合同管理办法-20140812.docx

*（北京）有限公司 合同管理办法合同管理办法目 录第一章 总则3第二章 合同管理部门与职责3第三章 合同的订立5第四章 合同的审查8第五章 合同的批准10第六章 合同的履行12第七章 合同的变更与解除13第八章 合同纠纷的处理14第九章 合同的管理16第十章 附则17附件一：合同审批流程18附件二：合同审核单20第一章 总则第一条 为了规范公司对外经济行为，满足合同管理工作需要，实现公司合同管理的制度化，预防和减少合同纠纷的发生，维护公司合法权益，根据中华人民共和国合同法和有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本管理办法。第二条 本办法适用于以公司名义对外发生经济活动的合同管理。劳动合同的管理按照北京市人力资源和社会保障局的有关规定执行，借款、资金合同按照公司财务科要求执行。第三条 本办法所称合同，是指公司在经营管理活动中，与其他平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利和义务关系的协议。第四条 订立合同必须遵守国家的法律法规，遵循“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则。第五条 本办法所称合同管理，是指公司制定和修改有关合同管理制度以及对合同立项、意向接触、资信调查、商务谈判、合同订立、审查批准、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理活动。第二章 合同管理部门与职责第六条 人事行政科为公司合同管理的主管部门，指导、监督有关部门的合同订立、履行等工作。其主要职责是：（一）负责拟定、修订合同管理制度，并组织实施。（二）组织宣传贯彻合同法及相关法律法规，组织对各部门合同承办人的培训。（三）参与公司对外订立重大合同的谈判。（四）对合同订立、变更及解除进行审查把关。（五）负责公司各类合同执行情況的监督检查。（六）负责公司合同专用章的管理。（七）负责公司合同台账、合同档案的建立和管理。（八）协调内部和外部合同关系，对合同纠纷依法申请仲裁或诉讼。（九）合同管理中需要解决的其他间题。第七条 财务科是合同财务监督部门。主要职责：（一）负责从财务角度审查和监督合同的订立和履行情况，注重在价格、结算方式、票据等方面进行审查把关。（二）核对发票金额和合同金额、发票内容与合同内容是否一致；合同批准程序是否符合规定，程序不完备的拒绝付款。（三）负责按合同结算条款收、付款。第八条 合同承办部门负责本部门合同的订立和管理工作，实行“谁订立，谁负责”和“谁主管，谁负责”。主要职责为：（一）负责组织本部门职责分工范围内的合同谈判，拟定合同条款。（二）全面准确地填写合同条款，必要时组织进行合同评审；办理合同送审、报批、盖章及送交存档手续。（三）负责合同履行跟踪，追踪合同标的的质量，收集使用意见。（四）负责发票的审查、签收、签发。（五）及时妥善办理合同的变更或解除事宜，并报人事行政科和公司领导审查、批准。（六）及时向合同管理部门报送合同正本、招投标文件以及合同有关的各种纪要、变更澄清等资料，及时反映合同履行中出现的法律问題。（七）参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼，负责提供有关的资料。（八）安排专人负责部门合同管理工作及时做好本部门合同副本及有关文件的归档工作，建立本部门合同台账。第三章 合同的订立第九条 订立合同应严格按中华人民共和国合同法的要求及本办法的有关规定，必须遵循“平等、自愿、公平”的原则。第十条 合同依据合同涉及项目，必须经过公司领导的审批，并将批准之起案报告留存，待合同审批时备查。第十一条 合同拟定部门（一）各部门在各自业务范围内为业务合同的拟定部门；（二）订立合同如涉及公司内部其他部门的应事先在内部进行协商，统一意见，然后签约。（三）对于涉及多个部门或难以确定由哪个部门作为合同承办部门的，由与该项业务最相近的部门负责或由公司领导确定哪个部门作为合同的承办部门。第十二条 明确需求承办部门应当在拟定合同前，必须详尽了解使用部门的意见，明确需求，依据公司的采购制度，按需选定。第十三条 合同文本（一）合同均应采用书面形式。有关报价、图表、图纸、技术标准等文件，均为合同的组成部分。（二）订立合同应争取采用我方提供的合同文本，最大可能的维护公司利益。（三）我方提供合同文本正文，字体应采用宋体或仿宋体（重点部分可“加粗”标示），字号五号或11号，单倍行距，两端对齐。（四）合同编号为规范合同管理，便于合同登记、查阅和归档，现对合同编号做出如下规定：1、合同编号规则：合同代字+承办部门代字+签订年度（4位阿拉伯数字）+部门合同顺序号（4位阿拉伯数字）。（1）合同代字：HT（2）承办部门代字：采购部CG；销售部XS;企划部QX；财务科-CW；人事行政科RX。（3）示例：销售部2014年度第一份合同，则其合同编号为“HTXS20140001”。2、合同编号位置：合同封面或合同首页右上角。3、合同编号由承办部门根据合同编号规则自行编制。公司出具的所有合同，都应有合同编号；合作方出具的合同，应要求对方合同有合同编号，如无合同编号，按公司规定编写。禁止无合同编号合同盖章。第十四条 合同订立的程序（一）顾客提出要约邀请的合同订立程序资信审查接受要约邀请合同填写审查批准签章。（二）我方提出要约邀请的合同订立程序对方资信情况审核要约邀请要约信息反馈合同填写审查批准签章。（三）通过招标订立合同的程序市场调查标书制作、发放接收投标评审定标订立合同审查批准签章。（四）设备、材料、物资买卖合同的订立程序计划准备承办部门对标的咨询（质量、价格、售后服务等）资信审查技术或商务谈判草拟合同文本审查批准签章。第十五条 合同签订内容一般包括以下条款：（一）当事人名称（或姓名）、住所、法人代表人姓名及职务、开户银行及账号。（二）标的或标的物（指货物、劳务、工程顶目等）名称、型号、规格等。（三）数量和质量，包括适用规范、质量标准和检测方式等。（四）价款或酬金。（五）履行的期限、地点和方式。（六）违约责任。（七）合同争议的解决方法。（八）合同订立的时间、地点。（九）根据法律规定或合同性质应当具备的其他条款。对数量、质量、履行期限和方式等有特殊要求的，应当在合同中予以特别明确。第十六条 合同内容应符合下列要求：（一）主体合格、标的明确、手续完备。（二）条款齐全、意思表示真实。（三）文字清晰、语言规范。（四）无矛盾条款、无空白条款。第四章 合同的审查第十七条 合同订立前，合同承办部门应当审查对方的资信状况和履约能力。内容包括：（一）社会信誉（近三年是否有重大违约，是否涉及重大经济纠纷或经济犯罪案件等）和履约能力（如生产能力、支付能力、运输能力等）；（二）审查营业执照是否真实、有效；（三）核实对方的资产（资金）证明；（四）审查合同对方的资质等级证书；（五）审查法人证书及法人委托证书； （六）根据合同性质需要审查的其他内容。合同对方当事人的资信、履约能力有瑕疵或其委托代理人无有效授权的，不得与其签订合同。 第十八条 承办部门组织对合同进行业务性审查，审查的内容为：（一）对方当事人是否具有签约主体资格；（二）是否各方谈判、协商的一致意见，是否符合决策部门的决策意见；（三）是否违反公司的规章制度；（四）是否超越业务权限；（五）语言是否准确、通顺。第十九条 人事行政科对合同进行合法性审查，主要内容包括：（一）合同签订主体是否符合法律规定。（二）当事人的意思表达是否真实、一致，权利、义务是否平等。（三）合同应具备的条款是否齐全。（四）预计取得的经济效益和可能承担的风险。（五）合同非正常履行时可能受到的经济损失。（六）条款是否违反法律、法规和司法解释的规定。（七）条款是否有冲突。（八）条款是否有歧义。（九）条款是否有效维护我公司合法权益。（十）条款是否完备。第二十条 人事行政科对合同严密性可进行监督审查，提交人事行政科审查的合同应符合下列要求：（一）承办部门已经对合同进行了业务性审查，涉及财务情况的已经经过财务科审查。（二）合同当事人均未在合同上签字盖章。（三）合同约定的内容尚未实际履行。（四）需要同时附送的材料完备。第二十一条 人事行政科审查的期限为在收到合同后的3个工作日内完成，并视情况提出法律意见或解决问题的方案，业务紧急的，因尽可能满足业务部门的时间要求，业务特别疑难的，应合理延长审查时间。第二十二条 财务科重点审核价格核定、付款方式、履约保证金、银行资信等。第二十三条 人事行政科审查后，对存在的问題进行分析，对风险做出判断，并视情况提出防范或降低风险的意见。该意见不是最终的决策意见，而是业务部门做出决策的重要参考。第二十四条 同一内容合同一般审查一次，由承办部门对存在问题部分进行修改，特殊情况需要再次报送审查的最多进行两次，审查人审查意见在合同审核单进行说明。第二十五条 审查人对合同审查中涉及到的商业秘密负有保密义务。第五章 合同的批准第二十六条 合同文本拟定完毕，填写合同审核单（见附件）进行审批，根据各部门审核意见，承办部门应修正相关内容，最终确认方可签署合同。第二十七条 审批流程承办部门项目负责人（科长）承办部门部长使用部门科长使用部门部长财务人事行政副总经理总经理第二十八条 公司总经理受执行董事的委托，全权处理公司的各类业务，代表公司对外签订合同。公司其他人员对外订立合同，应得到公司总经理的授权并在授权范围内对外订立合同。第二十九条 以公司名义签订的合同，合同承办部门应做好履行合同批准的程序：（一）租赁及施工合同公司租赁及施工承包合同，由公司人事行政科编制预算后，经公司领导批准后（金额较大的递交执行董事），由公司总经理签订合同。（二）销售合同1、公司销售合同，必须注明单价、供货数量、供货时间、回款时间、回款方式等，公司总经理授权销售部负责人签订有关合同。2、如遇索赔、善后处理等有关事宜，必须经人事行政科和其它合同相关部门讨论后报公司领导审议通过。（三）釆购合同公司大宗产品的釆购经采购部负责招投标后，再报公司领导批准，公司总经理授权采购部负责人签订合同。（四）其它各类合同以公司名义签订的其他各类合同，经合同承办部门拟定后，报公司领导批准后，由公司总经理授权承办部门负责人签订有关合同。第三十条 以公司名义对外订立合同应当使用合同专用章，以其他各种公章签订合同对本公司不发生效力，除非公司追认。违反规定签订合同的追究有关人员责任。第三十一条 合同原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章。严禁我方在空白文本上盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章。第三十二条 合同经审批同意及授权代表人签字后，到人事行政科盖章，盖章应注意“骑年跨月”。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。第六章 合同的履行第三十三条 合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“守合同、重信用”的原则，严格执行所规定的权利和义务，确保合同实际、全面地履行。第三十四条 公司合同实行合同履约责任制，部门负责人是合同履约的第一责任人，对合同的全面、正确履行负责。第三十五条 各签约部门、签约人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问題及时处理或汇报。应当积极妥善地行使抗辩权、代位权、撤销权、留置权，否则致使合同不能履行或不能完全履行，给公司造成损失的，要追究有关人员的相应责任。第三十六条 根据合同性质，合同承办部门或相关部门应按照合同约定的标的物的数量、质量等进行验收，对不符合合同约定的，应在法定或约定的期限内向对方当事人提出书面异议，并督促合同对方继续履行。第三十七条 对于公司为付款方的合同，支付合同价款时，须经公司领导审批签字。对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：（一）应当订立书面合同而未订立书面合同；（二）合同信息填写不全；（三）单位与合同对方当事人名称不一致的。第七章 合同的变更与解除第三十八条 在合同履行过程中遇到困难，各部门应尽一切努力克服，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。变更解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。第三十九条 变更、解除合同，必须符合合同法的规定，应按照公司审批权限和程序执行。工商行政管理机关鉴证的合同，在达成变更、解除协议后，应报原机关备案；经公证机关公证的合同，在达成变更、解除协议后，必须报公证机关重新公证，才具有法律效力。第四十条 对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护公司合法权益出发，从严控制。有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知后，必须在三天内向公司领导汇报，并通知人事行政科和财务科。第四十一条 合同需要变更、解除，合同承办部门应依照合同审批流程向财务科、人事行政科等相关部门负责人和公司领导审核通过方可变更、解除。承办部门应及时釆取补救措施，尽量减少由此造成的损失。第四十二条 合同变更、解除必须釆取书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），并按规定经审核后加盖合同专用章。第四十三条 变更存档（一）变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。合同变更后，合同编号不予改变。（二）合同执行部门应将变更、解除合同的各种文件、纪要、信函等原件报送人事行政科。第四十四条 变更责任（一）因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免负责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。（二）以变更、解除合同为名，行以权谋私、损公肥私、假公济私之实的，一经发现，从严惩处。第八章 合同纠纷的处理第四十五条 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按合同法等有关法规和本办法妥善处理。第四十六条 发生合同纠纷时签约部门应在24小时内到人事行政科提交书面报告，并根据实际情况，提出相应的解决以及应对办法。第四十七条 合同纠纷原则上由签约部门负责处理，签约人对纠纷的处理必须具体负责到底。涉及公司内多个部门的，或签约单位处理不了的，报公司领导协调处理。第四十八条 处理纠纷的原则（一）坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。（二）以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本企业合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。（三）因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。第四十九条 对经协商仍无法解决的合同纠纷，经总经理同意，可提交仲裁部门或人民法院依法处理。第五十条 合同纠纷的提出，及与对方当事人协商处理纠纷的时间，应注意不超过法律规定的时效，并考虑有仲裁或起诉的足够时间。第五十一条 合同管理部门处理经济纠纷前，签约部门必须提供下列证据材料源件或复印件：（一）合同的文本(包括变更、解除合同的协议)以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等。（二）送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证。（三）产品质量标准、样品或鉴定报告。（四）货款的承付、托收凭证，有关财务帐目。（五）有关违约的证据材料。（六）其他与处理纠纷有关的材料。第五十二条 合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应订立书面协议，由双方代表签字并加盖公章或合同专用章。第五十三条 各部门对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，有关部门或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与该纠纷处理及履行的有关部门收执，各部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。第五十四条 对于对方当事人在规定期限届满时没有执行上述文书中有关规定的，承办人应及时向主管领导和人事行政科汇报。第五十五条 对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，由人事行政科配合各部门向人民法院申请执行。在向人民法院提交申请执行书之前，有关部门应认真检查对方的执行情况，防止差错。执行中若达成和解协议的，应制作协议书并按协议书规定办理。第五十六条 合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关部门，并将有关资料汇总，统一交人事行政科归档，以备查考。第九章 合同的管理第五十七条 登记存档（一）合同盖章生效后，应交由部门兼职档案员按公司确定的规范对合同进行编号并登记做好合同的台账管理。（二）合同文本应至少一式四份，我方至少应持二份，合同文本及复印件由财务科、人事行政科、具体承办部门等各部门分存，其中原件由人事行政科和财务科留存一份。第五十八条 台帐管理（一）承办部门应根据合同编号各立合同台帐，每季度最后一个工作日抄送财务科和人事行政科。其主要内容包括：序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、金额、对方单位、履行情况及备注等。（二）台账应逐日填写，