美国研究图书馆协会特色馆藏建设与管理工作研究.doc

美国研究图书馆协会特色馆藏建设与管理工作研究游祎摘 要 特色馆藏建设是当前国内外图书馆关注的重点，本文以美国研究图书馆协会的报告为基础，首先阐述了特色馆藏的内涵，然后分析了图书馆在特色馆藏建设和管理过程中正在或可能出现的问题，最后提出了解决这些问题的建议，并在此基础上探讨了对国内高校图书馆相关工作的启示。关键词 美国研究图书馆 特色馆藏 资源建设分类号 G253Research on the Development and Management of Special Collections in ARLYou YiAbstract Nowadays, the development of the special collections is the focus of the libraries at home and abroad. Based on the report from Association of Research Libraries, the paper discusses the contents of special collections firstly; then analyzes the problems which occur or may occur during the process of special collection development; thirdly, gives some proposals and at last, throws light on the relevant work in libraries of our country.Key words Association of Research Libraries，Special collections，Collection development知识更新速度的加快和信息技术的发展，使图书馆以自身馆藏的丰富性服务于读者的优势不断弱化，任何图书馆都不可能依靠数量取胜，而只能通过建设特色馆藏提高自身价值和竞争力，可以说，图书馆的特色馆藏体现了该图书馆的核心特征，反映出其与众不同的特色和优势。但是，当前的研究型图书馆普遍面临着资源有限、大量未经组织整理的文献积压、法律和道德问题复杂、技术环境瞬息万变等问题，它们给特色馆藏的搜集、保存及提供访问带来了前所未有的挑战。美国研究图书馆协会（Association of Research Libraries，以下简称ARL）是北美范围的非营利性图书馆行业组织，由美国和加拿大的图书馆组成，现有125个成员馆，其中大学图书馆占92%1。ARL十分重视对特色馆藏的研究，将这一主题列为协会关注的重点之一，并于2007年专门成立了特色馆藏工作组（Working Group on Special Collections），旨在为“持续出现的特色馆藏建设管理相关问题”给予指导和建议。本文将以ARL发布的特色馆藏研究报告为基础2，探讨特色馆藏的内涵，着重阐述其建设过程中涉及的关键问题及解决问题的相应建议，从而为我国高校图书馆建设特色馆藏提供有益的启示。1 特色馆藏的内涵ARL将“特色馆藏”定义为“出现在任何媒介和相应图书馆服务中的特色资源”，这只是一个非常宽泛的概念。事实上，“特色馆藏”这一术语有很多不同的使用方式，较为特定的用法之一是将善本书（时间往往从欧洲文明起源之初到19世纪的某个时点，通常是珍稀版本并包含特殊印刷形式）视为特色馆藏。然而，更多的时候，这一术语涉及手稿，档案文献（印刷品、图纸与照片等），包括地图、剧院出版物、手册、广告招贴画在内的图像材料，有时候还有报纸，这些资源都是以非书形式出现的，尤其是20世纪末期，这些非书形式的馆藏数量剧增，成为重要的资源。同样，一些特定领域或世界不同地区或特定出版商的独特资源，也可以称为“特色馆藏”。不容忽视的是，新信息革命同样使数字资源成为研究型图书馆的核心馆藏，对于数字资源，ARL认为，单纯模仿传统资源形式的数字资源不能看作特色馆藏，比如电子书和电子期刊。数字化特藏包括那些具有独特内容、形式或依附介质的资源；包括传统特色馆藏的数字化形式；还包括新形式的特色数字资源，如作家、艺术家、政客的电子邮件等。2 特色馆藏的建设和管理流程中的关键问题2.1 特色馆藏的搜集国外特色馆藏的搜集可以通过购买、接受赠送或开发已有馆内已有资源的形式实现，ARL报告指出，在特色馆藏资源搜集的过程中，必须着重考虑以下几个方面的问题。2.1.1 费用问题当前，大多数图书馆都面临着经费紧张的情况，因此，在搜集资源时，它们会重点关注资源获取的费用（如书籍的价格）。然而，资源获取的费用只是其中的一部分，加工和保存及其他相关花费可能等同于或超过购买费用。数字资源则更为复杂，无论是短期对资源的加工处理，还是长期保存，都需要一定的费用。通常，特色资源中有很大一部分是以赠予形式获得的，图书馆花费的成本很少，但往往需要进行长期大量的投入来维护这些资源。在网络时代，数字资源的获取非常容易，要永久保存和使用却并非易事。如果图书馆在搜集资源时没有充分考虑费用问题，可能导致其无法保存资源并向用户提供访问。这会引发一系列后果：首先，如果由于高昂的费用问题，未能满足捐赠者的要求和公众的期待，图书馆信誉将受到影响甚至需要承担法律责任；其次，如果没有及时加工处理，特色资源可能会受到危害或灭失，也就需要更多投入来获取或迁移资源信息；最后，未管理的资源会占用大量空间（物理的或电子的），影响图书馆接收其他资源。为避免获取的资源无法得到妥善管理和有效使用，图书馆需要在搜集特色馆藏之初就考虑可能的所有费用，包括获取、加工处理、保存、提供访问等，并结合自身的实际情况做出资源搜集决策。2.1.2 来源问题特色馆藏的来源是资源搜集过程中不可忽视的，图书馆在搜集特色馆藏时，应充分了解资源的出处及所有权，确保资源的来源明确可靠，同时也应当保证相关用户能够了解这些资源的来源。一方面，明晰的来源可以防止未来出现所有权的纠纷，比如，一些国家和特定文化及种族的团体声称在北美和其他地方保存的档案的所有权属于他们；越来越多的个人也宣称自己拥有被公开档案的所有权3。另一方面，来源确凿可以保障特色馆藏的真实性与可靠性，使其有据可查，教师需要帮助学生了解如何获取资源及其资源的可靠性，学者和其他研究者需要可靠与真实的资料数据来源进行科学和研究工作。因此，图书馆有责任在获取特色资源时明确其来源，并进行详细的描述，告知用户相应的限制、缺失信息及不确定的内容，从而既避免可能的法律问题，又使用户对资源有充分的了解。2.1.3馆内积压和隐藏资源问题事实上，很多图书馆都有未被加工整理的资源，这些资源的价值不可估量，但是由于一些技术或经费的问题，迟迟没有得到相应的处理，如对其进行著录和编目等，无法向用户提供有效的使用和服务，造成了极大浪费。在特色馆藏建设过程中，图书馆一方面要向外寻求需要的资源，另一方面也要向内审视本馆已有的馆藏，对其充分开发利用。但是，受多种因素的限制，在面对大量隐藏和积压的资源时，图书馆必须制定加工处理的优先级，即先加工哪些资源，以保证用有限的人力、物力、财力实现效用最大化。在确定资源加工优先级时，有一些判断标准可以作为参考：是否与本校课程和国家统一课程相联系；是否能抓住公众的注意力并因此提升公众对本馆特色馆藏的认识；是否能吸引私人的捐赠；是否能争取各级组织的拨款支持；是否与其他高校或其他领域的项目有潜在联系；是否能吸引私人商业部门对资源进行资金投入等。图书馆可以采取以上标准对馆内已有的资源进行评价和判断，以确定开发的顺序。2.2 特色馆藏的整理与加工2.2.1 著录标准问题对信息和网络时代的图书馆用户来说，如果一项资源没有显示在网络上，它就相当于不存在；对资源的部分获取和访问远比不提供访问好得多，而任何网络著录信息的缺失等同于不提供访问。因此，特色资源在获取之后的加工整理工作（主要是著录）尤为重要。图书馆管理者及相关部门的工作人员既要为缺乏著录信息的资源补充所需内容，又要对已有的不规范著录信息进行修正和更新，这些信息的生成和处理需要遵循一定的标准。著录工作的有效进行有赖于科学规范的标准。北美的一些专业委员会及组织，如美国大学与研究图书馆协会（ACRL）和善本书及手稿部（RBMS）的书目标准委员会、美国档案学会（SAA）的标准委员会、加拿大编目委员会（CCC）、加拿大档案著录委员会（CCAD）等，都在工作中得出了关于著录标准的最佳实践及有益建议，其主要的著录标准有DACS，该标准用于描述资源内容，强调灵活性，能够独立于资源的传输格式4。根据需要借鉴已有的标准，是图书馆进行特色资源著录的一种思路。需要注意的是，图书馆虽然可以借鉴现有的著录标准，对本馆特色馆藏的额外描述也很重要，这是区别于其他图书馆著录模式、体现资源独特价值的途径之一。举例来说，一些未发表的材料和短时效的印刷品通常缺少题名、作者名和出版单位，并且往往不完整，因而有必要深入研究其产生日期、责任者、来源、真实性等信息，提供相应的注释及参考资料。2.2.2 馆藏资源数字化问题对于任何图书馆来说，资源的数字化问题都是无法忽视的，传统资源数字化可以使资源使用时间更长、更便于用户使用。虽然已经有一系列标准及研究成果，但图书馆在对其特色馆藏进行数字化时，仍会遇到多种问题。比如，如何采取科学的方式进行数字化处理，避免脆弱的材料受到损害；资源数字化之后，是为用户提供更完整的著录信息，还是仅仅提供基础信息并配上相应的扫描图片；如何能够向用户显示不同独立资源中类似的或有联系的成分；等等。用户的信息行为特点在变，图书馆对特色资源的管理内容也在变，对于特藏数字化的决策会影响用户的使用方式以及他们期望获得的内容。围绕特色资源大规模数字化产生的是版权、合理使用及开放存取问题。此外，图书馆需要决定数字化的资源类型。书籍数字化的回报越来越少，相对而言，小册子、手稿、地图等未装订的材料都更具数字化的吸引力。2.3 特色馆藏的访问和使用问题明确的及潜在的应用价值是图书馆是否搜集某一资源的重要判断因素。从某种意义上讲，获取和保存资源的目的就是向用户提供访问和使用5。对用户来说，便捷地访问图书馆资源的需求已经超过对资源质量的需求，因此，图书馆必须为特色馆藏提供有效的访问机制，努力研究和开发多种资源访问形式。图书馆在获取特色馆藏之后，就应当及时考虑其用户访问的问题。传统资源可能会出现的情况是：有时候，捐赠者出于多方面的考虑，并不同意对赠予的资源开放展览或给用户使用，从而提出种种访问限制，这就需要图书馆进行协调，在捐赠者的要求、隐私问题以及学术使用方面取得平衡。而对于数字资源，图书馆通常会保持其获得时的状态，但随着信息网络技术的发展，资源依附的介质及使用平台可能不再可用，此外，互联网的开放性使资源暴露在各种可能的威胁和攻击之下，因此，定期维护、及时迁移以及保证安全对确保数字资源能够长期使用非常重要，图书馆应给予足够的重视。3 ARL针对关键问题提出的建议3.1 借鉴已有的文件管理经验文件管理是对文件的整个生命周期进行系统的管理控制，以确保文件产生、使用、维护、控制和处理的高效性和经济性，它与特色馆藏管理具有一定的相关性和类似之处。国外文件管理的理论研究和实践工作都已经较为成熟，可以作为借鉴。首先，特藏馆员能够从文件长期保存的经验中获益。为了同时满足不同组织和研究者，当前和未来的用户，需要对特色馆藏进行持久的管理，使其在整个生命周期中保持可用性和实用性。其次，文件管理中的前端控制也同样适用于特藏管理。前端控制能够促进资源（尤其是原生数字资源）的搜集、著录和保存，这要求特藏部门及工作人员与资源的创造或拥有者建立长期联系，并向其提供相应建议，使资源的建设和管理以科学合理的形式进行。最后，文件管理中的著录工作进展显著，文件管理者认为，资源的著录不能拖延，必须从其产生之初就开展，并在生命周期中不断加强；文件的生产者在著录方面具有专业性和权威性。这也是特色资源著录工作中能够学习利用的。3.2 重视用户的作用在当今社会，图书馆用户不再是信息的被动接收者，他们能够主动创造信息并对接收的信息进行反馈。随着用户信息素养的不断提高，他们挖掘所需信息的能力也不断加强，往往能够发现那些被忽视的有用资源。简单的培训和专业指导就可以使用户参与特色资源的挖掘和描述工作。在梅隆基金的支持下，芝加哥大学的一些教员及研究生协助图书馆员进行了非裔美国人历史资料的开发和描述工作6。另外，图书馆员们逐渐意识到，他们可以通过用户了解如何更好地著录、展示资源。一些图书馆开始试着采用互动性的著录工具，以吸引用户参与资源的描述工作，提供额外的信息。特色资源的著录信息逐步变得开放，这非常有利于用户的访问和资源获取。3.3 注重资源管理的早期干预这主要是针对数字化特藏管理的，指的是对数字资源的捕获和保存等一系列工作都要比通常传统资源的相应工作进行得早。图书馆员需要与信息系统开发者协作，这样就能够对资源的选择及相应的保存手段（工具）产生影响，从而使得获取的资源更加可靠和有效。以教师授课所用的课件为例，它通常包含了教学的相关信息，并被视为短暂存在的，为使这类资源在教学过程中长期发挥作用，提早获取和及时保存是相当必要的。图书馆员与教职员工和用户一起工作有助于开发新的馆藏选择和保护方式，也能够对特色资源产生的途径和机制产生影响，并指导资源生产者以科学有效的手段管理和保存数字资源，确保资源的持久与稳定。3.4 积极向公众展示特色馆藏特色馆藏的有效利用离不开公开推广和广泛宣传，举办展览是促进用户了解和访问馆藏资源的绝好方式。在这里，展览并不是将特色资源内容简单地罗列给用户，而是全面地进行展示：通常，资源保护工作的展示能够加强宣传效果并有可能带来赞助；发布的书目著录信息或提供的在线虚拟展览都会使用户访问效果更长久更明显。可以说，特色馆藏的宣传和展示是对图书馆工作的有益促进，能够在用户心目中为图书馆树立积极的形象。图书馆可以与新闻媒体合作，请其预先参观特藏展览，向它们介绍图书馆正在进行的工作及其他有新闻价值的事件，以充分扩大展示与宣传的影响力。另外，网络展示与实物展示同等重要，特色资源的在线展览能够确保资源已被合理保存，因此图书馆应当有效利用新技术和新工具设计互动性的网络展示形式。值得一提的是，举办展览并使本馆特色馆藏获得关注不是一件容易的事，它对馆员的要求不同于日常的其他工作，所以相应的馆员培训和学习是必要的。4 对我国图书馆特色馆藏建设及管理的启示美国高校的特色馆藏建设始于20世纪20年代，发展至今，在相关的理论研究、政策、标准、技术等方面都有较为成熟的成果。虽然我国图书馆在特色馆藏的定义、收藏访问、数字化程度方面与国外存在差异，但依然有很多可以借鉴的内容。ARL提出的特藏建设与管理工作中面临的问题在国内图书馆也会出现，因此，国内图书馆，尤其是高校图书馆，应当借鉴ARL给予的建议，学习文件管理的有关经验，鼓励用户参与、互动和反馈，注重特色资源的早期干预，并积极向用户展示馆藏资源和建设成果，此外，相应标准的制定、馆际和图书馆联盟之间的合作也和重要。特色馆藏的建设与管理对于图书馆来说既是挑战也是机遇，如果能积极应对出现的问题并妥善解决，将会最大化地实现特色馆藏的学术教研价值，满足用户的需求。参考文献：1 Member LibrariesOL. 2013-04-05 /arl/membership/members.shtml.2 Special Collections in ARL Libraries: A Discussion Report from the ARL Working GroupOL，2009.2013-04-05 /bmdoc/scwg-report.pdf.3 Ralph Blumenthal, A Trove of Golden