浅谈会计电算化内部控制制度问题 毕业论文.doc

浅谈会计电算化内部控制制度问题摘要：随着电子信息产业的不断发展，实行会计电算化的企业也越来越多，会计电算化已成为现代企业会计发展的必然趋势，会计电算化在极大提高了会计的信息处理速度的同时也给企业的内部控制带来了新的变化，也带来了一系列的问题。由于会计电算化系统的特殊性，建立一整套会计电算化控制制度就显得重要。 关键词：会计电算化；内部控制；制度2000c accounting computerization internal control system problemAbstract: with the development of electronic information industry, implement of accounting computerization enterprise more and more, the accounting computerization has become a modern enterprise accounting the inevitable trend, accounting computerization in significantly improved the accounting information processing speed but also to the enterprise internal control brings new changes, also brings a series of problems. Due to the particularity of computerized accounting system, establish a set of computerized accounting control system becomes important.Keywords: accounting computerization, Internal control, system 在当今21世纪的会计行业中，变化最大的是传统的手工会计加速演变成会计电算化，电算化的迅速发展给会计工作带来了全新的变革。企业在建立了电算化会计系统后，改变了数据的核算手段，引进了计算机进行数据处理，改变了存储方式，导致了帐簿概念的重新定义和分类，同时以更少的人员从事更多岗位的工作，节约了人力、物力，但对管理部门的设置和会计人员及岗位组成提出了更高的要求。由于使用了计算机，会计数据处理加快了会计核算的准确性和可靠性得到了极大的提高，减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错，但与此同时也为企业内部控制带来了许多前所未有的问题，对企业内部控制制度造成了极大的冲击。内部控制关系到企业财产物资的安全完整，关系到会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性，企业为实现既定的目标，必需建立起一整套内部控制制度，以保证企业有序、健康发展。本文就着会计电算化系统的应用对企业内部控制制度的影响及如何加强企业的内部控制制度进行阐述。 一、建立合适会计电算化内部控制制度的必要性（一）会计电算化会计信息系统交易授权、执行与手工会计系统存在差异 授权、批准控制是一种常见的、基础的内部控制，在手工会计系统中，对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的签章。但在电算化会计信息系统中，会计帐务的集中化处理，使会计部门传统的内部控制措施如编制科目汇总表、凭证汇总表、试算平衡的检查、总账、明细账的核对等自然而然地消失了，取而代之的是计算机内部控制措施，如凭证借贷平衡校验，余额发生额平衡检查。这部分由电算化系统来执行的内部控制具有不易发现、难以纠正的特点。此外，业务人员可利用特殊的授权文件或口令，获得某种权利或运行特定程序进行业务处理，相互之间的制约也淡了，从而引起失控或造成损失。 （二）会计电算化系统缺乏交易处理痕迹 在手工会计系统中，会计人员之间的联系是直接的，因而很自然地形成了相互制约、相互监督的关系。同时会计数据用文字，符合直接记录在纸上，增加、删除、修改了的凭证或账册都可以从人员的笔迹和印章上分清是谁的责任，这可作为控制的手段；而会计电算化系统下，这种人员之间的联系部分地转变为人与计算机的联系，操作员身份的识别及授权控制等都有别于手工会计信息系统，手工会计系统中易于辨认的审计线索如笔迹、印章等在电算化环境下已无处可寻。此外，手工环境下，记录在凭证、账簿、报表等纸介质上的会计记录其勾稽关系教为明确，而在电算化环境下，由于会计记录被存储在磁盘、软盘等磁介质上，不宜实施签字、盖章等手段，而且磁介质很容易被改动，手工中凭证所起到的较强的控制功能弱化、部分交易几乎没有“痕迹”，给控制带来一定的难度。此外，电磁介质易受损坏，会计信息也存在丢失或毁坏的危险。 （三）会计电算化环境下内部控制范围扩大 传统的内部控制主要针对具体业务或交易处理。计算机技术的引入，给会计工作增加了新的内容，也增加了新的控制措施，由于系统建立和运行的复杂性，使内部控制范围相应扩大，还包含了传统手工系统所没有的控制，如网络系统安全的控制，系统权限的控制，修改程序的控制等以及磁盘内会计信息安全保护、系统维护人员等的岗位责任制度等。 （四）会计电算化环境下内部稽核机制消弱 在手工信息系统中、每一笔经济业务的处理都需要经过多重手续，严格遵守有关的制约监督机制进行操作，如业务经办与授权批准、收付款与会计记录的分离等，必须经过严格的审核复查机制，形成严密的内部牵制制度，在相互牵制、相互核对、检查监督等重要措施的实施过程中，包含大量的信息提取、传输和校验等工作。现代企业的经营环境复杂、经营范围广泛，地理分布广阔、信息处理程序大大简化，大部分由计算机完成，一些内部牵制措施无法执行，会计人员无法直接参与和控制控制效率低，其审查、稽核机制被削弱。 （五）会计电算化下内部控制将有赖于电算化程序的质量 手工会计信息系统下，会计核算的质量取决于会计人员的业务水平、职业道德及会计有关法规的理解和执行效果，传统会计在大量实践的基础上，积累了丰富经验并形成了一整套完整的管理制度，而在电算化下，一项交易发生时，有关信息由业务人员直接输入计算机，并由计算机自动记录，原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分取消，原来在核算过程中所需要履行的程序，有相当一部分变为由计算机完成。如电算化程序本身出现漏洞，就会降低系统的安全性，而且如果业务人员对计算机专业知识所不多，就难以及时发现这些漏洞。（六）管理型会计软件的发展对内控制度提出了新的要求管理体制和管理水平的逐渐完善对应用计算机处理会计数据提出了更高要求。单一的核算型会计软件已远远不能满足当前经济发展的需要。管理型会计软件的开发和应用是会计电算化发展的必经之路，其核心是实现管理会计电算化。管理型会计软件较之传统核算型会计软件具有灵活性及自由度较大、个性突出的特点，而限于电算化及内部控制制度在我国的发展，在电算化内部控制制度的制定和管理上存在着许多真空地带。随着经营环境的复杂化和经济业务的多样化，企业在内部控制的考虑和制定上，总会存在没有涉及的地方。这使得内部控制存在没有触及的真空，减弱了企业整体内部控制的效果。二、推行会计电算化存在的主要问题（一）会计电算的操作不够规范 会计电算化对企业的操作规范性提出了更高的要求，一旦在数据的录入阶段发生错误会引起下面许多环节的错误，在发现输出结果异常的情况下要发过头来查找错误的根源就需要大量的工作，而且在存在多个错误的情况下，要发现错误所在就更加困难，为了避免数据被任意修改，很多财务软件都设定在数据入账后不能再对原始数据、原始单据进行修改、删减的操作，一方面要查出这些错误的难度很大，而且在找出原因之后需要通过增加新的单据来修正。目前我国企业会计人员在对会计电算化系统的应用方面还不熟练，对会计电算数据的整理和处理过程不规范，影响了会计电算的准确性和完整性。 （二）会计电算化系统下的岗位职能混乱 由于电算化的工作自动化、控制的程度化，各种手续都有计算机自动处理统一执行，采用电算化系统后没有重新进行岗位职能设置，在减少会计人员的同时一些实质上不相容的职能出现了一人担任的情况，导致传统的职权分离的控制作用近乎消失，如组织机构、岗位之间相互监督的控制机制失效。加上信息载体的改变及其共享程度的提高，又使手工系统以记账规则为核心的控制体系失效，如不及时调整将形成内部控制隐患。 （三）加大了控制舞弊犯罪的难度 手工会计系统中，会出现由于会计人员的粗心大意、疲劳或处理环节过多等而产生的无意错误。会计电算化系统后，输入数据正确、计算机程序正确和设备正常运转三者具备才能保证财务信息的准确性，如果上述的一方出现差错，就会使处理结果错误。现实中，由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改，有时甚至能不留痕迹地篡改，加上数据高度集中，未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁企业重要的数据，因此，计算机犯罪具有很大的隐弊性和危害性，会计电算化系统中发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大。如何防止数据被非法修改及如何尽可能避免利用计算机进行犯罪是电算化内部控制必须解决的问题。 （四）弱化会计理论与实务的发展 随着电算化的普及和网络国际化，会计基础理论的会计要素、会计等式、复式记账和借贷记账法，账簿的设置与登记，对账和结账，错账的更正法，有会计电算化取代。因此，会计工作者的基础理论在实际工作中的应用和操作能力逐渐被弱化。对账方法、错账更正法，会计理论和实践都已被脱节，淡化了会计专业人员学习和领悟会计理论的能力，使会计理论与实务之间的联系产生了一定的缝隙，因此会导致今后会计人员对会计基础理论知识学习的态度，导致会计人员的素质低下。 三、完善会计电算化内部控制制度的具体措施 （一）注重职业道德教育、加大对财会人员电算化操作业务的控制 会计电算化内部控制能否起到应用作用，在很大程度上取决于财会人员的素质和水平，一方面要常对财会人员开展会计电算化内部控制风险的防范教育，不断提高财会人员思想素质，并将职业道德教育和岗位责任制考核结合起来，定期考评，使财会人员更自觉地用职业道德约束自己，提高了职业道理在财会人员工作中的地位，这样更能有效地防范会计电算化的培训力度。虽然每一套会计电算化系统具有类似的功能，但是在一些细节方面还是有很多差异的。有些细节对企业会计核算而言是非常关键的，企业要强化会计电算系统的内部控制，必须要配备合适的操作人员，了解整个会计电算化系统的运行特点，做好整个系统和关键环节的控制，因此，企业必须不断加强财会人员的在职培训，提高企业会计人员的会计专业知识和计算机网络应用能力，以适应会计电算化系统实施人际交互控制的客观要求。培训过程应着重立足于本企业实施电算化的实际情况，逐步培养一批业务精通的财会人员。 （二）明确职责分工，合理设置各个岗位 企业实行电算化后，应对原有组织机构进行调整，以适应计算机系统要求。按照职责设置计算机会计主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审核、数据分析等岗位，保证组织结构设置的精简、合理。在合理设置企业会计电算化系统的组织结构后，要对各个岗位的业务活动范围、性质进行分析，确实各个岗位的权限与责任，保证各个岗位的权限与责任都适应，同时避免岗位权限设置不合理，出现各个岗位或部门完全控制某项业务的情况，最后要对岗位进行定期轮换，以增加对起岗位的全国复核，这样不仅使某项职务的承担人员发生的错弊能短时间内被发现和纠正，并且可以促使相关人员业业的工作，以便交接时经得起检查，从而达到控制的目的，而增强内部控制的功能。 （三）加强系统操作和系统文件安全控制 通过计算机舞弊的犯罪分子大多是企业的会计、程度员、计算机操作者，为了保证系统会计数据不被随意操作，要加强系统操作和安全管理控制。企业应设置会计电算系统的专用服务器，其他会计人员通过电脑终端可以进行相关的操作。在设置各个岗位人员的操作权限后，每一名工作人员都只能做权限范围内的操作事项。财会人员在进行相关的操作时应严格按照会计处理流程进行，并建立操作日志制度，记录操作时间，操作人员和内容的记录，禁止非操作人员操作。就是具体做以下5个方面的控制：1.业务发生控制。在经济业务发生时,通过计算机的控制程序,对业务发生的合理性、合法性和完整性进行检查和控制,如反映业务发生的科目代码是否有效、操作口令是否准确、经济业务是否超出了合理的数量、价格等的变动范围等等。采用相应的控制程序,以甄别、拒纳各种无效的、不合理的及不完整的经济业务。2.数据输入控制。由于计算机处理数据的能力很强,处理速度非常快,一旦出错,影响极大,因此,企业应该建立起一整套内部控制制度以便对输入的数据进行严格的控制,保证数据输入的准确性。3.数据通讯控制。会计电算化信息系统应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、安全、可靠,以防止数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等事故的发生。如将大量的经济业务划分成小批量传输,数据传输时应顺序编码,传输时要有发送和接收的标识,收到被传输的数据时要有肯定确认的信息反馈,每批数据传输时要有时间、日期记号等等。5.数据输出控制。为保证合法、正确地输出各种会计信息而进行的控制。这种控制关系到输出的会计信息是否准确、真实和可靠,直接影响到会计信息的使用。对于输出的纸介质的会计资料应由专人进行核对,检查其完整性、正确性、检查打印的帐薄和报表页号是否连续,有无缺漏或重叠现象。此外，系统文件应由专人负责保管，使用和修改必须经过有关领导审批，与系统无关人员不得接触系统文件，从一开始就控制会计数据信息以减少舞弊的可能性。同时也要做到程序、实体安全的控制。程序的安全与否直接影响着系统的运行,而数据的安全与否关系到财务信息的完整性和保密性。程序的安全控制是要保证程序不被修改、不损毁、不被病毒感染。常用的控制包括接触控制、程序备份等。接触控制是指非系统维护人员不得接触到程序的技术资料、源程序和加密文件,从而减少程序被修改的可能性;程序备份则是指有关人员要注明程序功能后备份存档,以备系统损坏后重建安装的需要。而实体安全控制实体安全涉及到计算机主机房的环境和各种技术安全要求、光和磁介质等数据存贮体的存放和保护。是一种预防性控制。计算机机房应该符合技术要求和安全要求,应充分满足防火、防水、防潮、防盗、恒温等技术条件;机房应配有空调和消防设置等;对用于数据备份的磁盘、光盘等存贮介质应注意防潮、防尘和防磁,对每天的业务数据双备份,建立目录清单异地存放,长期保存的磁介质存贮媒体应定期转贮。（四）加强会计理论知识，做到理论与实践相结合 理论知识的巩固是今后能更好地在实际操作