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科技档案管理 第一节科技档案的概念和种类 科技档案概念及科技档案管理 科技档案是直接记述和反映科技活动的归档保存的科技文件材料 科技档案管理 是指对科学技术档案实体进行管理和信息开发利用的一项专门工作 包括收集 整理 鉴定 保管 统计和提供利用等项内容 科技档案概念的基本内涵 揭示了科技档案的产生的领域和内容性质 指出了科技档案与其他档案区别 明确了科技档案是科技活动的直接记录 指出了科技档案同其他科技文献的区别 明确了科技档案是归档保存的科技文件材料 指出了科技档案同一般文件材料的区别 科技档案的种类 生产技术档案基本建设档案设备档案科学技术研究档案专门性的科技档案 专门科技档案 地质档案测绘档案水文档案气象档案天文档案地震档案环保档案医疗卫生档案 科技的基本价值 科技档案是生产力的存在形式 它构成生产力的重要因素 是一种潜在的生产力 科技档案的作用 科技档案是科技管理的依据 科技档案是生产建设活动的凭证 科技档案是科技研究的必要条件 科技档案是科技交流活动的重要工具 第二节科技档案的收集工作 科技档案收集工作 就是按照有关规定 接收或征集科技档案 把分散形成的科技档案移交到科技档案室或科技专业档案馆的一项具体工作 档案收集工作的意义 收集工作是科技文件材料转变的性质起点 它标志着科技档案工作具有重要意义 收集工作是科技档案实体管理的基础 是丰富馆藏的重要手段 收集工作是贯彻科技档案管理原则的重要措施 是维护科技档案完整 准确 系统 安全的保证 档案室收集渠道 按制度收集 收集零散科技文件材料 兼职档案员定期移交 档案室收集方法 一 疏通各种渠道 定向 定内容收集 抓住重要环节和关键阶段收集 1 产品档案 设计 研制 实验 定型 批量生产 2 工程设计档案 各设计阶段 3 工程档案 施工 验收阶段 4 设备档案 与土建连在一起的设备 外购设备 自购设备 5 科研档案 档案室收集方法 二 采取四结合的方法收集收集工作同计划工作相结合定期收集与现场收集相结合集中收集与随时收集相结合内部收集与外部收集相结合 第三节科技档案的归档与整理 科技文件材料完整性鉴别 保证科技文件材料的完整性是必须的 鉴别科技文件材料完整性的方法 确定科技活动的范围 分析科技活动的具体程序 分析本单位在科技活动中地位 科技档案整理工作 就是对收集来的科技档案进行系统整理 使之条理化和系统化的工作 划定科技档案归档范围的基本方法 分析研究本单位科技活动的范围和内容 掌握本单位的基本职能活动 区分科技文件材料与科技资料 科技文件材料与其他文件材料 依据国家 行业有关规定 判定科技文件材料有无保存价值 确定是否列入归档范围 归档时间 按项目归档按阶段归档按子项归档按时间归档随时归档 归档要求和手续 归档职责归档文件质量案卷编制质量移交目录 归档份数 一般为两份 正 副本各一份 科技档案分类 就是根据科技档案的内容 性质和相互联系 把科技档案划分为一定的类别 从而使全部库藏科技档案具有一定从属和平行关系的不同等级的系统 科技档案分类的基本要求 科技档案的分类 要符合形成的专业和单位的科技活动的性质与特点 在一个单位内部或一个系统内部 同一种科技档案的分类标准要一致 分类方案应当力求按专业系统实现标准化 科技档案的分类层要力求简明 科技档案分类的编制规则 科技档案分类方案类目体系的包容性 科技档案分类方案类目体系的严整性 科技档案分类方案类目体系的稳定性 科技档案最基本的分类方法 按工程项目分类按型号分类按课题分类按专业分类按地域分类按时间分类 科技档案档号 是用来反映科技档案分类层次和案卷排列顺序的一组符号 是科技档案分类号和案卷排列顺序号的组合体 即 科技档案分类号 案卷排列顺序号 决定和影响科技档案价值的因素 技术因素功能因素时间因素典型因素作者因素名称因素 第四节科技档案的鉴定 科技档案鉴定工作就是指根据一定的原则和标准 科学地判定科技档案历史与现实的价值 确定其保管期限 通过价值核查和质量核查 对失去保存价值 或内容失真和不完整的科技档案 按照规定的手续进行处理的科技档案业务管理活动 第五节科技档案的保管统计 科技档案统计常见公式 归档率 已归档项目数 应归档科技项目数 100 科技档案完整率 完整率 项目实有科技文件材料数 项目内应归档科技文件材料数 100 科技档案准确率 准确率 项目准确的科技文件材料数 项目内归档科技文件材料数 100 科技档案信息资源的开发利用 科技档案的检索 科技档案的编研 科技档案的提供服务 科技档案信息加工的途径