电子文件的发展.doc

电子文件在档案管理的利与弊在当今现代社会的不断进步，电子信息技术也在不断地取得飞速发展。我们目前所用的办公自动化、标准化、网络化渐趋进一步完善。政府部门、学院、机关都使用了办公自动化管理系统代替以往手写的办公文件、来往函件，我们许多日常工作都可以直接在计算机和网络上办理，而今的文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔。随着先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件。在办公自动化的不断发展下，档案工作者对电子文件和电子档案的管理问题越来重视了，其原因有两方面：一方面是由于文件产生的数量越来越多。各种形式的正在不断地翻新，而且有不少已经进入归档阶段并转化为电子档案；另一方面是现在还有很多档案工作者对电子文件的认识还不够清楚，而且由于电子信息技术的不断发展，我们难以找到完全一致的解决方法。电子文件的出现和迅速普及给传统的档案管理方式带来了巨大的机遇和挑战，本文在总结电子文件概念及其特点的基础上，指出电子文件对传统档案工作的影响以及对策。一、什么是电子文件以及电子文件的特点(一)电子文件定义及特点我们所谓的电子文件是指通过计算机进行操作，传输、存储等处理的数码序列；电子文件是人们在各种活动中使用电子计算机作为工具，产生的一类数字化形式的记录；电子文件是指人们在社会 活动中形成的，以计算 机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括有：电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸张文件比较，电子文件有四种特点：1、电子文件不再是我们看见的纸张文件，它需要借助现代办公系统才能阅读；2、电子文件它可以直接由计算机现代办公系统迅速地处理和传递；3、电子文件的作用是可共享的，也不再受地方、时间的影响；4、电子文件的保存条件和环境要求与纸张档案不同，它对保存办公室的面积要求不高，特别是要求室内对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。(二)电子文件的种类电子文件主要有以下几种：文本文件（字处理软件形成的文件）、图像文件（扫描等形成的文件）、图形文件（CAD、绘图软件等形成的文件）、音频文件（音频设备或软件形成的文件）、多媒体文件（视频或多媒体设备、软件等形成的文件）、超媒体文件（由超媒体链接技术形成的文件）、程序文件（程序设计、编码文件）、数据库文件。二、电子文件在档案管理方面的长处和优势(一)电子文件在档案管理方面的长处提高效率、信息共享、协同办公是大多数机关、部门实行无纸化办公的最主要的出发点。电子政务的方便快捷使我们受益匪浅，许多原本繁杂冗余的工作都在轻松完成。无纸化办公，主要是在内部局域网的基础上建立起来的，通过采用网络互联后，实现信息共享和协同办公。采用这种网络办公方式的主要出发点是提高工作效率。这种办公方式极大地提高了工作效率，减轻了工作负担。过去，非涉密的发文、会议通知、政务信息等，都需要打印、复印，然后由通讯员递送各个部门，效率很低，在印发上浪费了大量的时间、人力和物力。各部门的信息不能得到及时地沟通，造成诸多不便。使用网络互联后，信息交流非常畅通便捷，工作效率也得到很大提高，原来需要到处寄送的文件，现在只要手指一摁，几十份通知瞬间就发出去了。除了“省力”外，“省钱”也是机关采用网络互联办公系统的另一个重要原因。网络互联就像一台无形的截流阀，在不知不觉为政府机关节约了大量资源，削减巨额办公经费。既然是网络电子文件，那么节约资源自然首先从节省纸张开始。实行网络化办公使得纸质文件大量减少，随之而来的印刷、用纸等办公费用也相应缩减。而电子文件的使用及网络互联的开通，则节约了发送纸质文件所需的邮资、路费、通讯费和人力，不仅有效提高了办公效率，而且节省了大量相关办公开支。此外，随着电子文件的增多，纸质文件的减少，也将使各级政府部门在解决大量“文山”问题上节约大量人力和空间。另外，电子政务的实现，也能使现有固定资产充分发挥效用，各尽其能。之前，尽管许多政府机关都配备了电脑，但由于没有实现网络互联，许多电脑都沦为打字机或游戏机，电脑的功能发挥得极少。而实现网络互联、无纸化办公后，电脑的方便、快捷的作用才得以真正发挥。(一)电子文件在档案管理方面的优势作为一种现代信息技术的产物，与纸质档案相比，电子文件具有许多的优越性：1、容量大电子文件可存储于电子计算机磁带、软硬磁盘及光盘上。一张光盘容量可达600MB-4000MB，可存35万张打印纸上的文字信息或10万页图形信息，大大节省了空间。2、能同时保存文字、声音、图形，增加了档案的可读性、可视性、可靠性。同时，也丰富了档案的内容，使其变成了“立体档案”。3、信息与载体相分离纸质文件的内容与载体是不可分离的整体。电子档案则不同，其内容存储的位置可以变化的、载体可以转换和迅速传送，其内容却不发生任何变化。增加了电子档案管理的灵活性。4、资源共享电子文件建成以后，利用网络技术，终端设备可以读取存储在网络上的电子文件。另一方面，一个终端上的电子文件也可选择性或广泛发布，资源信息可以产生共享。5、易更改电子文件突出优点就是增、删、改、复制方面很方便，修改后又不留痕迹。而且，每次做的任何修改都可作为历史记录保存，确保了电子档案的真实性。6、方便快捷电子档案的录入有4种方法：即键盘录入、扫描录入、语音录入、手写录入，制作起来非常方便。利用网络技术，电子文件的传输速度也相当快。对于用户来说，电子文件查阅方便。只要在计算机上输入命令、查阅权限，经认证后，计算机很快就能提供相关资料。由于网络资源的共享，还可以进行远程档案资料查询。这样可节约大量时间、人力、物力。三、电子文件对档案管理的弊端(一)电子文件对档案管理工作的影响1、传统的档案工作以纸张文件材料为对象，从应用计算机以后，电子文件就取代了以往的手写文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上就存贮到办公系统信息系统中，由档案人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘、光盘、优盘、移动硬盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件或者操作系统。2、由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。3、由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。老婆 09:45:19(二)电子文件对档案学理论的影响、对档案本质属性的影响原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定电子文件能否作为档案是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。2、档案来源原则的影响来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理