企业应付对账管理系统操作手册.doc

宁波亚联计算机信息工程有限公司案卷号2012.5A01日期2012年5月慈溪奥博汽车电器有限公司企业应付对账管理系统操作手册作 者： 高坚松 完成日期： 2012年8月20日 签收人： 签收日期： 2012年8月21日 修改情况记录：版本号修改批准人修改人安装日期签收人A01岑苗杰岑苗杰目录1系统流程图12系统概述22.1登录22.2系统菜单23具体操作53.1基础信息操作53.2内部对账操作103.3对账单对账操作143.4开票对账173.5付款单操作183.6单价管理操作193.7报表操作201系统流程图 2系统概述2.1登录用户登录界面如上图。2.2系统菜单基础信息：1. 权限管理：用户的操作权限管理，提高系统的安全性和数据信息的保密度。2. 基础原料管理：用于管理单价信息中容易浮动的原材料。3. 原料价格管理：用于管理单价信息中容易浮动的原材料的价格。4. 付款方式维护：现金支付、银行转账、承兑汇票等信息。5. 模具管理：用于管理模具的基础信息和转移信息。6. 退出登录：退出登录状态。内部对账管理：1. 采购入库管理：从ERP中根据筛选条件引入采购入库单基本信息，进行内部对账。可在对账前对单价、数量进行修改。2. 委外入库管理、委外出库管理、退货出库管理。对账单对账管理：1. 对账单综合对账：对账单单号编制；对账单新增、修改；完成对账、反对账。2. 对账单审核：有相应权限的管理人员对对账单进行确认审核。完成审核或反审核。已审核的对账单不能进行单价及金额的修改。开票对账管理：1. 开票对账：对账单完成对账后，通知供应商或委外加工单位开具发票，编制生成开票对账单。保存确认后即生成应付单。单价管理：1. 固定单价管理：在较长的时间内采购的原料或产品单价保持较稳定的状态的物料。2. 浮动单价管理：由于原料在短期内原料浮动价格较大如铜等，在采购过程中需要根据不同采购时期的原料价格，计算生成采购的物料单价，不同采购时期的原料价格在基础信息的原料价格管理中根据原料特性填写每天的价格或月均价。3. 区间单价管理：同样由于原料在短期内价格浮动较大，但物料的计算方式是根据一个区间内，采购价不变的原则进行计算的。如某铜原料在30001-40000元之间铜产品的价格为40元/只；40001-50000元之间铜产品的价格为50元/只。4. 双计量单位管理：该类型为物料数量大且体积较小，在入库时仓库以称重的方式计算产品数量。但在财务结算时，又要以产品数量进行结算。每次仓库都会填写单位重量产品的个数。财务以单重*单位数量*单价计算金额。5. 加工费单价管理：该类型发生在委外加工中，产品有公司提供，只计算加工费。6. 加工费原料单价管理：该类型发生在委外加工中，产品由公司提供，但已出售的方式卖给委外加工单位，在加工完成入库时也同样已采购的方式进行采购。该方法有效避免加工单位因在加工过程中出现的数量扣减问题。7. 材料出库单价管理：该模块结合加工费原料单价管理模块，计算材料出库时，即出售给委外商时的材料价格。8. 刀具基础信息管理：用于刀具种类多且可能时间跨度长，财务人员需要对刀具的价格进行查询确认，同时获取相同的刀具在同一供应商出购买最近一次的价格，故设置此模块。报表管理：1. 模具生产统计表：用于统计每个模具生产的数量。2. 应付引入统计表：即从ERP中引入的出入库流水账。3. 内部账本统计表：指在采购或委外已入库，且引入应付系统的物料的帐本。4. 标准帐本统计表：指已完成开票对账的应付帐本。5. 委外商存货余量表：特指委外加工过程中，待加工产品已发货到委外加工单位，但尚未完成委外加工入库的产品数量。6. 供应商余额汇总表：汇总供应商或委外加工单位截至选定日期时的，应付账款汇总表。3具体操作3.1基础信息操作1.权限管理：左侧为权限列表，右侧为权限对应的操作人员列表。新增界面：左侧选择操作员，右侧选择对应的权限，点击保存完成操作。2. 基础物料管理左侧为参考单价原料列表。右侧为与ERP基础物料同步功能，当ERP中物料新增或修改后，需要在本系统中进行基础信息同步。3. 原料价格管理在参考单价中，需要输入每天原料的价格。查询界面如下图：新增界面如下图（月均价）：（月均价）：修改界面：（日均价）（月均价）：4. 模具管理界面：新增：修改：转出：3.2内部对账操作1.采购单内部对账操作首先进行引入操作：点击，进入如下界面：点击，进入查询界面：如图，点击进入查询后，选择需要引入的单据，如下图：点击引入保存，即完成引入。完成引入之后，提示如下：。点击，选择需要进入对账的记录。，选择过滤条件，点击查询，获取单据列表信息，如下图：。点击，进入内部对账编辑模式如下图：。选择需要对账的记录，如果发现单价或者数量不正确时，双击记录进入编辑界面如图: 完成修改后，根据修改的区域点击修改按钮，完成修改。单据拆分按钮：用于拆分一条记录，当改记录的单价有两个时，需要进行记录。先选择需要拆分的记录，在点击单据拆分，如下图：需要拆分多条数据时，则多新增行即可。在新增时，需要说明的是，新增行的数量之和必须等于下方方框中的数量。否则不能完成保存。新增单据功能：当ERP中没有单据，但在财务中需要新增单据时使用，如某些辅料需要计入财务，但在物料当中忽略的。点击单据新增，则填写完成对应数据项点击保存即完成。手工新增单据的单据号为自定义单据号，AOBO开头。在内部对账中，委外入库、委外出库、退货出库管理的操作与采购入库单相同。3.3对账单对账操作首先选择操作日期，点击，点击进入，进入列表如图：与内部对账相同。在对账单对账前，需要编制对账单单号。点击，进入操作界面（1）.生成新ID，即根据先前设置的规则，系统自动生成ID。（2）.选择查询到的ID，单击选中，点击使用选中ID即可。只有在对账单单号中有ID时，才可以进行保存等操作。如下图：对账单审核如图：点击查询对账单信息列表中显示对应的对账单信息列表。点击任意一条记录，右侧显示已完成或未完成的对账单详细信息，勾选对应的记录进行审核或反审核完成对账单的审核操作。即完成对账单审核。3.4开票对账当供应商开具发票后，进行开票对账操作。如下图：点击查询或直接在供应商下拉列表中显示对应供应商的已有票据信息。新增票据，如图：选择供应商，点击新增分录，如图：填写收票日期，以及各项金额。点击保存，退出新增分录界面。再点击开票对账中的保存，完成新增开票操作。点击对账完成，开票对账。3.5付款单操作在完成上述操作后，进行付款操作，期末结账管理-标准帐本如下图：选择付款单选项卡即可进行付款单操作，点击新增如图填写完成各项基本信息后，点击保存、审核即完成付款单操作。期末结账操作。每个月月末，系统提供结账功能，也可以不进行结账，本系统不进行强制性操作。涉及到以前单据可能有延时问题。结账界面如下：点击期末结账，系统自动检查是否符合结账条件，如果符合即可完成结账，如果发现已结账的期间有问题，可进行反结账操作。3.6单价管理操作在本系统中，由于单价种类较多，即独立出本模块。固定单价管理界面如下：由于固定单价形式修改较少，没有内部计算公司。新增