对行政总监的职位的理解与学习.doc

行政总监也称首席行政官（Chief Administrative Officer，CAO），是现代公司的重要管理职位，直接上级是总经理（董事长），与上级有着彼此信任、默契关系，其职位的重要性相当于副总经理。行政总监在公司中须要处理企业日常事务，内部和外部的各种人际关系，并通过计划、组织、控制与领导来实现对企业行政事务的管理与监控。由于工作接触面广，所以对行政总监的知识面、领导力以及各方面的素质都有着较的要求。现代企业的规模日趋庞大，企业组织结构、企业事务及人员关系十分复杂。作为企业的行政总监，其工作重心就是处理企业的各种事务与人员关系，其工作量之大，工作职责之复杂，不是一般行政人员所能胜任的。行政总监必须呈一位多面手，应具有丰富的行政管理经验。因此，行政总监必须具备综合的良好的职业素质、良好的管理与协调能力，才能承担起重要的工作职责，行使其作为企业高层管理者的职权。行政总监是企业行政部门的领导者。企业的行政组织是企业权力格局的现实体现和载体。只有有了健全的组织结构，才能发挥相应的职能；只有发挥了相应的职能，才能真正实现企业行政管理的目的，才能构成现代企业行政事务的完整体系。企业行政管理的职能概括起来说就是参谋建议，组织实施，统筹协调，检查监督。它们是与企业活动的过程有着密切联系的。企业的整个活动是由企业的内部条件、外部环境、信息和市场需求而开始，经过领导决策，确定出目标和方案，由各部门的人员去执行此方案，最后通过各种管理手段去实现预定目标。行政总监作为企业行政组织结构的设计者，应深入研究各种行政组织的结构特点，协助总经理设计出符合本企业的组织结构，并负责监控其正常的运行，同时随着企业的发展与人员的变化，还必须进一步健全企业的组织结构。职责 ：组织并制定人力资源管理和办公、行政管理的有关规章制度，并对工作人员执行规章制度的情况进行检查、监督和指导。同时要根据企业阶段性目标和年度计划，制定所属部门的目标、计划和措施，保证企业业务活动正常进行。还要依据企业有关人力资源开发与管理的总体要求，上级领导和组织人力资源管理的制度设计、人员管理、薪酬、培训计划及落实、考核等，使企业达到对内具有凝聚力、对外具有竞争力的目标。负责企业行政组织的设计与健全、行政规章制度管理、部门沟通、日常事务管理、企业文化管理、会议管理、人事行政管理、物质财产管理、安全管理、消防管理等诸多事务，此外，还需经常参与高层管理活动及重大事务。 业务职责：1、参与制订公司年度总预算和季度预算调整，汇总、审核下级部门上报的月度预算并参加公司月度预算分析与平衡会议。2、负责公司行政方面重要会议、重大活动的组织筹备工作。3、领导公司的后勤服务工作，创造和保持良好的工作环境。4、定期组织做好办公职能检查，及时发现问题、解决问题，同时督促做好纠正和预防措施工作。5、负责定期召集员工建议审议委员会成员，对公司员工合理化建议进行评审。6、接待公司重要来访客人，处理行政方面的重要函件。7、领导公司的防火安全、保卫工作并定期组织检查，保证公司安全。8、组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检查公司保密工作的执行情况。9、负责协调公司系统间的合作关系，先期调解工作中发生的问题。10、负责公司管理模式执行情况的检查工作，汇总各部门的反馈意见，整理分析后向总经理汇报。11、掌握行政系统工作情况和公司行政管理工作的运作情况，适时向总经理汇报。12、代表公司与外界有关部门和机构联络并保持良好合作关系。管理职责 1、组织建设：参与讨论公司部门级以上组织结构；确定下级部门的组织结构；当发现下级部门的岗位设置或岗位分工不合理时，要及时指出问题，通知人力资源部作出调整。2、招聘及任免：A、用人需求。提出直接下级岗位的用人需求，并编写该岗位的岗位职责和任职资格，提交给总经理确认；确认直接下级提交的用人需求（含岗位职责和任职资格），并提交总经理确认。B、面试。进行直接下级岗位的初试；进行直接下级的直接下级岗位复试，并做最后确定；组织参与面试的人员。C、不合格员工处理。提出对不合格直接下级的处理建议，提交总经理确认；确认直接下级提出的对不合格员工的处理建议，提交给人力资源部。D、其它部门的用人需求，由人力资源部按流程提交。3、培训：A、提出对直接下级的培训计划，提交总经理确认；确认直接下级提出的培训计划，提交人力资源部。B、其它部门的需求，由人力资源部按流程提交。4、绩效考评：A、提出直接下级的绩效考评原则，提交总经理确认；根据总经理确认的绩效考评原则，与人力资源部经理商讨并确定绩效考评方法；对直接下级进行考评，并进行考评沟通。将考评结果提交人力资源部。B、其它部门的需求，由人力资源部按流程提交。5、工作沟通：A、汇总工作报告，并与总经理进行信息沟通，同时将这些信息传递到直接下级；负责将公司的政策、原则、策略等信息，快速、清晰、准确地传达给直接下级；确定书面的交互式的工作通报制度，与直接下属进行沟通。B、其它部门的需求，由人力资源部按流程提交。6、激励：A、提议下级部门和直接下级的激励原则，提交总经理确认；根据总经理确认的激励原则，与人力资源部经理商讨并确定激励方法。B、其它部门的需求，由人力资源部按流程提交。7、经费审核与控制：依据财务制度审批下级部门的各项花费，并确认支出的合理性；监督并控制下级部门的费用支出，并向总经理进行费用月报。8、工作报告：定期将自己的各项工作及下级部门工作以书面的形式向总经理报告。9、表现领导能力：指导、鼓励、鞭策下级，使下级能努力工作；提升下级的工作效果和工作效率；能为下级描绘公司的战略意图和远大前景。 行政总监 - 个人素质在企业的高层管理者中，没有任何职位像行政总监那样需要面对大量的事务，处理企业内部的、外部的各种人际关系。企业中最难做的工作应该是做对人的工作。这种工作对管理者的要求极高即必须具备综合的个人素质，以自己全面的、综合的个人素质去影响企业的各级人员，在企业中树立起个人权威。行政总监综合的个人素质一般包括：合理的知识结构、健全的心理素质与高尚的职业道德。合理的知识结构行政工作综合性强，接触面广，这就要求行政总监尽可能具备相当广博的知识与合理的知识结构。一个人的知识结构，就是其知识层次的构成情况。行政总监知识结构，是根据行政工作性质需要，以与行政工作关系密切的知识作为核心，再选择相关联的知识作为外围、边缘知识层，形成一个宝塔型结构。这样，在工作中就可以合理利用知识，不易造成“书到用时方恨少”的局面。同时还要掌握一些新理念新知识以适应行政工作环境的发展变化。此外随着环境的发展，自己这个知识体系也需要进行不断地调节、更新、充实，以适应环境的发展。行政总监合理的知识结构一般包括：基础知识、专业知识、新知识。健全的心理素质心理素质主要包括气质、性格、意志等方面。气质是先天性的， 而性格与意志的形成有赖于后天的培养。作为行政总监每天必须处理不同的事务，协调各种不同层次的员工关系，其工作压力十分大，由此行政总监必须具备健全的心理素质，才能化解压力，调整心态，以更好地工作。行政总监健全的心理素质应包括：坚强的意志、过人的忍耐力、宽宏豁达的气度、热情开朗的性格、广泛的兴趣爱好与稳定和乐观情绪等。高尚的职业道德在现今社会职业道德不应只成为一个概念，一句口号，它必须深入包括行政总监在内的每个高级管理人员的心中，即把职业道德看成是自己的生命，看成是综合的个人素质一个重要的组成部分。行政总监高尚的职业道德一般包括富有责任感，以身作则，公正廉洁，求实、守信与守法。行政总监 - 管理协调能力行政总监的工作既全面又琐碎，工作对象又千变万化，没有固定的方式方法、而其工作的中心又是管理和协调各种人员、事务以及人员与事务的配合。由此良好的管理与协调能力便是行政总监开展工作的基本能力。良好的管理能力管理能力就是引导企业员工实现企业经营目标的能力，行政总监的管理主要包分析判断能力、组织能力、适应能力、应变能力、直觉能力以及认识自我的能力。良好的协调能力协调是行政工作的重要内容之一。行政总监必须具备良好的协调能力，要善于处理人际关系，善于发现上层与下层之间、部门与部门之间的不平衡，善于发现干部之间、领导之间的矛盾，反时加以沟通、协调，起到辅助管理的作用。行政总监的协调能力主要表现在以下几个方面：能以良好的心态，讲求方法和艺术，融洽人际间的情感，达到统一认识，调动积极性的目的。善于运用相关的政策、规定和制度进行协调。善于把握全局，从全局出发分析处理问题，又要为局部着想，两者有机地结合在一起。善于沟通信息，使矛盾各方彼此了解情况，消除误会。善于处理好与各方面的关系尊重对方，做到“人人为我，我为人人”。具体说来就是要具备良好的表达能力、交际能力、沟通能力、调解能力和公关能力。行政总监 - 领导艺术1、一般意义上的领导艺术 作为一个行政总监不可能，也没有必要亲自处理各种行政事务，他应该是领导下属完成行政管理的职能，通过授权、激励、表扬、批评、语言艺术、运用时间利用开会等领导技巧或手段来引导下属完成其职责