集团总部会议室管理制度.doc

编号：RX-XZ-06版号：A/1集团总部会议室管理制度编制 于瑜日期2011年9月25日审核 张姝日期2011年9月29日批准 张玉辉日期2011年9月29日修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人总裁办行政制度流程管理手册文件编号RX-XZ-06集团总部会议室管理制度版本/修订A/11.目的为规范公司会议召集，组织及议事程序。提高会议组织效率及会议质量，整合会务资源，特制订本制度。2.适用范围适用于集团公司各职能部门、各子分公司所有在集团总部召开的会议会务相关工作事项。3.会议类别3.1内部会议：指集团内部组织的会议。包括董事会、总裁办公会、年度计划总结工作会议、年中计划总结工作会议、季度、月度业务及工作分析会议、部门日常会议、部门周例会、各种培训会议等。3.2外部会议：指集团对外按洽的会议。4.职责4.1总裁办-行政部：负责重要的内部会议组织，接洽；负责布置协调；安排会务及善后工作。4.2总裁办-信息部：负责会议室电脑、投影仪、录音笔等电子设备的准备及调试工作。4.3各职能部门（会务需求部门）：负责办理会务需求手续，会议室的安全使用。5.会议纪律5.1与会人员必须按会议预订时间准时到会、签到、无特殊情况不得迟到、早退或缺席，会议中有急事需要离开会场应向相关负责人请假说明情况。5.2会议中不得抽烟。5.3会议期间应将手机调整为静音或振动，如遇紧急事情应该到会场外接听电话，不得影响他人及会场秩序。5.4会议内容涉及保密事项的，参会人员必须严格遵守保密纪律。如有违反追究其法律责任。5.5多功能会议室南、北两厅同时使用时，需告知申请部门不能使用扩音设备。5.5总裁办需协助管理及配合会议进行工作6.会议室申请布置及使用流程6.1总裁办行政部根据会议室使用人数分配会议室，如下：6.1.1与会人数在10人以下的用13楼小会议室6.1.2与会人数在10-24人的用多功能会议室北厅6.1.3与会人数在24-36人的用多功能会议室南厅；6.1.4与会人数在36人以上的用多功能会议大厅；6.1.514楼会议室原则上供公司总裁办公会议使用。6.2公司会议的申请部门应根据会议要求填写会议室申请表。6.2.1申请部门需在会议开始半天前填写会议室申请表，交至总裁办。6.2.2如申请会议室已被使用则交回该申请部门重新申请，如临时突发情况需要使用会议室，则遵循先申请先使用的原则。确认无误后申请有效，按照会议室申请表确认正常使用。6.2.3如申请部门有特殊要求需采购水果及其他物品，申请人需在会议室申请表内注明所需物品，经该部门第一负责人审核后，交总裁办审批。审批完成后方可执行。6.3会议布置按照申请部门填写的会议室申请表为准。布置完成后需要申请部门再次确认。无误后正常使用。6.3.1参会人数40以上会议、公司重要会议通常采用矩阵式的会议布置；座谈会、商讨会、参会人数较少的会议一般采取回形桌会议布置形式。6.3.2矩阵式会议布置要点：6.3.2.1确定人数及就坐排数：每两人之间的横向间距70-90cm，即每横排以6-8人就坐为宜。前后两排间距为130cm至150cm。6.3.2.2座位牌及茶盅摆放：等间距摆放于各排中；各座位牌底座外沿距离桌面边缘保持等距离；会议水杯置于座位牌正右侧。6.3.2.3会议室桌子、椅子、座位牌、水杯摆放整齐后，应保持其横向、竖向、斜向等方向的笔直整齐。6.3.2.4需摆放鲜花或盆景的，鲜花放置于主席台或演讲台上，盆景放置于会议室四角适当位置。6.3.3回形桌（方桌）会议的布置比照矩阵式会议布置进行。6.413楼年度、月度会议及14楼重大会议召开，由总裁办专人负责会议间茶水，及其他饮用水供应。其他会议则由申请部门派专人负责。6.5会议完毕后，申请部门申请人通知总裁办会议管理人员共同确认会议室，如无损坏，双方确认签字交还会议室。如有损坏，由责任人照价赔偿，如无法界定责任人时，由使用部门第一负责人承担，赔偿需填写会议室物品损坏赔偿单。6.5.1会议室使用完毕由总裁办会议室管理人员清理会场，会场的临时布置在会议结束后撤出，用品清点恢复原状。并将电源关闭调制0FF状态。会议室申请人应将会议中使用的参考、学习文件收齐归档、废弃的文件及时收回，并销毁。6.5.2如遇多个会议室使用间隔时间衔接较紧，总裁办会议室管理人员应该提前准备好下一个会议所需的物品。6.5.3重要会议，需要预定午餐及晚餐，需在会议室申请表上一并注明人数、盒饭标准，及用餐地点。由总裁办行政前台负责预定及安排。7.会议室日常维护7.1日常检查会议室音响、话筒、投影仪、桌椅等，保证设备设施正常使用。7.2日常检查会议室清洁8.奖惩8.1违反电话礼仪管理规定，每次处罚50元。8.2会议室吸烟，第一次处罚50元，第二次处罚500元。8.3因会议室设施维护不当，影响会务正常使用，给予相关负责人每次处罚50元。9.附责9.1本制度由总裁办行政部负责拟定、修改完善和监督执行。9.2该制度主要适用于集团总部会议及会议室管理，集团各项目公司、子分公司可参照该制度制定具体细则。 8.1会议室使用申请表8.2会议室物品损坏赔偿表8.2办公室管理制度会议室申请明细单序号：部门：申请人：参会人数:申请日期使用日期使用起止时间段使用部门会议性质会议内容会议室号数：13楼多媒体会议室 13楼1号会议室 13楼2号会议室 13楼3号会议室14楼1号会议室 14楼贵宾会议室布置要求（会议前30分钟到位）：设施要求（会议前40分钟到位）：准备座位牌是 否详细名单：准备横幅是 否横幅内容：设施要求（会议前30分钟到位）：饮料要求（会议前10分钟到位）：准备投影仪及幕布是 否准备茶水是 否杯数：准备镭射笔是 否支数：准备矿泉水是 否瓶数：准备录音笔是 否支数：准备咖啡是 否杯数：准备台式话筒是 否支数：准备鲜花是 否种类：准备无限话筒是 否支数：水果及点心要求（会议前20分钟到位）：准备水果是 否时令水果品种：准备点心是 否点心：其他要求（详细说明）：部门负责人意见：总裁办意见：借用物品是否及时归还：