广告公司客户服务部AE工作流程2008.doc

广告公司客户服务部AE工作流程2008-08-04 10:22也许AE很像一个打杂的，但是却是非常重要的一员，你将牵涉到绝大部分工作的顺利进行，可以说没有你世界将一团糟！ 你永远像工蜂一样勤劳、主动、聪明、机智、善解人意善于发现问题并主动解决问题，即使解决不了的问题也会非常及时提交给上级去解决 我们非常强调 AE工作中的细心、条理性、责任心那么在什么时候用的 其实就在每一分钟的工作中 都能体现出来，差不多每个客户总监都是从AE做起的。你的每一个错误都会被客户总监看在眼里，记在心里做好AE工作是导致你升职的必要条件，也是起到决定性意义的。 以下针对AE工作的细则流程，希望能对新人或苦恼中的AE们一些信心 制作流程工作表 预报- =客户部 必须提前向创意总监就预期项目进行预报 告知可能的工作项目及时间安排 简报- =客户部 从客户处接受简报后必须填写“工作指令及简报”单 “工作指令及简报”经客户总监、创意总监等主管签字确认 针对具体工作向创意同事进行详细的解释并讨论 =签发工作卡号 草图- =创作部 必须在简报中予以的限定日期内完成工作，如有疑问应及时提出 =客户部 安排草图形成前的内部讨论会，由客户部、创作部参与人员共同确认后形成正式的草图 =创作部 提交的草图必须经由创意总监确认签字，交于客户部经理及以上的人员签收 =客户部，创作部 和创作部同事讨论后共同向客户提案 =客户部 从客户处获得修改意见后填写修改卡，再简报创作部 估价单- =客户部 通知制作部准备估价单，同时必须准备充足的材料可以帮助取得又快又确切的估价单 估价单必须由客户部总监或以上人员确认签字并提交客户 客户部必须提醒客户在一周内确认估价单 将客户确认的估价单同时复印一份给制作部 客户部必须将客户签字的估价单存入档案 所有牵涉到第三方的工作，必须待客户确认签回估价后方可开始工作 完稿- =客户部 待客户确认草图后，把修正卡交给创作部进行完稿制作（进入完稿的修正卡必须有完整的资料，如尺寸、颜色、文案及文件形式等要求） 如有拍摄、插画、租片等第三方外发工作，客户部必须协同创作部及制作部一同讨论决定制作方案 =创作部 按简报制作完稿 完稿必须由项目负责的艺术指导及文案的确认签字后交给客户部 =客户部 必须对完稿进行校对确认并签字，同时检查是否有创作部同事的签字 将完稿提交客户确认签回，并归档 创意执行- =创作部 完稿制作中所牵涉到的拍摄、插画、租片等工作，创作部必须以书面形式简报制作部，通过制作部联络第三方制作商 =制作部 由制作部向第三方制作商签发PO单，简报工作 协助创作部负责人员控制第三方制作商完成工作的时间及质量 并控制外付费用的成本 将完成的稿件提交创作部，并督促创作部及客户部在确认稿件并签字 制作- =客户部 将客户确认的完稿提交创作部及制作部 =制作部 开具PO单并得到创意总监确认 联络菲林输出公司 检查菲林打样质量 控制完成时间及成本 =客户部、创作部、制作 针对菲林打样进行最终的确认并签字 若需提交光碟，必须严格检查是否有打印稿件及详细说明 打样稿一份提交客户部，一份由制作部归档 =客户部 请客户确认菲林打样并签字 归档 =创作部 整理完稿文件，提交制作部归档 =制作 归档所有客户的完稿制作文件及菲林打样 =客户部 通知财务部结束卡号 会议 会议前- =客户部 事先确定会议日期，预定会议室，会议器材，发出会议通知与会相关人员 确认客户参加人员，头衔，讨论议题，会议时间 会议前30分钟检查会议室，包括空调，窗帘，电源，投影仪、电视，录像机，笔记本电脑、将准备好的会议议程、纸、笔以最美观的角度置于会议桌上 确认所有会议所需的资料均已准备齐全，包括前次的会议记录，客户简报，前次的提案作品，竞争品牌作品等。 录像带或幻灯PPT调整至可直接播放的状态 同时确认会议室已布置好（包括电脑、投影仪已设置完成等） 会议正式开始前，必须确认每一位客户均已有了茶水 整理衣冠，男生必须是西服、衬衣、领带；女生必须是套装，同时需化妆（忌浓妆），第一次会议，需带上名片。（创作部与会人员未必正装） 关闭手机等，通知总台留言 =创作部 必须确认所需提交创意作品已准备妥当 确认衣冠整洁 了解提案前后顺序 会议中- 配合会议中所有项目的顺利进行 确保客户的杯中茶水充足 记录会议结论与要点 切勿在会议进行中频繁进出会议室 会议后- 将客户送至电梯口 清除会议室相关纪录（白板/白纸） 必须在24小时内将会议记录形成电子文件提供客户确认 将会议上确认的内容以修正卡形成传达至创作部、制作部 归档 =客户部 将所有的最终确认稿归档（包括完稿、估价单、合约。） 每个客户必须有自己专属的一本档案，其中可以分类为：传真进、传真出、会议记录、工作进度表、草图、完稿、媒介计划表、其他。 必须为每个客户整理一份作品集（打样稿即可） =其他部门 整理与自己有关的档案 财务系统 财务流程- =制作部 制作每一个工作的制作估价单 =客户部 请客户部总监确认签字并传真给客户 确认客户在一周内确认并签回估价单 将客户确认的估价单提交给制作部留档 填写“发票申请单”，向财务部申请发票 收到财务部开出的发票后，连同发票签收单一起快递给客户，并确认客户已收到发票，并签回发票签收单 将发票复印件存档 - 也许