档案管理制度(初稿待审).doc

档案管理制度(初稿待审) 档案管理制度目的加强对公司的档案管理，对各类档案有效利用和共享，防止各类档案的丢失、损坏。 范围本办法使用于公司本部、项目部对工程、文书、声像、实物等各类档案的管理，包括各类档案的手机、立卷、归档、保管等。 职责 1、办公室负责对公司的各类档案实行统一监督管理和公司文书档案、影像档案、实物档案的直接管理；监督、检查本办法的施行情况，对各职能部门的档案工作及资料员进行业务指导和培训。 2、办公室负责对公司本部行政、人事档案的管理。 3、财务部在遵循本制度和财务档案管理的有关法规性文件的前提下，负责公司会计档案盒财务、工程、销售、采购等经济合同的管理。 4、工程部负责工程档案的收集、立卷、归档和移交工作。 5、营销部负责营销档案、合同、客户档案的管理以及移交工作。 工作程序: 1、档案的分类分公司档案、人事档案、销售档案、会计档案、工程档案、影像电子档案、实物档案。 2、立卷、归档2.1办公室及各职能部门应定期或不定期的进行档案的收集。 2.2立卷归档的时间2.2.1有保留价值的各类法规、政府文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后，原件必须在5个工作日内送交办公室，进行统一管理。 2.2.2各类文书文件由办公在办结后随时归档。 2.2.3规章制度类文件在成稿后由办公室归档。 子公司制订的制度类文件，经批准执行后须上报集团办公室一份。 2.2.4凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在当月内归档。 2.2.5与项目有关的证照在项目交用前均在部门保存，放我交用后移交办公室保存。 2.3立卷归档的要求2.3.1归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系。 2.3.2案卷要求a.归档案卷封面的各个项目均应填写清楚，标题简明，保管期限准确，装订整齐；b.归档文件要按次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录一式两份；c.卷内文件排列要有顺序，便于保管和查找；d.填写案卷一律用钢笔和签字笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹清晰。 2.4各种食物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须使用原件。 2.5影像档案摄录必须记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。 3、档案交接3.1交接的资料必须完整、准确，做到文、图、物相符，签字手续完备。 3.2归档资料必须为原件，如遇特殊情况需总经理批准。 3.3交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归档要求的，无法完善的由移交部门形成书面说明材料报总经理审批方可归档。 3.4交接资料时必须当面清点，核对确认无误后，由经办人和负责人签字。 3.5对工程资料档案的特殊要求3.5.1工程文件应字迹清楚，图样清晰，图标整洁，签字盖章手续完备。 3.5.2不同负面的工程图纸应统一叠成A4幅面，图标栏要露在外面。 所有竣工图均应加盖竣工图章。 3.5.4文字材料应按事项、专业顺序排列，既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。 4、档案的保管4.1档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列和编号。 4.2按照“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫蛀、防强光、防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况。 4.3办公室定期（每季度）对各类档案的归档、保管情况进行检查。 5、档案借阅5.1需要外借的档案，借阅人应办理借阅审批和登记手续。 5.2职能部门工作人员可直接查阅属本身业务工作范围的档案资料。 如须查阅其他重要文件和有密级档案，须经办公室批准，方可借阅。 5.3借阅档案必须按期归还。 不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自复印。 6、档案鉴定和移交6.1办公室应按照档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。 6.2档案的鉴定工作应在办公室主任的指导下，由相关业