印章管理制度.doc

第二章 印章管理制度印章管理工作指引 第一条 责任主体（1） 经公司董事长授权，人事行政中心全面负责公司印章的管理工作。（二）印章包括公章、法人章、合同专用章、财务专用章、工会章、部门专用章等。 第二条 印章管理（1） 印章刻制1 申请。申请部门填写印章刻制申请表。2 报批。经营总经理审核，法人批准。3 刻制。人事行政中心到公安机关指定的印章刻制点刻制印章。刻制公章和财务专用章须携带公司营业执照（副本）原件、法人代表身份证复印件；刻制发票专用章，须携带税务登记证；刻制部门章须携带公司介绍信。4 印模留存。人事行政中心建立印章领用登记台账，将刻制的印章印模存档备案，注明领用部门和保管人及领用日期。5 领用。印章刻制申请部门派人到人事行政中心填写用章申请单领用。（二）印章保管1 各类印章专人分开保管。1 公章由行人事行政中心经理保管，属集团子公司下属的子公司，如未设立行政部，其公章交由集团子公司行政部负责人保管；2 人事专用章由人力资源部门经理保管；3 财务专用章和法人代表章由财务负责人指定专人分开保管；4 发票专用章由财务部出纳保管；5 合同专用章由人事行政中心保管；6 部门章由该部门负责人保管。2 节假日的印章保管。节假日、印章保管人出差或因其他事务不能履行保管人职责时，应将印章移交给公司领导指定的人员暂时分管。3 印章移交。印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章的，离职时须办理印章归还手续后方可办理离职手续。4 印章被盗、被损处置。公司印章在受到毁损、被盗的情况下，各保管人应迅速以书面形式向行政部门经理报告，行政部门经理应迅速向总经理汇报，并采取报案、公告等有关措施。（三）印章使用1 用章申请。用章人填写“印章使用申请表”。2 报批。日常报表、普通公文等用章由所属部门负责人批准。合同签订，对政府、行业主管部门的函件等重要事项用章由总经理批准。3 登记。4 用印。用印时可在下方垫上平整且有一定柔软度的物品，方便印章成形。5 用章原则不允许开具空白介绍信和证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经经营副总裁批准；持空白介绍信或证明外出工作回来必须向行政部门汇报、登记该介绍信或证明的用途，未使用的必须交回。严禁将印章带出公司使用，确因工作所需，须经分管副总以上领导批准；对必须要携带公章外出的情形，派专人陪同负责监督。（四）印章报废1 印章报废原因公司合并、重组、更名、注销、部门更换等。2 印章报废程序1 报废申请。印章保管人填写“印章报废申请表”。2 报批。分管领导审核，总经理批准。3 报送。印章保管人将报废审批手续及需报废的印章一同送行政部门。4 由行政部门切角存档。5 告知。行政部门对印章报废情况内部发文告知或通过报纸等媒介向外界发布。印章管理流程 第三条 印章刻制流程 （一）流程图备注：各分子公司、工业园人事行政部参照执行 （二）流程说明1 职责分工申请部门：根据工作需要，提出印章刻制申请；人事行政中心总经理：对申请进行审核；经营副总裁：审批；人事行政部门：到公安部门办理审批手续，到指定地点刻制印章。2 节点说明步骤工作内容的简要描述重要输入重要输出备注1申请部门根据工作需要填写印章刻制申请表。印章刻制申请表2申请部门的分管领导进行审核。3经营副总裁进行审批。批示意见4根据经营副总裁批示，人事行政部门准备刻章必需资料。1刻制行政章和财务专用章须携带公司营业执照（副本）原件、法人代表身份证复印件；2刻制发票专用章，须携带税务登记证；3刻制部门章须携带公司介绍信5人事行政部门带齐资料到公安部门办理审批手续。6到指定地点刻制印章。7人事行政部门建立印章领用登记台账，将刻制的印章印模存档备案，注明领用部门和保管人及领用日期。印章印模、印章领用登记台帐8领用公章并使用。 第四条 印章使用流程 （一）流程图备注：各分子公司、工业园人事行政部参照执行 （二）流程说明1 职责分工用章人：根据工作需要，提出用章申请；部门负责人：根据工作实际，对用章申请予以审核；副总裁或其授权人：对重要用章申请予以审批；印章保管部门：根据审批手续办理用印。2 节点说明步骤工作内容的简要描述重要输入重要输出备注1用章人填写用章申请表用章申请表 2部门负责人对用章申请进行审核，日常报表、普通公文等用章申请部门负责人批准即可。3主管领导对重要文件、资料等用章申请进行审批。合同签订，对政府、行业主管部门的函件等重要事项用印须经总经理批准4印章保管部门办理用章登记 用章登记表 5用章人在用章登记表上签字确认7重要文件、资料须复印存档备查 第五条 印章报废流程 （一）流程图备注：各分子公司、工业园人事行政部参照执行 （二）流程说明1 职责分工印章保管人：因企业合并、重组、更名、注销、部门更换等原因，致使现有的印章不再发生作用，印章保管人可以申请对印章作报废处理；部门负责人：对印章保管人的申请进行审核；人事行政中心总经理：对印章报废申请进行审核；副总裁或其授权人:对印章报废申请进行审批；人事行政中心：各印章保管部门将报废审批手续及需报废的印章一同送行政部门，行政部门根据审批手续，对印章进行报废处理。2. 节点说明步骤工作内容的简要描述重要输入重要输出备注1印章保管人提出报废申请，填写印章报废申请表。印章报废申请表 2部门负责人对申请进行审核。审核意见3人事行政中心对申请进行审核。审核意见4副总裁或其授权人对申请进行审批。批示5人事行政部门根据审批手续，对印章保管人上交的需报废公章切角留存。6人事行政部门对印章报废情况内部发文告知或通过报纸等媒介向外界发布。通知印章报废声明印章管理的奖罚规定 第六条 奖罚规定序 号处罚要点处罚金额处罚权行使人备注1私刻、伪造公司印章的罚款10000元以上，并予以辞退、开除处分。由此造成的一切直接和间接损失，由该个人承担。同时扣除2-5分。总经理情节严重者追究其法律责任。2因保管人保管不力，致使公司印章毁损、被盗的罚保管人500元；两次犯同样错误的，加倍处罚； 分管领导因公司印章毁损、被盗给公司造成经济损失的，损失部分由保管人赔偿，情节严重者，追究其法律责任。3未按规定程序用印的对保管人处以500元以上罚款，并承担由此造成的责任和经济缺失；两次犯同样错误的，加倍处罚； 分管领导4印章保管不严而被偷盖的罚保管人1000元； 分管领导偷盖印章造成损失的，损失部分的20%由保管人赔偿，损失部分的80%由偷盖人赔偿，并追究偷盖人的法律责任。5未按规定私自废止公司、部门印章的处以500元以上的罚款； 分管领导给公司造成经济损失的，损失部分由其负责赔偿，情节严重的追究其法律责任。注：各分子公司、工业园人事行政中心参照执行印章管理相关表格 第七条 印章刻制申请表申请人申请部门(单位)申请理由(用途)： 申请人： 年 月 日部门(单位)负责人意见：签 字：年 月 日人事行政中心意见：签 字：年 月 日经营副总裁审批：签 字：年 月 日新制印章印模：新制印章领用情况说明： 接收方签字： 年 月 日 第八条 用章申请表 年 月 日印章名称使用部门使用人使用事由外送机关印章是否外借需要盖章文件份数借用时间本单位负责人公司领导意见 第九条 用章登记表序号日期使用部