全宗卷、全宗介绍整理规范要求.ppt

全宗卷 全宗介绍整理规范要求 全宗卷的含义 全宗卷的含义 由记录和说明全宗立档单位历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷 全宗卷是管理全宗档案的重要工具 2012年进行修改替代原标准da t12 2012 通俗地讲 是在档案管理活动中形成的 档案 是管理全宗的档案 是管理档案的档案 全宗卷的含义 全宗卷不同于一般的档案案卷 全宗卷是档案馆 室 在管理某一全宗过程中形成的 能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷 它详细和全面地记载了立档单位和全宗历史变化情况 在整个档案中起着龙头作用 是管理全宗档案的 档案 对于档案馆 室的业务工作具有重要意义 全宗卷编制原则 1档案馆 室 对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷 2全宗卷的各种文件材料 包括凭据 清册 报表应做到准确 齐全 规范 3全宗卷内的文件材料 应按照其固有的特点 保持文件材料间的有机联系 反映全宗管理的历史面貌 以便于保管和利用 全宗卷整理 1 全宗卷文件材料 是随全宗管理的延续而逐渐增加的 平时必须注意积累 把全宗管理中产生的文件材料 先归入预设的卷夹内 文件材料积累到一定数量时 及时进行整理组卷 数量较多的可设分卷 2 整理组卷时 必须认真检查 鉴定文件材料的完整程度及其保存价值 对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除 全宗卷整理 3 分类 全宗卷按照档案管理综合材料 档案收集 档案整理 档案鉴定 档案保管 档案统计 档案利用 档案新技术应用分为8类 排列 每类全宗卷内文件按照时间顺序依次排列 全宗卷整理 卷内文件材料按问题 时间进行系统排列 排列顺序为 全宗指南 全宗介绍 立档单位大事记和有关档案收集 整理 鉴定 保管 统计 利用 现代化管理等方面的文件材料 在此基础上编制卷内目录 全宗卷整理 4 装订卷内文件材料去掉金属物 不锈钢钉或棉线装订 逐件加封面 封底 封面和封底采用a4尺寸 封面设置全宗名称 文件题名 时间 卷号 件号 页数项目 封底空白 卷内文件材料逐件加封面 封底 编件号 装订后装入卷盒 封面著录全宗号 年号 全宗名称 文件题名 时间 责任者 全宗卷整理 5 编号卷内文件材料逐件编号 每类中每一件给一个编号 从第一件始依次顺延 如 至 每类中的文件材料均从 始依次顺延 每件文件材料按实际页数在右上角编页码 每一类全宗卷文件材料过多时 可分成数卷 形成若干分卷 卷号编制为 1 1 1 2 件号连续不断开 全宗卷的主要内容包括 1 卷一 档案管理综合材料 主要包括 全宗指南 全宗介绍 档案管理制度汇编 档案管理体系网络图 归档范围和保管期限表 档案机构设置和调整文件 档案工作人员任免文件 机关档案工作年检 评估等材料 档案培训材料 档案工作计划 总结等 2 3 4项为必要项 2 卷二 档案收集 档案交接文据 移交目录 接收 征集记录 档案来源和价值说明等主要包括 文书 会计 专业 基建 照片 声像 实物等不同门类或载体的档案交接收据 档案移交目录等 1 2为必要项 全宗卷的主要内容包括 3 卷三 档案整理 主要包括 档案分类方案 档案整理情况说明等 整理工作方案 分类方案 案卷目录说明 整理工作小结等 4 卷四 档案鉴定 主要包括 档案工作鉴定小组成员名单 档案保管期限表 鉴定档案分析报告 销毁档案的请示与批复 销毁档案清册等 如有销毁档案工作1 3 4为必要项 5 档案保管 档案安全检查记录 重点档案采取的特殊保护措施 档案库房温湿度记录 档案的抢救与修复情况等 全宗卷的主要内容包括 6 卷六 档案统计 主要包括 1各类档案收进 移出统计台账 2档案统计年报等 7 卷七 档案利用 主要包括 大事记 组织沿革 档案借阅登记 档案利用事例汇编 利用档案资料出版的书籍 汇编 开放利用和控制使用范围说明 1 2 3项为必要项 全宗卷的主要内容包括 档案产生社会效益和经济效益的典型事例等 8 卷八 档案管理新技术的应用 主要包括 办公自动化开发应用情况 计算机辅助管理的文字说明材料 含计算机软件安装及使用说明情况 档案数字化方案 档案数字化成果说明 档案管理软件安装盘等 2 3 5项为必要项 全宗卷形式范例 全宗介绍 规范 一 全宗介绍的概念 全宗介绍又称全宗指南 就是以某一全宗为对象范围 以文章叙述的形式 介绍和揭示档案馆 室 所保存的各立档单位及其档案的内容和成分等情况的一种报道性材料 由封页 正文 备注三部分组织 其结构形式如下 一 全宗介绍的概念 封页包括全宗介绍名称 时间 全宗号 正文a 全宗构成者沿革b 全宗内档案情况简介c 全宗内档案内容与成分介绍备注 二 全宗介绍的作用 1 编写全宗介绍是档案室不可缺少的基础业务建设 通过全宗介绍 可以对整个全宗档案的管理形成情况 档案的内容以及全宗内的重点档案获得全面了解 二 全宗介绍的作用 2 为各级领导和相关人员检索档案提供基本线索 各级领导哥相关人员可以直接判断自己所需档案的准确存放地点 避免无效劳动 也可以明确查找目标 减少盲目检索 提高查全 查准率 还可以解答咨询问题 有效地扩大档案利用者的范围 满足广大利用者的社会需求 二 全宗介绍的作用 3 为编写档案室介绍积累资料创造条件 随着档案室信息资源的不断开发 全宗介绍编写的完成 可以为提高档案室介绍的编写质量提供重要保证 三 全宗介绍的结构内容 一 立档单位历史沿革介绍 主要包括 1 立档单位的名称和性质 2 立档单位成立时间 坐落地点及相关历史背景 3 立档单位的隶属关系 三 全宗介绍的结构内容 4 立档单位的职能 任务及职权范围 所辖区域5 立档单位内部机构设置及其演变情况 6 立档单位主要活动情况 经历的重大事件 执行的特殊任务 主要人员姓名及其变化情况等 三 全宗介绍结构内容 全宗历史概况 1 档案的来源 数量 整理分类原则 起止日期 保管完好程度 是否原件 2 进档案室后保管整理与鉴定销毁情况 三 全宗介绍的结构 3 档案被利用情况 档案编目情况 检索工具 计算机管理系统软件情况及其他需要说明的问题等 三 全宗介绍的结构 全宗内档案情况简介1 档案的数量及保管期限 2 档案的完整程度 3 档案的利用价值及鉴定情况 4 检索工具的配置情况 5 档案的整理情况 三 档案内容和成分介绍 档案的内容包括 1 需要说明的重要案卷 文件的作者 反映的问题 涉及的人物 事件以及相关联系的历史事实等 2 档案的成份介绍 介绍档案的来源 文