档案管理_某建设项目档案工作标准的理解与实施教材

重大建设项目档案工作标准的理解与实施 宫晓东手机目录 对国家关于重大建设项目档案验收规定和标准的解读对国家关于企业档案工作规范的解读建设单位档案管理体系建设及业务要点重大建设项目档案专项验收工作的准备与开展 对国家关于重大建设项目档案验收的规定解读 一 相关规章 基本建设项目档案资料管理暂行规定 国档发 1988 4号 城市建设档案归属与流向暂行办法 档发字 1997 20号 重大建设项目档案验收办法 档发 2006 2号 国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法 档发 2008 号 重大建设项目档案验收办法 出台背景 强化监管国家发改委 应加强建设项目的档案管理 将 档案验收办法 作为 国务院关于投资体制改革的决定 的配套文件与国家档案局联合印发 档案专项验收是竣工验收的必备条件 档案验收办法 将档案验收作为专项验收的重要组成部分 纳入了建设项目的竣工验收程序 明确规定必须要经过档案验收 才能进行或通过项目竣工验收 二 对 重大建设项目档案验收办法 的解读 重大建设项目档案验收办法 总则 验收组织 验收申请 验收要求 附则 重点1 1 项目档案是项目建设 管理过程中形成的 具有保存价值的各种形式的历史记录 2 项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分 未经档案验收或档案验收不合格的项目 不得进行或通过项目的竣工验收 3 项目建设单位 法人 应将项目档案工作纳入项目建设管理程序 与项目建设实行同步管理 建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制 重点2 1 国家发改委组织验收 国家发改委委托中央主管部门 中央管理企业 组织验收 省级以下政府投资管理部门组织验收 国家档案局的监管职能 2 国家档案局组织的验收小组成员 国家局 中央主管部门 项目所在地省级档案局 中央主管部门组织的验收小组成员 中央主管部门 省级档案局 省级及以下档案局组织的验收小组成员 档案行政部门 项目管理部门 注意 小组成员不得少于5人 在城市规划范围内的项目验收 需要有城建档案馆人员参加 重点3 1 项目建设单位 法人 应向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告 并填报 重大建设项目档案验收申请表 项目档案验收组织单位应在收到档案验收申请报告的10个工作日内作出答复 2 项目档案验收前 项目建设单位 法人 应组织项目设计 施工 监理等方面负责人以及有关人员 根据档案工作的相关要求 依照 重大建设项目档案验收内容及要求 进行全面自检 重点4 1 项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成 2 项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行 3 项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议 项目的建设单位 法人 设计 施工 监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议 4 检查项目档案 采用质询 现场查验 抽查案卷的方式 抽查档案的数量应不少于100卷 抽查重点为项目前期管理性文件 隐蔽工程文件 竣工文件 质检文件 重要合同 协议等 三 对 重大建设项目档案验收的内容及要求 的重点理解 重大建设项目档案验收的内容及要求 基础工作 档案质量及整理情况 档案安全 法人履行国家法律的情况 法人开展档案监管的情况 责任制情况 文件归档控制措施 档案人员配置 信息化 办公和管理条件 按照T28检查档案的完整 准确 系统情况 检查归档文件的移交 整理的规范情况 库房八防情况 柜架及装具规范情况 文件材料耐久性情况 安全措施情况 四 对 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 的解读重点1 本标准适用国家重大建设项目的新建 扩建 改建和技术改造等项目的竣工文件编制 档案整理及竣工档案验收 其他建设项目可参照本标准 重点2 建设单位总领 工作开展与项目各阶段同步 合同手段控制 参建单位按照项目责任共同负责 重点3 按照工程项目建设的阶段布置和完成相应的归档文件收集任务 收集范围按照附录标准进行规定 并可以按照实际情况进行调整和说明 归档文件应符合档案管理的要求 重点4 竣工图的编制和确认符合要求 施工图有重大变动的 超过图面内容的35 则需重新绘制竣工图 竣工图的签署要完备 加盖竣工图章 变更需要将变更依据和变更后的具体图纸进行关联 合同中应规定竣工图编制的套数和要求 重点4 归档文件的整理应按照相关标准进行 不同专业的归档文件 其整理和立卷工作应体现专业特点和规律 案卷要件应齐备 合法 注重声像材料的归档 重点5 跨年度工程项目归档文件的移交 应按照单元工程的竣工时间 分部分项进行移交 重点6 城市规划范围内容的重大工程项目 建设单位应在竣工后6个月内 向当地城建档案馆移交一套竣工档案 对 企业档案工作规范 解读DA T42 2009Requirementsofbusinessrecordsmanagement 企业档案工作规范 进行规范的内容范围 规范性引用文件 术语和定义 档案工作总则 档案工作组织 档案工作制度 档案业务工作 档案信息化建设 档案工作设施设备 一 对规范性引用文件的重点理解重点1 ISO15489 1信息与文献 文件管理 通则ISO15489 2信息与文献 文件管理 指南重点2 GB T11822科学技术档案案卷构成的一般要求重点3 GB T11821照片档案管理规范 二 对术语和定义的重点理解重点1 企业档案工作businessrecordsmanagement企业履行档案管理职责的行为和活动 重点2 电子档案electronicrecords具有保存价值的归档电子文件及相应元数据 背景信息和支持软件 重点3 档案信息化archivalinformationization运用信息技术对归档文件 数据信息资源及档案进行采集 整合 维护 处置和提供利用服务的管理过程和工作方式 三 对档案工作组织的重点理解 企业档案工作组织 组织系统建设 工作领导 机构设置 人员配备 工作体系 企业管理职责 履行法规 纳入计划 纳入岗位职责 纳入考核 工作质量 资产处置 表彰与处分 企业部门职责 部门领导负责制 承办岗位负责制 档案人员负责制 档案部门职责 规划工作 建章立制 具体实施 业务指导 监督考核 移交档案 档案人员要求 郭沫若 题赠档案馆 前事不忘后事师 自来坟典萃先知 犹龙柱下窥藏史 呼凤舆前听诵诗 国步何由探轨迹 民情从以识端倪 上林春讯人间满 剪出红梅花万枝 四 对档案工作总则的重点理解重点1 企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分 企业档案工作是企业研发 生产 经营和管理活动的基础性管理工作 重点2 企业档案工作应以企业资产关系为纽带 实行统一领导 统一管理 统一制度 统一标准 重点3 企业档案工作应以满足企业各项活动在证据 责任和信息等方面的需求为导向 运用现代技术与管理方法 通过资源整合和开发 为企业研发 生产 经营 管理和持续发展提供有效服务 五 对档案工作制度的重点理解 企业档案工作制度 工作规章 管理制度 业务规范 明确职责 制定规定 责任追求 应急预案 各项业务管理制度 增加了档案管理系统操作制度 整理 分类 编号 鉴定 保护等项工作的实施细则 六 对档案业务工作的重点理解重点1 三纳入 四参加 三同时 重点2 归档文件的整理 立卷重点3 归档范围的划定 注重来源 注重特点 注重企业生存与发展的要求 注重精细化 重点4 注重以合同作为控制合作项目文件归档的手段 重点5 注重档案分类与编号的规范化重点6 注重深度开发 七 对档案信息化建设的重点理解重点1 在企业文件生成系统中嵌入文件归档的要求和功能 重点2 重视多媒体文件的归档 重点3 重视网络化服务 重点4 重视系统安全建设 制度与规范 文件形成管理 管理体制设计 价值鉴定 归档管理 利用与安全管理 实体分类信息分类 企业文档管理体系 自动化管理系统 档案管理体系建设及业务要点 一 企业文件档案工作体制结构 文件档案管理委员会 主管部门或企业档案中心 档案部门或岗位 信息管理部门 职能部门及下属机构 初始级Initial 事务型 经验型 价值型 特征C 成熟度M 一致型 持续型 可重复级Repeatable 优化级Optimizing 已管理级Managed 已定义级Defined 价值V 1 2 3 4 5 1 一般事务性工作 2 兼职管理状态 3 文档留存比较随意 有存无取状态明显 4 无制度 无工作流程 1 专门性工作 2 专人专岗 经验式管理 3 有基本归档要求 4 文档留存界限不清晰 1 专业性工作 2 专家式管理 已建立管理标准 3 归档范围及归档要求精细化 流程化 4 基本利用 1 职能性资源管理工作 2 全员式 全过程管理 3 管理要求纳入企业标准 人依附于事4 能动服务 1 全过程资源自动配置 2 管理体系可自动创新 3 全方位服务 深度开发 4 历史留存与资源管理职业化 企业文件档案管理体系成熟度评价 二 数据清理 计划 调研 关联 整合 责任 文档数据的实际状况 是相关管理工作顺利开展的基础 任何一种管理体制或管理手段的运行 都必须建立在数据清理的基础之上 数据清理工作必须由文档管理者通过详细认真地调研和科学系统地分析予以实现 企业基础数据清理的工作程序 开始 针对具体岗位 文件类型及属性认定 符合5 汇总上报 符合1 2 3 4并完成6 部门确认分类汇总 列入归档预备范围 档案部门整体协调确认 明确归档责任 正式列入归档范围 不予确认 确认 1 是否岗位发文2 是否岗位办理3 是否岗位接收4 是否不可或缺5 是否完全不需要6 是否部门核心数据 1 清理基础数据是一项细致而繁杂的工作 但任何企业谁也不可能绕开这个环节而达成对信息资源的有效控制 2 清理基础数据 就是将企业各项工作 各个部门 各个岗位产生 处理 发出的所有信息 包括文件 图纸 程序 报表 单据 以及其他载体或数字格式的文档等 进行系统化 从而使企业各类信息类有所依 运行线路清晰 相关责任明确 3 清理基础数据必须要对企业的机构设置 岗位设置 主要工作流程进行了解 并在此基础上对数据状况进行分类和分析 目的是寻找出主体数据和主要信息流动线路 为信息资源配置提供依据 企业基础数据清理总汇表 举例 数据清理的方法 基础数据清理一般采用调研统计的方法进行 首先 对一个具体的部门及其其中每个岗位进行问卷调查 主要提问五个问题 1 在你的工作中 收到什么信息 2 在你的工作中 处理什么信息 3 在你的工作中 发出什么信息 发给什么部门或岗位 4 在你的工作中 你最离不开 或常用 的信息是什么 5 在你的工作中 你认为最不需要的信息是什么 在每个岗位的答案收集齐全后 通过对岗位与岗位之间信息互动状况的了解 可以发现本部门的重要信息内容 特别要寻找出本部门需要负责的信息 对于无意义信息应向有关领导汇报 并建议其进一步查清这种信息是否可以清除 数据互动规律 数据互动反映了某种工作的开展状况 在清理基础数据时 发现数据互动的规律性 对于分析数据价值 理顺数据运行关系 高效率地开展信息资源的配置 具有重要意义 当一种必要的数据产生并发出后 它必然会对接收者产生作用或意义 所有接收该数据信息的部门或岗位 会由于其既定的职责对该数据信息进行处理 并在处理过程中产生其他相关的数据 由此可见 企业的各项工作 其实就是围绕着各种类型的数据所开展的一系列活动 我们跟踪某一具体数据的形成 传递 处理 归档等运动过程 就可以发现该数据的运动特征 以及由这种运动所产生的影响的规律性 这就是所谓的数据互动规律 一般来说 分析一个企业的各种数据的互动规律是一个复杂的系统工程 我们可以采用图视的方式进行直观示意 来料加工物料送货单出门证客户汇款单 客户每月开票资料 客户资料对账单 每月应收货款对账单 归档 公司程序文件 绒布各类花型图纸 工作任务通知单 打样单试验通知单 绒毛生产交期回复单 生产计划报表 生产留样入仓单 绒布每日入仓单 绒布每日入仓记录 生产订单 纠正及预防措施单 产品报价单订货出货统计报表 统计报表出货通知单 货物运输单 常规绒布库存数量表更新仓库数据报表外发加工成品明细码单 送货单 出货明细表 数据清理工具的设计与使用 目前手工进行数据清理的工具主要有以下四种 1 数据状况问卷 2 数据运动状况示意图 3 数据汇总表 4 数字化转移工作流程示意图 XX有限公司文件清理工作问卷时间 部门 答卷人 项目组成员 说明 非常感谢您在百忙之余接受我们的问卷调查 该问卷是针对企业各岗位形成和处理各类文件 数据 报表 图纸等信息材料的实际状况进行填写的 请您根据实际工作的真实情况认真填写 填写时应写出具体文件名称 您的岗位是 您在日常工作中 主要收到的文件 单据 是 请注明文件来源部门或岗位 您在日常工作中 主要办理的文件 单据 是 您在日常工作中 主要发出的文件 单据 是 请注明文件接收部门或岗位 您在日常工作中 内部产生使用的文件 资料 有哪些 6 您在日常工作中 接触最密切的部门 岗位 是哪些 7 在您的岗位职责中 最不能缺少的文件是 8 在您的岗位职责中 最不需要的文件是 9 您对目前企业文件管理有什么意见 公司外部 各部门 总经办 部门报告 各部门的统计报表 书刊资料 奖状 证书 总经理审阅的相关文件 涉及公司的相关信息文件及宣传单章 涉及公司的相关通知类文件工作计划 通知 授权书 会议通知 反馈各部门文件总经办办理的文件 通知 会议记录 人事任命 工作计划 外部管理文件 会议通知 企业建设文件 授权书 例会的会议记录 部门文件 数据运动状况示意图 三 业务要点 1 文件的形成 积累与归档文件的形成 积累与归档属于各单位 各部门 各岗位的基本职责 也是档案科学管理与有效利用的前提条件 档案部门有权对这项工作进行监督 指导和检查 主要建立和落实三项制度 收发文登记制度 A a b 1 2 3 下行文 上行文 平行文 间接上下行文 序号 文件名称 来源 时间 签收人 办理注释 收文登记表 序号 文件名称 去向 时间 发送者 备注 发文登记表 员工 文件积累袋 档案 文件积累 人人有责 时时有活儿 件件登记 年年整理 文件积累制度 针对自身所产生的文件 文件归档制度 归档范围 确定文件的价值 决定文件是否向档案转化 需要制作 制度核心 归档时间 根据企业活动的特点 确定文件何时归档 技术保障 归档要求 明确便于长远和安全地保存档案所必要的措施 技术条件 归档份数 根据归档文件的重要性 确定原件与复制件的数量关系 利用保障 归档手续 明确归档文件的移交事宜 责任保障 2 立卷工作案卷 是指一组具有有机联系的 价值 密级基本相同的 便于存取的企业文件的最小组合 封面 卷内目录 归档文件 备考表 组织案卷的要领 1 分析文件之间的最小有机联系 确定卷内文件的数量 2 将相关文件集中到卷盒内 重新编页号 装订或不装订 3 根据要求填写卷内目录 封面和备考表 归档的文件可以立卷 保存 立卷工作的主要内容是分析归档文件之间的有机联系 并按照便于存取的原则和其他立卷要求将文件顺序装入装具内 立卷 页号 卷内目录 备考表 封面 存址号 内容特征 形式特征 3 档案的分类档案分类是指根据档案的内容性质 形成规律及相互联系 遵循统一的原则和要求 采用科学 适用的方法 对档案进行分门别类 从而使库藏全部档案成为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的库藏系统 来源原则 三个要求 常用分类法 档号 分类的程序 设计分类方案 划分全宗 划分大类 划分属类 给定编号 企业档案分类方案 示意图 一类二类三类四类其他类 ABCD 1234 类列 类系 常用的分类方法 职能分类时间分类作者分类专题分类项目分类型号分类区域分类外形分类 职能分类方法适用于一级类目的区分 其他分类方法则适用于二级以下类目的划分 4 企业文档的价值认定 企业所保存的文档资料 由于其作用的范围和作用的程度不同 所以对其价值确定也不能相同 针对公司的具体情况 建议从以下几个方面入手开展这项工作 1 不赞同采用三级保管期限制 改为 是档案的 一律长期保存 是一般资料的 一律在保存两年后销毁 有长期参考价值的图书期刊标准等文献例外 2 是否成为公司的档案 应坚持以下几个标准 A 是否具有法律依据性 B 是否属于公司大事 C 是否具有通用性或示范性 D 是否属于专利 3 应当将上述标