办公室管理制度-1.0.doc

办公室管理制度版 本：1.0文件编号：归属部门：人事行政部 为加强公司管理，维护公司良好形象，完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度，本制度适用于本公司全体员工。 第一章办公室管理第一条 员工仪容仪表 1仪表：公司职员应仪表整洁、大方。 2微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方，要有老师应有的姿态。3用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。第二条 日常接待 1现场接待：如有学员或者客户来访应礼貌上前接待，问清客户需求。上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待。 2电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的工作人员应主动接听，重要电话作好电话接听记录，严禁占用公司电话时间太长。第三条 办公秩序 1工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。 2职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室），如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。 3职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。第二章办公用品管理为使办公用品管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为本公司所有工作人员。办公用品的购买原则：为统一限量、控制用品规格、节约经费开支，办公用品的购买，由人事行政部统一负责。第四条 申购流程1部门添置常规办公用品，需每月30日前填写申购单，经部门经理核准后，以部门为单位提交行政部进行统一购买，行政部将在次月5日将所需办公用品配备到位，并以部门为单位发放，其他时间行政部将不予受理。2部门添置大型专业性办公设备的，需提前7天由使用部门填写办公用品申请表，如有需要可另附申请报告，经其部门经理和总经理核准后，提交行政部实施采购。3. 各部门申请的办公用品中如有需提前订购的，则使用部门需提前15天填写办公用品申请表，经部门经理签字核准后，并标明使用原因及用途，提交行政部实施采购。第五条 采购规定1办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店采购或者订购的方式。2办公用品的采购应遵照节约、合理和适用的原则。复印纸、大中型设备器具、批量办公用品等的采购，应进行三家比价，务求价廉质优。3采购经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠；不得受贿，不得索取钱物。4办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事。第六条 办公用品的分类、领用及报废处理 办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。 1消耗品：铅笔、刀、胶水、胶带、大头针、图钉、复印纸、标签、便签、橡皮、夹子等。 2管理消耗品：签字笔、修正液、笔记本、信封、白板笔、固体胶等。 3管理品：剪刀、钉书器、直尺、笔筒、计算器、文件夹、档案盒、档案袋、票夹、印台等。（注：消耗品是用过以后不能回收，更不可能重复使用的；管理消耗品是需把消耗品在正常情况下每月平均消耗量以及各种消耗品的市场价格、消耗品的最佳采购日期；管理消耗品应限定人员使用，必须以旧品替换新品，但纯消耗品（如复印纸、传真纸）不在此限；管理品指应列入移交，即人员岗位变动及离职时应办理移交手续。如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。） 第七条 管理和发放 1办公用品由行政部指定专人保管，按公司核定的标准向使用人发放。 2对于日常工作消耗品，每人每月最多领用1支签字笔和1支笔芯，如丢失自行负责购买。每月第一周周一以部门为单位统一领用办公用品,登记时应填写办公用品领用登记表，其他时间一般不再发放办公用品。 3各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。笔记本、签字笔芯、圆珠笔芯、胶水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。各部门复印纸的使用统一在行政部领取，行政部负责台账的编制。4各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁，公司公共设施则由行政部负责定期的清洁保养工作。5凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，需将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。第八条 办公物品的保管1办公用品保管人应对所有入库的办公用品，填写入库清单。2行政部需清楚地掌握办公用品库存情况，需经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保全措施。3负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、妥善保管。附件1：办公用品申请表附件2：办公用品领用登记表3：库存盘点表第三章宣传物资管理第九条 企业宣传物资保管及领用1工作过程中如需要宣传物资，需由申请使用人至人事行政部领取物资使用申请单由部门经理签字后，至人事行政部备案并领取。 2. 物资使用期间由使用人负责保管，宣传物资使用完应按照约定归还时间及时归还，若不能按约定时间归还，应及时向行政部报备，并说明原因和归还时间，归还时行政部检查验收宣传物资是否如数归还，若有损毁或丢失等问题，经人事行政部调查后确因个人原因导致，将由申请使用人负责赔偿；如因宣传品年久失修导致的破损个人无需承担相应责任。（无纺布宣传带、宣传页、广告圆珠笔、学员笔记本等消耗品除外）3人事行政部指定专人对公司宣传物资进行保管，需经常整理与清扫和维护，如有丢失由保管负责人赔偿。第四章员工胸牌管理为维护企业良好形象，塑造员工统一的企业认知、增强凝聚力。展示员工的良好形象，特制定本规定：第十条 胸牌颁发和管理1.正式聘任上岗的员工，公司将为其制作、颁发实习胸牌。员工转正后颁发正式胸牌，需将实习胸牌交回。2员工胸牌要妥善保管，不准涂改和损毁，更不准转借他人；如丢失，要及时报告，申请补发，工本费20元由自己承担。2员工上岗后，要立即佩戴胸牌按要求佩戴在相应的位置，不得反戴、隐藏。3若胸牌因年久正常损坏，将为其重新制作胸牌，原来胸牌收回。4所有员工在离岗时要主动将胸牌缴回。第十一条 凡有下列情形之一者，视情节轻重予以适当处分、解雇或移交法办：1利用胸牌在外作不正当的事情者。2将胸牌借给非本公司同仁，而在外破坏本公司名誉或肇事者。3. 各部门主管应督促所属员工佩戴胸牌，由行政部负责追踪考核工作，未佩戴者每月给予1次警告机会，第二次起每次罚款20元。第五章员工着装规定 为树立和保持公司良好的社会形象，进一步规范化管理，本公司员工应按本规定的要求着装。员工入职转正后，人事行政部会给予发放工装。第十二条 着装要求及管理 1员工着装，整体要求大方得体、整洁。2公司所有员工上班时均不得穿吊常、抹胸、热裤等不得体的装扮，也不得穿拖鞋、夹脚拖上班。3员工上班应注意将头发梳理整齐；