采购手册(新).doc

广州市白云区人和镇万家福购物广场采采购手册目 录第一章、前言3第二章、岗位责任制4第一节、采购主管岗位岗任制4第二节、采购员岗位岗任制5第三章、关于采购员的管理规定6第四章、关于大宗订购(团购)的管理7第五章、关于每月快讯的通知8第六章、成功的要素9第七章、关于供应商10第八章、关于商品11第九章、关于价格15第十章、自有品牌政策16第十一章、市调调查17第十二章、礼品及馈赠的规定18第十三章、关于促销19第十四章、业务总流程表20第十五章、订货流程21第十六章、商品变价工作流程22第十七章、商品大宗订购流程23第十八章、商品快讯促销流程24第十九章、新商品定价流程25第二十章、专柜租赁流程26第一章 、前言欢迎加入我们万家福采购部的行列，本部门的工作是最具挑战性的工作之一，我们期盼各位的加入，为本部门带来冲动、活力及创新，与我们共同迈向成功的大道。万家福采购部主要任务在于：一、 筛选合作的供应商；二、 慎选适合本公司顾客群的产品；三、 与供应商谈判最有利的供货条件（包括品质、包装、品牌、折扣、价格、进货奖励、广告赞助、促销办法、订货数量、交货期限及送货地点等）；四、 订定最有竞争力，同时又有合理利润的售价；五、 与营运作最有效的沟通，确保商品畅销；六、 收集市场资讯，掌握市场的需求及未来的趋势；七、 为公司创造最高的业绩及利润，回报股东，并为全体工作同事谋求最佳的福利。由以上的任务来看，采购部的责任在于采购（供应商及商品的选择与订货）、订价及促销的企划工作，对毛利的达成承担最大的责任。各位是本公司的关键人物，让我们一齐同心协作，贡献个人的能力，为我们在本公司的事业创造一个更美好的前程。第二章 、岗位责任制第一节、采购主管岗位责任制职称：采购主管 制定日期：2002年6月13日现职人员： 核定人：隶属关系：直属上司：店长辖属部属：采购员基本职责：商品补货，订货，供应商接待，洽谈，合同谈判及签定，新商品开发，专柜招商，审核订单，合约保管，商品优化组合，滞销商品的淘汰，缺货控制，促销活动策划，舞台活动洽谈，门面、场内柱等广告的招商，堆头，货架、N架促销位的谈判及跟进，促销员入场的管理，退换货的处理，供应商货款的跟进监督核对，采购成本的监控，采购员的管理监督，毛利率的监控，毛利目标的实现，市场调查，快讯的制作及策划、推广，定价、变价的调整跟进，报损商品的监督控制，特价商品的跟进监督，节日赞助费用的争取，大宗订货顾客服务，收货的监控，最佳订货控制与库存控制及与各部门的工作配合等。工作内容：1、跟进卖场进行缺货控制，尽快补货或订货，保证卖场不缺货，顾客能买到所需商品；2、供应商接待、洽谈，合作意向、合作条款的详细洽谈，合同的商讨及签定；3、每月有5%的商品淘汰，10%的新商品开发增加，不断进行优化组合，并淘汰滞销商品，开发更多的新、特商品，以满足市场增长的需要；4、出租及专柜的招商、谈判，合同签定，合同保管，同时注意公司商业秘密的保护等；5、审核订单，保管订单，传真订单与供应商并通知送货，跟进到货情况；6、促销活动策划，门口试食，产品展示，买几送几的小型促销的招揽及安排管理，舞台活动的协助策划及供应商大型活动的跟进管理；7、门面外墙，场内柱等灯箱广告的招商，及跟进广告的使用期限与安装维护情况；8、堆头、货架、N架促销位的谈判及跟进，力求为公司增加更多的营业外收入；9、促销员入场管理：面试、手续协助办理、培训、工作安排等；10、商品质量问题的跟进解决及顾客退换货商品的处理与顾客纠纷的解决，退货的跟进等。11、供应商货款期限的监督及货款支付预算的向上汇报，货款周转的适当控制；12、商品采购成本的监控、毛利率的最佳控制，毛利目标的实现，以达到最佳经济效意味着益；13、采购员的监督管理：纪律、职业道德、出勤、考核、业务技能等的跟进监督管理；14、快讯的计划、制作、宣传及推广，快读商品的准备、跟进变价、效果分析等；15、竞争店铺的市场调查，及时跟进变价调整，与卖场、电脑员充分的配合等；16、退货、报损商品的监督控制，不断为公司减少损耗的损失，要求供应商退换问题商品；17、节日、促销活动、让庆等向供应商申请赞助费、特价商品等，增加营业外的收入；18、收货、退货、报损的协助监管，并与各部门充分配合，一切为了商品销售；19、竞争店铺的调查（CI系统、促销、门面、卖场气氛等），及完成上级安排的其他工作；20、防损及顾客服务，商品质量与数量严格监控，防止假冒伪劣、质次价高商品，节约成本；21、大宗订货的顾客服务：接待、推销、介绍、订货、折价优惠、装卸搬运、送货等；22、订单审核，最佳订货控制，库存量的适度控制，追求“0”库存的目标；23、季节性的或节日订货等的适度控制，采购部门工作及采购资金、进货商品的计划安排等到。基本权限：1、向店长的汇报权；2、代销或20开以上付款期的商品采购决定权，与各部门的沟通权；3、辖下采购员的管理权、奖励惩罚权及任免建议权；4、被上司奖励惩罚的知情权。第二节、采购员岗位责任制职称：采购员 制定日期：2002年6月30日现职人员： 核定人：隶属关系：直属上司：采购主管辖属部属：无基本职责：商品补货、订货、供应商接待，洽谈、合同谈判及意向签定，新商品开发，专柜招商，制作订单，合约保管，商品优化组合，滞销商品的淘汰，缺货控制，促销活动协助策划，舞台活动洽谈，门面、场内柱等广告的招商，堆头、货架、N架等促销位的谈判及跟进，促销员入场的管理，退换货的处理，供应商货款的跟进监督核对，采购成本的监控，毛利率的监控，毛利目标的实现，市场调查，快讯的制作及策划推广、定价、变价的调整跟进，报损商品的监督控制，特价商品的跟进监督，节日赞助费用的争取，大宗订货顾客服务，收货的监控，最佳订货控制与库存控制，采购商品质量监控及与各部门的工作配合等。工作内容：1、跟进卖场进行缺货控制，尽快补货或订货，保证卖场不缺货，顾客能买到所需商品；2、供应商接待、洽谈、合作意向、合作条款的详细洽谈，合同的商讨及意向签定并汇报；3、每月有5%的商品淘汰，10%的新商品开发增加，不断进行优化组合，并淘汰滞销商品，开发更多的名、优、特、新的商品，以满足市场增长的需要；4、出租及专柜的招商、谈判、合同意向签定，合同保管，同时注意公司商业秘密的保护等；5、制作订单，保管订单，传真订单与供应商并通知送货，跟进到货质量与数量的情况；6、促销活动策划，门口试食、产品展示，买几送几等小型促销的招揽及安排管理，舞台活动的协助策划及供应商大型活动的跟进管理；7、门面外墙、场内柱等灯箱广告的招商，及跟进广告的使用期限与安装维护情况等；8、堆头、货架、N架促销位的谈判及跟进，力求为公司增加更多的营业外收入；9、促销员入场的管理：面试、手续协助办理、培训、工作安排等；10、商品质量问题的跟进解决及顾客退换货商品的处理与顾客纠纷的解决，退货的跟进等；11、供应商货款期限的监督及货款支付预算的向上汇报，货款周转的适当控制；12、商品采购成本的监控，毛利率的最佳控制，毛利目标的实现，以达到最佳经济效益；13、快讯的计划、制作、宣传及推广，快讯商品的准备、跟进变价、效果人析等；14、竞争店铺的市场调查，及时跟进变价调整，与卖场、电脑员充分的配合等；15、退货、报损商品的监督控制，不断为公司减少损耗的损失，要求供应商退换问题商品；16、节日、促销活动、店庆等向供应商申请赞助费，特价商品等，增加营业外的收入；17、收货、退货、报损的协助监管，并与各部门充分配合，一切为了商品销售效益；18、竞争店铺的调查（CI系统、促销、门面、卖场气氛等），及完成上级安排的其他工作；19、防损及顾客服务；20、大宗订货的顾客服务：接待、推销、介绍、订货、折价优惠、装卸搬运、送货等；21、订单审核，最佳订货控制，库存量的适度控制，追求“0”库存的目标；22、季节性的或节日订货等的适度控制，采购商品工作及采购资金、进货商品的计划等；23、对采购商品的质量与数量的严格监控，防止采购假冒伪劣、质次价商的商品，节约成本。基本权限：1、向采购主管、店长、经理的汇报权；2、代销的商品采购决定权，与各部门的沟通权；3、公司规章制度、规范的知情权；4、被上司奖励惩罚的知情权。第三章 、关于采购员的管理规定为加强管理，杜绝不正当的商业和为，兹对采购员作出如下的管理规定，希有关人员知照并配合执行。1、 采购员必须廉洁奉公，保持良好的职业操手，积极维护公司的利益，不得营私舞弊，接受供应商的贿赂、赠品、礼品、回扣或其他方式的馈赠（如介绍工作、安排亲属等），未经采购经理以上同意，亦不得随便接受供应商的宴请或其他邀请，否则将视为不诚实行为进行处理；2、 供应商提供的样品或赠品，采购员不得私自处理，必须做好登记并及时上交，样品与赠品仅经理级以上方能处理，如任何人私自将赠品或样品拿走、试食、馈送他人、收藏等，视为不诚实行为进行处理；3、 采购员必须服从上级安排，按时完成采购任务，积极开拓货源，货比三家，寻找最便宜，最优质的商品，不断为公司降低经营采购成本；4、 采购员必须平等、友好的协调、维持供应商的关系，但不能在损害公司利益的前提下，否则将作出严肃的处理；5、 采购员签定合同，下订单等必须经过规定的管理程序审批，最终决定人审批同意一主可以执行，不能私自与供应商达成合约或订单，否则合约及订单无效，并追究采购员的责任，严重者将视为不诚实行为进行处理，对其商业行为进行调查，甚至司法追究；6、 为促进销售，采购员必须定期向供应疝争取特价商品、促销快讯支持、广告、舞台活动、试食、买几送几、大型商品展示等多种多样的促销活动；7、 采购员必须发扬团队精神，积极协助收货员、商场营业员作好商品陈列、标价、问题商品处理、顾客疑难、售后服务、退换货、促销展示、装卸、搬运、送货及批发业务等等。8、 采购员不得采购假冒伪劣及三无商品，否则除按价赔偿外，还将扣发其工资，押金并立即开除，严重者更将司法追究；9、 采购员对商品进货要积极跟进，发现滞销应及时处理；商品破损、滞销、被淘汰、过期、变质、政府禁止等，应积极与供应商联络，如因怠慢而造成的损失由采购责任人自负，严重者将予开除，而不作任何补偿；10、采购员不得向任何外人泄露公司秘密，特别是采购机密，否则除扣发工资及押金外并将立即开除而不作任何补偿；11、采购员必须将采购资料归档并保管好，不得私自携带、复印，违者将予当作泄露公司机密嫌疑处理；12、采购员必须根据销售进行订货，不断对商品进行优化组合，保证每月有10%的新口补充，5%的滞销商品淘汰，开发更多的供应渠道，并保证所经营的商品达到公司所规定的毛利率目标及营业额目标，否则将作为采购员称职与否的考核依据；13、采购员必须经常进行充分的市场调查，恰当定价，在保证商品毛利的条件下，本商场商品销售价格为最低，并注意竞争店的促销商品、促销活动及季节性适销商品等；14、采购员外出须在办公室黑板上公布出了及返回时间及地点等，否则行政人事文员将其作为离岗处理。以上规定适合于公司把有采购员、采购主管、采购经理等专业采购人员，任何人违反以上条款之一者，其直接上级均可视乎情节之严重与否，给予警告或扣分，甚至无医疗所解雇，永不录用。第四章、关于大宗订购（团购）的管理规定为促进销售，保证大宗客户的采购方便，明晰相关人员工作的配合事项，兹作出如下的管理规定，希有关人员知照并配合执行。1、 大宗客户（团购）小组成员：组长：张铁平，组员：各部门主管、组长、领班、司机，档案记录员：王娜，初级接待员：顾客服务员、各部门员工、王娜小姐等，业务洽谈员：各部门主管、组长、领班、采购员等，大宗送货服务员：朱志鹏、欧金华、戴兵、收银员、防损员、各部门员工等。2、 大宗客户对象主要为机关团体、士多店等，一般为购物1000元以上的单位，主要为团体消费的对象。3、 大宗客户可以享受优惠价，最终交易价格确定由主管决定，必须有大宗客户小组成员负责全程跟进服务，保证不流失任何一位大宗客户，优质服务。4、 大宗客户必须建立一份完整的档案资料，包括有联系人、联系电话、联系地址、邮政编码等资料，以便以后联系，主要由王志清、谭钱娇负责、各部门配合，人事部存底；5、 商场每一位员工如发现有大宗客户采购需求，必须第一时间通知大宗客户小组成员，小组成员必须立刻前往招呼客户，保证令顾客满意。6、 大宗客户结算可以享受优先权，金额满5000元以上可以让出纳出面结算。7、 逢节日前10天，可以向大宗客户邮寄贺卡或快讯、宣传单等资料，甚至可以电话沟通联系，主要由大宗客户小组成员负责安排。8、 大宗客户采购商品，小组成员必须全面跟进，并向其推销，帮助搬运及装卸，如须送货，必须及时安排，负责到底。9、 大宗客户小组成员必须在商场适当位置布置大宗客户联系人及电话，并定期或不定期作大宗客户的推广宣传活动。10、一般来说大宗客户订购商品超市可以给予九八折（特价商品除外），二楼服装、三楼床上用品、文具、图书、玩具等可以给予九五折至九折（特价商品除外），电器可以给予九八折（特价商品除外），主管可以决定，但如果谈判不下去时可以请示店长决定，不能负利润。（注：需考虑发票税收问题）11、任何人不得向大宗客户收取小费或要求其他好处，否则一经发现视为不诚实行为进行处理。12、如发现有遗失大宗客户的事件，按照每件事对有关责任人扣10分进行处理。13、大宗货物出门前必须将销售单与货物接受防损员的全面检查，经确认后方可以出门。第五章、关于每月快讯的通知为进一步搞活商场销售气氛，推动商品销售，现决定每月进行二次商品特价的快讯促销活动，每月特价商品都可能会不相同，但定期在门口的敌对公告栏上公布。具体布置如下：主要为超市内的商品，一般数量在30种左右，生鲜食品、服装、电器各点15种左右，商品必须为敏感性商品。完成时间：上期快讯结束之前。宣传方式：在门口富宣传板进行宣传、派发快讯进行宣传。促销期：15天左右。陈列：摆大堆头或端架。促销活动总负责人：营运部门主管确定促销商品负责人：店长、采购主管（黎荣、张铁平）。公告栏宣传及价格POP的制作责任人：策划主管。电脑价格调整负责人：邹俊杰。价格跟进调整及商品陈列标价负责人：各责任区域理货员或售货员。商品定价原则：1、 参考兑争店的市场调查价格；2、 价格未达到负毛利各部门主管或组长可以决定；3、 生鲜食品可以负毛利，但必须有销售效应，如果该种情况由采购部与生鲜部主管及组长共同提出建议，店长决定；4、 普通食品非品牌商品不得负毛利，如果为品牌商品亦须为敏感性商品，则负毛利在3点以内由各部门主管或组长与采购部共同建议，店长决定；如果负毛利理高，则由总经理决定；5、 如果负毛利销售商品必须及时跟进，以防止炒家购货，陈列商品不能太多；6、 二、三楼百货部商品促销特价一般必须在10点以上，由采购员决定；7、 普通食品及日用促销特价一般应当定在5点以上；8、 但所有特价必须在定价格之前参考竞争店的市场调查价格。市场调查负责人：各部门主管。促销效果监督负责人：各部门主管（以报告形式向上反应）。促销特价商品必须以报告形式由各部门主管向店长可或总经理汇报审核，接着推行。该促销活动总负责人必须及时与各部门专柜沟通促销商品并作出促销决定，并及时与相关部门（如电脑部、收银部）沟通配合。第六章、成功的要素成功的采购人员，至少具备下列要求：1、操守廉洁：面对各种供应商，有些总会想办法以金钱或其他方式来诱惑采购人员，以达其销售目的。采购人员若无法把持，就会不自觉地掉入供应商的陷井，任由供应商的摆布。我们深信大部分的采购人员都能洁身自爱。因为纸是包不住火的，不应得的财富终会被爆光。这种人必遭至公司的严厉处置。2、掌握市场：零售业是将各种日用消费品卖给终端消费者的行业，故商品种类繁多，且日新月异，采购人员必须努力通过各种渠道与方式，了解市场的需要及趋势。我们尽量利用一切资源，掌握信息，做到知己知彼，则必能百战百胜。3、精打细算：采购人员必须精打细算，减少进货成本。记住消费者是不会被欺骗第二次的。4、积极认真：零售业讲的是速度及效率，采购人员应以积极认真的态度来工作，使本公司的商品能适时地推出，符合楼面的需要。5、创新求进：商场如战场，不进则退。采购人员要有创新（非标新立异）的思考力，以新点子或创意来改善工作方法和效率，同时在商品组合方面要力求创新。6、适应性强：采购人员要能适应不同的环境、地区、否则一直坐在办公室是不可能把工作做好。这是一项劳心劳力的工作。7、团结合作：凡事以公司大局为重，注重团队精神，以公司利益为前提。我们应发挥团体的力量，与竞争对手在市场上一争天下。第七章、 关于供应商我们的供应商必须接受我们的价格、促销、包装、及后勤政策（要求）（他们将与我们一起长大）；我们必须限制供应商数量。这样可以减少行政程序，可集中购买力，可取得好价格，可获得更多的服务，可作为优先客户。一、对供应商的贡献所做的回馈：1、增加市场占有率2、协助做促销3、介绍新产品4、减少后勤、销售及行政费用。二、我们与有品牌的固定供应商每一段时间（34月）就以下问题进行讨论（建立了平稳的合作之后）。销售扩展：产品以旧换新；市场发展趋势；后勤、促销计划；包装等。三、长久、友好合作的供应商应该：1、厂方多提供一些双方互利的促销方案，以增加营业额。2、厂方多给一些毛利或让利（含各种赞助、广告费或折扣）。3、厂方多提供一些可增加营业额或毛利的替代性商品（包括可替代厂商正在销售的商品或其它厂商正在销售的商品）。4、商品质量的稳定5、货源的稳定6、可提供特别包装7、短时期或紧急时期可送货8、具有灵活性9、完善的售后服务第八章、 关于商品一、为了确保万家福购物广场的成功，除了价格的竞争力外，最重要是便是商品的组合，正确的商品组合必须以本公司客户群的需要来决定。本公司的商品政策如下：项 目政 策 说 明种 类应选择客户群70%需要的商品，避免选择“冷门”的商品，尽量以回转快，销量大的商品为主。质 量凡是商品能符合买卖双方所约定的质量标准或规格，即可称为质量良好的商品。本公司选择质量好的商品，绝对不采购合格率低的商品。档 次任何种类的商品都会因不同的消费层次，而有下列五种档次的区分：商品档次万家福销售的商品等级高 中高中中低低万家福所销售的商品档次，是由“中低级品”至“中高级品”，换句话说，客户的消费层次是由中低至中高。商品档次与商品质量不可混为一谈，“商品档次”往往与“价位”为同义字，例如我们采购的某件商品是定位在中级的消费层次，只要该商品符合买卖双方约订的质量标准，即应称为质量良好的“中级”或“中等价位”的商品。 体 积本公司应避免销售体积庞大、不适合自选采购的商品。这些商品可配合万家福快讯的广告及卖场特别规划的特卖区来销售，同时应尽量请供应商提供送货或安装的服务。体积大小的商品也要避免，如5ML包装的洗发水等。退 货原则上，我们不鼓励退货给供应商，因为退货会增加供应商的负担，并间接会增加本公司未来的进货成本，但对于新产品或促销品，本公司应事先达到供应商建议的数量，本公司有权利在保留部分供销的库存外，将其余的存货退还供应商。二、我们必须满足“核心”顾客70%的商品需求，超市内应注意：1、商圈内的特殊品牌；当地制造商，地方农会产品。2、全国性或全省性品牌商品。3、自有品牌或仅次于自有品牌的知名品牌商品4、替顾客选择商品。商品太多，顾客可能会不买，因为他们觉得难以选择。一个好的选择原则 1）：在品牌之间做选择店内必须有较多的电视广告商品（100%）；2）：如果没有强势品牌，那就在价格差别上做选择。5、所有具备相同功能的商品摆在一起：全部的苹果汁都在一起等。6、包装是否适合自助式采购，标签内容是否清楚，包装情况（坚固？）7、商品价格：加强价格形象。消费性商品价格应比特定的竞争者低，当然这必须视商品的毛利结构而定：奶粉的价差应该比干果低。三、关于商品组合：必须是：1、新商品/品牌；2、新/特别的包装商品组合原则：1、市场占有率大（前五位），这是基本商品。2、性能/价格比：从产品的性能去选商品进而去选供应商。3、重视新商品：不是指新品牌，它是零售业的特色，在零售业饱和的情况下，只有引进新商品，提供新颖的服务，才会有继续生存的机会。新商品不是指新品牌，当然我们也要重视新品牌，因其可创造更高利润。4、同等商品价格是否有竞争性。5、电视广告上见到的商品。四、关于商品选择：（一）一线品牌：市场占有率最高的商品（知名品牌），其是形象商品，不可缺。具有高的销售额，利润低，其作用：1、吸引人流 2、创造形象 3、创造业绩（二）二线品牌：中坚商品，带来稳定利润（三）三线品牌：市场新商品，高毛利（四）自由品牌：质高价低（五）关于季节性商品： 多样选择性；及早开始；及早结束（六）关于礼盒：价格及包装多样性；包装具吸引力；适合自助式采购；注意多样性要更换，能退货，持续到最后一天。（七）优秀商品的十项标准1、质量：该商品是否是优质产品？2、品牌：该商品是否有相配于质量的经认可的有信誉的商标？3、价值：是否可以依批发的利润率加价权以标价商品，并要保证该商品价格与每日售价或市场通行价相比时仍使顾客感到物美价廉？4、批准：该产品是否能以大批量出售？5、价位：其标价是否在有利于我们去控制，并且有吸引力的地位？6、包装：其包装是否遵循我们的商品概念防破损及防盗？7、低劳耗：该商品是否为非劳动密集型商品，即是否有UPC？是否卡板运输？该商品是否可以即到即售？8、重复商品：该商品是否属于重复商品？9、摆卖商品：该商品是否是摆卖商品，即售卖时无需现场介绍讲解或演示？10、批发氛围：该商品是否能够增强批发氛围？换言之，我们要避免：质量差的商品，无商标商品，需求低的商品，低价位商品，包装不合格商品，劳动密集型商品，重复商品及助销商品。（八）商品订货数量的确立准则根据以往销售量，季节性需求及促销等进行订货。商品的存货要以最少的存货实现最大的销售，从而实现最大的周转率。1、满足安全库存：能满足不断货状态下的最低库存量，通常不得低于一个星期有库存额。必须考虑销售量、供应商的送货周期、及商品所占空间大小。2、满足最小订货量：考虑与供应商（尤指佛山以外供应商）确定的最小订货数量/金额。3、满足最小陈列空间：要防止由于节能空间太小导致顾客无法识别，从而阻碍销售。卡板及堆头陈列货品也要保证有一定的高度，如1.21.5米。4、满足多销多订的原则：1）订出商品的总数，每天本类别的销售预计。2）把商品分类5类，A、B、C、D、E。其中：C=每天类别销售总额/商品总数B=2C，A=4C，D=5C，E=0.25C考虑到高流转的货品,有时会是8C、16C。3）把以上的销售额分别除以售价，便得知每种商品每天的销售数量。4）综合考虑安全库存、最小订货量（即满足多少天的库存量）。五、问题商品（商品）（一）、问题货物的定义：“问题货物”是那些没有条码、条码错误或者包装规格错误的货品，而不包括不对板、质量低劣和即将过期的货物。（二）、问题货物的解决方式：出现问题货物时，收货部门即刻通知采购员或部门管理人员，采购员要第一时间到达收货现场解决问题。1、无条码但货品本身正确的货物，即刻打条码并让供应商贴上后收货。2、货品正确但条码与电脑系统中条码不一致时，即刻在电脑部修改过来后收货。采购员随后通知供应商确认以后此货品都用此条码，除非在送货前通知更改。3、货物正确，条码本身也与电脑系统中一致，但因条码印刷质量问题或本身不标准而导致不能扫描时，采购员立即到电脑部打印正确的条码，然后贴在原标签上收货，采购员随后要通知供应商下次避免出现问题。4、货物正确但规格不符时接收此批货物。但采购员要随后与供货商确认正确的规格并在电脑部修改或者要求供应商以后送抵的货物为正确包装。采购员确认收货后要在收货单上写明处理方式并签名。除以上情形之外的质量问题、包装损坏、单据不齐等情形，收货部门可自行决定拒收货物。（三）问题分类及处理问题分类问题处理措施实施部门A：欠中文标志1、要求供应商补贴中文标识；2、要求供应商提供临时中文标签、回执作核对；3、要求供应商提供有效的进口文件副本（卫检、动植物检疫证书）1、采购部2、采购部3、采购部B：欠进口食品卫检激光标志1、要求供货商提供或补贴激光标志；2、补贴激光标志表；3、要求供货商提供有效的进口文件副本（卫检、动植物检疫证书）1、采购部2、采购部3、采购部C：欠生产日期1、要求供应商提供生产日期资料；2、要求供应商印制生产日期标签；3、要求供应商或商场营业员加贴生产日期标贴。1、采购部2、采购部3、采购部/营运部D：欠国内注册经销商名称和地址1、要求供应商提供国内经销商名称地址的资料或标贴；2、由供应商或商场营业员加贴。1、采购部2、采购部/营运部E：欠净重重量单位1、要求供货商提供净重单位的资料或标贴；2、由供货商或商场营业员加贴。1、采购部2、采购部/营运部F：包装上与货架标价签上产地不同更正货架标价签营运部G：欠中文名称1、要求供应商提供中文名称；2、要求供应商或商场理货员补贴中文标签。1、采购部2、采购部/营运部H：欠原产地1、要求供应商提供原产地详细资料；2、要求供应商或商场理货员补贴原产地标签1、采购部2、采购部/营运部I：欠保质期1、要求供应商提供保质期资料；2、要求供应商或理货员补贴保质期标签。1、采购部2、采购部/营运部第九章、 关于价格（一）降价原则：销售缓慢的商品每周检查一次，对其进行降价之前，采购部管理人员与采购业务员共同制定一个促销商品的计划：1、演（展）示商品；2、将产品移至商场的另一个位置；3、加强陈列，使商品更好的销售；4、与供应商联系取得他的支持来降低价格。在进行以上活动四周后，商品仍不好卖，则要对商品进行降价处理： 遵守降价原则； 填写成本/零售价变更表。在降价销售过程中，必须检查降价是否有效，及是否需要进一步的降价。毛利大于10%的：第一次1/2； 第二次成本价；第三次低于成本10%；第四次低于成本20%。毛利小于10%的：第一次成本价； 第二次低于成本10%；第三次低于成本20%；第四次低于成本30%。若每周销售额在降价后低于15%，则依上所示，进行再次降价。（二）价格变更1、增长：向供应商提出推迟或取消成本增长，如不可能：1）与供应商谈判，在一段时间内以原价购买商品（6090天）2）如果确定此供应商不具有竞争力，可考虑其它的选择（同样或更好的供应商）填写、完成“成本变更表”。供应商成本增长书面报告必须在价格更改之前报管理人员批准，同时电脑部更改成本/零售资料。2、降低：供应商成本降低应提前或在生效期的当天立即更新。第十章、自有品牌政策（一）目的：建立品牌知名度，避免恶性价格竞争。获取较高的利润。（二）选择商品原则（符合一项或一项以上要求）：1、流转快，需求大。（纸巾、食用油等）；2、利润高（成衣、鞋、床用等）；3、品牌导向性不高（文具、调味料）4、利用促销能即刻引起客户购买欲的商品（鞋子）5、商品的质量不易受客户的抱怨，或该商品所需要的售后服务机会较少的。6、等级：中等到中上等，品质与价格成正比；7、价格：比同品质热销品牌的市价低2040%。8、供应商：生产技术好，专做来料加工。9、行销策略：竞争性价格，快讯，场内外灯箱，现场示范等促销。注：对竞争激烈的商品要视情况而调整。 第十一章、市场调查我们的目标是任何商品的零售价都不高于竞争对手。我们要敏感地收集、分析、处理市场（商品）信息；我们要注意商品的商场最低价格及心理价格，订定最有竞争力，同时又含合理利润的零售价，我们要考虑市场的竞争状况、价格敏感项目、促销、滞销品特卖及营业损耗等因素，订定市场最低价，塑造出非常有竞争力的价格形象。1、与谁竞争？：采购部门必须每周调查当地的竞争对手，调查大型卖场、当地食品经营者、士多店和传统批发市场。每个人都必须有一份清单，按商品种类划分，完全掌握竞争对手的价格情况。2、竞争什么？：所有相同的商品、牌子或可以比较的牌子（具有同样的尺寸，重量、质地和质量等）的商品。如果某件商品竞争对手的价格更低，必须注明在调查表中。价格更改与竞争调查表一起交管理人员 检查及审批。3、何时竞争？：市调至少每星期一次（通常星期四）。根据市场实际需要采取更频密的调查。低于我方成本价的商品必须每日巡查一次。任何低于成本价销售的商品必须获得总经理的批准方可执行。如果一个商品连续四周出现在竞争价格表上，必须再复查并同相应供应商讨论解决方式。4、如何竞争？：“竞争调查表”上的商品必须按对手类型分类及做相应处理。5、如果说对手价格低于我方成本价，我方将与之持平。我们的方法是调查对手的普通价位。对于对手的“促销”或“大优惠”商品及定量销售商品进行调查并跟随。优惠如实施了两周或更长时间，则视为正常价格而对其进行调整。对于农副产品因质量，等级差异等问题，对手的任何价格变动，我们都必须仔细复查。市调的目的是了解我方与对手的竞争谁占胜势。竞争分为价格竞争与非价格竞争。价格竞争分价格条件及折扣条件。非价格竞争有产品竞争及促销竞争。产品竞争分质量、设计及新产品。促销竞争有广告宣传、营业气氛、人员销售、服务态度、商品齐全度、陈列及标示、停车场、营业时间、售后服务等。采购部进行的市场调查，只是针对以上部分情况进行了解，分析并提出本部门权限内的相应对策。公司的每一位成员特别是采购部人员必须养成主动进行市调的习惯。我们需要随时地向供应商、消费者进行了解，探听对手的信息。了解、调查、整理对手的资讯，如付款情况，对手的各种活动（促销活动，公益活动），对手的进货渠道，对手的高层人事变动等等，并将以上信息及时反馈到管理人手里。任何一个关于对手的信息的收集，一个意见的反馈，都将决定最终谁占有更大的市场份额。第十二章、 礼品及馈赠规定公司在职员工无论职位高低，贡献大小都不可以接受向我公司出售、购买商品的客户所馈赠的或以其它形式为我公司服务时所提供的个人好处、礼物、小费、现金或样品等。采购员和供应商之间的清廉关系是彼此真诚合作的基础，基于其它方面的关系对于我们和客户都是没有好处的，我们所做的一切都是从我们的顾客和客户利益出发。所有员工不得以私人名义接受客户，供应商或有业务关系的公司的礼品、馈赠、小费、现金、样品等。礼品和馈赠包括：娱乐券、金钱或物品形式的佣金、回扣、样品、旅游、任何礼品等，收到上述礼品后都应退还，或交归公司所有。请客也属馈赠，与供应商进餐需得到店长级以上管理人员的批准并各付其款。员工以个人名义向供应商提出的任何要求都应由本人直接向公司店长级以上管理人员汇报。发现任何人接受上述规定之一的，将给予无薪解雇。收到礼品及馈赠时，由采购部记录在案，并转到收货部做赠品收货。第十三章、关于促销 在零售业，对外促销是用来不断传达公司形象给消费者的，店内促销是用以激起消费者的兴奋感。促销活动能使消费者在众多的商品中，吸引他们的注意，进而思考研究商品对他的利益，转而采购该商品。我们必须要有新商品，否则店内会变得很无趣，展示或试吃，提供特别价格，以增加业绩。在入口处展示吸引人的促销商品，收银台前的特价更醒目等。促销商品来源于畅销商品、占有率高、利润低、销量大的新产品及旧产品（有质量保证）。促销政策开始于星期五，结束于星期四，二周或四周为一期（同一商品不建议超过连续四周的促销）。促销方式及说明：1、采购快讯（优惠价快讯）：这是我们唯一经常和顾客联络的管道，半月或一月一次，直接寄（送）到有效客户手里，每次约100250种促销品或新商品，快讯上的商品必须可以在店内找得到。扩大特价商品排面，店内均有明显的标示，以吸引消费者的购买。其印刷成本大多由供应商赞助。2、端架：各走道两端的前端的货架较为明显，配合适当的标示及陈列，通常较易引起消费者的注意，商品最好经常变化，以增强新鲜感。3、特价区：若干商品集中陈列在一起易产生促销效果。4、吊旗或其它POP标示：一定主题的吊旗悬挂足够数量时，可引起消费者的购买欲，其他POP标示材料在商品附近，亦能产生类似的效果。5、现场示范或说明（试吃、试饮、试用等）：供应商直接派员的示范或说明，可增强促销的效果。食品，女性内衣，化妆品或新产品通常须要此种方式来销售。6、促销包装：供应商会定期提供有附送赠品的促销包装，以吸引消费者的购买，我公司尽量采购此种促销包装，加快商品的回转。7、收银机前展示8、广播：做一份能够吸引人的广播词交叉广播（一小时8次）。内容要值得大家注意，尽量播放一些轻音乐。9、抽奖活动及其他促销等创新而可行的活动应多加利用。10、展销：有促销小姐在现场，主要针对于新产品及竞争性产品，全部的让利及礼品由供应商提供。11、每个员工都想点子，拿出来一起讨论，不能总是等上面或其它部门的安排。一个有组织、干净清洁、满排面的商品、吸引人的特价品、明确地标示、友善的员工、不用排队付钱的店，就是最好的店内促销。新商品老商品（已有档案商品）三联验收入库单按订单或送货单直接 按订单入库 送货下 订单商品打码，进入卖场销售财务部收货部采购主管直接做验收入库并打印验收单或订单接收电脑室验商品条码和查对商品名称电脑室验商品条码和查对商品名称每种商品按订单收货并将订单及送货单送电脑室收货部供应商供应商采购部第十四章、业务总流程表第十五章、订货流程自采订货新合作的供应商订货已合作的新商品订货补货式订货采购员与采购经理(或其他授权人)共同外出采购,采购的商品需要临场由采购经理决定该供应商刚签定合同,采购员根据报价单及市场调查,制作订单,签名确认并将订单、合作情况呈送采购主管审核(合同必须经过经理级以上管理人员签名同意方可)该供应商已经在供货,但其所供货尚未有该品种,采购员根据报价单及市场调查,制作新品种订单,签名确认,并将订单呈送采购主管审核卖场员工(或促销员)在仓库补货完毕后,每日根据卖场销售及陈列量进行统计需要认货的商品,填写订货单(编号、品名、规格、条码、数量或重量等),交给部门主管审核确认经采购回来的商品必须由仓库人员与卖场人员共同验收核对采购主管审核该订单、合作情况，签名确认，并将订单、合作情况呈送采购经理审核采购主管审核订单,签名确认卖场组长/主管交订单汇总审核后,在每天晚上10点30分前将订单交给仓库主管确认,仓库主管在每天上午9点前将订单上交给采购员采购经理审核订单及合同,签名同意,并将订单退回采购主管,同时保管合同,如有疑问,退回采购主管重新制作订单采购经理审核该订单,签名同意,并将订单退回采购主管,如有疑问,退回采购主管重新制作订单采购员接收订单，签名确认后,交订单交给采购主管审核,采购主管审核订单,签名确认并汇总订单,跟进全场订货情况,所有订货过程完全由采购主管负责采购主管将订单汇总后统一交给电脑员打印,待条印完毕后,再至电脑房催收,审核打印的订单确认无误,将订货单立即传真或通知供应商按订单及时送货,并跟进到货情况(促销员的订单不必要打印订单,但须采购主管审核)采购主管将已经同意订单交给采购员,采购员立即传真订单给供应商通知送货,并跟进送货过程,同时将一份订单交给财务,一份交给收货部,一份自己存档(先给电脑部做商品及供应商基本资料输入)仓库人员按照打印的验收入库单,将商品定价并及时运货进卖场陈列,给卖场人员定出销售价格,如果无条码的,则预先由仓库粘贴好条码出卖场采购主管将已经签名同意的订交给采购员,采购员立即传真订单给供应商通送货,并跟进送货过程,同时将一份订单交给财务,一份交给收货部,一份自己存档(先交给电脑部做商品基本资料输入)仓库人员将送货单交给采购员进行定价,再给采购主管审核,接着交给电脑员输入来货资料第十六章、商品变价工作流程供应商传真或递送通知书对进价进行高速或对售价调整营业员进行市场调查,填写市场调查表。或营业员对滞销商品、问题进行统计采购员对价格调整通知书进行审阅营运部门的管理人员（领班或组长）对市场调查进行审核，作出调高、调低的价格建议营运部门管理人员将市场调查表送达采购主管进行价格调整确认采购员将价格调整通知送给采购主管进行审核采购主管对价格调整通知书或市场调查表进行充分审阅，作出价格调低或调高的决定，填写商品变价单，并签名确认，将商品变价单交给电脑员进行电脑改价，同时跟进整个变价过程电脑员对变价单进行查阅，确认已经通过最终决定人确认后即可以变价，在电脑中进行价格调整，需要打印价格标签的即刻打印价格标签，同时将价格标签交给卖场管理人员卖场管理人员接受变价单，确认已经通过，价格再次进行核准无误，即可以在电脑员进行价格调整时，同时安排员工及时调整商品的价格卖场员工按照卖场管理人员的吩咐，对商品变价的立刻进行变价，将原在的商品价格标签完全去掉，换上新的商品价格标签，注意商品包装上面原有的价格标示亦应去除，个别的POP亦应同时换掉第十七章、商品大宗订购流程1、电话接听2、办公室访问3、团购推广顾客到服务台或营业员接洽1、 接待客人2、 解释大宗购物程序及推销商品释疑3、 取得初步意向4、 注意在服务台必须有大宗购物说明及联系人、联系电话等顾客服务员或营业员、收银员1、 接听电话或接待客人2、 解释大宗购物程序及及推销商品3、 咨询释疑4、 取得初步意向5、 注意礼仪礼貌并立即解决团购问题办公室文员收银员民1、 了解清楚大宗购物的结算方式、购物优惠方案等；2、 帮助大宗购物顾客迅速买单；3、 做好大宗购物结算的记录；4、 请收银主管签字确认；5、 必须在设置一个大宗购物快速收银通道；6、 收银过程中必须有收银主管或领班在场；7、 要保证热情礼貌服务；8、 在大宗订购单上签字确认；将大