公司档案室管理制度.doc

公司档案管理制度一、总则1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。2、本制度适用于公司的档案管理。3、本制度最终解释权归公司办公室，办公室负责本制度的修订完善。二、档案管理机构的设置及基本要求1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。2、公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。3、档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。4、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。三、档案分类（一）档案质量1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。4、档案盒表面为档案目录，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。（二）立档1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。（三）分类1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。2、公司档案大致分为以下几类：2.1、文书档案2.1.1归档范围：a、集团资料（1） 各类营业证照（营业执照、组织机构代码证、开发资质证书、税务登记证、投资协议、国土成交确认函、国土合同等（2） 公司章程（3） 集团公司或股东方发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等各类正式行文b、红头文件公司下发和上报的各类正式行文c、外来文件各政府机关部门、协会、学会下发给公司的与工程项目无关的其他行政性质的通知、邀请等文件d、会议资料（1） 会议纪要利用明源流程存档（2） 专题会会议讲义e、法律文件（1） 合同、协议审核； （2） 诉讼材料f、物资采购合同g、车辆资料公司拥有所有权或使用权的机动车辆的基本信息资料、证件、保险单、维修记录、事故资料2.1.2归档要求：(1)、集团证照资料：由专员关注各类营业证照更新时间，在证照更新后1周内提出档案复制申请，取得复印件存入档案室，并统一加盖“仅限 用”字样。(2)、行政文件：红头文件、法律文件于每月第一周移交；外来文件、车辆资料由专员处理完成后3日内直接移交。(3)、法律文件：法律文件、与客户签订的协议原件于签订后3日内移交档案室。2.2、人事档案2.2.1、归档范围(1)劳动合同、聘用协议；(2)一般员工调动、任免、离职、降职文件；(3)职称评定材料；(4)面试表； (5)劳务合同纠纷及处理材料；(6)员工培训计划、总结、方案2.2.2、归档要求(1)员工个人档案由专员保存于部门档案柜；(2)绩效管理资料由专员于每年2月份移交档案室；(3)薪酬资料由专门负责人保管。2.3、科技档案2.3.1、归档范围（集中于工程部）(1)勘察设计、施工、工程监理的招投标文件、合同（协议）。(2)预算、结算文件：(3)项目核准（立项）阶段(4)方案审查阶段(5)初设审查阶段(6)施工许可证阶段(7)竣工验收备案登记阶段2.3.2、归档要求(1)政府有关部门或行业管理部门的批复、批示性文件，由报建人员取得后3日内移交档案室；销支取得派出所出具的门牌号文件后3日内移交人事行政专员。(2)工程部档案按项目的可行性研究、勘察、设计、施工、竣工验收阶段，在阶段工作完成之日起七日内移交给专员保管。(3)施工图纸由工程部资料员按组团保存完整，并相应在二次深化图及其他工程部相关图纸上加盖“图纸确认”章、在技术洽谈单、变更备忘录后附图（变更图纸）上加盖“变更确认”章。(4)招投标文件、合同类档案传签完成后，由经办人移交给专门负责人，专门负责人存入档案室一份，在另一份资料上加盖“财务部存档”字样后移交财务部。2.4、会计档案2.4.1、归档范围 a、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证； b、会计账簿类：（1）总账；（2）现金日记账，（3）银行存款账、银行明细账；（4）辅助账簿；c财务报告类：（1）年度决算报表（经会计师事务所审计后）；（2）月度、季度财务报表；（3）不定期重要一次性报表；（4）审计报告；（5）验资报告；（6）资产评估报告。d其他类：（1）会计档案移交清册，会计档案保管清册、会计档案销毁清册；（2）银行存款余额调节表、银行对账单； 2.4.2、归档要求 (1)会计凭证、账簿由财务部负责人指定人员保存于部门档案柜，财务部相关人员应于次月前5个工作日内完成当月会计凭证、会计报表、会计帐簿的整理和装订工作。；(2)财务报告类、其他类会计档案由财务部负责人指定人员于资料产生后3日内移交档案室。2.5、实物档案2.5.1、归档范围：a、照片、音像类（1）反映公司工程建设、经营管理等主要职能活动以及重要的工作成果。（2）党和国家领导人及著名人物参加与集团公司有关的重大公务活动。（3）公司组织或参与的重大外事活动。（4）记录公司重大事件。（5）与其他档案有密切联系(如表彰、总结大会)。（6）其他具有保存价值。b、公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等c、上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等d、公司社会交往中获赠的重要纪念品、公司组织的各种重大活动中形成的纪念品、其它有保存价值的实物2.5.2、归档要求：底片、冲洗的照片、说明一同整理和存放；数码影像统一存入专门负责人电脑专用文件夹。（五）档案编号1、档案分类各级名称经确定后，应编制档案登记目录表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照档案登记目录表条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。四、归档及保存年限（一）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写卷内目录。（二）归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。1、永久保存：（1）公司章程、合同（2）股东名册（3）组织规程及办事细则（4）董事会及股东会记录（5）财务报表（6）政府机关核准文件（7）不动产所有权及其他债权凭证（8）工程设计图（9）公司规章制度（10）其他经核定须永久保存的文书2、10年保存：（1）预算、决算书类（2）会计凭证（3）事业计划资料（4）其他经核定须保存10年的文书3、1年至5年保存：（1）期满或解除之合约（2）其他经核定保存5年的文书4、1年以下暂时保存：（1）结案后无长期保存必要者。（三）公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。（四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。 （五）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。五、档案日常管理（一）、查阅1、查阅的授权范围（1）总经理、人事行政部负责人有权查阅全部范围档案。（2）部门经理有权查阅本部门产生的所有档案。（3）普通员工有权查阅本部门职责范围内的档案。（4）跨部门档案查阅需由主管领导批准。（5）由总经理亲自密封的绝密档案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授权，均无权查阅该档案。2、档案查阅程序要求（1）权限内的档案查阅，由查阅人直接在档案室进行纸质查阅。（2）权限外的档案查阅，由人事档案员收到查阅者完成审批的“档案查阅审批”流程后，引领查阅者在档案室查阅相关资料，阅后即时归还。（二）、借阅1、借阅程序要求（1）员工凭经审批的档案借阅审批表外借档案原件资料；（2）档案人员收到借阅者完成审批的“档案借阅审批”流程后，找出档案原件资料，要求借阅者在档案借阅登记表上签字，备查。2、档案的归还（1）借出的档案原件，人事行政专员应定期进行整理和跟踪，督促各使用人及时归还，归还时在档案借阅登记表上签字确认。（2）档案使用人归还档案时要保证档案的完整性和本来面目且不应无故扣押档案。3、其他规定会计档案原则上不借出。（三）、档案复制申请复制档案者完成审批流程后，由档案专员调取档案原件进行复制提供给查阅者，且在档案复印件上加盖“本复印件仅限于 用”字样的印章，同时在登记表上登记。所有属归档范围的资料移交档案室或移交部门资料员后均不得由当事人自行复印，必须按程序办理。（四）移交1、需要进行移交的档案，需由档案员编制档案移交登记表，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。档案移交登记表需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。2、移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，档案移交登记表一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。 （五）销毁1、目的：判定档案价值、定期对失去保存价值的档案销毁。2、程序及要求2.1、人事行政专员要定期鉴别档案价值，识别出失去保存价值及保管期届满的档案，并填写档案销毁登记表，交经理及行政财务总监审核，经总经理审批同意后予以销毁。2.2、正式销毁前档案专员应再次进行核对；销毁时应有档案专员和监销人同时在场；销毁后档案专员在销毁登记表上签字确认。2.3、档案销毁情况应录入档案管理软件系统。3、会计档案的销毁3.1、会计档案的销毁应由档案室会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。3.2、总经理在会计档案销毁清册上签署意见。3.3、销毁会计档案时，应当由档案室和财务部共同派人员监销。3.4、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告财务负责人。3.5、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。（六）档案的保管1、档案的保管期限人事行政专员根据文件材料的价值，确定其保管期限，分别划分为永久保存、长期保存两类。保管期限明细详见四。2、专项档案的保管规定2.1、公司各部门档案（含会计档案）：应指定专人保管，整理立卷，装订成册，存放在专门的档案柜内。人事行政部每月对各部门自行保管的档案资料进行检查。2.3、电子版档案的传递和保存（1）原则上除电子设备档案和财务凭证、报表、帐簿档案外其他档案必须同时保存电子版档案。（2）人事行政专员制作电子版档案的目录，使其与纸质档案的顺序一一对应，并整和在档案管理软件系统上便于调用。（3）每年7月份将上年电子版档案刻制成光盘，一式两份。定期检查、杀菌杀毒。3、档案的存放档案建目后应存放在专用档案盒内，盒脊和面上应清晰、牢固标明类别、档号、日期。每一档案盒内应有卷内目录（分目录）及备考表。装盒档案应存放在专用的档案柜内，按照年度、类别的次序自左向右，自上而下地排列。4、档案室环境档案室内应放置灭火器（干粉或1211），档案专员要了解其性能并能熟练使用。档案柜架应经常放置防虫药（卫生球、樟脑精、香叶醇），以防档案损坏。档案专员负责对档案室的环境卫生和防火、防潮、防虫等情况进行检查，使环境符合档案保管的要求。5、档案意外损毁的处理 档案丢失或发生意外损毁时，档案专员应立即将事件情况填写文件丢失损毁报告表，报人事行政部经理审核，总经理审批。档案丢失、或损毁无法进行修补、复原，档案专员或借用人应请有关部门协助设法重新补制。在进行补救工作的同时，经理应组织对事件发生的原因进行调查，追究有关人员的责任。（七）保密1、严禁将密级文件、资料带回家或带到公共场所，严禁在公共场所谈论秘密事项，严禁在私人通信、通话中泄露秘密内容；2、打印密级文件的草稿、校对稿在文件制成后均应销毁，各部门掌握的文件、资料由人事行政部定期回收和销毁；3、严禁打听和记录与自己工作无关的秘密，严禁向他人传播自己知晓的秘密内容；4、严禁任何人利用工作之便或职务之便，将公司的客户和业务自行经办或处理；5、严禁任何人利用工作之便或职务之便将所掌握的业务秘密转交给其它单位从事与本司业务相关