谈谈零担物流企业现金管理.doc

零担物流企业现金管理文霨清谈谈零担物流企业现金管理现金管理是零担物流企业管理中最为繁杂的管理项目，它的管理方案正确与否关系到企业是否赢利、甚至倒闭的关键项目。所以对零担物流企业，特别是加盟式大型物流企业，无不对现金管理给予高度重视。零担物流企业的现金管理主要分：运费、代收货款和其它收入。而现金管理关键是代收货款的管理。代收货款并不是企业的主要经营收入，只是代收资金。但它确是物流企业经营中最为繁重的、经营成本最高的管理项目。虽然它可以给企业带来一定的利益，但管理负担和成本往往使企业背上沉重的包袱。偶尔的几笔运费流失对物流企业影响不大，但代收货款的流失确会给企业带来灾难性的打击。物流企业财务管理的繁杂性、结算多样性、每日经营的连续性不仅给现金管理带来沉重负担，也给现金管理失误带来极大的隐蔽性。企业经营中往往是事后很长时间才发现现金流失，这时企业需要花费大量的人力、财力去纠正失误，挽回损失。由于零担物流经营收入、除代收货款外，常是几十元以下的、千单万票地进行不同方式的结算、代收货款这项现金最大项目又是部分业务才有，这使网点收发货和财务结算极易发生管理失误。在每日流水般的、成千上万的单证交接管理、货运管理中，如果没有一套完善的管理方案，物流企业经营损失一定不堪设想。每个物流企业管理者虽然都会花大力气去进行现金管理，但网点分布的地域广，对网点的控制能力差，业务又每日不停地运转，现金管理方式不完善、滞后的现金管理方式等等产生的苦果几乎每个企业管理者都因饱尝而无奈。虽然许多企业有应用信息管理系统对日常业务进行管理，管理系统也给财务结算带来了极大的方便。但许多管理系统都没有一套完善的现金管理方案，功能不全的管理系统只能充当财务管理的“扶手棍”，而不是管理手段。这样的管理系统是不能满足企业财务管理的需求。许多企业运营中，都知道自己的管理漏洞，但由于没有很好地分析漏洞产生的原因和及时制订补救措施。许多企业都在采取勉强管理、慢慢处理，能否造成损失就不须描述了。1. 没有完善的现金管理方案。许多企业都有多年经营历史，在业务量不大、或结算单位不多的情况下，现金管理的压力不大。人为干预是能满足财务管理的要求。一旦业务量达到企业人为监控、管理能力难以承受时，传统的现金管理方案就会造成许多漏洞。根据业务量的发展，及时调整和完善现金管理方案。特别是开展新业务、异地专线业务时，必须首先完善现金管理和结算方案。针对不同业务、不同结算方式、不同结算对象，制定现金管理方案（如运费结算方案、运单结算变更管理方案等），特别是代收货款发生异常的应急处理方案，这是许多企业没有重视的问题之一。没有一套完善的管理方案、操作细则及补救措施是不可能管理好现金的。企业财务管理者，必须根据企业情况，认真分析结算中各种结算情况、将财务结算管理分类，并制订管理细则。特别是建立会计审计制度和单证变更管理细则。管理者必须严格按照财务管理要求进行业务的管理，任何超越财务管理制度的都必须制止。2. 结算不清、结算滞后是现金管理最大障碍。众所周知，物流企业财务人员工作量大、时间长、发生票数多，长期疲劳作业难免有错。加上网点往往远隔异地，信息反馈滞后现象极为普遍。虽然财务人员已经认真对每日成千上万的单证进行了多次作业，但每日往来结算总会有几笔变更、失误、错漏账。长期积累就容易造成错误数据积累就会发生财务结算不清、发现错误滞后。不可否认错误的数据只能给现金管理带来障碍。在业务管理中，首先明确不许任何笔迹模糊不清、任意涂改的单证移交财务，必须处理清楚才能办理移交，以此减轻财务失误机率。单证管理项目变更问题是现金管理中重要环节。在货物进场后、任何单证变更只要移交财务就必须由责任会计办理变更，并由财务发出变更通知后、执行单位才能办理，其它人不得擅自处理。已采用信息管理系统管理业务的，变更管理就可简单化。由专职会计进行系统数据变更，执行单位必须严格按照变更后信息操作，否则损失由责任人负责。财务凭证审核制是许多企业为减少财务人员而没有执行的财务管理流程、或者认为可以忽略的环节。这种做法是不健全的。因为财务数据的正确与否关系到现金管理是否安全、是否存在网点结算诚信漏洞的借口等等问题，所以审核制度对现金管理有着重要意义。3. 财务结算方式落后，不能做到日结月清。毫无疑义，无论网点还是企业财务，对当日经营账目必须做到日结月清，这点企业都非常清楚。但由于许多网点经营者的财务水平低或诚信观念淡薄，使日清月结这一基本做法没有很好落实或有意做弊，而企业又没有对这一不良现象及时纠正，使企业往来账目与网点账目无法一致，久而久之，问题不言而喻。必须指出，作为业务量大的企业，如果没有采用信息管理系统或管理系统没有完善的结算管理和现金管理方案是难以落实日清月结的财务管理。会计人员必须做到日清月结，当日往来当日结清算。不论网点是否日清，财务都必须落实现金是否如数交纳。没有则人为干预至落实为止。即使发现数据异常也不能成为拒绝交纳现金的理由。财务人员根据已结算账目必须做到少则次日补、错则次日冲，绝对不能停止对收款干预。如日清完善，月结就不成问题。可以说，日清正确，月结不过是日清的审核、也是为结算单位之间利益分成提供正确的数据依据。所以说日清是现金管理中最为重要的管理手段。而日清中，财务的记账方式最好不要按照传统方式逐票记账。这种方式不仅工作量大，易出错。特别是没有采取信息管理系统的企业，这种记账及结算方式是难以满足日清的要求。以网点为目标，采用信息管理系统的自动化分类汇总功能生成当日结算清单，根据汇总数据生成结算凭证和结算清单一起，发送给网点，双方以此作为结算依据进行现金结算。同时财务以此凭证作账。如结算单位提出某票疑义、无重大错误则不影响结算，可采取次日另行更正、或者扣除疑义票金额，其它继续结算并及时处理，确保现金安全回笼。4. 收支款项混合管理，费用与代收货款管理混乱，造成现金管理混乱。零担物流企业的现金管理主要是网点业务中的提付现金和发付现金的管理。对货款而言，网点有收货的支付货款和提货的应收货款，这些款项基本都是现金交易。所以网点每天都有大笔现金进行支付和收取的结算及交接操作。通常网点都是以收取现金支付应付货款，然后上缴已支付单证以备企业财务会计做账来冲减应缴现金额。这种方式是目前许多物流企业采取的货款管理方式。这种方式看似没问题，特别是对诚信好的网点，一般没什么不妥，但确是货款管理中最大的漏洞之一。在没有企业财务监理下、凭网点自身对业务、或个人意愿的需要，以收入的现金支付应付的货款，这样就出现了是否正确支付、是否诚信支付或上缴、是否违章支付、是否恶意支付或隐瞒上缴等等漏洞。财务人员或管理人员对货款监管，由于没有一套响应及时的货款异常处理方案，当企业发现某网点现金异常时，款项金额已超过企业容忍程度或者已流失。这类漏洞是最危险的。对于大型物流企业，应该采有信息管理系统进行现金全程监管，结合现金管理制度对网点现金进行“限额限时”的远程现金管理及监控。一旦发生异常，系统自动预警提示，同时企业启动应急处理方案，甚至采取接管异常网点，追讨所欠货款，确保货款安全。采取应收、支付现金分开管理，即使财务人员也是专职，分工负责地进行应收、或者应付现金的管理。对于企业而言，网点只有当天、最迟不能超过第二天上午前，必须对现金办理当天应缴日清结算。只有应缴完成后，再把应付款项支付给网点，或者采取网上支付的方式完成支付货款的操作。以此控制现金流失机率和数额。另外，网点当天应缴现金还包括有运费、或其它收入，网点一般会根据自己的需求选择性支付运费等现金额。而对这类现金，物流企业往往是月底才进行结算。对于运费等其它应收现金的结算，最好设定时间段进行结算（如一周一结），这项现金应与货款银行账号最好分开进行另行专项管理。这样做法目的就是避免现金结算混乱，消除各环节人为干扰等漏洞，使结算更清析，管理负责更明确。网点在经营中，往往出于争取客户或者对老客户信任，给客户货款赊账。这种行为对网点和企业都是一种风险。我们不主张这种行为，这一漏洞一旦发生，网点是难以承受和处理的。同时网点往往不会上报这一问题，他要处理这一问题只有自己垫付、或者以其它款项顶替、或者采取其它违规手段解决问题。要解决这一问题只有坚持严禁赊账经营、不懈地对网点进行危险性经营意识的教育，反复强化和监控网点管理，避免这一问题的发生。5. 财务现金管理与业务管理脱节，管理措施响应滞后，造成管理漏洞。由于企业财务管理与业务管理是分工合作关系，这样极易造成工作推诿现象。这种现象是物流企业致命的漏洞，是内部管理缺陷。作为零担物流企业是不可能对发生问题的网点采取说停就停的方式解决网点现金管理问题，但可采取业务全盘接管的方式解决。这样的方式不仅给企业解决问题的空间，同时不影响业务的正常运营。在运营中，应蓄备一个具有网点业务经营能力的应急小组归财务管理，在网点发生财务异常问题时，企业所有部门必须服从和配合财务部门的决定。应急小组服从财务部门的指挥和调配。这种及时响应和处理措施非常重要，使企业其具有最大的现金控制能力和解决问题的权限，以此举措确保现金安全。6. 网点因恶意或者经营结算不清、不及时使交纳现金不及时，造成现金流失。远离异地的网点经营者为私利而滞纳上缴现金现象是每个企业都会遇到的现象。不论是下属网点还是外省专线合作伙伴都会出现这样的问题。这一问题也是零担企业现金管理的关键之处。作为结算主体的企业首先必须自身账目清楚，反应快速。特别是货款项目，不能待慢，必须落实专人专管的管理措施。在经营外省专线业务中，对有代收货款的业务可以采取二次开票方式解决网点承接业务中任意结算方式的收货业务中对现金管理的问题。对异地提货结算方式最好是“传真放货”，必须让提货人按照二次开票中企业账号支付货款后通知异地提货网点放货。其它方式都会产生现金流失的漏洞。由于货运都有时间问题，结算滞后问题难免发生，依赖第三方的诚信不如采取主动防范措施，这点对于收货企业应非常慎重和高度重视。应采取一切措施确保现金安全，否则不能冒险经营异地业务。7. 单证结算方式变更管理不善，造成财务结算混乱。单证结算方式变更是物流企业常见的服务管理项目，如果没有一套完善的管理方式一定会造成现金管理漏洞。这一漏洞不仅会给提货网点操作失误，同时也会造成不良用心的利益受益者钻空子。如在业务中有两个以上的利益者联合作弊，损失一定是收货企业。对已移交单证的业务，唯一受理处理单证结算方式变更的只有财务专职人员、而不是管理者，这点是许多企业管理者忽视的。这一权力问题是确保现金安全措施之一。业务每日在发生着，由于责任不清、处理不及时和权限不清是物流企业常见现象。各作业环节责任明确，处理快捷是确保现金安全的最好措施。8. 财务岗位分工不明确或责任集一身，会计工作负担繁琐、沉重而失误，造成结算不及时。一般企业都会为降低运营成本而尽量减少财务人员。如果业务量和财力允许情况下，这样的做法是不完善的。特别是加盟式的物流企业，更该加强财务管理，而不是勉强管理。按照现金收支分类管理是有效控制现金流失措施之一。会计分工、是管理现金收入就别管现金支出，加上审计管理、总账监督管理，这样的措施可以避免许多现金管理漏洞。财务应不惜一切地落实及时正确结算， 发现漏洞及时调整管理方案，把过错责任落实到每个环节的执行者，并把方案广而告之，使所有执行者和利益参与者都清楚知道没有漏洞可钻、没有责任可推辞。9. 现金管理制度贯彻、监管力度差。现金管理不仅仅是财务的事务，是企业所有关系部门的事。特别是分布广泛、网络庞大的物流企业，必须详细制订现金管理制度和信息管理系统的监控管理方案。有制度就必须强制执行，这是原则。往往人情关系，使企业投资者都会应此勉强、或者放纵管理制度的执行力度。这样的行为久而久之，不堪设想。在经营中，财务部门提出现金管理制度问题，管理者就必须及时彻底解决。按照财务管理要求绝不含糊执行现金管理制度。这样不仅树立责任管理人员处理不良现象的信心，更重要的是提高现金管理的安全性。监管机制和对违规行为的及时处理方案是解决现金流失的最佳保障。企业应认真探讨和制定高效的实施手段，否则即使发现问题也得不到及时解决而造成现金流失。10. 人情管理漏洞多，投资者无奈。人情管理现象是物流企业常见又难以避免的，人情管理还是制度管理是企业投资者必须重视和解决的问题。只要放纵一点，损失一定是企业。对于投资者与管理者之间，投资者在对待现金管理问题上，发生管理者对企业管理存在人情管理而造成损失的行为绝不能放纵，更不能放弃追究责任。果断地处理、强制的解决是必要的。任何姑息行为只有一个结果-投资者的烦恼和损失。建立完善的管理制度、严格按照制度操作业务是保障业务正常运作的关键。没有制度就没有管理的成功，这点无疑是大家都知道的管理法则。但执行力度和是否按章办事就不是所有企业能认真做到的。这点则是投资者必须重视和贯彻的。管理人员有没有执行自觉性、有没有贯彻执行、有没有及时处理的理念和经验有赖于投资者对管理人员的监管态度和行动。强化制度管理、避免人情干扰执行制度是企业管理是否完善的标准，也是企业必须重视的管理手段。11. 必须选用具有完善现金管理功能的信息管理系统。采用信息管理系统是企业现代化管理手段，采取所有作业流程由基层操作员操作管理系统，使系统数据真实、正确，这是应用信息管理系统有效措施。如果选用没有现金管理功能的管理系统是难以避免现金管理失控现象。信息管理系统是没有情绪和作弊问题，让管理系统具有现金管理功能和监控功能对现金管理，特别是违规预警功能非常重要。可以说该功能远远大于单证管理功能