报销与预算操作手册.docx

2011预算体系操作手册目录报销体系31.1、事项审批：31.2、借款单31.3、还款单31.4、报销：31.4-1、预算控制指标报销31.4.1日常费用31.4.2专项费用31.4.3差旅费31.4.4长期资产购建报销（工程项目报销）31.4-2、预算非控制指标申报31.4.5收入31.4.6成本31.4.7税金（包括日常费用中的费用性税金）31.4.8财务费用、折旧摊销31.4.9工资申报单31.5.地产城市公司-工程部31.6.开发间接费用分配单31.7.审批操作31.8.单据查询31.8.1查询自己录入单据31.8.2查询其他人单据31.8.3审批人查询待审单据31.8.4审批节点查询31.9税金、折旧摊销等分摊录入方式32预算系统32.1预算的填报32.2、日常的执行32.3、执行情况的查询32.4、预算表的导入导出33.费用归属查询34. 事项审批和报销文档（附件）上传34.1、事项审批单34.1.1、三个部门的作用和填写方式34.1.2、两个金额填报依据34.1.3、附件的上传和下载34.2、报销单3集团各个预算主体：3各个报销单据对应使用范围3报销体系首先明确明年的报销将在新的报销主体中完成，具体主体如：图1图1也就是各个单位，部门，个人的报销都将登陆对应的事业部（四个事业部分别登陆图1中各个主体进行报销【融资的报销请登陆“J 集团总部”】）2011年的报销之所以称之为体系主要是因为其为四个步骤：事项审批（借款）（还款）报销报销体系：特别提醒：1、 各类单据的“摘要”栏是对经济业务内容的简要说明，要求文字简明扼要、清楚准确，能正确反映交易或者事项的内容。2、 所有成本、费用报销必须有预算，没有预算的不能报销；3、报销口径必须与预算口径一致；4、现有流程是试用流程，如果大家在用的过程中发现问题，请及时向集团财务中心预算管理部反馈； 3、 附件 :关联文档 :5、如下图所示：单据操作是对整张单据的“增加”，“修改”，“删除”等操作，请在填报单据时准确使用，行操作为单据表体的操作，需要填写表体内容时，请使用此操作。也可能系统直接把“增加”“修改”“增行”“删行”等操作直接放到单据表头，不用选择下拉选项。6、如下图所示如截图中红框所示，在每个填报框体的左右边都有类似放大镜或者小键盘的按钮，此类框体的填写不用打字，直接点击“放大镜”等按钮可以对选项进行选择，避免自行填写出错，请务必使用点击选择方式填写；绿框中的填报框体为灰色，本部份框体在填报单据时是系统自动填写。1.1、事项审批： 在2010年各人的事项审批是在OA中完成，在2011年OA系统将不再承担事项审批，事项审批将在NC系统完成。事项审批单据分为两种：行政审批单和业务审批单。其中，需要由行政部门批准后才允许发生的费用，如招待费、差旅费等，填写“事项审批单（行政）”单据；与各个业务部门业务活动的开展紧密相关的费用，在预算中被划分为日常和专项的费用的报销（如：贸易运费等）（除财务费用、折旧摊销、费用性税金外的费用），填写“事项审批单（业务）”单据；两个单据所需填报的内容相同，但是审批流程不同，所以在此请审批人员根据实际情况认真填写，避免不必要的麻烦；图2如图2在登录系统后选择路径：财务会计现金管理事项审批事项审批单（行政）【事项审批单（业务）】进行事项审批单据的填写（如图3）；图3如图3，在打开“事项审批单（行政）【事项审批单（业务）】”后，再选择单据操作增加，即可对事项审批单进行填写，如图4所示：图4如图4所示，其中填写需要注意：（1）表头的报销部门，即为当前事项发生部门，若发生部门为多个，请选择主要发生部门；（2）在填写报销单据时，需要引用事项审批单，且每张报销单据只能引用一张事项审批单，所以请填报人员从报销角度考虑事项审批单的内容；其中表体内“借方原币金额”为发生此事项需要的预估金额；（3）在报销时的报销金额不能大于此事项审批单据中的“借方原币金额”，若出现特殊情况，确实存在报销金额需要大于此金额，则需要补充事项审批单和补充相关报销单，来完成整个事件的事项审批和报销；即此事项需要多个事项审批单和多个报销单来完成，所以为避免不必要的麻烦，请认真填写事项审批单据；（4）如果事项为出差，且交通工具为飞机的请在摘要中特别说明，并且在此着重提醒前置审批人需要提交集团行政相关领导进行审批。（5）保存单据时提示起始日期必须大于等于单据日期（此情况出现在事项已经完成后对报销单进行补充填写）时，需要修改单据表头的【单据日期】选项，根据实际情况可修改此日期与单据表头【开始日期】相同。（6）事项审批单的关闭操作。在整个事项完成，并且完成报销后请事项审批单的单据录入人进行事项审批单的关闭操作。避免在填写报销单时候刷新出已经完成报销的事项，给选择当前事项审批单带来麻烦。关闭操作，操作路径：财务会计现金管理事项审批“事项审批单”选择【查询】根据实际情况填写条件，查询出单据：选中需要关闭的单据，即表单第一列打钩，选择关闭操作【关闭】，即可完成事项审批单的关闭操作；若对单据关闭进行了误操作，可以使用同样的方式，选择【取消关闭】，操作完成事项审批单的取消关闭操作。1.2、借款单路径：借款单的定义是，在发生事项前需要向公司进行借款活动才能完成整个事项，那么在事项审批单（填写事项审批单时请在摘要中说明需要借款）获批后就可以进行借款单的填写，如果事项审批单没有审批结束，借款单是无法填写的，原因如图5（蓝色字体项目为必填）：图5如图5所示：借款单的填写主要信息集中于红框内部，首先【借款业务部】分别为“集团本部”“贸易业务部”“酒店管理公司”“房地产业务部”；其次【借款部门】：分别为集团各个职能部门，贸易各个销售部、万通公司、以及业务部各职能部门，酒店为丽饭店七大部门，房地产为两个地产公司和业务部职能部门；再次【借款人】：为实际业务发生人；最后【事项审批单】这里需要引用与借款内容关联的一张且只能是一张已经审批结束生效的事项审批单。其他内容请据实填写。1.3、还款单路径：财务会计报销管理单据录入还款单还款单定义使用：当在发生借款后，需要进行全额还款（不依托于报销的还款），则需要使用填报还款单，如图6：图61.4、报销：2011年的报销主要用于集团发生的所有收支费用数据的采集，其中包括两大部份，预算控制指标报销和预算非控制指标申报。对于预算控制指标的报销，要求各个填报人或主体，在填报报销单时务必以预算为指导基础，相关项目必须是预算中有的项目才能进行报销；对于预算非控制指标的报销，则不作此要求。2011年的报销体系将对绩效考核，预算考核等提供数据基础，所以请填写单据的时候本着认真负责的态度，以免造成不必要的麻烦。1.4-1、预算控制指标报销控制指标报销，指的是日常费用报销（包括工资，不包括差旅费、费用性税金）、专项费用报销、差旅费报销和长期资产购建报销（工程项目报销单）。（控制指标报销涉及到全集团人员，所以在此一并说明。）2011年的费用报销我们将遵照两个原则：（1）依据预算对报销费用进行严格的控制，所有的报销必须依照预算来进行，在超预算的情况下无法进行报销单据的填写；（2）报销将严格依据事项审批单来进行报销管理，所以请在填写报销单前认真填写事项审批单，并确保事项审批单已完成审批生效，并在报销单上准确对应的引用到事项审批单。（3）特别提醒：在填报控制指标报销需要分清楚报销部门和归属部门；表头“报销部门”为本费用报销人领钱的部门（公司）；表头“费用归属部门”为本笔报销费用所预算的部门。1.4.1日常费用日常报销所指为日常费用预算表中所列示的除差旅费和费用性税金之外的费用报销，报销填写内容如图7所示：图71.4.2专项费用专项报销，即对预算编制中的专项活动发生的费用进行报销，这里的费用根据预算的编制原则进行，可能为各种费用，请根据实际情况填写，如果不明白或者填报模糊处请相关填报人员咨询当前部门的预算编制人员；填写内容如图8所示：图8如图8所示，专项费用报销所填报内容与日常报销相同；请相互参照。1.4.3差旅费差旅费的报销：这里需要明确，此处的差旅费是预算时候日常费用中的差旅费，由专项发生而产生的差旅费应该用专项费用单据来进行相关报销；图9如图9所示，填报差旅费表头内容请参照日常费用，表体内容的各项信息请填报人员如实填写。1.4.4长期资产购建报销（工程项目报销）长期资产购建包括：固定资产的购建、在建工程的建造、长期待摊费用的增加等。图101.4-2、预算非控制指标申报相关非控制指标申报，是指在各个业务部门（公司）在发生业务后对业务所产生的收入申报、成本、税金申报及折旧摊销等依据实际情况进行申报，这部份的申报主要由财务人员来完成。请相关申报人员在填报时认真核对填写，审批人需要对审核结果负责。1.4.5收入如图11所示的收入申报单的截图是“贸易成本申报单（金额）”申报单。由于贸易收入预算包括了数量和金额，因此在进行申报时必须同时填写两张单据，一张为数量，另一张为对应的金额，数量与金额相互对应，进行申报。其它业务部只需要录入对应申报单据即可。图111.4.6成本由于贸易成本预算包括了数量和金额，因此在进行申报时必须同时填写两张单据，一张为数量，另一张为对应的金额，数量与金额相互对应，进行申报。其它业务部只需要录对应单据即可。同样使用贸易为例，成本申报单我们截图的是“贸易成本申报单（金额）”图121.4.7税金（包括日常费用中的费用性税金）财务人员根据实际发生金额，据实填报。图131.4.8财务费用、折旧摊销财务人员根据实际发生数，实际发生项目据实申报。图141.4.9工资申报单所有人工费用的报销单据，一般情况下有人力资源部人员使用，其他人员不涉及使用，主要申报费用有：人员工资、奖金、职工福利费、社会保险费、职工教育经费、工会经费、劳动保护费；（地产公司归入开发间接的费用除外）附图14-21.5.地产城市公司-工程部特别提出来必然会有特别之处，地产城市公司工程部的所有费用都将计入开发间接费用，所以在报销的时候应该提醒注意，此处的费用报销针对地产城市公司工程部各位领导及职员都将使用统一的报销单据“开发间接费用报销单”注意：除费用报销外；事项审批，借款，还款，填写单据的方式和操作均与其他人员一样。路径：填报如图：图151.6.开发间接费用分配单开发间接费用分配单主要是根据实际发生的开发间接费用据实填写，“成本类型”（即实际应该分配到的房产开发项目，与填报预算时相似）以及“分配比例”，“分配金额”系统将根据实际填写内容把分配的金额取数到实际数表。图161.7.审批操作由于今年的审批操作存在多个指派操作，所以，为了保证单据能够顺利到达相应的审批人，要求在每一个具有指派功能的节点都需要对指派人员进行手工选择和明确。只指派的时候如果存在两个以上的可指派角色，但是在系统中同时只能指派一个切记，只能指派同一个角色下的多个人，不能进行同时指派两个或两个以上角色，如若指派了，流程会出现异常。事项审批单审批路径：财务会计现金管理事项审批“事项审批单”报销单审批路径：财务会计报销管理单据处理“单据管理”根据条件查询，选择审核或者“反审核”“取消审核”完成审核步骤。1.8.单据查询1.8.1查询自己录入单据 以日常费用为例：根据路径：财务会计报销管理单据录入日常费用如上图：点击【列表显示】，得到图17：图17点击【查询】，得到：图18时间条件为首要条件，其他条件可以根据实际情况写，也可以不填写，填写完成后点击【确定】，系统将会以列表方式列出查询结果：1.8.2查询其他人单据 操作路劲：财务会计报销管理单据管理单据查询图19点击【查询】，图20根据实际情况，组合填写所需查询的报销单相关信息，后点击【确定】：1.8.3审批人查询待审单据 操作路径：财务会计报销管理单据处理单据管理 此处单据管理作用即为审批人当前待审单据，所以本节点所查询出来的单据都为代办事项；备注：查询可以综合起来使用，并不是固定的，若查询不到可用多种方式查询。1.8.4审批节点查询作用：用于查询当前单据在审批流程中所到达的审批节点； 首先，可以用以上查询方式查询出报销单据（如下图）：图21在需要查询审批流节点的单据前选择划勾（建议使用单选，以免流程查询出错），接下来操作如下：图22在勾选需要查询单据后，点击【联查】按钮，选择【审批情况】，如图23界面：图23如上图所示，其中主界面分为上下两个部份，上边是图形界面，为所查询单据需要走的审批流程，在红框标记中的蓝色框体箭头为单据的主要流程节点，审批节点有蓝色和红色两种，如上图为蓝色说明当前节点已经完成了审批，若为红色则为流程到达的节点。整个截图的下部分主要为审批信息描述，粉色框体中为已经完成审核的人员或者是发起人，绿色框体中为当前到达的审批人，如果后边有审批日期的为已经审核完成，若没有审批日期则该人员还没有进行审核，请灵活查看审核信息和审核记录。1.9税金、折旧摊销等分摊录入方式图1按照预算管理要求,折旧摊销由财务人员统一录入.为避免由于分开录入和确认造成的数据多录或少录的情况,经研究决定,统一由折旧摊销的各核算会计分业务部门分别录入,录入完成后通知相关费用预算主体分别确认即可。以丽地产和饭店为例地产“刘伟会”需要申报饭店的折旧摊销，那么地产刘伟会首先根据图1所示登陆“C酒店管理公司”进入单据，进行填写，图2如图2所示，当“刘伟会”登陆系统后，报销业务部依旧是“酒店管理公司”报销部门则选择“丽饭店财务部”,报销人员选择丽饭店财务部相关人员（此人员需要刘伟会事先通知，说明情况，）“周玉莲”，在表体中，归属部门也选择丽饭店“财务部”；这样才能把当前的折旧摊销费用归属申报到丽饭店。2预算系统2.1预算的填报节点：【计划预算】【全面预算】【预算编制】【预算填制】方法：过滤计划 - 切换 - 编制 - 保存 - 确定预算编制出现的问题：在【保存】后在【确认】节点有提示查看方法第一步：打开审核信息区域第二步：双击审核公式（查看审核单元格）第三步：月度预算与年度预算做对比（此地方可参照3、执行情况的查询）应注意事项：最容易忽略的是序号与年度不一致造成审核无法通过，请参照年度预算申报月度预算，确保月度预算能够准确按时录入系统。2.2、日常的执行节点：【计划预算】【全面预算】【执行监控】【日常执行】方法：过滤计划 - 切换 - 编制 - 公式预算 - 保存注意事项：在日常执行中，应该注意的是报销时候在填写报销单据时保证报销项目的选择与预算中一致，否则在控制启用后无法报销，系统给出提示如下：请根据实际情况使用以下节点查询各种数据：（1）计划预算全面预算预算编制预算查阅 （查询所上报的预算）（2）财务会计现金管理账表查询执行情况查询分析（查询预算使用情况）（3）计划预算全面预算执行监控日常执行（使用表日常专项分析表查询预算执行情况和剩余情况）2.3、执行情况的查询节点：【计划预算】【全面预算】【执行监控】【日常执行】方法：过滤计划 - 切换 - 编制 - 公式运算 - 保存使用方法：主体：根据实际情况选择年度选择：2011年场景选择：预算场景预算查询模型“专项费用预算查询表”和“日常费用预算查询表”认识清楚各个列代表的意思，建议把手工填写完成后再进行公式运算，可以得到更加具体的结果，2.4、预算表的导入导出选择导出操作：选择导出路径和导出名称导出提示：导出结果5、编制月度预算的步骤（！）通过预算查询模型，取得当期预算执行情况（此执行情况已经包含已经保存的报销单、申报单的所有单据金额）（2）预计本月最后几天可能发生的金额；（3）预计下月需要的 预算金额（4）下月申报金额下月需要预算金额分析表月度预算可用余额本月最后几天需要报销的金额3.费用归属查询由于今年的报销体系限制，今年的报销单主要归属部门在表体中，所以在查询具体归属部门的时候使用简单的单据查询无法查询出全部完整的内容，现在针对这种情况的出现，根据以下步骤可以查询出需要的结果。第一步登陆系统：进入 财务会计 现金管理 账表查询 打开此节点，得到如下图所示点击查询：几个重要的条件均以红框标出。查询对象选择“归属部门”：查询对象值，即查询具体的归属部门，可以进行多项选择（按住：【ctrl】点击鼠标即可以进行多项选择）归属部门：查询对象值，对象选择。（如下图）交易类型：即，所需要查询的单据，选择如下图所示（按住：【ctrl】点击鼠标即可以进行多项选择，如下图所示）：选择确定之后，进行选择单据状态和分析方向。单据状态一般可以选择全部，以避免漏选，但查询出来后需要人工删除未完成签字生效的单据，分析方向选择“付”（收与付只是显示数据的正负关系，由于我们所有报销单都是付，所有一致选择付）日期据实填写，按照实际需要查询的情况填写。以下是查询结果：我们主要关注的几个地方，请根据实际情况确定，如果对此表有异议的，可以根据情况选中表中行（这里的行选中行中的任意框体就行）数据，点击【联查】按钮，就可以查询到原始的报销单据，完成整个数据链的查询。4. 事项审批和报销文档（附件）上传4.1、事项审批单4.1.1、三个部门的作用和填写方式首先我们说一下在事项审批单据中我们会看到需要选择的部门信息有三个，表头的部门信息为审批流程需要判断的走向信息，表头-报销部门：单据重要经过的部门，也是审批流程判断单据走向的部门。表体-申请部门：这个需要特别注意，必须与报销单中的报销部门完全一致，表体-使用部门：这个部门根据实情情况填写4.1.2、两个金额填报依据申请借款金额：如果需要借款则根据实际预计情况，不发生借款则输入“0”预计报销金额：报销的金额，这个基本都是必须填写，如果是事后报销则根据实际情况报销，如果是事前则根据预计的情况如实填写。报销部门：此部门主要是事项金额发生的主要部门，4.1.3、附件的上传和下载 明确附件 在报销单和事项审批单的填写和操作过程中我们都可以 在打开新增事项审批单后我们看到如下界面，【文档管理】按钮就是附件的上传和下载按钮，所有的附件都以文档的形式出现，在录入的时候我们这里有三个费用“申请借款金额”：如果不发生借款则不用录入；“预计报销金额”：即预计实际的报销金额；“借方原币金额”：系统自动取数，不用填写。填写单据完成后，我们看到当前单据已经保存；在点击【单据操作】下的修改，然后再点击【文档管理】选择【新建文件夹】，或者是【上传文件】；如果上传文件多余1个请新建文件夹。在文件夹新建完成后，根据提示路径上传文件；文件上传完成后点击【保存】；请注意，如果事项审批说不明白需要上传文件的，请在摘要中作说明，本事项以附件的形式作详细说明。审批人员：审批人员在文档管理中可以下载或者直接打开文档内容，查看；如下图4.2、报销单报销单的文档管理操作方式与事项审批单相同，请注意在上传文档的时候都需要先保存单据后再点击修改，才能上传文档。附件1：集团各个预算主体：J集团总部JC08丽饭店C08J00董事会C0801丽饭店行政人事部J03集团行政部C0802丽饭店市场与品牌营销部J04集团财务中心C0803丽饭店财务部J05集团采购部C0805丽饭店客务部J06集团人力资源部C0806丽饭店餐饮部J08集团信息技术部C0807工程部J09集团审计监察部C0808保安部J10集团法律事务部J11集团运营管理部M贸易业务部MJ16集团发展部M02销售部J17集团市场与品牌营销部M03市场与品牌营销部J18融资担保公司M04财务部J1801资金管理部M05采供部M09昆明销售部R房地产业务部RM0905万通公司R013本部合约