ASA Excel自动填表_用户操作手册.doc

AsaSoft Excel自动填表程序用户操作手册（V1.2正式版）【程序说明】【程序启动】【软件界面】【初始视图】【数据表视图】【样式表视图】【生成文件视图】【完成视图】【软件注册】一、程序说明【返回顶部】Excel自动填表程序是AsaSoft出品的一个通过数据表自动生成信息表的软件，可广泛适用于各类填表应用中。举例说明：本公司有100名员工，所有员工基本信息都已录入员工基本信息表（表1），现在需要对每位员工都建立员工信息卡片（表2），如果对每个员工信息都逐个录入的话，工作量势必会非常大。能不能将员工基本信息表（表1）中的对应数据自动填入到员工信息卡片（表2）中呢？（表1） 上表 员工基本信息表 （表2） 上表 员工信息卡片答案是肯定的！Excel自动填表程序正是用于解决此类问题的一个利器！二、程序启动【返回顶部】Excel自动填表程序是一个绿色软件，软件只有一个文件，无需安装，下载或拷贝主程序即可使用。ASA Excel自动填表1.2.exe为执行主程序，双击即可启动程序。DATA为程序数据目录，与主程序位于同一目录，若此目录不存在，程序运行时会自动创建。DATA数据目录下有4个文件，若某个文件不存在，程序运行时会自动创建。1、ASA Excel自动填表_测试数据表.xls为提供给用户用于测试软件功能或学习操作时使用的数据表。2、ASA Excel 自动填表_测试样式表.xls为提供给用户用于测试软件功能或学习操作时使用的样式表。3、ASA Excel自动填表_用户操作手册.mht为程序说明书，即本文档。4、Config.DAT为配置文件，此文档内存储用户操作习惯数据及用户注册信息数据。三、软件界面【返回顶部】软件启动后初始界面如下：Excel自动填表仅需3步：第一步：导入填表数据；（即上例中的表1）第二步：导入填表样式；（即上例中的表2）第三步：生成单表文件。软件采用过程控制方法设计，使用窗口左上方的导航区可方便的对每一过程进行操作。导航区如下图：导航区中红色显示的按钮表示现行所处操作位置，绿色显示的按钮表示当前可以操作的步骤，灰色显示的按钮表示当前不可操作的步骤。绿色显示的连线表示当前正在进行的过程，灰色显示的连线表示当前没有完成的过程。导航区共有5个按钮，具体功能如下：1、开始按钮 按下开始按钮返回到程序初始页面。2、数据按钮 按下数据按钮进入填表第一步。3、样式按钮 按下样式按钮进入填表第二步。4、生成按钮 按下生成按钮进入填表第三步。5、完成按钮 按下完成按钮结束填表任务进入完成页面。窗口右上方信息区提供有关软件版权信息与软件操作帮助信息和软件注册的相关内容。信息区有如下3个按钮，具体功能如下：1、注册按钮 按下注册按钮可打开注册窗口进行软件注册。注意：未注册软件单次最多只能生成3个单表文件，注册后最多单次可生成65535个单表文件。2、帮助按钮 按下帮助按钮可显示即时帮助信息，程序会根据用户现行操作状态对用户的后续操作进行提示。3、关于按钮 按下关于按钮可显示软件相关信息。要关闭此信息只需用鼠标移过显示信息即可。四、初始视图【返回顶部】初始视图操作区有如下3个按钮，具体功能如下：1、查看操作说明 按下查看操作说明按钮会显示用户操作手册，即本文档的内容。2、获取使用授权 按下获取使用授权按钮，会连接本软件销售网站，用户可在网站中购买软件使用授权。3、反馈错误信息 按下反馈错误信息按钮，用户可将对软件的意见建议通过邮件发送给我们，以便我们对软件进行改进。注意：发送反馈邮件会使用本工作室内部邮件账号及密码，不需要用户登录邮箱以保护用户邮箱安全。五、数据表视图【返回顶部】数据表：即提供数据的Excel表格。（如前例中的表1）数据表视图包含如下2个按钮，具体功能如下：导入数据表 按下导入数据表按钮将打开导入数据表规则窗口，如下：1、文件名称是指要导入数据表的Excel文件名，用户可通过文件名称编辑框右侧的浏览按钮选择文件，也可以在文件名称编辑框中直接输入或粘贴文件名称。2、表格序号是指要从Excel文件的第几个表格导入数据，表格序号从1开始。3、导入格式是指是否导入Excel表格中单元格的显示格式。导入格式会使导入的速度变慢，不导入格式会使显示的效果变差。是否导入格式用户可酌情选择。通常建议数据表不导入格式。注意：数据表用于提供填表数据，所以数据表中被合并的单元格导入后都将被拆分开。4、首行行号是指要从指定表格的第几行开始导入数据，首行行号从1开始。5、首列列号是指要从指定表格的第几列开始导入数据，首列列号从1开始。6、数据行数是指要从首行行号开始导入多少行数据。7、数据列数是指要从首列列号开始导入多少列数据。8、按下自动计算按钮可自动计算指定Excel数据表文件中数据区域的首行行号、首列列号、数据行数和数据列数。注意：数据行数和数据列数如果设置为0，则表示由程序自动计算数据行数或数据列数，计算的规则为自首行行号或首列列号开始至向下或向右检索到第一个空单元格位置范围内的行数或列数。如果指定首行行号或首列列号中间存在空单元格，则从该空单元格向下或向右的其它内容将不会被导入。所以在此种情况下，用户应指定要导入的数据行数或数据列数，以避免导入数据少于实际数据的情况。规则确定后数据表数据被导入。清空数据表 按下清空数据表按钮可以清空已导入的数据表。六、样式表视图【返回顶部】样式表：即要生成信息表的Excel表格模板。（如前例中的表2）数据引用：即指定样式表中某一单元格数据来源于数据表中哪一列的信息。样式表视图包含如下3个按钮，具体功能如下：导入样式表 按下导入样式表按钮将打开导入样式表规则窗口，如下：1、文件名称是指要导入样式表的Excel文件名，用户可通过文件名称编辑框右侧的浏览按钮选择文件，也可以在文件名称编辑框中直接输入或粘贴文件名称。2、表格序号是指要从Excel文件的第几个表格导入数据，表格序号从1开始。3、导入格式是指是否导入Excel表格中单元格的显示格式。导入格式会使导入的速度变慢，不导入格式会使显示的效果变差。是否导入格式用户可酌情选择。通常建议样式表导入格式。注意：样式表是填表的模板表，需要在样式表中设置数据引用关系，所以样式表中被合并的单元格导入后都将被拆分开。4、首行行号是指要从指定表格的第几行开始导入数据，首行行号从1开始。5、首列列号是指要从指定表格的第几列开始导入数据，首列列号从1开始。6、数据行数是指要从首行行号开始导入多少行数据。7、数据列数是指要从首列列号开始导入多少列数据。8、按下自动计算按钮可自动计算指定Excel样式表文件中数据区域的首行行号、首列列号、数据行数和数据列数。注意：数据行数和数据列数如果设置为0，则表示由程序自动计算数据行数或数据列数，计算的规则为自首行行号或首列列号开始至向下或向右检索到第一个空单元格位置范围内的行数或列数。如果指定首行行号或首列列号中间存在空单元格，则从该空单元格向下或向右的其它内容将不会被导入。所以在此种情况下，用户应指定要导入的数据行数或数据列数，以避免导入数据少于实际数据的情况。规则确定后样式表数据被导入。清空样式表 按下清空样式表按钮可以清空已导入的样式表。创建、修改和删除数据引用1、用户选中样式表中某一单元格时，若该单元格无数据或该单元格中存在引用数据时，会显示数据引用设置窗口。2、双击引用窗口中的列表项目即可对选中单元格创建或修改数据引用。3、按下引用窗口右上方的删除引用按钮可删除选中单元格的数据引用。4、如果用户修改了样式表数据引用，则可以按下保存样式表按钮将修改保存到样式表Excel文件中，这样下次填表时就不必设置这些引用了。5、保存引用只会修改样式表Excel文件空单元格或存在引用数据的单元格的内容，不会修改其它单元格内容，也不会修改所有单元格的格式设置。保存样式表按下保存样式表按钮可将对样式表数据引用的修改保存到样式表Excel文件中。注意：保存样式表会重写导入样式表的Excel文件，Excel程序会询问文件覆盖。如果确定要修改选【是】即可将数据引用信息写入样式表Excel文件保存，如果要取消修改选【否】或【取消】即可放弃将数据引用信息写入样式表Excel文件，此时数据引用信息依然存在，七、生成文件视图【返回顶部】生成文件视图包含如下3个按钮，具体功能如下：开始自动填表按下导入样式表按钮将打开导入样式表规则窗口，如下：1、存储路径指生成的信息表文件存储的目录，用户可通过存储路径编辑框右侧的浏览按钮选择存储目录，也可以直接在存储路径编辑框中输入或粘贴目录。如果存储路径不存在程序会自动创建。2、文件名前缀和文件名后缀为空则表示不使用文件名前缀和文件名后缀。3、以序号命名和以字段命名两种命名方式中应至少选择一种。4、当选择以字段命名时需要在右侧字段列表中选择命名字段，命名字段应选择能唯一标识数据行的字段。5、当以序号命名和以字段命名两种命名方式都选择时以序号在前设置两者的次序。6、以当前命名规则生成的第一个文件名称为（AsaSoft-1袁文-信息表.xls）,第二个文件名称为（AsaSoft-2魏学霞-信息表.xls）,命名规则设置好，按下确定按钮就可以按照数据引用关系来生成信息表文件了，生成的文件会在列表中显示。如果生成文件名称与已有文件重名，Excel程序会提示覆盖。按下【是】按钮将覆盖文件，按下【否】或者【取消】按钮将跳过文件。双击列表图片可以在Excel程序中打开文件查看。清空文件列表 按下清空文件列表按钮可以清空已生成信息文件列表，清空列表并不删除文件。打开生成目录 按下打开生成目录按钮可以在资源管理器中打开生成文件存储目录来查看和操作生成文件。八、完成视图【返回顶部】完成视图仅用作结束现行任务，没有任何实质性操作。九、软件注册【返回顶部】您所支付的注册费用将用来支撑我们继续开发具有更强大功能的新版本，从而让您能够得到长期的技术及升级服务支持和更丰厚