项目管理系统操作手册.doc

甲甲 方方北京城建集团 文件名称文件名称 北京城建集团项目管理系统操作手册 基本操作 篇 V1 0 编编 写写 人人中国建筑科学研究院 建研科技股份有限公司 日日 期期2010 12 08 系系 统统 操操 作作 手手 册册 项目管理信息系统项目管理信息系统 基本操作篇 编 制 说 明 一 编写目的一 编写目的 项目管理系统涉及的业务复杂繁多 同时操作软件的人员不仅具有一定的计算机基础同时又 要能够熟悉本部门的业务 为了使最终用户能够掌握该软件以及软件中涉及到的各项业务 我们 特地编写了本说明书 目的是使最终用户能够熟练掌握本软件的基本操作 同时通过对各个部门 业务的讲解也能够使用户对涉及到的业务有所熟悉 提高工作效率 因此本说明书不仅是软件的操作说明 同时也可以作为企业项目管理业务管理培训的基本教 材之一 二 面向读者二 面向读者 本说明书主要面向背景城建集团 各总承包部 各项目部等各级各部门的业务操作人员 企 业管理人员 IT 系统管理员 三 特别说明三 特别说明 说明书中出现的演示数据为了方便说明软件系统的功能 不一定是企业真实的数据 最终用户是指操作该软件的集团各业务部门人员 各总承包部业务部门人员 各项目部人员 目 录 1软件基本介绍软件基本介绍 1 1 1软件的适用范围 1 1 2软件的基本架构与特点 1 1 3客户端计算机的运行要求 1 2软件基础操作软件基础操作 2 2 1进入系统准备事项 2 2 1 1关闭IE弹出窗口阻止程序 2 2 1 2设置信任站点 3 2 1 3设置ActiveX 5 2 1 4Win7和vista家庭版设置 6 2 1 5软件下载 8 2 2如何进入系统 9 2 3系统主页基本情况 10 2 3 1主菜单区 10 2 3 2我的桌面工具 11 2 3 3内容区 13 2 3 4内容区设置 14 2 3 5系统功能区 14 2 4系统基本操作 15 2 4 1如何修改密码 15 2 4 2如何新建数据 16 2 4 3如何修改数据 17 2 4 4如何删除数据 17 2 4 5如何进行查询 18 2 4 6如何为表单挂附件 18 2 4 7项目级数据录入特点 19 2 4 8如何操作知识库 19 2 4 9如何操作流程 20 2 4 10业务系统中如何处理流程 25 2 5系统使用权限 27 3系统编码规则系统编码规则 30 3 1客商编码 30 3 2投标项目编码 30 3 3合同编码 30 3 3 1业主合同编码 30 3 3 2其他合同编码 30 3 3 3合同补充协议编码 31 第 1 页 1 软件基本介绍软件基本介绍 1 1 软件的适用范围软件的适用范围 1 适用于北京城建集团工程承包业务 2 适用于集团公司 各总承包部 项目部等和部门人员在系统中执行其项目管理的业务 3 适用于北京城建集团工程总承包项目的管理 运行 1 2 软件的基本架构与特点软件的基本架构与特点 1 软件基于三层 B S 架构 服务器端运行于 Windows 2000 2003 Server 的 IIS6 0 上 数据库采用 MS SQL Server 2005 客户端通过浏览器连接服务器端的 Web 程序 实现系统的集中管理与部署 2 能够满足施工总承包特级资质信息化考评的要求以及各业务管理工作的需要 3 系统是分层次的 从基础数据填报到信息查询 统计 分析等方面 实行项目部 总承包部 集团公司总部三级管控模式 实现项目级和企业级管理和数据运行统一平台 4 系统是可扩展的 系统可以随着业务变化 可以对流程进行随时调整 5 系统是结构化的 项目管理是系统工程 各业务数据是可以实现纵 横向业务管理及数据的流 转和互动 各部门业务工作和在系统上协作进行 6 系统是安全的 通过授权 各层次 各部门 各人员在系统上各司其职 只能做自己应该做的 事情 7 系统是业务的真实反映 软件系统以城建集团工程总承包项目管理业务为核心 将复杂的业务 以简单的操作形式体现出来 用户通过日常的业务操作 能够及时查看 汇总 管理所需要的数据 提 高办公效率 8 与企业管理业务工作紧密结合 方便实用 软件界面简洁 易于理解 用户能够快速上手 9 通过收集 分析 反馈等手段 及时掌握各项管理业务的相关信息 1 3客户端计算机的运行要求客户端计算机的运行要求 1 最低硬件要求 CPU 要求 E5300 或以上 512MB 内存 20GB 硬盘空间 2 软件要求 MS Windows 98 2000 XP 操作系统或以上 IE6 0 以上版本的浏览器 3 网络环境 企业内部至少具有 10M 100M 的局域网 如果需要进行远程办公 企业需开通外网 IP 地址 采用静态 IP 地址和动态 DNS 均可 外网的带宽不低于 10M 以保证良好的数据传输 第 2 页 2 软件基础操作软件基础操作 本章主要讲述软件的基本操作 本章适用于系统中所有用户 掌握好软件的基本操作是能够使用好 本系统的基础之一 本章讲解的内容浅显易懂 在实际学习中结合本章所讲述的内容 对照本部门的业务参照软件界面 可以实际进行操作演练 个别部门的业务在界面显示上略有区别 但是基本原理类同 2 1 进入系统准备事项进入系统准备事项 系统是基于 B S 架构的 程序和数据库统一部署在城建集团的服务器上 用户计算机仅需要安装 IE 浏览器就可以通过网络对系统进行访问 但是在访问系统之前 需要对 IE 浏览器进行一些必要的设置 2 1 1 关闭关闭 IE 弹出窗口阻止程序弹出窗口阻止程序 步骤一步骤一 系统登录时 有时会被当做广告被 IE 拦截 表现为登录后 IE 界面突然消失的现象 步骤二步骤二 打开 IE 浏览器 点击菜单栏的 工具 选择 弹出窗口阻止程序 P 在子菜单中选择 关闭弹出窗口阻止程序 2 1 2 设置信任站点设置信任站点 步骤一步骤一 本设置是将城建集团网址设置成 IE 可以信任的网站 如果不设置 具体表现为系统登录后 第 3 页 部分模块获界面打不开 特别是针对某些需要运行外置程序的功能 例如 WebOffice 进度管理 步骤二步骤二 打开 IE 浏览器 点击菜单栏的 工具 选择 Internet 选项 步骤三步骤三 在弹出的窗口中选择 安全 标签 然后点击 信任 图标 在点击 站点 按钮 第 4 页 步骤四步骤四 在弹出的界面中取消 对该区域中所有站点要求服务器验证 https 的选择 然后在 将 该网站添加到区域 的编辑框中输入网址 然后点击 添加 再输入网址 然后点击 添加 再输入网址 然后点击 添加 最后点击关 闭 第 5 页 2 1 3 设置设置 ActiveX 步骤一步骤一 本步骤设置主要是针对使用外部程序的模块 目前使用外部程序的模块主要包括 进度管 理 合同管理 技术中心 步骤二步骤二 打开 IE 浏览器 点击菜单栏的 工具 选择 Internet 选项 步骤三步骤三 在弹出的窗口中选择 安全 标签 然后点击 信任 图标 在点击 自定义级别 按钮 第 6 页 步骤四步骤四 在弹出的窗口中 选择 ActiveX 控件和插件 将其下各子项全部选择为启动 然后点击 确定 2 1 4 Win7 和和 vista 家庭版设置家庭版设置 步骤一步骤一 目前流行的计算机默认安装 Win7 或 Vista 家庭版 对于这样的 windows 版本 用户使用系 统的权限很低 系统存在一些需要安装程序才能使用的模块 例如进度管理 技术中心等 对于这些程 序的安装 需要有一定的权限才能安装并正常运行 步骤二步骤二 打开 windows 系统的 控制面板 选择 用户账户 在用户账户界面中 点击 更改用 户账户设置 在弹出的界面中 将游标拖至 从不通知 点确定退出 第 7 页 步骤三步骤三 打开 IE 浏览器 点击菜单栏的 工具 选择 Internet 选项 步骤四步骤四 在弹出的界面中 选择 高级 的分签 然后将 启动内存保护帮助减少联机攻击 的选 择取消 第 8 页 2 1 5 软件下载软件下载 步骤一步骤一 进度管理需要下载并安装 pkpt 进度控件 才可以运行 技术中心需要下载安装 weboffice 才能正常运行 步骤二步骤二 点击项目管理系统菜单 软件下载 在如下界面中选择下载控件 并安装 第 9 页 2 2 如何进入系统如何进入系统 步骤一步骤一 启动 IE 浏览器 在 IE 地址栏中输入网址 进入系统登陆界面 步骤二步骤二 输入个用户名和密码 默认给定用户名密码如下所示 用户名 姓名全拼 如果重名 请在姓名后加1 如果还不行 加2 以此类推 初始密码 身份证后六位 没有在人力资源登记的人员密码初始为000000 步骤三步骤三 目前项目管理的人员 部门全部是从人力资源自动同步过来的 如果用户按照步骤二要求 录入用户名密码 但系统提示当前用户不存在时 表明当前用户在人力资源中登记 用户需要找人力资 源部要求增补用户数据 步骤四步骤四 系统默认是以全屏的方式登录系统 如果想保留 IE 工具栏和菜单栏 全选择 普通 然 后点击 登录按钮 步骤五步骤五 系统门户界面如下所示 门户主要包括以下三个区域 1 区域一是 5 大系统入口 从这里直接进入各系统 2 区域二主要体现用户在 OA 项目管理和技术中心系统需要做的事情 主要包括代办流程 通知通告 系统消息 内部邮件 3 区域三是流程中心 统一处理来自 OA 项目管理 技术中心的流程 第 10 页 1 1 5 5大大系系统统入入口口 从从 这这里里直直接接进进入入各各系系统统 2 2 用用户户当当前前的的代代办办流流程程 集集团团通通 知知通通告告 系系统统消消息息 内内部部邮邮件件 3 3 流流程程中中心心统统一一处处理理 来来自自O OA A 项项目目管管理理 技技术术中中心心的的流流程程 步骤六步骤六 用户点击区域一中的 项目管理 将直接进入项目管理系统 2 3 系统主页基本情况系统主页基本情况 系统主页界面如下所示 主要包括以下五大区域 1 1 主主菜菜单单区区 3 3 内内容容区区 5 5 系系统统功功能能区区 4 4 内内容容区区设设置置 2 2 我我的的桌桌面面工工具具 2 3 1 主菜单区主菜单区 这里主要包括 17 个主要的系统模块和一个流程中心模块 如下表所示 第 11 页 序号序号模块名称模块名称序号序号模块名称模块名称 1投标管理10劳务管理 2立项管理11进度管理 3合同管理12成本管理 4客商管理13技术管理 5招标管理14质量管理 6计划管理15安全管理 7统计管理16消防管理 8物资管理17竣工管理 9设备管理18流程中心 2 3 2 我的桌面工具我的桌面工具 1 我的流程我的流程 功能说明见 流程中心 一节的 2 我的消息我的消息 1 新建短消息 用户在这里向别的用户发送消息 发生成功后 接受用户登录系统后 可以 看到发送给自己的消息 2 我的收件箱 这里列出当前用户收到的消息 3 我的发件箱 这里列出当前用户发送过的消息 3 我的快捷方式我的快捷方式 用户可以将自己常用的菜单设置成快捷方式 在这里直接启动 2 3 2 1 发送系统短消息发送系统短消息 步骤一步骤一 点击 新建短消息 菜单 系统出现以下界面 第 12 页 步骤二步骤二 输入消息标题 消息内容 并点击 选择员工 按钮 在弹出的界面中选择一个或多个消 息接收用户 点击 确定 步骤三步骤三 接收消息的用户登陆系统后 右下角会自动弹出消息提醒 同时内容区的我的消息也会显 示新收到的消息 2 3 2 2 新建快捷菜单新建快捷菜单 步骤一步骤一 选择想要设置成快捷方式的系统菜单 点击已经 选择 添加快捷方式 步骤二步骤二 在弹出的界面中输入快捷方式名称 排序及排列方式 点击 保存 按钮 第 13 页 步骤三步骤三 在主页 我的桌面工具 区的 我的快捷方式 中直接启动快捷菜单功能 2 3 3 内容区内容区 1 在建项目列表 这里显示在建的项目 点击可以查看项目基本情况 2 我的流程 这里显示想要当前用户办理的流程 点击可以直接处理流程 3 我的消息 这里显示当前用户就是到的系统消息 点击可以打开消息 4 需要填报的项目计划 这里列出需要当前用户填报的项目计划 来自进度管理模块的内容 点 击可以直接填报当月计划完成情况 2 3 4 内容区设置内容区设置 第 14 页 从左到右依次为 1 添加被隐藏项目 内容区的内容关掉后 可以从这里再次添加 2 全部展开 将内容区的几个分签都打开 3 全部折叠 将内容区的几个分签都合起来 4 一栏布局视图 内容区变成一列显示 5 二栏布局视图 内容区变成二列显示 6 三滥布局视图 内容区变成三列显示 2 3 5 系统功能区系统功能区 1 返回主页 点击返回主页 2 修改密码 项目管理中不能修改密码 只能到 OA 中修改 3 重新登录 退出系统 显示登录界面 4 项目设置 用户针对自己权限范围内的项目 设置项目是否可见 如图所示 系统仅显示当前 用户权限范围内的项目 用户只需勾选项目并保存就可以了 之后在系统中 仅给用户呈现被勾选了的 项目 当用户需要看其他项目时 在这里重新勾选就可以了 5 系统切换 可直接进入 OA 协同办公系统 6 当前用户信息 显示当前用户姓名 部门 以及天气 注意 如果用户发现自己部门不正确时 可能是人力资源没有将用户的调整到新部门 需要找人力资源部申请部门变更 第 15 页 2 4 系统基本操作系统基本操作 2 4 1 如何修改密码如何修改密码 步骤一步骤一 用户第一次登录系统 应该首先修改密码 密码修改应该统一到 OA 系统中修改 项目管 理系统中是无法修改密码的 步骤二步骤二 将鼠标移至系统右上角 系统切换 显示下拉菜单 点击 OA 协同办公系统 步骤三步骤三 自动进入 OA 系统 点击上部 个人消息 图标 步骤四步骤四 系统显示个人信息 包括个人密码修改 输入就密码 并输入两次新密码 点击 保存密 码 密码修改成功 第 16 页 2 4 2 如何新建数据如何新建数据 步骤一步骤一 点击任意主菜单 系统左侧和内容区都显示其子菜单 步骤二步骤二 选择相应子菜单 如 项目立项登记 系统一般以列表的形式显示已经做过的信息 第 17 页 步骤三步骤三 点击上部工具栏 新建 按钮 这个按钮是受权限控制的 没新建权限的用户是看不到这 个按钮的 在弹出的新建界面中 填入相应的表单信息后 点击保存退出 2 4 3 如何修改数据如何修改数据 同 2 4 1 在步骤二中点击修改项的 打开 列 打开进行修改 修改 是受权限控制的 没修改权 限的用户是只能打开查看 不能修改内容 2 4 4 如何删除数据如何删除数据 同 2 4 1 在步骤二中点击删除项的 删除 列 删除 是受权限控制的 没删除权限的用户是看不 到删除列的 第 18 页 2 4 5 如何进行查询如何进行查询 同 2 4 1 在步骤二中 用户可以在查询区填入查询条件 这里的查询全部是模糊查询 例如要查 中国博物馆项目 仅需要在项目名称输入 博 就可以了 输入完成后 点击工具栏的 查询 按钮 执行查询 清空 按钮可以清空查询条件内容 2 4 6 如何为表单挂附件如何为表单挂附件 步骤一步骤一 同 2 4 1 在步骤三的表单界面 点击上部工具栏中 添加附件 并在弹出的界面中点击 浏览 选择本地文件后 点击 保存 这里不限制文件类型 鉴于上传速度 不建议上传超过 20M 的附件 如果大于 20M 可以压缩或分多个文件上传 步骤二步骤二 此时可以保存多个附件 完成后点击关闭 退回表单界面 注意 一点要点击表单界面的 保存 按钮 附件才真正保存并和表单关联 步骤三步骤三 下次打开表单 就可以看到 附件列表 1 数字标识了附件个数 打开可以下载附件 第 19 页 2 4 7 项目级数据录入特点项目级数据录入特点 1 以上各种基础操作适用于全部系统的数据录入功能 但是需要注意 当用户录入项目级数据的 时候 用户点击菜单 系统首先显示当前用户拥有权限的项目列表 这就说明 用户如果没有某个项目 的权限 他是无法操作这个项目数据的 2 用户点击 进入 进入一个项目 然后按照前面的操作 对当前项目数据进行增删改操作 2 4 8 如何操作知识库如何操作知识库 在质量管理 安全管理 技术管理 消防管理模块中 都有一个知识库管理模块 知识库的操作与 Winddows 的资源管理器的操作习惯和方式类似 如下图所示 左侧是树状文件夹结构 点击任意一个文 件夹 右侧显示当前文件夹下的子文件夹和文件 右侧工具栏的几个主要操作如下所述 1 新建 这里可以新建文件或文件夹 文件夹直接新建 默认名称为 新建文件夹 新建文件时 系统会要求用户上传一个本息文件 2 编辑 包括复制 剪切 粘贴 重命名 删除 都是对当前选中的文件或文件夹操作 同时 第 20 页 用户也可以选择一个文件或文件夹 鼠标左键按下不动 把它拖动到到另外一个文件夹下 3 上级 返回上级目录 4 打开 打开一个选中的文件 自动调用当前计算机的软件打开相应类型的文件 5 下载 可以讲一个文件下载到本地计算机 要在有下载权限的菜单下操作 6 属性 查看当前文件或文件夹的扩展属性 7 缩略 显示方式改变 不在以列表方式显示 以小图标的方式显示文件或文件夹 8 导出 将当前文件夹下的文件列表导出到 excel 只导出文件名称 9 查询区 全局查询文件 本区默认是收缩在左侧 点击上部的小按钮才会打开 2 4 9 如何操作流程如何操作流程 流程操作主要是在 流程中心 模块 主要包括以下功能 2 4 9 1 工作流程发起工作流程发起 步骤一步骤一 在此栏目下 当前用户可以发起自己范围的业务流程 步骤二步骤二 选择需要发起的流程菜单 点击菜单 步骤三步骤三 下面的说明以 施工组织设计审批 集团 为例 其他流程操作一致 点击菜单 显示如 下流程发起界面 在 发起任务名称 栏填入流程名称 例如 某项目施组审批流程 集团 点击确 定 步骤四步骤四 系统显示流程发起详细信息填报界面 根据审批表单的要求 将表单内容填写完成 第 21 页 步骤五步骤五 然后需要用户选择处理人 用户可以通过两种方式选择处理人 1 点击 进入直属处理人选择页面 点击选择详细处理人 第 22 页 勾选处理人后点击确定完成处理人选择操作 2 点击进入示意流程图页面 步骤六步骤六 除此之外用户还可以在进行如下操作 第 23 页 1 流程需要添加附件的话 可以点击左侧的 快速通道 中的 添加附件 的按钮 2 点击 查看附件 可以查阅已经上传的附件信息 3 如果对流程不太熟悉或是不清楚流程流转到哪一步的时候 点击 查看流程图 按钮 图中的注 解会加深用户对流程的理解成度 使其更加方便的使用流程 4 审批签章 里用户可以选择审批用的图章 5 表单暂存 可以暂时将已填写的表单进行保存 步骤七步骤七 最后 完成所有选择 设置后点击启动流程 完成流程发起操 作 2 4 9 2 我的待办流程我的待办流程 步骤一步骤一 我待办的流程表示需要我来处理的流程 也就是流程已经流转到我这里 有两个地方可以 看到并处理 1 第一个地方就是在登录系统后 在主页界面中 我的流程 栏位会显示出需要我处理的流 程 这一般是用户登录系统第一步需要办理的事情 直接点击流程名称就可以处理流程 2 第二个地方就是在流程中心的 我的代办流程 步骤二步骤二 点击 我的待办流程 栏目 进入当前用户待办流程的处理界面 如下图 步骤三步骤三 点击 进入流程办理页面 操作同 工程流程发起 第 24 页 步骤四步骤四 用户可以直接填写意见 选择处理人后提交到下一步处理 此外还可以进行如下操作 除了直接处理 还可以点击查看到当前步骤为止所有的审批意见 如 2 4 9 3 我的已办流程我的已办流程 在这里用户可以查看所有自己参与并且已经处理过的流程信息 点击 查看 按钮 可以查看所选 流程的处理信息 2 4 9 4 我发起的流程我发起的流程 在这里用户可以通过不同的类别 方便的查找到自己发起的各种流程 点击 表单 意见 流 程图 按钮 可以查看流程相关信息 第 25 页 2 4 9 5 我参与的流程我参与的流程 在这里列出的是但前用户参与处理的所有流程 点击 表单 意见 流程图 按钮 可以查看 流程相关信息 2 4 10业务系统中如何处理流程业务系统中如何处理流程 2 4 8 一节中描述的是如何在流程中心集中处理流程 对于一个需要流程业务来说 一般在业务模块 中都会有相应的台账 如何在相关台账中发起流程呢 以下还是以 施工组织设计审批 集团 为例进 行说明 步骤一步骤一 点击技术管理中 施工组织设计审批 集团 菜单 系统显示如下列表 列表中与没有 流程的表单列表会多出一列 流程状态 同时在工具栏中会显示按钮 审批 按钮 用户有两种方式发 起流程 1 直接点击 审批 按钮发起流程 操作同 2 4 8 1 2 新建一个表单 并保存之后 并且修改无误之后 直接点击 编辑 按钮 打开表单 发 起流程 下面着重以这种方式进行介绍 第 26 页 步骤二步骤二 用户先新建一个审批表单 点击 新建 按钮 填写相应信息之后 保存退出 步骤三步骤三 在列表中点击需要审批的表单的 编辑 按钮 显示如下界面 点击工具栏的 审批 按 钮 系统显示如下流程发起界面 填写流程名称 点击确定 显示流程详细信息 以后的处理同 2 4 8 1 步骤四步骤四 这里需要注意步骤一所说的列表中的 流程状态 列 有三种状态 1 未发起 表单新建保存后的默认状态 此时点击 编辑 依然可以修改表单 2 处理中 发起流程后 但流程还没有流转完成时 3 已结束 流程流转完成后 步骤五步骤五 这里需要注意 当流程状态处于 处理中 已结束 时 用户是不能修改表单的 当点 击 编辑 或者 流程状态名称 按钮时 系统显示流程处理的详细信息 是不能修改任何东西的 第 27 页 2 5 系统使用权限系统使用权限 1 任何一个用户在项目管理系统中都需要有两个权限 业务权限 用户的岗位职责 体现在系统中 就是