01文件控制程序.doc

广州市来利洪饼业有限公司广州市白云区来利快食面厂管理体系文件文件控制程序文件编码LLP-01修改状态0/A分 发 号编 制办公室审 核批 准生效日期二00九年三月一日广州市来利洪饼业有限公司广州市白云区来利快食面厂文件控制程序文件编号LLP-01修改状态0/A本页状态1/91目的对于质量管理体系和食品安全管理体系有关的管理性、技术性文件及资料进行控制，确保体系的所有文件、资料均能保持其适宜性、充分性，系统管理和使用。2适用范围21质量和食品安全方针和目标；22管理手册；23程序文件：为进行某项活动或过程所规定的途径；24管理文件：包括作业指导书、检验规程、岗位操作规程、前提方案和操作性前提方案、HACCP计划等；25外来文件：公司所确定的管理体系策划和运行所需的外来文件,特别是相关食品安全要求的法规。26记录表格：为达成上述文件要求而使用的各种记录。3职责31 办公室负责管理手册及程序文件的发放、更改和管理；32各部门负责制订和修改管理文件和记录表格，报办公室备案后，由各部门自行控制；4工作程序41文件的分类411文件分为受控文件和非受控文件。受控文件及资料分如下几类：广州市来利洪饼业有限公司广州市白云区来利快食面厂文件控制程序文件编号LLP-01修改状态0/A本页状态2/9a） 管理手册（含方针和目标）(受控文件)b） 程序文件和记录 (受控文件)c） 作业指导书和管理文件（包括记录）(受控文件)d） 外来文件 (非受控文件)412 各类文件由办公室负责编号管理；受控文件的目录由办公室提出；受控文件正本统一由办公室管理，发放副本时，必须加盖红色“受控文件”印章，并登记分发号。42文件的编码规则由办公室负责编码的制订和执行421管理手册编号 LLGM代表“管理手册”代表“来利”汉语拼音字母缩写422程序文件编号 LL P 文件序号（01，0210，11.）程序文件代表“来利”汉语拼音字母缩写 广州市来利洪饼业有限公司广州市白云区来利快食面厂文件控制程序文件编号LLP-01修改状态0/A本页状态3/9423 技术文件和管理文件编号LL 文件序号(01 ,02) 编制部门代号 作业文件 “来利”公司编号424记录表单编号 JL 版本号(a, b, c) 文件序号 编制部门代号 记录表单代号广州市来利洪饼业有限公司广州市白云区来利快食面厂文件控制程序文件编号LLP-01修改状态0/A本页状态4/9425部门代码部门代码编号部门代码编号总经理ZJ01采购部CG09副总经理FZ02-03销售部XS10管理者代表GD04中心检验室ZJ11食品安全小组SA05仓库CK12办公室BG06来利洪饼业有限公司BY13品管部PG07来利快食面厂MC14设计部SJ08426版本号用“A、B、C”表示(记录表单的版本号用“a，b，c”表示)；42修改状态a） 修改次数用“0-4”表示；b） 修改到第5次时换版（有重大修改可提前换版）。42分发号：单位编号序号为使文件易于管理，每份受控文件均用分发号进行标识，为确保分发号唯一，当同一单位内发放多份同样文件时，分发号为单位编号加序号“1、2、3”。广州市来利洪饼业有限公司广州市白云区来利快食面厂文件控制程序文件编号LLP-01修改状态0/A本页状态5/943文件管理流程图NO回收失效文件销毁文件制订、修订、废止文件编号（版本号）分发审核批准评审回收记录、控制使用YESNO44文件制订、修订、废止441文件制订a） 根据体系运行的需要，按ISO9001：2008及ISO22000：2005要求编制各层次的文件；b） 管理手册、程序文件由办公室编制，其它文件由各相关使用部门自行编制。广州市来利洪饼业有限公司广州市白云区来利快食面厂文件控制程序文件编号LLP-01修改状态0/A本页状态6/9442文件审批a） 管理手册由管理者代表审核、总经理批准；b） 程序文件由各职能部门主管会审，管理者代表复审批准；c） 作业性文件及记录表格由使用单位负责人审核并批准。443文件修订、评审a） 文件需更改、修订时，由相关部门提出“文件修订申请表”，经部门主管准许后，草拟文件修订内容，联同“文件修订表”一并呈办公室，按规定的权限审核批准后发行；b） 若为文字错误，而不影响实质文义，则直接由办公室在文件上划改。c） 于管理评审会议上，由管理者代表报告管理体系的适宜性、充分性、有效性，并决议相关文件修订与否；d） 不定期评审。444文件废止a） 对失效或作废文件，应及时通知相关部门收回，确保不发生误用。b） 对任何需保留的失效或作废文件，应加盖“作废文件”章，防止误用。45文件分发回收451经批准发行的文件，由办公室发放。为确保使用现场有使用文件的有关版本，广州市来利洪饼业有限公司广州市白云区来利快食面厂文件控制程序文件编号LLP-01修改状态0/A本页状态7/9办公室按“文件分发表”上名单复印适当份数，加盖红色“受控文件”章后发放。“文件分发表”上所定的均属受控文件，并且要有收件人签名。452需要持有文件的部门，可提出申请，经部门主管及文件批准人审批后，向办公室申请。属于受控文件，办公室盖红色“受控文件”章，属于非受控文件则无需盖章。453所有发行文件应建立“管理体系文件汇总表”，以便于文件发行管理及备查，“管理体系文件汇总表”中可以有“非受控文件”。454文件修订或废止时，办公室收回各相关旧版或废止文件，并予以销毁。455若因以积累历史资料为目的，可保留的任何失效或废止文件、资料要盖“作废文件”印章。46文件存档、销毁461文件存档e） 发行文件的正文，均由办公室列册存档，加盖“正本”标识章，不再加盖“受控文件”章。f） 任一文件，办公室仅存档最新版本及前一版本。前一版本的文件每面反面盖“受控旧版”识别章。g） 各记录由相关部门按照记录控制程序存档。462文件销毁d） 办公室收回的失效文件应予以销毁或每页盖“作废文件”章；广州市来利洪饼业有限公司广州市白云区来利快食面厂文件控制程序文件编号LLP-01修改状态0/A本页状态8/9e） 逾期的记录由保存单位自行销毁；f） 作废文件和记录由相关管理部门办理文件销毁手续后销毁。47文件日常管理471文件经审核批准后，由文件管理员进行归档登记。472需临时借阅时，填写“文件借阅登记表”经文件部门负责人批准后借阅，定期归还。473文件管理员在每次内部质量审核前，全面检查各类文件的有效性及使用人持有文件状态，发现问题及时处理。48外来文件管理481办公室应组织各相关部门识别法律法规、技术标准和卫生管理要求，并视需要，发放给使用单位，发放时应编制发放号，登记发放。办公室可不必保留原版。482办公室每年至少一次对外来文件进行跟踪了解是否有最新版本。并登记于“外来文件登记表”中