秘书实务考点.doc

秘书实务题型：选择15*1、简答2*5、案例分析2*15、实务操作45主要考点：公文传阅的注意要点；商务旅行（出国旅行）；保密工作；危机事件处理；制定会议筹备方案；沟通方案；庆典活动方案；公文办理；安排宴席一，简答：公文传阅的注意要点： 控制传阅范围； 明确阅者的顺序； 要注意保密； 传阅的方式：轮辐式传阅二，案例分析：商务旅行（出国旅行） (一)出国旅行的手续及准备： 1办理各种必要的出国手续 (1)撰写出国申请 出国事由； 出国路线(外国公司所在国名称)； 出国日程安排，包括出国时间，在国外活动时间、地点，回国时间等； 出国组团的人数。申请文书后面要附出国人员名单和外国公司所发的邀请函(副单)，出国人员名单要写清姓名、年龄、性别、职务职称等内容。 (2)办理护照 携带主管部门的出国任务批件，出国人员政审批件，所去国有关公司的邀请书，2寸正面免冠半身相片等。 因公出国人员的护照应到外交部或其授权的机关办理；因私出国人员的护照，由公安部授权的机关办理。 认真填写有关卡片和申请表。拿到护照后，应检查姓名、出生年月、地点是否填写正确，并在签字格上签名。 (3)办理签证 我国政府规定，因公出国的中国公民出入国境凭有效护照，可不办理签证，而持因私普通护照出入国境的中国公民必须办理有关的签证。 因公出国的人员前往国家的签证可到前往国驻我国大使馆或领事馆，直接联系申办签证；或是委托权威的可靠的签证代办机构(如中国旅行社总社签证代办处)代办；也可以委托前往国家洽商的公司到前往有关国家的使(领)馆办理。 办理签证要交上护照并填写一份签证表。 取得签证后，检查签证的有效期及是否签字盖章。 (4)办理国际预防接种证书(即“黄皮书”) 出国人员在办理了有效护照和签证后，应持单位介绍信到所在地的卫生检疫部门进行卫生检疫和预防接种，并领取黄皮书。当拿到黄皮书后，应该进行认真查验。查验内容：填写的内容是否符合本人情况(姓名、出生日期和性别)，医生的签字、检疫机关的盖章是否清晰，应该接种的项目是否填写。 (5)办理出境登记卡 在办妥上述各项手续后，秘书再携带出国人员的护照、户口簿、居民身份证办理临时出国登记手续。 (6)订购机票(船票、车票) 可在国内各航空公司及其售票代理点办理购票手续i也可在外国航空公司驻我国的办事处购买。 购买国际机票需出示护照。 拿到机票后必须对票面查验。查验的程序一般是：查验姓名的拼音是否与本人护照或其他有效证件中的拼音相符；全部航程的每班航班是否都有乘机联，每一联的黑粗线框内是否与原旅行计划相一致；每个航班起飞和降落的时间，机场名称；是否在定座栏内填好“OK”；是否有涂改或填写不清楚的地方，是否盖有公章。如果所到之处对方有接待，这时候就可以发出通知，最好以书面形式通知。内容包括：航班、航船号或火车的车次、启程地点、到达口岸名称和时间、前往的人数。 (7)办理保险通过代理人直接由保险公司安排，使用于意外事故，如医疗及行李丢失等。 2出行前的准备 (1)编制几种旅程方案，供上司选择；选定最佳方案后，将其打印成文。 (2)了解外汇信息，办理兑换外币。 (3)准备随身携带物品包括服装、拖鞋、洗漱用品等。 (4)根据旅行目的，为上司准备必须携带的各种文件，如谈判合同、协议书、科技或产品资料、演讲稿以及目的地指南等，同时还要为上司提供有关国家的风土人情及各种礼节，使上司的商务活动圆满顺利。 (5)检查相关证件：护照、签证、黄皮书、国际机票、外语名片(切不可忘记)、外币以及其他必须的出国文件、证件等。 (6)收集所到国的背景资料。 在国际交往中，无论是出国考察或是商贸洽谈，都会遇到各种不同的情况。掌握所到国家或地区的文化、习俗、礼节等常识，可以使我们在处事中，既能维护尊严，不卑不亢，又不失礼仪之邦的风范，以诚相待，以礼相待。 3出入境手续 (1)边防检查出入国境人员要填写出入境登记卡，交验护照，检查签证。边防人员确认无误，在护照内页盖上注明出入境口岸和日期的验讫章。有的国家入境时就填好一式两份的出入境卡，入境时收走一份，另一份加在护照内等办理出境手续时再收走。 (2)海关检查填写海关申报单，包括姓名、性别、职业、国籍、护照号、发照日期、入境口岸、入境日期、逗留地址、行李件数以及所带物品的数量，大多数申报单还要求填写外币旅行支票、信用卡的数量等。然后将所带行李连同申报单一起到海关处结关。海关人员根据申报单进行检查。(3)安全检查 主要禁止携带武器，凶器，爆炸物和剧毒物等。所以在准备行李、礼品时应避免携带违规违禁物品，以减少不必要的麻烦。 (4)健康检疫即交验黄皮书，对未接种的旅客会采取隔离，强制接种等措施。(二)相关知识 1护照 护照是一个国家的公民出入本国国境和在国外旅行或居留时，由本国发给一种证明该公民国籍和身份的合法证件。凡是出国人员均应持有本国政府颁发的合法的护照。如果持照人在国外旅行、逗留期间发生意外，所在国必须依照其所持护照，判明身份和国籍，然后决定如何处理。同样，护照颁发国的驻外机构也要根据护照来决定如何提供帮助或外交保护等。我国的护照，分为外交护照、公务护照、普通护照三种。普通护照又可分为因公普通护照和因私普通护照。2签证 签证是一个主权国家在本国或外国公民所持的护照或其他旅行证件上的签注、盖印，以表示允许其出入本国国境或者经过国境的证明。如果说护照是身份证的话，签证则可看成是出入证。签证一般可放在护照上，也可放在其他证件上。如前往未建交国家，一般用单独的签证，与护照同时使用。我国的签证一般在护照上。 3“黄皮书”“黄皮书”即“预防接种证书”，因其封面通常为黄色而得名。黄皮书的英文为 INTERNATIONAL CERTIFICATE OF VACCINATION。它是世界卫生组织为了保障入出国境人员的人身健康，防止某些疾病传染流行所要求的证明。4时差国际上规定，以英国格林威治时间(GMT)为标准时间。这样两个半球就分为东八区和西八区，东八区时间比GMT早，西八区时间比GMT晚。调整时差对于乘坐国际航班的旅行者都是必不可少的。通俗的计算方法是以经线划分，即格林威治以东，每15度加1小时，格林威治以西，每15度减1小时。案例：总经理赴国外出差的前夕，作为总经理的秘书，我会组织一组人员共同支持总经理，我把它戏称为：出差特攻队。虽然checklist是早就印在芯版上，但我按例总是要挑灯夜战、通宵达旦。首先是类：file几本、合约书、文件、itinerary、会议agenda,这些是最重要也是最花时间的。接着是例行性工作：礼物、相机、底片、名片、名片簿、机票、护照、照片、不同的钱币，这些是最琐碎却又少不了的。然后是总经理私人要准备的。最后则是打包的功夫，样样马虎不得，只为让总经理出差顺利、出击成功，为公司创造更好的业绩。而我按例是会担心的，担心出差资料做不完，总经理赶不上飞机，司机睡过头，担心高速公路大塞车，担心合作伙伴，总之就是会担心。终于一切打点妥当，出发上高速公路（当然我也会在车上），则要分秒必争总经理上飞机后，我则飞奔回到公司与对方再次确认接机的人（先前已通知），同时把日期、时间、地点、同行人员几位、行李有多少、需要几部车接机等等，再确认一次（以防出发前的变动）。出差前有一件值得一提的事就是订机位，看似简单其实不容易，因为我们往往为了配合客户时间争取让单和时效，或要连续接不同城市的客户，行程迟迟无法确定，我订机位只好一改再改、三改四改，要改好几次，同时要怎么接最省时、最省钱，订不到位子时好急呀。此刻最好有自己人在施行社工作，或者把施行社的人变成自己人，以便随时应付所需。有不少人说秘书只是打打杂。其实，在繁的工作中我们要长时间挑战自己的体力。也有人说秘书只是跑跑腿，事实是专业秘书要懂得自己肯定自己，时时为自己储备实力，路才能走得长远、更宽广。三，案例分析：保密工作、保密工作的主要内容 ：1.文件保密 2.会议保密 3.新闻报道和出版的保密 4.科技和涉外活动保密 5.电讯设备及通讯保密 6.经济、军事情报的保密 7.现代办公设备保密管理 、保密工作的基本要求： 1.领导重视 2.制度健全 3.依法管理 4.准确定密 5.应用技术 、做好信息的保密工作 ：1做好口头信息的安全 2做好纸面信息的安全 3做好电子信息的安全 、秘书保密工作中需注意 ：1.文件保密 2.会议保密 3.科技保密 案例：领带的作用法国某城市的一家照相器材厂，经过技术人员的努力，研制生产出一种先进的显影液。世界许多国家和地区的同类型生产厂家纷纷派人来参观考察，无不对其生产工艺及产品配方抱有极大兴趣。作为照相器材技术强国的日本，拥有诸多世界名牌的日本厂商对此也表示关注。一公司派来代表团。鉴于日本人的精明，厂方不由得打起十二分精神接待，以保护其机密技术。在厂方秘书人员的引导下，日本代表团到器材厂各四间参观，他们对生产设备、生产工艺及产品优良性能赞不绝口，来到显影液样品前面，参观者兴奋起来，有的参观者拿出相机不停地拍照，有的拿出笔记本记着什么，几位日本客人与厂方工作人员不时地低声交换着意见，一同参观的A先生弓着腰，拿着眼镜在仔细地观察显影液，A先生做这个动作，是为了让领带尖沾上显影液，以便带回去研究成分。虽然这一举动十分隐蔽，但还是没能逃脱接待人员的眼睛。考察现场的气氛十分热烈。一天过去了，日本代表团结束了访问，满载而归。然而，当A先生走出车间时，接待人员礼貌地说：“对不起先生，您的领带在参观时弄脏了，这是我们工作的失误，请您换上我们赠送的新领带，以表我们的歉意，您的领带我们洗干净后再送还给您。”A先生无可奈何，只得把领带换下来。四，案例分析：危机事件处理危急重大突发事件，是指由人为因素导致突然发生的严重危害国家利益、破坏社会稳定、造成重大影响的事件。主要包括造成严重危害的集体上访事件，金融风波，重大涉外事件以及重大暴力犯罪和恐怖活动以及其它危害社会正常秩序、破坏社会稳定的事件，如敌对分子的破坏活动等。、危急事件的特点突发性偶然性意外性危害性、处理危急事件的意义：有利于保护组织和人民生命财产的安全有利于最大限度地减少危急事件造成的损害有利于维护组织的良好形象、危急事件的处理程序和方法：现场保护和报告立即组织施救。处理突发事件的基本原则是加强对突发事故、突发事件的组织领导，坚持实行统一指挥，分级、分部门负责的原则。立即将所发生重大事件的情况，报告上级归口管理部门和所在地人民政府。并报告所在地的省、自治区、直辖市人民政府和国务院归口管理部门。在二十四小内写出事件报告，上报有关部门。重大危急事件报告内容：时间、地点、单位、经过，伤亡人数，直接经济损失，原因，采取的措施及控制情况通知有关部门，如公安部门，安全部门根据实际需要发布有关通知通告调查和判断全面调查与系统判断集中深入调查与综合判断预测和监控事件预测事件演习事件监控处理和重建查明情况报告领导组织抢救掌握动态写出要事急报重建组织形象具体危急事件处理方法偶发性自然灾害的处置 偶发性人为事故的处置 刑事案件的处置 偶发性政治事件的处置案例1：北京大成制衣厂关于处理突发集体食物中毒类事件的预案凡事预则立，不预则废。考虑到以后发生此类问题应如何应急。为此，本公司特制订如下食物中毒应急预案：一、成立领导小组组长：厂长副组长：主管安全副厂长成员：办公室主任、医生二、对中毒者采取紧急措施并向领导小组进行汇报1停止使用中毒食品；2由食堂负责人或其他在现场的员工以最快的速度（3分钟之内）向厂医生寻求帮助或拨打120电话，把中毒人员紧急送往距离本食堂最近的正规医院救治。如120救护车一时间来不了，则用出租车把中毒人员紧急送往正规医院救治。同时必须派人一起护送中毒人员去医院；3拨打领导小组办公室值班电话24小时开通）紧急报告事态经过，请求指示和争取救治资金尽快到位；4采集病人排泄物和可疑食品等标本，以备检验；5对可疑中毒食物及可疑工作、设备，现场采取临时性控制措施。三、食物中毒的报告制度若中毒人员较多或事态严重，及时拨打所属卫生监督机构电话（88564321，24小时值班）和所属疾病预防控制中心电话（8837125，24小时值班），简要报告食物中毒的单位、地址、时间、中毒人数、可疑食物等情况及事故经过，请求支援。四、对中毒食品控制处理1保护现场，封存造成食物中毒或可能导致食物中毒的食品及原料；2为控制食物中毒事故扩散，责令食品生产经营者收回已售出的造成食物中毒的食品或有证据证明可能导致食物中毒的食品；3对可疑食品进行检验，属于被污染食品，予以销毁或监督销毁。 五、对中毒场所采取相应的消毒措施1封存被污染的食品或用具，并进行清洗消毒；2对微生物性食品中毒，要彻底清洁、消毒接触过中毒食物的容器、餐具、用具以及储存食品的冰箱、设备，加工人员的手也要进行消毒处理；3化学性食物中毒，要用热碱水彻底清洁接触过中毒食物的容器、餐具、用具，并对剩余的可疑食物彻底清理，杜绝再中毒隐患。六、查清事故原因后，按照规定或法律程序追究当事人责任。实务操作:案例2，突发性水污染预案一、目的为有效应对突发性水污染事件，提高应急反应和救援水平，将污染突发事件所造成的损失降至最小程度。同时为了切实保证本地市民生活饮用水卫生安全，充分保障人民群众安全饮水的合法权益，特制定突发性水污染事故应急处理预案。二、成立组织机构及主要职责1. 生活饮用水水质污染事故应急处理领导小组组 长：芮纯纯副组长：周海娜成 员：孙星星 周 彦2. 组长主要职责：1 针对水污染事件的危害程度，发布预警。2 及时制定应急处理预案，并部署协调应急救援工作。3 组织有关部门动用应急队伍，做好事故处置、控制和善后工作，并及时向上级机关报告。4 启动应急方案。5 指导水污染事故应急处理工作。3. 组员主要职责： 1 主要接受本单位生活饮用水污染事故应急处理领导小组的统一领导和部署。2 负责水污染事件现场调查，实施现场检测，分析认定事故性质和危害程度，并及时上报污染事故。3 积极配合各个相关部门对污染事故进行现场安全保卫、治安管理和交通疏导等工作。4 负责污染事故发生后的有关善后工作。三、防范措施1. 建立健全本单位各项供水卫生管理制度：形成由单位一把手负责，饮用水卫生管理员主抓，供管水人员具体执行的管理模式，并逐一认真落实，达到实效。2. 加强生活饮用水供水设施消毒和水质卫生监测工作：加强对供水设施做好卫生防护、定期清洗消毒等工作，针对水污染事故多发季节和环节定期进行设备检查维修，发现存在水污染事故隐患立即采取行之有效的措施，及时消除隐患。3. 组织单位内部人员学习现行生活饮用水有关法律法规及有关卫生要求，使其增强依法供水、管水的观念和责任意识，按要求履行其职责及义务，保证所供给的生活饮用水卫生质量；同时对居民开展生活饮用水污染事故应急处理及基础救援知识的培训，增强水污染事故防范意识和应对能力。四，应急处理措施1. 生活饮用水污染事故发生后，立即向应急领导小组汇报，启动应急预案。命令各应急工作组按预案。2. 立即赶赴现场，配合卫生部门迅速开展现场调查，查找水质污染原因及污染物，并对事故类型、发生时间、地点、影响范围和程度等基本情况进行初步调查分析，做好样品检测工作，掌握供水范围及接触人群身体健康危害程度等，分析污染的扩散趋势，及时向上级报告有关情况。3. 当出现生活饮用水水质受到严重污染、威胁供水卫生安全等紧急情况时，应立即停止供水，在保证水质卫生安全质量的前提下采取其他临时供水途径，以保证群众正常生活饮用水问题，避免和减少水污染对群众身体健康造成的危害。4. 在卫生监督部门的指导下，制定限期治理方案，针对水污染环节和污染原因采取相应的控制措施，控制事态进一步的蔓延和扩大，严防水污染事故再次发生。5. 当生活饮用水污染事故得以控制，污染原因消除后，在恢复供水前，必须重新进行水质检测，达到国家卫生标准后方可供水。五，会议筹备方案：制定会议筹备方案会议筹备方案的内容确定会议的主题与议题确定会议名称确定会议的议程确定会议时间、会期确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要。确定会议的范围，并做好文件的负责制或复制工作。确定与会代表的组成。确定会议经费预算。确定会议的餐饮安排。大型会议还需确定筹备机构与人员分工案例1： 市经济工作会议安排方案会议主题： 贯彻落实中央经济工作会议精神。重点是讨论研究全市经济发展的一些突出问题，分析原因、理清思路、确定重点、提出对策，做好明年的工作。 会议的时间、地点： 拟定于月至日(4天)，在招待所召开。月日下午或晚上报到。会议规模：参加会议人员(正式代表)；特邀代表和列席人员：工作人员(含服务人员)共计人。 会议议程： 会议由市委书记、市长分别主持。 第一天大会由市长主持，听取市部分综合职能部门关于本年度工作总结和贯彻中央经济工作会议精神的具体措施的发言； 第二天分组讨论(围绕会议确定的讨论题目进行)； 第三天继续分组讨论； 第四天上午继续分组讨论，下午大会由市委书记主持会议，市长作会议总结，书记讲话。会议材料准备。 大会发言单位材料； 会议日程表、参加会议人员名单、主席台座次安排、分组名单(分组讨论地点)、讨论题目、作息时间表；会议须知等； 会议参阅文件。 会务工作由市委办公厅、市政府办公厅负责(具体分工略)。 附：会议通知(包括会议材料准备通知)会议日程表参加会议人员名单 注意事项：方案拟定后，须报经领导审核和批准。方案一经批准，需作下列工作：召集会务工作会议，明确分工。主要分工有：文件起草包括(文件准备)；会务服务(住宿安排)生活保障，宣传报到、交通疏导、医疗、保卫等，经费预算。 草拟材料准备通知 选定会场，并布置会场(包括会标) 准备会议所需用品 会议材料准备。 案例2： 可信公司技术训练专题研讨会 (筹备方案) 、会议主题 为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。 、会议的时间、地点 拟定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1号会议厅召开。3月5日上午8：30报到。 、参加会议人员 公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人。总计50人。 、会议议程 会议由主管副总经理主持。 上午： (1)总经理做关于技术训练问题的工作报告。 (2)培训部总监专题发言。 (3)生产部总监专题发言。 下午： (1)分组讨论。 (2)人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。 (3)主管副总经理做总结报告。 、会议议题： (1)技术训练与提高企业综合竞争力。 (2)技术训练与技术创新。 (3)如何提高技术训练的质量。 (4)技术训练方法的再讨论。 、会场设备和用品的准备： 准备会议所需的投影仪、白板和音像设备，由公司前台秘书负责。 、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备。 (1)总经理的工作报告。 (2)培训部、生产部总监的专题发言稿。 (3)公司开展技术竞赛评比的计划(草案)。 (4)副总经理的总结报告。 、会议服务工作：由行政部综合协调。 (1)会议通知。 (2)会议日程表。 案例3：天地实业总公司第六届职工代表会议方案天地实业总公司党委：根据市总工会的指示中，考虑我总公司第五届职工代表大会选出的领导班子已任期届满，总公司工会研究决定，于2003年11月20日至22日，在总公司俱乐部召开第六届职工代表大会。现将会议方案报告如下。一、会议任务。召开总公司第六届职工代表大会，总结上届工会和会议工作，选举第六届总公司工会和会，研究在“十五”计划期间，如何根据新形势、新任务开展工会工作。二、会议代表名额。出席第六届职工代表大会的代表，仍按总工会会员的比例，下达到各基层单位，通过民主选举产生。全公司共选出出席代表大会的代表80人。各基层单位代表名额分配表附后。三、会议议程及日程。11月20日，由第五届工会和会议主席赵丁一作天地实业总公司2002年以来工会工作总结报告，并交与会代表讨论审议。11月21日，选举产生总公司第六届工会和会议代表。然后讨论在“十五”期间，如何根据新形势、新特点开展工会工作，并制订出第六届工会和工作规划。四、会议召开办法。大会小会相结合，开幕式、闭幕式为大会，讨论分大会和小会两种形式。在小组讨论的基础上，各组选出代表，就“十五”期间的工会工作，在大会上发言。五、会议的准备工作，拟组织两个精干的小组，分别总结上届工会工作，起草下届工会工作规划。准备工作力争在11月18日之前做完。代表的选举工作，也在11月18日之前完成。六、会议经费。因这次会议时间不长，又在总公司内召开，所需经费很少，我们研究认为，可由工会会费中支付。七、会议的后勤保障。与会代表将统一安排在公司招待所住宿。伙食标准：每人每天100元，自助餐形式。22日晚安排会餐，公司车队将派出两辆大轿车供会议使用。八、在开幕式上，拟请党委书记明磊同志讲话。在闭幕式，请主管工会工作的李书记讲话。以上报告，如有不妥，请指示。六，沟通方案选择题，沟通的原则：可信赖性一致性内容的针对性明确性连贯性渠道选择的适当性 接受者的接受能力实务操作：如何与上下级沟通的方案一，方案目标：l 总目标：处理好上下级之间的关系及越级汇报情况l 行动目标：在一个月内通过与上下级进行沟通以解决下级越级汇报的问题。l 沟通目标：希望通过此次沟通使下级能够意识到越级汇报的错误并且端正自己的工作态度，引起上级领导对这个问题的关注。二，方案环境：以部门内部召开员工会议为主，以私下同两位员工和领导沟通为辅。三，沟通方式： 首先选择正式沟通，召开会议旁敲侧击，若无效果则选择非正式沟通，于非工作场所进行交流。若再无效果则制定相关惩戒措施。四，具体方案：一、与下级沟通（1） 沟通目的： 通过沟通使两位员工认识到自己所汇报的情况对本部门的重要性；明白越级汇报所带来的严重后果；并让其遵守公司工作流程，以提高团队工作效率。（2） 沟通原则：1.做好准备，特别是面对比较难沟通的下属；2.倾听员工心声；3.了解员工的情绪，勿打击其自尊心及工作积极性；4.留心员工面临的问题。（三）沟通方式：1.尊重下属；2.站在下属的立场想问题；3.倾听下属的声音；4.随时表扬、激励下属；5.关注下属的进步；6.适当授权给下属；7.正确处理越级报告。（四）沟通策略：1.在部门会议上暗示最近部门发生越级汇报的情况；2.在非工作场合提出一起活动的邀请，借此机会与其进行有关此事的沟通。（五）效果反馈：1.沟通成功；2.沟通失败：根据公司工作制度，在部门会议上进行点名批评，并实行相关惩戒措施。二、与上级沟通：（一）沟通目的：使上级了解到这个问题，并且问询自己解决方案实施的可行性。（二）沟通方式：1.院长信箱：通过私人邮箱向院长反应意见和建议。2.在工作时间依据领导的心情状态，并找到合适的