 在图表区中即可看到内建的图表类型 按下各个图表类型钮 可开启Excel内建的图表类型 进一步选择副图表类型 你可以参考5 5节的说明来更换 以柱形图为例 下面以房产销售量为例子说明建立销售图 按下柱形图按钮 选择三维柱形图下的三维簇状柱形图 随即在工作表中建立好图表物件 若是修改了图表的来源资料 图表会自动重新修正内容 不需重新绘制图表 TIP 你也可以在选取源数据后 直接按下ALT十F1键 快速在工作表中建立图表 不过所建立的图表类型则是预设的柱形图 如果你有自行修改过默认的图表类型 那么将以你设定的为主 在建立图表物件后 图表会呈选取状态 功能区还会自动出现一个图表工具页次 你可以在此页次中进行图表的各项美化 编辑工作 图表工具页次 图表的周围出现框线 表示图表目前为选取状态 冻结窗格 当冻结窗格时 可以选择在工作表中滚动时仍可见的特定行或列 其方法如下 要锁定行 请选择其下方要出现拆分的行 要锁定列 请选择其右侧要出现拆分的列 要同时锁定行和列 请单击其下方和右侧要出现拆分的单元格 点击菜单栏 视图 冻结拆分窗口 当冻结窗格时 冻结窗格 选项更改为 取消冻结窗格 可以取消对行或列的锁定 当数据表格里的行数和列数都太多的时候 当拖动滚动条 无法看到标题时 这时就需要冻结窗口 公式与函数 当我们需要将工作表中的数字数据做加 减 乘 除 等运算时 可以把计算的动作交给Excel的公式去做 省去自行运算的工夫 而且当数据有变动时 公式计算的结果还会立即更新 3 1 1公式的表示法 Excel的公式和一般数学公式差不多 数学公式的表示法为 若将这个公式改用Excel表示 则变成要在A3单元格中输入 意思是Excel会将Al单元格的值十A2单元格的值 然后把结果显示在A3单元格中 输入公式 输入公式必须以等号 起首 例如 Al A2 这样Excel才知道我们输入的是公式 而不是一般的文字数据 我们打算在E2单元格存放 王书桓的各科总分 也就是要将 王书桓 的英文 生物 理化分数加总起来 放到E2单元格中 因此将E2单元格的公式设计为 B2十C2 D2 请选定要输入公式的E2单元格 并将指针移到数据编辑列中输入等号 函数方块 在此输入 接着输入 之后的公式 请在单元格B2上单击 Excel便会将B2输入到数据编辑列中 此时B2被虚线框包围住 B2自动输入到公式中 再输入 然后选取C2单元格 继续输入 选取D2单元格 如此公式的内容便输入完成了 最后按下数据编辑列上的翰入钮或按下键 公式计算的结果马上显示在E2单元格中 数据编辑列会显示公式 单元格显示公式计算的结果 Tip 若想直接在单元格中查看公式 可按下 键键在键的上方 在公式和计算结果间做切换 你也可以直接在E2储存格中 以键盘直接输入 82十C2十D2 再按下Enter键来输入公式 自动更新结果 公式的计算结果会随着单元格内容的变动而自动更新 以上例来说 假设当公式建好以后 才发现 王书桓 的英文成绩打错了 应该是 90 分才对 当我们将单元格B2的值改成 90 E2单元格中的计算结果立即从220更新为225 自动更新计算结果了 函数也是公式的一种 所以输入函数时 也必须以等号 起首 假设我们要在B8单元格运用SUM函数来计算班费的总支出 函数 首先选取存放计算结果的B8储存格 并在数据编辑列中数入等号 接着按下函数方块右侧的下拉钮 在列示窗中选取SUM 此时会开启函数引数交谈窗来协助我们输入函数 当然也可以收到输入 选取SUM函数 也可以在 公式 菜单栏下 直接 插入函数 选择需要的函数 自动求和 无需手动输入公式 注意 函数公式里 和 例如 SUM A1 A2 A3 是A1 A2 A3三个数相加 而 SUM A1 A10 是A1到A10的序列相加 即前者 SUM A1 A3 且手写公式式请把输入法切换至英文 excel不区分大小写 数据处理 分类汇总 对自己想要数据进行汇总 汇总前必须进行排序 以 商品款号 为基准 对数量和折后金额进行汇总 加密与备份工作簿对单元格进行保护保护工作簿隐藏工作簿 3工作薄管理 加密与备份 选取 文件 另存为 点击工具里的常规选项 可设置文件的打开权限密码和修改权限密码 以及设置只读和生成备份文件 或者通过选取 文件 信息 保护工作簿 里面的 用密码进行加密 也可以对文件进行加密动作 设置打开密码 设置修改密码 生成备份文件复选框 设置只读 对单元格进行保护 设置锁定属性 以保护存入单元格的内容不被改写 选定需要锁定的单元格 选择 审阅 保护工作表 在 单元格格式 对话框中选择 保护 标