档案室相关制度.doc

第三章印章管理制度为了保证公司印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，依据公司规范运营、防范风险的管理规定，有效地维护公司利益，特制定本管理办法。一、印章种类公司印章包括公司公章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章、发票专用章等具有法律效力的印章，以及公司内部各门印章及其他印章。二、印章的刻制1、印章刻制部门印章刻制由公司办公室负责，经公安机关核准，到指定的单位刻制；印章的规格、样式由公司办公室按有关规定办理，任何单位和个人不得擅自刻制公司、各分子公司或部门印章。2、印章的刻制程序子公司公章、财务章、合同章、法定代表人印章、发票专用章刻制审批流程印章需求子公司提出刻制申请总裁审核董事长批准，公司行政办公室联系正规刻章公司统一刻制、备案并留好印章印模后交付印章使用部门。分公司公章、财务章、合同章、法定代表人印章、发票专用章刻制审批流程分公司负责人提出刻制申请中心总经理审核主管副总裁会审总裁会审董事长批准，公司行政办公室联系正规刻章公司统一刻制、备案并留好印章印模后交付印章使用部门。（3）部门章刻制流程印章需求部门经理提出刻制申请中心总经理审核主管副总裁会审总裁会审董事长批准，公司行政办公室联系正规刻章公司统一刻制、公司备案并留好印章印模后交付档案室统一管理。三、印章的启用1、新印章要做好戳记，并统一在公司及分、子公司办公室留样保存，以便备查。2、新印章启用前应由公司及分子公司办公室下发关于启用有关XXX章的通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。四、印章使用管理规定1、严格按照规定保管、使用印章。凡不符合审批手续和用印规定的，不得用印，不得开具空白介绍信或在空白纸上用印。2、外文函件用印，必须附中文翻译。3、使用公章均需先填写印章使用审批表（详见本管理办法附件五），经授权审批后，方可用印。4、印章管理人员要有高度的责任心，妥善保管印章，原则上禁止携带公章外出用印。确因工作需要携带公章外出用印，公章借用部门应事先填写印章使用审批表，经授权审批后由至少两人共同携带使用。5、印章管理员必须亲自用印，用印前必须查验同意用印的审批文件，审查用印文件的内容、格式，确认无误后方可用印；对不宜用印的应向签发的领导说明情况，不符合手续的要责成补办手续后方可用印。6、未经用印审批的文件，印章管理员有权拒绝用印。需要紧急用印的文件，必须由印章管理员和用印申请人两人同时在场电话请示具有审批权的领导，经领导口头同意后方可用印，但用印申请人必须在3个工作日内补办用印审批手续。7、财务章仅限财务凭证、财务报表、财务验资资料、财务审计资料、发票、支票、纳税资料及其他财务资料使用。8、合同专用章仅限用于有关合同的签订，未经公司或分、子公司授权人核准，不得在其他文件上使用。9、合同专用章管理人员对用印范围和用印手续须严格审查，严禁在未经编号的合同或缺少合同评审文件的合同上盖章。10、 如盖好印章的资料作废，经办人应及时将资料交还印章保管员处理，未交回原作废资料的，不得给重新修订的资料盖章。11、保管印章的地方要牢固加锁，印章用完后，应及时收存锁好，不得将印章随意放置。 12、如发生印章丢失等情况或非按正常程序用印而造成经济损失或产生不良影响，应立即向公司报告、备案并采取善后处理，对相关责任人给予严肃处理。五、印章使用签批流程1、公章、法人章、合同专用章、设计专用章、人力资源专用章（除合同及重要盖章资料外，盖章资料分类待完善）用章人部门经理审核分管中心总经理审核行政中心总经理审核总裁（或总裁授权人）档案室盖章2、财务专用章、发票专用章按财务制度加盖，财务内部做好印章使用记录，便于公司抽查。3、部门使用章根据工作情况加盖，建立内部印章使用记录，便于公司抽查。六、印章的停用1、有下列情况，印章须停用。公司名称变动。印章使用损坏。印章遗失或被窃，声明作废。2、 公司决定需要停用印章的，由总裁签字同意后由公司办公室下发关于公司停用有关XXX章的通知，将停用原因、时间通知公司各有关部门，并收回停用的印章切角封存或销毁。七、罚则规定 1、对违反本制度擅自使用印章的，公司将视情节严重对责任人处以5000元以上罚款直至开除，给公司造成损失的，公司对责任人处以损失的双倍罚款并追究其法律责任。 2、对擅自使用印章开设银行账户的，公司有权取消所设立的银行账户，并处以相应的罚款，直至追究法律责任。 3、对擅自违反公司规定使用公司、项目部印章签订工程合同收取保证金、押金、风险金、管理费的，公司将没收其收取的保证金、押金、风险金、管理费，有权要求责任人赔偿损失并追究其法律责任。第四章证照管理制度一、证照种类及保管1.公司证照包括：法人营业执照、行业经营许可证、行业资质证、房产证、土地证及其它证件。2.保管部门：行政办公室。行政办公室负责证照的办理、保管、登记、备案、归档工作，负责经营场所悬挂有关证照的检查工作。二、证照管理规定 1、证照的申报、注册、登记、变更、年检及注销行政办公室负责按照国家规定办理，指定专人妥善保管，按发证机关的要求将需要“上墙”的证照在经营地点的显著部位悬挂（或张贴）到墙上，并将副本、副证入柜。2. 证照借用程序借用人填写资质、证照使用登记表借阅部门经理批准借阅部门中心总经理审批内控中心总经理审批档案室办理借阅手续归还时做好登记。3. 证照复印件、电子扫描件的使用如各部门办理业务需用证照复印件，须在复印件上非空白处加印“此印件仅作（特指用复印件所办事项）之用，再次复印无效”专用章，应标明而未做标明导致损害公司利益的，由使用部门和经办人承担一切后果。4. 证照使用完毕应及时归还，如需延期使用应办理相关手续。5. 证照借用部门、借用人员和管理人员在办理、使用证照过程中，要以高度负责的态度，对证照的完好性、安全性负责，不得随意自用、复制、出借、转借、损毁证照，谨防遗失或被人盗用。违反本规定的员工，将对其处罚或追究其法律责任。6. 使用证照时，故意弄虚作假，损害公司利益并造成直接经济损失的，追究其经济责任。涉嫌犯罪的，将移送司法机关追究其刑事责任。三、证照的备案1. 经有关政府部门核准后的证照每年均到行政办公室进行备案（连续使用的证照除外）。2. 备案内容：营业执照、安全生产许可证、银行开户许可证、新建公司的验资证明、企业资质证书、企业荣誉认证及相关的认证手续、特种行业经营许可证和对外租赁场地、房屋、设备的协议书。3. 凡备案内容涉及到的企业证照，各单位均需复印1份报行政办公室备案。未能通过年检和未经有关部门核准的证照要及时说明原因。四、证照的归档1. 各种证照要分类归档。归档的资料要齐全完整，自申报到各种相关手续办完的资料都要归入档案。2. 由行政办公室直接经办或由公司其它部门承办、协办的证照材料，手续全部完成后统一交档案室归档。第十六章档案管理规定为加强公司档案的科学规范管理，保证和维护档案的安全、完整性，有效使用档案，特制定本制度。一、档案定义本规定所称档案，是指公司在经营、管理活动中形成的各种保存价值的合同、协议、图表、账册、凭证报表、技术资料、计算机资料、声像、荣誉实物、资质证照等不同形式的历史记录。二、档案构成：公司档案大体分为八大类：人事档案、行政档案、客户档案、业务档案、设计研发档案、采购档案、工程档案、财务档案。具体内容详见附件。三、档案管理办法1. 档案管理工作由行政办公室统一管理，负责行政档案（原件）的接收，收集、整理、立卷、保管、备案；各职能部门负责本部门档案的原件接收，收集、整理、立卷、临时保管、上交行政办公室备案。2. 根据档案类别、时间、价值等进行归类、存档（不同价值确定保管期限及借阅使用权限）3. 立卷基本原则：按文件资料自然形成规律，保持他们的历史联系分类立卷，使案卷能正确反映公司各项业务活动，设置目录索引，以便于查找。4. 凡在工作中形成的具有保存价值的档案资料（业务资料、客户资料），各部门的资料员，均应进行整理成立案卷，及时移交行政办公室，由行政办公室统一归档管理，相关部门可留复印件。5. 行政办公室按照档案管理规定进行定期或不定期的检查，监督各部门档案的管理工作。6. 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。四、档案资料借阅1. 档案借阅：员工因工作需要查阅档案，必须到行政办公室办理相关手续。对电子档的