办公室部门职责说明书.doc

办公室部门职责说明书部门名称办公室直接上级行政副总、公司领导主要岗位主 任、文印员、保安队长、网络管理员、驾驶班长。管理权限协调各部门工作，行使公司日常行政管理部门职能负责公司综合管理、参与公司政务及管理事务，按照“服务于生产的原则”，做好为领导、为各分厂（部门）、为员工服务的各项工作，正确处理三个服务的关系，努力做到让员工满意、分厂（部门）满意、领导满意。2.主要职责1、 负责公司的公文管理；2、 负责公司会议管理及会议纪要整理下发；3、 负责公司档案管理工作；4、 负责外来人员参观管理、接待及对宣传工作；5、 负责公司各部门协调工作；6、 负责公司卫生管理工作；7、 负责公司安全保卫工作；8、 负责公司文明生产工作；9、 负责公司办公用品的采购与发放；10、 负责公司车辆管理工作；11、 负责公司内部网络维护工作；12、 负责公司文印工作。3、主要工作及要求1、 公文管理1.1、 负责传达贯彻公司政策要求、发布规章措施、请示和答复问题、安排经营活动、布置和商洽工作、报告情况、交流经验；1.2、 对集团公司来文，办公室要按照有关规定，及时准确地做好签收、登记、分发、传阅、立卷、归档、移交工作，确保公司机密安全；1.3、 上级来文一律贴公文处理签，呈送公司领导做出处理意见批示后，严格按照批示范围由专人分送公司相关领导，对有时限的公文要及时分送，不得误压，对呈送领导批阅的公文，要随时掌握运转情况，并及时催办，避免漏传、误传和延误；1.4、 公文制发包括草拟、审核、签发、打印、校对、装订、用印、签发、存盘等程序。文书根据领导指示意见拟稿，公文起草后经办公室主任修改，再送分管领导审核；1.5、 撰写文字材料语言畅通，言简意赅；文件内容、格式符合规定要求；校对、装订准确无误；1.6、 签发公文进行打印、校对、装订、用印、分发和存档工作，印制文件要保证质量，做到准确、规范清晰、美观；1.7、 办公室归档的公文一般不外借。内部需借阅的，要履行登记手续；其他单位需借阅的，需出具单位证明，并履行登记手续。2、 会议管理及会议纪要整理下发2.1、 会议室使用范围：公司会议室主要用于承办各种会议和培训等；接待各级领导和重要来宾；2.2、 办公室负责公司会议室的管理、使用审批工作。会议室卫生由后勤管理科负责，每间会议室必须做好会议的会前工作，使会议室随时处于待会状态，确保正常使用；会议室会场布置及茶水等服务由接待员负责；接待员负责会议室接待的登记工作；后勤管理科随时进行会议室各类设施（如音响设备等）的维护、保养，随时保持良好的会议接待环境；2.3、 做好会议记录并整理成会议纪要，确保会议纪要准确无误，对会议精神传达清楚并及时下发各个部门。3、 档案管理3.1、 传真文电需要立卷归档的应保存复印件；3.2、 用现代档案管理技术整理、保管归档，做好档案的收集、整理等工作。不断提高专业水平和工作能力，主动向领导请示汇报，争取领导和各职能部门的支持；3.3、 归档材料要做到准确、完整齐全，分类组卷合理，保证案卷质量符合要求；3.4、 充分发挥档案的作用，认真编制、完善检索工具，做到查阅迅速准确；3.5、 做好档案的统计工作，对库存案卷心中有数，出入有据；3.6、 定期进行档案鉴定工作，严格遵守档案销毁制度，对超过保管期限和重复文件要销毁的应造清册，经领导批准后，签字见证，方可销毁；3.7、 严格遵守保密制度，确保档案的安全，不擅自扩大档案的利用范围。4、 外来人员参观管理、接待及对宣传工作4.1、 接待范围和对象。凡省、市（县）领导到我厂指导工作、友邻单位到我厂参观（联谊）、集团公司（其他子公司）到我厂进行公务活动，确需办公室承办接待的，由办公室安排具体负责人会同公司食堂或宾馆做出接待工作安排，并搞好相关协调服务工作；4.2、 接待的管理和服务。办公室公务接待严格履行申报审批程序，实行对口接待和分工负责相结合，各块的接待费用一律经办公室主任根据来宾身份、人数、标准进行审核签字后，才能报相关领导签字认可后，财务部方可予以报销。5、 各部门协调工作5.1、 保持企业各部门上下信息通畅,使企业员工及时了解企业的发展状况及面临的困难和机遇,通过员工的参与,提高执行力和凝聚力； 5.2、 增进各部门之间的相互了解,减少矛盾,促进工作的协调性；5.3、 协调好整个公司各车间部门各项工作，开好每周生产协调会议，切实解决协调各项矛盾问题、抓好安全生产，并且抓好各部门内外岗位培训工作；5.4、 积极配合政府各部门协调工作做好上传下达到位，及周边村、组协调工作，使企业顺利生产创造良好环境。6、 卫生管理6.1、 对会议室要做到每天打扫，每次会议之后必须进行清扫工作。保证各会议室的整洁卫生，确保会议室的正常使用；6.2、 负责公司领导办公室的保洁工作，做到每天清扫一次，每周做一次彻底保洁，包括卫生洁具、门窗的清洁；6.3、 负责楼道的清扫工作，做到每天清扫一次，每周做一次彻底保洁，包括卫生洁具、门窗的清洁；6.4、 负责卫生间的清扫工作，保证卫生间的时刻清洁，并及时提供备用手纸；6.5、 排水沟应经常清除污秽，保持清洁畅通；6.6、 凡可能寄生传染菌的原料，应于使用前施以适当的消毒；6.7、 食堂及厨房之一切用具及环境，均须保持清洁卫生，实行定期检查；6.8、 垃圾、污物、废弃物等的清除，必须合乎卫生的要求，放置于所规定的场所或箱子内，不得任意乱倒堆积。7、 安全保卫工作7.1、 主管公司消防器材、设施的配置、维护、更换，定期组织检查公司重点部位内保和重点防火区域消防设施及防范措施情况，发现隐患，及时落实限期整改；7.2、 定期主持安全保卫例会，并参加公司有关安全、防火工作会议和当地公安、消防部门召开的会议；7.3、 负责白天车辆及人员的进出等管理，对公司外来人员要进行登记，禁止闲杂人员私自出入公司，确保公司各办公室的安全；7.4、 安排公司车辆按规定合理停放，禁止其他车辆随意出入，确保公司出入的通道畅通；7.5、 有将公司物品拉出公司者需进行检查，有出门批条方可放行；7.6、 负责公司的门前清洁工作，保持门前干净整洁；7.7、 负责下班后公司的一切安全保卫工作，下班后对公司各房间进行检查，应关闭的电器是否按规定关闭，有无安全隐患，有处理不了的事情及时向有关人员汇报，按时开关公司大门；7.8、 负责公司报刊、杂志、信件、邮件的接受、按部门分类、将报刊等送发到各部门，基本上准确无误，建立杂志登记签字工作薄。8、 文明生产8.1、 生产现场地面无垃圾、无杂物、无纸屑、无烟头、无积水，道路畅通，标志明显。各种毛坯、半成品（另件、标准件）、工位器具、工具箱等物品要按定置管理规定进行管理，使其整齐洁净、井然有序，对在制品、产成品要确保外观质量，做到“五不”：即不磕、不碰、不划伤、不落地、不腐蚀；8.2、 职工要遵守安全操作规程，安全防护器材使用符合规定要求。无重大事故隐患；8.3、 工具箱实行规格化、统一化、内外清洁、摆放整齐，生产工具定位放置，对号入座，开箱知数，账物相符，生活用品分别存放；8.4、 设备外观清洁、无灰尘、无油污、无黄袍，管路和阀门无跑、冒、滴、漏现象；8.5、 能正常指导生产，严格按工艺要求操作，无违犯工艺纪律的现象存在。9、 办公用品的采购与发放9.1、 低质易耗的办公用品采购工作，统一由办公室负责，其它大宗办公用品采购按报批程序批准后报供销部统一采购；9.2、 定期进行办公用品库房盘点，确保帐实相符，随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给；9.3、 库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制，常用、易耗便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省；9.4、 批量购入的办公用品应适时入库存储，并在公司入库验收单上如实填写物品的名称、规格、单价和数量，并签字；9.5、 物品领取时，领取人先在领料单上写明日期、领取物品名称及规格、数量等项，然后由领取人所属分厂、部门（科室）负责人签字，最后送办公室主任审核，审核时应坚守原则，照章办事，严格控制办公用品的领取数量和次数，保证办公需要；9.6、 领取的非消耗性办公用品（如订书机、计算器）应列入移交，如重复申领，应说明原因或损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领；9.7、 办公用品要物有所值，物尽其用。复印纸应用于复印，不得用作草纸，包装纸；大头针、曲别针等可反复使用；纸张应双面利用，充分发挥办公用品的最大使用效率。10、 车辆管理10.1、 办公室应管理好车辆，公司各部门人员有用车需要时要及时派车；10.2、 驾驶员要随时待命，严格按照要求准时出车；10.3、 驾驶员要坚持学习政治理论和交通法规，提高思想觉悟和法制观念；定期对车辆进行检修、保养，保证车况良好；10.4、 车辆发生故障或车辆发现异常情况要及时向分管领导报告，需要维修时，报经批准后，到指定维修点及时维修，不能影响公司用车；10.5、 严禁公车私用，驾驶员必须严格遵守保密制度，自觉遵守交通规则，树立良好的对外形象；10.6、 及时跟进车辆保险。11、 内部网络维护11.1、 负责机房、网络设备及软件的使用和维护，确保公司网络的正常运行，并作好网络运行记录；11.2、 负责审核公司计算机及相关设备的采购和管理，处理设备故障；11.3、 负责计算机软件的安装和存档，如：操作系统安装、AUTOCAD、OFFICE2003及相关应用软件的安装；11.4、 对公司应高度重视保护的技术秘密和商业秘密，及要上网的各类保密信息必须保证进行严密的授权控制；11.5、 随时监督网络的运行情况，严禁任何人以任何手段，蓄意破坏公司网络的正常运行，或窃取公司网上的保护信息；11.6、 查处在网络上从事与工作无关的