行政助理工作手册.docx

行政助理工作手册工作类别序号具体工作内容工作标准工作流程与汇报工具责任人配合人员前台工作1负责公司前台总机电话的接转、留言；员工外出登记监管；l 普通话l 使用标准用语：“你好，重庆同策公司”l 接听、转接及时l 总机接听转接l 总机接听留言（无人）告之外出员工l 前台离开，务必有人接替员工通讯录、员工外出登记表、加班登记表、留言簿前台相关人员2来访客人及招聘面试接待l 普通话l 茶水半杯宜通知被访人员前台相关人员3信件（快递）、报刊收发登记、发送、结账等清晰、及时、准确快递寄发人前台快递公司快递登记表、前台相关人员4酒店、餐饮、差旅票务预订与结款及时、准确、经济实惠预订结果以短信及时回复需服务人员与上级领导外联电话单前台相关人员5员工工牌与名片的制作、分发员工入职第二天必须制作工牌并交到新人手里（销售人员不做工牌）人事助理新人名单前台陈思前台新人名片申请人填写申请单前台新人知会函、名片制作申请、前台相关人员6图书报刊订阅、管理及报架整理订阅及时、报架随时保持有序。申请部门文电阅处单前台图书报刊订阅申请表、借阅登记表前台相关人员7协调处理物管相关事宜及其它前台工作白板笔、饮用水、水杯、打印纸等四类物资随时保持合理存量文电阅处单水票登记表前台相关人员工作类别序号具体工作内容工作标准工作流程及汇报工具责任人配合人员办公环境管理1负责办公植物的规划与管理（租赁、养护、摆放、更换）花卉修护、更换及时、摆放合理。常规汇报文电阅处单行政助理相关人员2检查与监督公司总部办公环境的整洁每日早上按保洁内容标准巡检办公环境常规汇报办公环境标准行政助理相关人员3根据人事要求安排员工座位并进行监督管理及时落实到位人事经理行政助理安排员工座位办公用品领用登记表行政助理相关人员工作类别序号具体工作内容工作标准工作流程及汇报工具责任人配合人员办公安全1负责公司所有门、柜钥匙的保管领用与登记综管部、副总经理每人一把钥匙；另增加一把作为加班备用。常规汇报领用登记表行政助理相关人员2负责公司日常办公物资安全非公司人员勿入原则；随手关闭办公室大门；加班人员申请的钥匙第二天必归还至前台。常规汇报领用登记表前台相关人员工作类别序号具体工作内容工作标准工作流程及汇报工具责任人配合人员文件与信息管理1各类行政文件拟文与流转及时、准确、分类明确拟文审核发文参照各类表单与模板行政助理相关人员2与公司有关的重要文件、规定、信息的催收、整理、保管和借阅及时、准确；分门别类有序保管常规汇报参照各类表单与模板行政助理相关人员3业务部门项目档案存档及管理催收及时、保管清晰完整行政助理部门指定人员项目资料存档文档接收登记表、项目资料目录行政助理相关人员工作类别序号具体工作内容工作标准工作流程及汇报工具责任人配合人员办公设施维护与管理1负责公司办公家具、复印机、电话机、传真机、网络、打印机、空调、饮水机等办公设备的管理及维护工作设备操作规范饮水机两月清洗一次；常规汇报与申请物资设备故障常见一览表、物资设备使用说明表前台相关人员工作类别序号具体工作内容工作标准工作流程及汇报工具责任人配合人员办公用品、低值易耗品管理1供应商考核及评估，选择适合公司采购需求的供应商货比三家，经济实惠、服务良好询价文电阅处单审批采购验收登记归位或分发使用监管供应商名录、文电阅处单、外联电话单行政助理相关人员2办公用品、低值易耗品申购及采购 行政助理相关人员3办公用品、低值易耗品收发存废管理，建立物资台帐（每月部门汇总）行政助理相关人员工作类别序号具体工作内容工作标准工作流程及汇报工具责任人配合人员办公物资收、发、存、借借1所有办公物资采购的验收、登记、保管、发放、使用监管准确、安全、及时采购验收登记归位或分发使用监管物资登记表、物资领用表行政助理相关人员2所有办公物资的领用、外借管理准确、及时常规汇报物资外借登记表行政助理相关人员工作类别序号具体工作内容工作标准工作流程及汇报工具责任人配合人员员工宿舍管理1宿舍申请、审批、租赁、退租、续租等工作执行及时，将公司宿舍管理规定准确传达到位。需求人员填写宿舍申请表案场专案批准行政专员复核行政经理审核区域经理审批需求人员签定合同所属部门行政助理租赁合同存档案场女专（行政人员）办理入住手续宿舍管理签字确认表、宿舍退房表、房屋租赁合同行政助理相关人员2宿舍设备物品使用检查，确保使用状况良好常规汇报宿舍入住情况表、房屋租赁清单行政助理相关人员3宿舍卫生与安全状况检查，杜绝各类不良事件的发生常规汇报行政助理相关人员工作类别具体工作内容工作标准工作流程及汇报工具责任人配合人员1会前通知：拟定通知并在群内公告，有必要须口头通知会议通知内容明确行政助理主动向领导确认会议内容并提前通知。会议请假单、培训请假单行政助理相关人员2会前准备：笔记本电脑、投影仪、录音笔、照相机、签到表、白板笔等。设备能正常使用，白板笔能正常书写所有会前设备从综管部行政助理（罗丽）处领出。物资领用登记表、签到表行政助理物资保管员3会中：拍照、录音、会议记录（根据需要）所有材料均能实际体现会议精神及风貌和内容。拍照、会议记录需同时进行的情况下，由行政助理与其它协助人员一同处理。行政助理其它协同人员4会后：签到表存档、照片及录音材料整理存档、设备收纳会议纪要以电子档形式整理存放于专门的文件夹、其它视频、音频文档存放亦同。所有文档执行人员自留一份，同时以电子邮件的方式传送一份到直属领导处。行政助理相关人员5其它：会议食品、鲜花等根据会议需要准备联系会议主持人明确会议需求。文电阅处单、借款申请单、行政助理相关人员工作类别序号具体工作内容工作标准工作流程及汇报工具责任人配合人员制服管理1协助主管落实制服的制作、起用及统计结算经济实惠、及时提出申请项目负责人签字综管部领导签字副总签字上传三区三区领导审批制服申请单行政助理相关人员2员工着装检查与监督严格按工作常检查表执行常规汇报日常规范检查表行政助理相关人员工作类别序号具体工作内容工作标准工作流程及汇报工具责任人配合人员企业文化1文化墙更新、文化宣传活动配合及时，张贴有序宣传资料行政助理陈思制作或打印张贴行政助理相关人员2协助上级主管组织各类团康活动行政助理相关人员工作类别序号具体工作内容工作标准工作流程及汇报工具责任人配合人员行政常规费用统计、核算、缴纳1各类办公费用结算和统计工作（房租、物管、网络、电话等）准确、及时单据制作领导审核财务领借款申请单、现金付款申请单、银行付款申请单行政助理相关人员2定期统计并分析行政采购成本及行政事务成本情况，按时上报上级主管，并提出合理化建议准确自我审核领导审核行政助理相关人员工作类别序号具体工作内容工作标准工作流程及汇报工具责任人配合人员其它1集团要求各项行政数据报表的整理上报按时、按模板准确提交行政助理提交报表综管部领导审核