试论企业文档管理工作中存在的问题及对策.doc

试论企业文档管理工作中存在的问题及对策试论企业文档管理工作中存在的问题及对策郑丽玲福建泉州广播电视传输中心362000【文章摘要】现代企业文件与档案的科学管理,不仅取决于对文件与档案本身基本理论问题的研究,而且依赖于对文件与档案工作的整体把握.当前企业文档管理工作中存在文档管理意识不强,不合理的文档分工,不科学的立卷和组卷,管理人员素质偏低等问题,针对存在的问题,本文提出一些应对措施.【关键词】企业;文档管理;问题;对策企业文档管理工作是企业工作的重要组成部分.半个世纪以来,我国企业文档管理工作取得了长足发展,为企业建设做出了重要的贡献,但是,我们也看到企业文档管理工作还存在不少薄弱环节,不能适应现代企业发展的需要.本文拟对当前企业文档管理工作中存在的问题进行分析,并提出应采取的解决措施.一企业文档管理工作在企业管理工作中的重要性企业是企业文件与档案直接形成和有效利用的主要场所.现代企业更加依赖于企业文件与档案信息及其管理工作,企业文件与档案作为企业内部文献信息的重要组成部分,已经成为现代企业生存与发展的必要基础条件.同时,企业文件与档案工作的内容与形式又与企业状况息息相关,受到企业环境的制约和影响,因此作好企业文档管理工作是现代企业发展的需要.二当前企业文档管理工作中存在的问题(一)文档管理意识不强长期以来,一些企业领导认为企业的主要工作是生产,宣传,文档工作无足轻重,致使企业文档工作处于说起来重要,做起来次要,忙起来不要的不利位置.有些企业在定编定岗时,对档案馆的编制过度压缩,造成人手过分紧张;企业内各部门常因归档立卷不及时,造成资料积压甚至丢失;有的文档工作者因提拔难,待遇低而不能正确认识和评价自己所从事的工作,存在着做一天和尚撞一天钟的心态.这使得企业文档工作长期处于地位不高,责任不轻,难度不小的尴尬境地.(二)不合理的文档分工在企业中,文书工作和档案工作由不同部门和人员分别负责的,文书立卷的工作按照规主要应由文书承办部门负责.但是,在实际工作中,企业文书部门往往是将文件处理完毕之后,就弃而不管,到一定的时间就将大量零散的文件交给档案部门,这无形中加重了档案部门的工作量,工作质量也大打折扣.有些企业的文书工作和档案工作是由一个人兼任,平时工作量比较大,制约企业文档工作进一步发展的瓶颈.(三)不科学的立卷和组卷由于企业的业务工作有所不同,所以形成与使用的文件,数量,成分与内容上都各有不同,不可能有一个万灵的公式或机械的固定的方法,供每个企业套.但在实际工作中,企业文书人员一律只选其中的某一个特征,导致档案工作人员整日忙于应付单份文件的接收,登记,整理,立卷和调用,从而腾不出手来做好档案的整理和利用等工作,不能更好的为企业服务.在实际中,文书人员把具有价值的文件材料保存起来.把保存价值悬殊的文件合在一起组卷,给档案部门进行档案鉴定保管和利用工作造成不便,甚至必须拆卷重整,另行编制目录.(四)管理人员素质偏低目前企业中正科班出身的档案管理人员极少,受过档案管理专业全面培训的工作人员也为数不多.多数管理人员的业务水平和专业技能较低.随着计算机的普及使用,计算机制作文件的企业越来越多,随着企业不断发展,企业需归档的文件数量日益增加,档案利用不断提高,若不改变这种局面,今后档案管理工作将陷入十分尴尬的境地.三,当前企业文档管理工作中应采取的解决措施当前,企业文档管理工作正面临着深刻的改革.上述问题的产生,既有历史的原因,也有现实的原因,要解决这些问题,企业管理部门就必须正视现实,调整管理思路,改进管理方法,适应新形势的要求.(一)加大宣传力度,提高企业员工文档意识文档工作是企业全局工作的重要组成部分,企业领导及文档管理部门领导要提高对文档工作重要性的认识,进一步解放思想,摒弃旧观念,树立新观念,适应新形势,以开放,前瞻性的视角在更高的层面上等划文档工作的发展方略,积极寻找文档工作同企业中心工作的结合点,实实在在地解决文档工作中存在的问题和困难,促使企业文档工作快速发展.(二)明确责任,强化文档工作者的责任意识坚持推行文书部门或业务部门立卷归档的制度,同时档案部门要积极主动地协助立卷部门做好工作,发挥部门,业务部门熟悉文件形式和办理过程的优点,提高案卷质量和工作效率,作为一个文书工作人员或档案管理人员,应以高度负责的精神做好自己的本职工作.(三)运用六个特征,掌握科学立卷的方法一般情况下文件可以根据六种特征立卷,按问题特征立卷,时问特征立卷,名称特征立卷,作者特征立卷,通讯特征立卷,地区特征立卷,把若干具有相同特征的文件组合在一个案卷内,这就是按文件特征立卷,是一种比较科学的方法,通常是根据文件的实际情况,灵活地结合运用23个特征来组立一个案卷,只要掌握基本的方法,再根据本企业的实际情况,灵活抓住文件的主要特征,然后根据文件数量多少,保存价值,文件之间的联系等方面情况,结合其他特征细分,能更好的为企业档案工作服务.(四)科学组卷,保证企业文件材料的保存价值由于严格的组织管理和生产程序是确保产品质量,增加企业生存和竞争力的关键,而严格的组织管理和生产程序主要是由执行组织管理职能和规定生产程序的现行文件来体现,所以提供丰富的价值的借鉴性史料,便于机关日后工作中对有关文件的继续贯彻执行.在文书材料中,有的效用是一次性的或短时期的.实践证明,对这类文书材料保存最好的方法就是及时地装订成卷.按照一定的制度由文书档案室或交档案馆进MODERNBUSINESS坝代商业行科学管理.以备及时地调卷,查考和利用.(五)加强观念创新,提高企业文件与档案管理者的素质为了使这项管理走人良性循环发展轨道,需要不断提高其管理者的素质.具体包括:l,提高文件与档案管理机构素质人才的构成比例.高素质的文件与档案管理者群体的形成是提高其信息工作整体水平,从而全面,有效地服务于企业各项活动的前提和基础.2,加强对在职文件与档案管理者的培训.提高企业高素质的文件与档案管理者的构成比例,加强对其在职人员,特别是中青年专业技术骨干的继续教育,是使文件与档案管理者工作适应企业跨世纪可持续发展需要的重要人才保障.3,加强企业文档管理者的观念创新.文档工作者如果没有创新的认识,文档工作的创新就无从谈起.因此,文档工作者要适应文档工作网络化的要求,在工作中渗透创新思想,开展创新实践.企业领导者应当充分认识企业文档职能型,管理型,知识型,信息型的特点,科学把握企业发展与企业文档管理的内在联系,注重发挥文档的潜在生产力,并对文档工作给予应有的支持.企业文档工作者应当顺应企业文档事业发展趋势,树立管理型,信息型,服务型观念,加强自身职业修养,否则就难以提高档案服务水平.4,提高企业档案管理者学习创新.要做好新时期的文档工作,队伍建设至关重要.一方面,档案人员要树立正确的价值观,要树立学习上不进则退的思想.另一方面,企业管理者要以新的方式,新的观念全方位发掘,培养,选拔档案人才,建立档案人才库,并不断尝试采用新的模式激励档案人员充分发挥其聪明才智,为企业发展提供智力支持.企业文档管理队伍建设应朝着知识结构综合化,年龄结构阶梯状,性别比例适度,高学历人员所占比例适当的目标努力,只有这样才能实现企业档案工作的持续,长久,高效发展.档案工作者不仅应掌握如何合作计算机网络,如何利用复读机处理信息等技术,还应学会利用网络进行档案信息的应用开发,用计算机网络管理档案,实现档案信息资源共享.四,软硬资源有机结合,大力促进现代企业可持续发展企业文件与档案归属于可以再生的软资源.在现代企业经营管理,技术开发及产品生产活动中,文件,档案作为软资源,发挥着极其重要的作用.文件与档案作为企业的重要的一种信息资源,对硬资源的的开发利用具有重要的调控作用,硬资源的投入需要依据信息资源来启动.只有软,硬资源的合理配置,充分发挥信息资源在企业管理,技术开发及其生产活动中的作用,才能生产出优质畅销的产品,为企业创造更多的财富,从而也为信息资源的管理提供更好的条件.文件与档案在现代企业的可持续发展中起着不可替代的重要作用.但要实现其价值,主要应具备两方面条件:(一)新观念的确立直接影响档案信息资源在企业可持续发展中作用的主要观念包括:1,战略决策观念.作为企业经营决策者只有注重企业经营发展的全面性,长远性决策,并把战略意图贯彻到经营和生产技术的各项环节中,才会使企业避免产生急功近利的短期行为,对文件与档案这项软资源给予应有的重视.2,信息观念.无论是企业经营决策者,还是文件与档案管理人员都应树立信息观念.同时,企业文件与档案管理者也应树立文件与档案是一种软资源的观念,提高对自身工作价值的认识.把保护档案,积极开发内部信息资源,有针对性地满足企业不同层次,不同类型利用者的需求看成是企业不可缺少的一项信息管理工作,不断提高文件与档案信息服务的质量与效率的提高,反过来又会促进企业经营决策者提高对文件与档案工作价值的认识.(二)新机制的建立健全,完善的管理体制和措施体系的建立,是企业档案信息完整,准确及系统形成与合理开发的保障.如中原石油勘探局为了深化企业内部改革,完善其模拟政府+模拟法人+市场化的管理体制,进一步提高事业,科研等单位的资本运营效益,工作质量及管理水平,于1996年参照对模拟营业法人的管理办法,制定了中原石油勘探局事业,科研,销售等单位内部模拟法人承包办法.档案管理中心(档案馆)作为内部模拟法人单位,在每年年初,档案管理中心(档案馆)主任要以承包人身份与局长签订模拟法人承包合同.为了完成承包指标,档案管理中心(档案馆)采取了目标考核制,服.j冒_坝代商业MoDERNBusINEss务监督制,人员考核淘汰制及违法处罚制等一系列规范化管理措施,从而保证了档案信息资源的科学管理和服务质量.可见,科学的管理体制和严格的管理者措施是档案信息资源有效发挥作用的有力组织保障.总之,做企业文档管理工作有效地为企业的生产宣传,管理等各项工作服务,是企业文档工作者义不容辞的职责.企业文档管理人员应积极探索新形式下文档管理的新模式,主动为企业中心工作服务,为社会经济发展做出应有的贡献.圃【参考文献】1,王惯.现代企业文件与档案工作实用教程.北京:中国人民大学出版社,1999.2,苏小妹.试论高校档案管理工作存在的问题及对策.秘书之友.2007.8.,众行管理资讯研发中?.文书档案管理技巧.广州:广东经济出版社,2005.4,王巍.对创新企业档案工作的思考.秘书之友.2007.5.【注释】l,王惯.现代企业文件与档案工作实用教程北京:中国人民大学出版社,1999.1.2,苏小妹:试论高校档案管理工作存在的问题及对策.秘书之友.2007.8.2729.