约投挂号操作手册.doc

约投挂号操作手册1. 约投挂号在系统中交易码 240：240000-本埠约投挂号账单标资 240100-外埠约投挂号账单标资 241：241000-本埠约投挂号商函标资 241100-外埠约投挂号商函标资 242：242000-本埠约投挂号账单优惠 242100-外埠约投挂号账单优惠 243：243000-本埠约投挂号商函优惠 243100-外埠约投挂号商函优惠2. 约投挂号业务开办申请流程2.1. 约投挂号240、241业务开办流程流程明说：1. 第一步：县市、地市开办机构申请（管理系统：业务产品管理-开办范围管理）省公司审批集团公司审批；2. 第二步：开办该业务的客户申请（生产系统：9-2-4大宗用户优惠率维护）地市审批省公司审批集团公司审批；2.2. 约投挂号242、243业务开办流程流程说明：1. 第一步：县市、地市开办机构申请（管理系统：业务产品管理-开办范围管理）省公司审批集团公司审批；2. 第二步：开办该业务的客户申请（生产系统：9-2-5大客户资费维护）地市审批省公司审批集团公司审批；3. 操作简介3.1. 约投挂号开办机构申请登录系统：管理子系统操作员工：地市、县市业务管理员操作步骤：1. 登录管理子系统选择“业务产品管理-全国性扩展业务-给据函件-约投挂号信函”，选择需要开办的约投挂号信函种类，点开该业务种类的“开办范围管理”菜单，界面如下图3.1-1所示：图3.1-12. 点开机构目录树，可层层展示下级机构，选中要申请开办约投挂号业务的机构，点鼠标右键，系统将弹出多选功能菜单，如下图3.1-2所示：图3.1-23. 选择“开办、仅本局”即表示：只有当前选中的局可以受理收寄外埠约投挂号业务；选择“开办、含下属机构”则表示：包括当前选中局及其所辖的所有下级机构都可以开办外埠约投挂号业务；设置成功后系统将显示如下图3.1-3：图3.1-33.2. 约投挂号开办机构审批登录系统：管理子系统操作员工：省公司、集团业务管理员操作步骤：1. 登录管理子系统选择点击菜单“业务产品开办范围审批管理”，选择查询条件，点击查询，页面如下图3.2-1所示：图3.2-12. 勾选一条记录，点击【详情】按钮，页面如图3.2-2：图3.2-23. 输入省公司批复内容和审批标志，点击【提交】按钮完成审批。只有省公司审批通过的信息才需要集团公司审批；4. 只有集团公司审批通过后，指定的约投挂号业务的开办网点的才有权限进行约投挂号用户的资费维护和申请。3.3. 约投挂号240、241业务客户开办申请审批3.3.1. 约投挂号240、241业务客户开办申请登录系统：生产子系统操作员工：班组长操作步骤：1. 进入9-2-4大宗用户优惠率维护界面，如下图3.3.1-1所示：图3.3.1-12. 维护指定用户240和241业务优惠率为1的数据，由地市局、省公司审逐级批通过后，该用户才可收寄约投挂号240、241业务，维护界面如下图3.3.1-2图3.3.1-23.3.2. 约投挂号业务客户开办审批登录系统：管理子系统操作员工：地市、省公司业务管理员操作步骤：1. 地市局和省公司需登录“营业二期管理系统”进行审批，操作界面如下图3.3.2-1：图3.3.2-12. 双击功能菜单名称进入优惠率审批操作界面，如下图3.3.2-2图3.3.2-23. 查询条件栏中审批标志应默认选择“待审批”，“待审批”则是对数据进行审批，选择“审批/拒绝”则是查询已经审批通过或拒绝的客户信息；4. 勾选一条记录，点击【详情】按钮，实现详情信息的查看功能，页面如图3.3.2-3：图3.3.2-35. 勾选一条记录，点击【审批】按钮，实现对申请记录的审批功能；6. 勾选一条记录，点击【拒绝】按钮，实现对用户优惠率申请记录的拒批登记；7. 审批流程应由地市局审批通过后，再由省公司审批，未经省公司审批的用户在收寄协议小包业务时系统将做限制。3.4. 约投挂号240、241业务回邮费维护（新增）新增功能：约投挂号240、241业务有回邮费的，需要按客户在大客户资费维护模块中单独申请，由省公司、集团公司审批通过才可生效。登录系统：生产子系统操作员工：班组长操作步骤：1. 支局长权限进入“925大客户资费维护”模块，如下图3.4.1-1图3.4.1-12. 进入操作界面如下图3.4.1-2，输入客户号或客户简码，选择客户。图3.4.1-23. 以240业务为例，输入业务产品代码240，弹出240回邮费资费种类的选择界面，如下图3.4.1-3：图3.4.1-34. 选择0则维护申请240000本埠约投挂号账单标资的回邮费，选择1则维护申请240100外埠约投挂号账单标资的回邮费；图3.4.1-45. 本埠资费参数值不允许低于原系统默认的3.50元，外埠资费参数值不允许低于4.00元。6. CTRL+W保存成功后，需要省公司和集团公司在管理系统中进行审批。3.5. 约投挂号242、243业务客户开办申请审批本次约投挂号242、243资费规则修改后，原申请过的业务客户资费需删除，且重新维护申请。3.5.1. 客户优惠资费维护（修改）登录系统：生产子系统操作员工：班组长操作步骤：7. 支局长权限进入“925大客户资费维护”模块，如下图3.5.1-1图3.5.1-18. 进入操作界面如下图3.5.1-2，输入客户号或客户简码，选择客户。图3.5.1-29. 以242业务产品为例，输入业务产品代码242，如下图3.5.1-3：图3.5.1-310. 选择要维护的业务产品资费，图3.5.1-4：图3.5.1-411. 最新修改的资费规则只要维护外埠的资费即可，外埠资费中0计费区已经涵盖了本埠和省内资费。12. 注意必须先维护“资费”再维护“回邮费”。13. 选择序号1，则弹出242100-本埠约投挂号账单优惠资费维护数据，如下图3.5.1-5，需要维护的是资费标准，一般系统已设置好默认值，不允许小于预设的参数值。 图3.5.1-514. 维护完资费后应及时保存，可选择序号0维护外埠“回邮费”，最新修改的资费规则只要维护外埠“回邮费”即可，外埠回邮费中0计费区已经涵盖了本埠和省内的回邮资费。如下图3.5.1-6所示：图3.5.1-615. 设置完后应及时【CTRL+W】保存，需要省公司和集团公司在管理系统中进行审批；16. 使用【CTRL+D】功能键，可以删除当前已申请或已审批的资费功能；17. 查询时输入上方查询条件栏的查询条件后，激活【CTRL+R】功能键，即可查询上级审核成功的资费信息，如下图3.5.1-7所示：图3.5.1-718. 注意事项：最新修改的资费规则只要维护外埠“资费”和“回邮费”即可，外埠“资费”和“回邮费”中0计费区已经涵盖了本埠和省内的资费。19. 注意事项：必须先维护“资费”再维护“回邮费”。3.5.2. 客户资费审批登录系统：管理子系统操作员工：地市局、省公司业务管理人员操作步骤：1. 地市局和省公司业务管理人员分别通过营业二期管理系统对约投挂号用户资费申请进行审批。点开“业务产品管理大宗用户资费审批管理”功能模块，菜单如下图3.5.2-1：图3.5.2-12. 地市局账户，点击菜单“大宗用户资费审批管理”，选择查询条件，点击查询，页面如下图3.5.2-2：图3.5.2-23. 在查询条件输入栏内审批标志设为“待审批”则是对数据进行审批，选择“审批/拒绝”则是查询已经审批通过或拒绝的客户信息；4. 点击记录列表中的“查看详情”功能，界面显示如下：5. 输入省公司批复内容和审批标志，点击【提交】按钮完成审批。3.6. 客户邮件号段维护登录系统：管理子系统操作员工：省公司业务管理员操作步骤：1. 针对约投挂号部分大宗用户有分配单独的邮件号段的情况，进入“业务产品管理-邮件号码分配”模块，操作界面如下图3.5-1所示：图3.5-12. 点按钮，在“业务产品”栏输入业务产品代码如240000，检索出相应的业务产品种类名称；3. 在“大宗用户编号”栏，输入大宗用户14位编号检索出相应的大宗用户名称；4. 输入有效的“邮件号码起号”和“邮件号码止号”；5. “禁用标志”选择为有效，设置的邮件号段才会生效；6. 注意：大宗用户使用的邮件号段维护时，在应在符合业务产品种类的号段规则的前提下，不允许维护超出或不符合规则的邮件号段。3.7. 前台收寄登录系统：生产子系统操作员工：营业员操作步骤：1 输入交易代码后先采集寄件客户信息，该寄件客户应为已经申请审批通过的大客户。图3.6-13.7.1. 约投挂号账单标资240业务（修改）1 240约投挂号账单标资无回执的收寄界面如下图3.7.1-1：图3.7.1-12 240约投挂号账单标资收寄资费按集团公司标准业务资费收寄。3 240约投挂号账单标资有回执的收寄界面如下图3.7.1-2，收寄时邮件备注栏输入“HY”-回邮，系统自动激活回执单号码输入栏，取消回邮重量输入，回邮费已修改计费方式不按重量计费。图3.7.1-24 收寄成功后非回执邮件和回执邮件不允许相互改动，原整批回执邮件重量则不允许修改，若要修改需删除邮件重新收寄。3.7.2. 约投挂号商函标资241业务（修改）1 241约投挂号商函标资业务，无回邮备注的收寄界面如下图3.7.2-1：图3.7.2-12 241约投挂号商函标资业务，有回邮备注的邮件收寄界面如下图3.7.2-2，在备注栏输入“HY”-回邮，系统自动激活回执单号码输入栏，取消回邮重量输入，回邮费已修改计费方式不按重量计费。 图3.7.2-23.7.3. 约投挂号账单优惠242业务（修改）1 约投挂号账单优惠242业务，是指部分有设定专门优惠资费的大客户使用的收寄界面，这部分客户应事先由支局长在“925大客户资费维护”模块，申请过特殊业务资费，且由最终由省公司审批通过，才可使用本交易。2 约投挂号账单优惠242业务，无回执的邮件收寄界面如下图3.7.3-1：图3.7.3-13 约投挂号账单优惠242业务，有回执的邮件收寄界面如下图3.7.3-2：图3.7.3-24 242邮件业务资费根据“925大客户资费维护”模块，该客户申请过的特殊业务资费计费，按计费区、重量区间计算；5 收寄成功后非回执邮件和回执邮件不允许相互改动，原整批回执邮件重量则不允许修改，若要修改需删除邮件重新收寄。3.7.4. 约投挂号商函优惠243业务（修改）1 约投挂号商函优惠243业务，是指部分有设定专门优惠资费的大客户使用的收寄界面，这部分客户应事先由支局长在“925大客户资费维护”模块，申请过特殊业务资费，且由最终由省公司审批通过，才可使用本交易。2 243无回执的邮件收寄界面如下图3.7.4-1：图3.7.4-13 243有回执的邮件收寄界面如下图3.7.4-2：图3.7.4-24 在备注栏输入“HY”-回邮，系统自动激活回执单号码输入栏，取消回邮重量输入，回邮费已修改计费方式不按重量计费。5 其他的输入要求与计费方式与242回执邮件相同。3.8. 大宗导入3.8.1. 大宗导入模版编制和转换登录系统：大宗导入转换软件操作员工：营业员操作步骤：1 约投挂号业务使用新的大宗导入模版，其中模版增加一列回执单号码栏，如下图3.8.1-1所示：图3.8.1-12 有输入回执单号码的邮件，在大宗导入后将自动生成回执备注，产生回执费。3 在使用大宗转换软件时，操作输入值如下图3.8.1-2所示：4 当用户提供的数据文件中的邮件信息多于实物邮件，或实物邮件多于用户提供的数据文件，我们建议操作人员使用大宗导入功能中提供的：“5-有用户自编号的函件”、“6-无用户自编号的函件”等几种处理类型。5 点“文件上传”按钮通过事先配置好的路径上传营业二期系统前置机。3.8.2. 大宗导入-DZDR交易（修改）登录系统：生产子系统操作员工：营业员操作步骤：1 进入主界面激活F1功能键，输入DZDR，显示界面如下：图3.8.2-12 新增“回邮”备注，取消回执重量输入限制，若在导入的模版有输入回执单号码，但备注栏未输入“HY-回邮”则不会计算回邮费；3 在“DZDR”处理界面上备注栏输入“HY-回邮”，则导入的所有邮件将赋上“回邮”备注。3.8.3. 大宗导入-DZYJ交易（修改）登录系统：生产子系统操作员工：营业员操作步骤：1 在系统界面，激活F1输入DZYJ交易码后进入大宗邮件处理界面图3.8.3-12 无需切换【F1】功能键，默认为大宗导入状态，激活F2进行处理。3 新增邮件号重复提醒和限制导入功能，即原历史收寄记录中已经使用过的邮件号码，在导入时则不允许重复导入，系统将进行提示，如下图所示：图3.8.3-23.9. 自助系统处理登录系统：网上自助系统操作员工：邮政客户操作步骤：1 登录开发商提供的约投挂号网上自助系统IE界面，如下图3.9-1所示：图3.9-12 输入客户号、密码、验证码后点击”登陆”或Enter键进行系统登陆，大客户默认登入密码为“123456”或大客户号后六位。3 客户号、密码或者验证码错误时不允许登录。4 登录后界面以及功能菜单的使用方法，与国内、国际小包网上自助系统操作方法相同，只是部分模块稍有变化。5 登录主界面如下图3.9-2所示，包括客户基础信息维护、邮件预收寄和邮件跟踪查询三个功能菜单。图3.9-26 其中在“邮件预收寄”菜单的“约投小包模版”如下图3.8-3所示图3.9-37 针对约投挂号导入模版，增加了“回执单号码”字段，如下图3.8-4所示，回执单号码